机关数字档案室建设研究
浅谈如何做好机关档案信息化建设工作
浅谈如何做好机关档案信息化建设工作档案作为一种基础性的社会信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。
因此，加快档案资源的信息化和数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案馆建设成为公众获取政府公开信息的便利场所，以满足社会对档案信息资源的需求，这对于档案工作更有效的服务于政府和社会具有重要的意义。
档案信息化建设要做好如下几项工作。
一是加强电子政务建设。
档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。
因此。
要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。
加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。
我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。
二是加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。
档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。
档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。
要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。
三是调整馆藏结构，加快数字档案馆建设。
在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。
因此，一定要加快数字档案馆建设。
近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。
我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望
我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望摘要】本文简要分析数字档案馆（室）建设现状，在数字档案馆（室）的定位下对照建设的目标及内容分析数字档案馆（室）建设发展中存在的问题，探讨其未来发展方向与期望。
【关键词】数字档案馆；数字档案室；信息服务；随着信息技术与互联网的发展，档案管理迎来了新的机遇与挑战，社会对档案馆产生了新的职能要求，从最开始的两位一体的职能要求：一是永久保管档案的基地；二是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
发展为五位一体的职能要求：一是档案安全保管基地；二是爱国主义教育基地；三是档案利用中心；四是政府信息查阅中心；五是电子文件中心。
为对于现代档案管理工作最科学有效解决方案就是建设数字档案馆（室）。
一、数字档案馆与数字档案室的区别数字档案馆和数字档案室在工作中有着不同的侧重点，具体分析如下：从管理对象来看，数字档案馆多为数字副本，部分电子文件，而数字档案室以电子文件为主，兼顾数字副本；从对象内容来比较，数字档案馆多为目录信息，部分全文信息，而数字档案室主要为全文信息；从工作重点分析，数字档案馆重在管理，包括接收、管理、利用电子文件，而数字档案室重在规范，包括整理、管理、利用和移交电子文件；从档案保管期限比较，数字档案馆着眼于档案长期保存，而数字档案室着眼于档案现实利用，面临长期保存。
二、全国示范数字档案馆（室）建设整体情况国家档案局在2000年深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会，就此拉开了全国数字档案馆建设的序幕，紧接着2014年出台《数字档案馆系统测试办法》规范引导全国数字档案馆建设工作，并在2015年正式开展数字档案馆系统测试工作。
数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》。
数字档案室建设以2016年国家档案局办公室印发的《数字档案室建设评价办法》为依据。
此后，数字档案馆建设作为档案工作的一项全新事业、全新工程在全国各地获得快速发展，数字档案馆建设开花结果，投入运行并取得绩效。
机关档案室数字化建设应注意的几个问题
机关档案室数字化建设应注意的几个问题随着信息化、数字化和智能化的发展，各行各业都在积极开展数字化建设工作，以提高工作效率、节约存储空间、便于检索等目的。
而作为机关单位的档案室数字化建设，也是非常重要的一项工作。
但在实际开展数字化建设时，有一些问题是需要特别注意的，下面就来详细介绍一下。
