外来文件接收登记表

外来文件管理制度

1.制度目的

本制度旨在规范企业职能部门对外来文件的管理流程和标准，确保文件的安全、准确及时、完整地沟通和保管，提高工作效率和管理水平。

2.适用范围

本制度适用于企业全部职能部门，包含但不限于行政部门、财务部门、人力资源部门等。

3.管理标准

3.1 文件分类与编号

依据文件的性质和用途，对外来文件进行分类。常见分类包含通知、函件、合同、报告等。每类文件都应有相应的编号。编号应具有唯一性、连续性和易于查询的特点。文件编号格式为：分类代码+日期+序号，例如：B20220101—001、

3.2 文件收发登记

外来文件一经收到，应立刻进行登记。登记内容包含文件名称、发文单位、收文单位、日期、编号等。登记表依照时间先后次序排列，留存备查。

3.3 文件归档

依据文件的紧要性和保密级别，确定归档方式。原始文件应依照归档规定的时间、地方存放，并做好防火、防潮、防虫等工作。归档文件应注明文件名称、发文单位、收文单位、日期、编号及归档位置。

3.4 文件传阅与批示

依据文件内容的需要，进行逐级传阅和批示。传阅时应注明传阅人、传阅日期和传阅看法。非必需情况下，不得传阅机密文件。

3.5 文件保管与销毁

依据企业规定的保管期限，对外来文件进行定期清理和销毁。保密文件应依照保密规定进行销毁，确保文件信息不外泄。 3.6 文件查阅与查询

职能部门工作人员可依据需要向文件管理人员申请查阅或查询外来文件。管理人员应及时供应所需文件，并在查阅或查询结束后，恢复原状并重新归档。

4.考核标准

4.1 文件管理流程

• 文件收发登记是否及时、准确进行；

• 文件传阅和批示是否依照规定进行；

• 文件归档是否有序、规范；

• 文件销毁是否依照规定进行；

• 文件查阅和查询是否及时、有效供应。

4.2 文件安全管理

• 文件保管是否符合防火、防潮、防虫的要求；

• 机密文件是否依照保密规定进行管理；

• 文件信息是否严格保密，防止外泄。

(CNAS体系程序文件3)沟通控制程序

广东有限公司检测中心

沟通控制程序

文件编号：QY/CX-03

版本号：B/0

受控状态：受控

分发号： _____________

持有人： _____________

编制：日期：

审核：日期：

批准：日期：编号：QY/CX-03 广东连锁有限公司检测中心版本号： B

第1页共6页《程序文件》修订号： O

发布日期：沟通控制程序实施日期：

文件制/修订记录

版次制/修订记录制/修订部门制/修订者制/修订日期

编号：QY/CX-03 广东连锁有限公司检测中心版本号： B

第2页共6页《程序文件》修订号： O

发布日期：沟通控制程序实施日期：

1O目的

为了及时、准确地收集、传递及反馈检测中心相关质量和安全的信息，并对信息进行管理，特制定本程序。

2.0适用范围

适用于本检测中心全体员工、各职能部门以及提供外部服务的相关方。

3.0职责和权限

3.1 综合部为沟通管理工作归口部门，负责检测中心质量和安全信息的内外部沟通。

3.2 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。

4.O工作程序：

4.1内部沟通

4.1.1内部沟通的信息

a.质量方针目标完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的其它记录；

b.不符合项报告及纠正预防措施报告；

c.紧急信息：安全事故，突发事件信息；

d.企业文化信息；

e员工建议等。

f.其它信息

4.1.2自上而下的沟通：

4.1.2.1中心主任根据组织机构和职能运作，通过会议、文件等方式，对管理体系运作的过程，包括顾客和法律法规的要求，方针目标及其完成情况，以及实施的有效性进行沟通，及时采取相应的措施，确保管理体系的正常运作。 4.1.2.2检测中心的例行会议、管理评审会议、内部审核首末次会议、相关的培训讲课等，参加人员应在《会议/培训记录表》上签名，并做好相关会议记录，并根据需要以会议纪要，备忘录、

公文管理办法

为规范公司各类文件的起草、审核、签发流程，加强日常行文管理，做到政

令畅通，令行禁止，根据集团《公文处理管理办法》、《规章制度制定管理办法,》制定本

办法。

公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发

布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

本