一、保护档案信息安全在进行档案室数字化建设时，首先要重视和保护档案信息的安全。
从系统的搭建到数据的存储、传输和使用，都要做到信息的加密、传输的安全、权限的控制等方面。
特别是对机密档案信息，更要加强保护措施，避免信息泄露和滥用。
要加强对员工的教育和管理，确保他们不会因个人行为泄露档案信息。
二、规范数字化档案的建设标准数字化档案的建设标准是非常重要的，它关系到档案的质量和使用效果。
对档案的扫描分辨率、文件格式、文件命名规范、文件存储结构等，都需要有明确的标准来规范。
只有严格按照标准来建设数字化档案，才能保证档案的质量和使用效果。
三、保留档案原始性数字化档案是对纸质档案的电子化转换，所以在进行数字化建设时，要尽量保留档案的原始性。
对档案的扫描、摄影等操作要求操作者尽量保持档案的完整性，避免档案的变形、破损等情况。
在数字化后的档案存储中，也要加强对档案电子文件的保护和管理，确保档案的完整性和可用性。
四、创新应用数字化技术数字化档案建设不仅仅是简单的纸质档案的电子化转换，更重要的是要借助数字化技术的优势，创新应用数字化技术，提高档案的利用价值。
可以建立档案的智能检索系统，方便用户快速检索档案信息；可以采用大数据分析技术，发现档案信息中的价值信息；可以借助云计算技术，实现对档案信息的远程存储和共享等。
只有充分发挥数字化技术的优势，才能真正提高档案的利用价值。
五、合理预算数字化档案建设费用数字化档案建设需要投入一定的费用，包括设备的购置、人员的培训、系统建设等方面。
在制定数字化档案建设预算时，一定要合理预算费用，并且合理分配各项费用。
数字档案资源建设研究
数字档案资源建设研究数字档案资源建设是指利用数字化技术手段对传统纸质档案进行数字化处理，将档案内容转换为电子形式，并依托计算机网络和数据库技术进行管理和存储的一种档案资源建设方式。
数字档案资源建设具有存储容量大、检索便捷、传输快速、易于维护等特点，可以提高档案的利用效率和服务水平，推动档案工作的现代化、信息化发展。
数字档案资源建设的核心内容包括数字化处理、数据库建设和网络化管理。
数字化处理是将纸质档案转换为电子文档的过程，包括扫描、图像处理、文字识别等技术。
通过数字化处理，可以将档案内容的存储方式从物理介质转变为电子文件，提高档案的保存和传输效率。
数据库建设是将数字档案以数据库的形式存储和管理，建立档案目录、元数据、检索系统等，方便用户对档案内容进行查询和利用。
网络化管理是利用计算机网络和互联网技术，实现档案资源的共享和交流，通过在线访问和下载，提供更加便捷的档案服务。
数字档案资源建设对于提高档案利用效率和服务质量具有重要意义。
数字档案资源建设可以支持多种形式的档案内容，包括文字、图像、音频、视频等多媒体信息，丰富了档案资源的形态和表现方式。
数字档案资源建设可以提供快速的检索和浏览功能，帮助用户快速找到所需档案信息，节省查询时间和成本。
数字档案资源建设可以实现档案的远程存取和共享，通过网络传输，将档案资源延伸到全球范围，方便用户在任何时间、任何地点访问档案资源。
数字档案资源建设可以实现档案内容的长期保存和保护，通过数据备份和冷藏技术，确保档案信息不会丢失和破坏。
数字档案资源建设也面临一些挑战和问题。
数字化处理需要大量的人力、物力和财力投入，特别是对于大规模、多类型的档案资源，成本较高。
数字档案资源的存储和管理需要具备一定的技术和专业知识，对档案管理人员和技术人员提出了更高的要求。
数字档案资源建设需要建立完善的法律法规和管理机制，保护档案资源的隐私和安全，防止非法使用和泄露。
数字档案资源建设需要与传统纸质档案的管理衔接，确保数字档案资源与传统档案的完整性和连续性。
浅谈机关数字档案室建设
浅谈机关数字档案室建设随着信息化时代的到来，数字化档案管理已经成为了现代企业和机关不可或缺的一部分。
数字化档案室建设已经越来越受到重视，它不仅可以提高档案管理的效率和安全性，还可以节约空间和资源，为机关工作提供更便捷的支持。
本文将就浅谈机关数字档案室建设进行探讨。
一、数字档案室的概念数字档案室是指利用数字化技术管理和保存机关文件的一种档案管理方式。
它包括数字化存储和检索系统、电子文件管理系统、安全备份和数据恢复系统等。
数字档案室建设可以将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化管理和存储，提高档案管理的效率和安全性。
1. 提高档案管理效率传统的纸质档案管理方式存在着档案检索、存储和保护的难题，数字档案室建设可以通过电子检索系统实现档案的快速查找和管理，大大提高了档案管理的效率。
2. 提高档案信息安全性数字档案管理系统可以设置不同的权限，确保只有授权人员才能查看、修改和删除档案，有效保护机关文件的安全性和保密性。
3. 节约空间和资源传统的纸质档案需要大量的存储空间和人力物力进行管理，而数字档案室建设可以将纸质档案转化为电子档案，节约了大量的空间和资源。
4. 便捷的档案共享和协作数字档案室建设可以实现档案的远程共享和协作，不仅为机关内部工作提供了便捷的支持，还可以加强与其他单位和部门之间的信息交流和合作。
三、数字档案室建设的关键技术和要点1. 数字化处理技术数字化处理技术是数字档案室建设的基础，它包括扫描、文档识别、编目、索引等过程，将纸质档案转化为数字档案。
2. 电子文件管理系统电子文件管理系统是数字档案室建设的核心，它包括文件存储、检索、归档、共享和安全备份等功能。
3. 安全备份和数据恢复系统安全备份和数据恢复系统是数字档案室建设的重要组成部分，它可以确保档案数据的安全性和可靠性，有效防止档案数据丢失和损坏。
4. 档案安全权限管理四、数字档案室建设的建设流程和注意事项数字档案室建设的建设流程主要包括需求分析、方案制定、系统实施和验收等环节。
“全国示范数字档案馆（室）”建设现状研究
“全国示范数字档案馆（室）”建设现状研究作者：巩淑芳来源：《档案管理》2023年第05期摘要：自2002年11月國家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中首次提出“在部分中心城市建设示范性数字档案馆”的档案信息化建设目标和任务以来，已有20年。
目前我国示范性数字档案馆（室）的建设情况如何？本文从2015年—2022年各年“全国示范数字档案馆（室）”的认定数量、级别和类别以及国内分布情况三个方面开展研究。
同时，探索、剖析国内第一家建成投运的数字档案馆和首家“全国示范数字档案馆”──青岛市数字档案馆建设的特色经验，以期更好地实现“全国示范数字档案馆（室）”的示范引领作用。
关键词：数字档案馆；数字档案室；建设现状；青岛模式；共享平台；文档一体化；馆室一体化Abstract： It has been 20 years since the National Archives Administration of China first proposed the goal and task"to set up certain demonstration digital archives in some central cities“ in the Implementation Outline of NationalArchives Informatization Construction in November 2002.）How is the construction of the demonstration digitalarchives（rooms） in China now？ This paper studies the number， level and category of the "national demonstrationdigital archives （rooms）" from 2015 to 2022， as well as their domestic distribution. At the same time， this paper exploresandanalyzes the characteristic construction experience of the first digital archives which were built and put intooperation in China， and also the first 'national demonstration digital archives' -- Qingdao Digital Archives， in order tobetter realize the demonstration leading role.Keywords： Digital archives; Digital archive room; Construction status; Qingdao mode; Shared platforms; Documentintegration; Integration of archives and offices目前，各级各类档案部门已进入建设数字档案馆（室）快车道的关键时期，梳理、统计、研究“全国示范数字档案馆（室）”建设现状，宣传推广成功经验，充分发挥示范引领作用，对于加快推进我国档案信息化建设具有重要意义。
浅谈机关数字档案室建设
浅谈机关数字档案室建设随着信息化时代的到来，数字化档案管理已经成为各个行业不可忽视的重要部分。
在机关单位，数字化档案室建设更是至关重要，它不仅可以提高档案管理的效率和水平，还可以保障档案的安全和完整性。
本文将就机关数字档案室建设进行一些浅谈，希望能让大家对这一领域有更深入的了解。
一、数字档案室建设的意义数字档案室建设的意义是多方面的。
数字档案室可以将纸质档案数字化，减少了纸质档案的占地面积，使得机关单位的空间利用更加合理。
数字化档案可以提高档案管理和检索的效率，避免了在海量的纸质档案中进行翻找的麻烦。
数字化档案可以更好地保障档案的安全性，避免了档案被意外损坏或丢失的情况发生。
数字档案的建设也符合时代的潮流，是机关单位现代化管理的重要组成部分。
在进行数字档案室建设的过程中，我们需要遵循一些基本原则，以确保数字档案室的建设符合实际需求和提高档案管理的效果。
要根据机关单位的实际情况做好需求调查和分析，确定数字档案室的具体功能和规模。
要选择符合国家标准的数字化档案管理系统，确保系统的安全性和稳定性。
要进行档案数字化的技术标准规范，以保证数字化档案的质量和完整性。
数字档案室建设需要进行专业的规划和设计，确保档案管理的便捷性和高效性。
随着信息化时代的发展，数字档案室建设也将不断向着智能化、网络化和开放化的方向发展。
数字档案室将向着智能化的方向发展，利用人工智能技术实现对数字化档案的智能化管理和分析。
数字档案室将向着网络化的方向发展，实现数字档案的全球共享和协同管理。
数字档案室将向着开放化的方向发展，与其他系统和应用实现互联互通，实现数字档案的全面管理和利用。
数字档案室建设也将向着档案资源的数字化和利用的方向发展，实现数字档案资源的共享和开放利用。
机关单位数字档案室建设面临的主要问题与对策
强 沟通 。由上级 单位牵 头 ，联合 发展 改革 、信 息 、 机 构编
制 、财政 、保密 、档案 等相关部 门 ，成立 电子 文件工 作协
调办公 室 ，组织协 调 电子 文件管 理丁作 。完善 《 规范 化数 字档案室建设 测评标准》 ，并 以此 为依据 ，对各机关单 位的 数字档 案室 建设进行 全 面考 核 。对 达到 一定要求 的各机 关 档案部 门授予 “ 规范化数字档案室”称号 ，并给予表彰。 ４ ． 培养人 才。加强各机关单位数字档 案室 建设 ，是顺应
点 单 位 ，完 成 项 目推 广 工作 。 完善 电子 文 件 管 理 办 法 ，
解 决 电 子 文 件 数 据 割 裂 的 问题 。 完 善 电子 文 件 归 档 功
能 ，免 费上 门安装 系统 。注重 数字档案 室建设 的科 学性与 规 范性 。调研各 机关单 位电子文 件管 理情况 ，选取 试点单
“ 互联 网＋ ”和大数 据时代 发展需要 ，贯彻 落实 网络强 国战
导致 了机关单 位数 字档 案室建设发展缓慢 。 ３ ． 信息化发展 水平 不均衡 。在 不 同地 区 、不 同行 业 内 ， 由于办公 网络 环境不 统一 ，使 电子 档案 的集 中控 制难度 加 大 。 由于 内部信 息化 工作 的协 调机 制各不 相 同 ，使 电子 文
据 空间 的表征是 元数据 。如果 我们能 够结合 机关单位 的实 际情 况 ，提 出一 个针对 电子 文件 管理 系统所需 要 的元 数据 标 准 ，将 有 助 于 确保 电子 文件 的 真实 性 和 长期 保 存 。此
中 ，运 用现 代信 息技 术对 数 字档 案信 息进 行采 集 、整理 、 存储 、管 理 ，并 通过 网络 提供 共享利 用的档 案信息 集成管
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2018.0605特稿Features·机关数字档案室建设研究文 / 吴小竞摘要：以安徽省科学技术厅数字档案室建设实践为例，依据国家档案局发布的《数字档案室建设指南》，对机关数字档案室建设路径进行探讨，提出建设机关数字档案室应被纳入机关信息化建设总体布局，应设计科学规范、符合自身实际的实施方案，应把档案信息安全摆上突出位置。
关键词：数字档案室；机关；信息安全中图分类号：G278 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2018）06-0005-03机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分，也是检验考核机关履职尽责和科学决策、民主决策、依法决策成效的重要依据。
随着国家社会信息化的全面深入推进，建设机关数字档案室，对接机关办公自动化系统及各业务管理系统，满足档案用户多样化个性化便捷化需求，已迫在眉睫。
机关数字档案室是信息化时代机关档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关OA系统及各业务子系统与区域综合数字档案馆建设的关键一环。
［1］2014年初，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确指出：“各级各部门要加快推进档案信息化建设。
要将档案数字化、现代化管理等方面的经费，列入同级财政年度预算。
积极创造条件，加快实施数字档案馆（室）建设。
”2014年7月，国家档案局发布《数字档案室建设指南》，进一步对数字档案室建设作出详尽描述和规范。
进入中国特色社会主义新时代，全方位保全档案原始数据、高效便捷发挥档案凭证价值，对于全面依法治国和全面从严治党具有重要的意义。
一、建设机关数字档案室应纳入机关信息化建设总体布局机关数字档案室建设是一项复杂的系统工程，既涉及组织架构、政策支持、部门协调等管理层面，又涉及基础设施、信息系统建设、档案数字化等技术层面。
机关数字档案室建设不是一个孤立、封闭的系统。
只有在确保档案安全完整的前提下，实现与机关OA系统、各业务管理系统和同级综合档案部门档案管理系统等无缝对接，具备智能化自动化“收集、整理、保存、利用”档案管理的“升级”功能，才能充分彰显数字档案室的内在价值和外在形象。
从安徽省科技厅数字档案室建设实践看，其成功经验及曲折历程尤为值得深思和借鉴。
早在21世纪初，安徽省科学技术档案馆（以下简称省科技档案馆）就联合中国科技大学开发了当时较为先进的档案信息管理系统。
但在相当一段时期，由于馆藏场地狭小及硬件设施跟不上形势发展需要，相关建设一直停滞不前。
直到2012年底，档案信息化和数字档案室建设才再次被提上议事日程。
主管部门省科技厅高度重视，先期相继安排网络服务平台、数字化加工设备购置等项目支持。
为进一步打好基础，2014年颁布的《安徽省科学技术厅档案管理办法》明确要求：“将数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。
”2015年12月，数字档案室被正式纳入《安徽省科技厅信息化建设总体方案》提出的重点建设任务之一，并作为政府采购项目完成招标。
2017年8月，数字档案室建设三大重点任务即硬件部署、数字化加工和管理系统及网站构建通过省档案局专家验收。
二、建设机关数字档案室应通过充分调研设计符合自身实际的实施方案筹备建设机关数字档案室，不仅要满足机关在履职过程中运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，而且要在确保安全保密的前提下，依托数字档案室管理平台并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务。
［2］因此，在建设前，应充分调研论证；在建设中，应严格标准规范；在建设后，应落实运维保障。
首先，应充分调研论证。
在省科技厅数字档案室筹划建设前，省科技档案馆根据国家档案局《数字档案室建设指南》，并结合厅机关档案资源及其管理实际，依托安徽省软科学计划项目《安徽科技档案馆数字化建设研究》，先后赴内蒙、河北、江苏等地调研学习，在广泛征求相关专家意见的基础上，提出《安徽省科学技术厅数字档案室项目建设方案》，并于2015年11月通过由安徽省档案局牵头的专家组可行性论证。
随后，省科技档案馆以《安徽省科学技术厅数字档案室项目建设方案》为基础，在主管部门省科技厅支持下，制定了《安徽省科技厅数字档案室项目招标方案》，并按政府采购相关规定和法定程序完成了招标采购，目前省科技厅数字档案室建设已通过专家验收。
其次，应严格标准规范。
特别是应依据机关数字档案室建设安全等级、档案资源及投入实际，严格遵循国家档案局《数字档案室建设指南》等相关标准规范，布局基础软硬件，开发应用系统管理软件，满足其长期稳定运行的硬件设施、基础软件及运维保障体系的要求。
在省科技厅数字档案室建设实践中，在基础软件布局方面，配备有正版基础软件，确保各门类电子档案准确和及时采集、捕获、保存，提供便捷高效的数字档案资源利用，包括Oracle数据库管理系统、操作系统、OCR识别、格式转换中间件等。
［3］档案应用系统管理软件部分，根据国家档案局《数字档案室建设指南》，结合省科技厅档案工作实际，通过招标委托专业公司，开发能集成管理传统载体档案的应用系统，同时接收省科技厅OA系统、各科技业务信息管理系统的各门类电子和数字化档案资源，具备“收集、管理、保存、利用”四项基本功能，可确保电子档案真实、完整、可用和安全，可满足灵活扩展、简单易用等未来需求。
再次，应有持续运维保障。
数字档案室运行维护及安全防护、升级都必须从制度、经费、人才队伍等方面给予充分保障。
制度保障方面，应制定保障数字档案室正常运行的各项规章制度，并切实监督实施。
相关制度包括各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统运行维护和安全管理制度、机关电子文件形成部门、信息化技术支撑部门和机关档案馆（室）职责分工及奖惩制度等。
［4］经费保障方面，应将机关档案馆（室）各门类电子（文件）档案的归档管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案室应用系统的运行、维护、升级等费用纳入机关年度预算，给予长期的经费保障。
队伍保障方面，除在机关档案馆（室）为数字档案室运维配备满足工作需要的不少于2名既懂档案管理又具备计算机应用技能的专职管理人员外，还应建立机关各档案形成部门兼职档案员制度，明确分管责任人和兼职档案员职责；定期举办或组织参加电子文件管理系统应用培训班，使档案信息化工作融入机关各部门日常工作。
［5］三、建设机关数字档案室应把档案信息安全摆在突出位置档案安全是档案工作的底线，是健全档案工作“三大体系”、构建国家基础性战略资源的重要保证，是档案事业科学发展的前提。
从省科技厅数字档案室建设实践看，注重严格遵循国家档案局《数字档案室建设指南》《档案信息系统安全保护基本要求》等标准规范，从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。
对于已建成的数字档案室，不仅应遵循国家计算机信息系统安全安全等级保护工作的要求，实行“谁运行、谁管理、谁负责”，还应严格依据国家档案局《档案信息系统安全保护基本要求》，不断完善档案信息系统安全保护的规章制度和操作规程，建立本机关档案信息系统安全管理机制，明确领导责任和岗位责任；应以档案数据为核心，对不同安全级别的档案数据实行区别管理；应以预防为主，制定应急预案，定期开展定级、测评、整改、检查等信息安全工作和应急演练，查找档案信息系统安全隐患，堵塞安全漏洞，妥善处理应对突发事件，切实不断提高安全防护水平。
首先，健全安全管理制度体系。
这要求建立健全并不断完善涵盖档案信息系统建设、运行维护各个环节的安全管理制度、操作规程。
特别是对安全管理制度从制定到发布的全过程必须经过充分调研，并定期开展评估检测，对存在的不足或需要改进之处应进行及时修订完善。
06山西档案2018.0607特稿Features ·其次，建立健全安全管理机构。
这要求根据机关数字档案室信息系统等保级别，明确安全主管、安全管理责任人的岗位设置，配备系统管理员、网络管理员、安全管理员等；对系统运行、网络接入和重要资源访问等关键活动进行授权和审批。
一般情况，可由机关档案馆（室）领导负责对系统权限控制、档案数据处置等重要操作活动进行审批，同时对重要审批授权记录应存档备查，并建立安全检查通报机制，对系统日常运行情况进行安全检查和通报。
再次，严格规范人员安全管理。
这要求切实加强内部各岗位人员安全意识教育、岗位技能及相关安全技术培训和考核，对关键岗位人员应签署安全保密协议，如若离岗，需将其工作内容信息保留1年以上。
同时，应通过身份认证、访问控制、责任认定等措施，严格审批或授权外部人员访问管理。
第四，严格规范系统建设管理。
这要求根据数字档案室信息系统安全等保级别，设计科学合理的信息系统安全建设方案，严格落实系统建设中产品采购与使用、软件开发、工程实施、测试验收、系统交付、系统备案、等级测评、安全服务商选择等全流程，［6］特别是应严格测试验收、系统交付阶段的安全防护措施。
第五，严格规范系统运维管理。
本着安全节约原则，机关数字档案室机房宜纳入机关网络运维部门中心机房统一管理和维护，一般只需确立专人负责系统网络、存储备份等日常安全管理。
但对电子文件的形成、流转、处理等环节必须全程监控，避免电子文件在加工、传输、存储过程中遭到泄密、非法篡改、调换。
同时，对档案数据还需进行本地和异地备份。
［7］最后，严格规范查询安全管理。
这要求研究制定机关数字档案室电子文件查询使用规范，对电子文件的查询权限、范围、选项设置、要求和管理作出明确规定，确保在安全保密、风险可控前提下，由机关内部有关部门兼职档案员，经其主要负责人批准，可通过数字档案室客户端，查询授权范围内的电子文件资料。
电子文件管理系统自动记录查询操作过程，机关档案馆（室）应定期对兼职档案员查询电子文件的操作进行核查，及时纠偏纠错。
而除了对机关外部档案利用人员提供查档指南外，现时的安全措施比较适宜在线开放电子档案资源目录。
参考文献：[1]孙丽凡.谈如何做好数字档案室建设[J].兰台世界,2014(S5):68-69.[2]皮春花.数字档案室建设应注意的几个问题[J].兰台内外,2015(5):39-39.[3]国家档案局.数字档案室建设指南[Z].档发,2014,4号(2014-7-4).[4]刘春霞.高校数字档案室建设探析[J].黄冈职业技术学院学报,2016(3):5-5.[5]广东省委办公厅.建设数字档案室推进档案信息资源整合利用[N].中国档案报,2013-11-08.[6]陈煜欣.基于等级保护的政府Web应用安全建设实践[J].信息安全与通信保密,2012(10):36-40.[7]广东省委办公厅.多措并举推进档案信息化建设[J].秘书工作,2011(12):17-18.作者简介：吴小竞（1967- ），女，安徽合肥人，安徽省科学技术档案馆馆长助理，安徽省科学技术厅数字档案室建设主要组织与执行者之一。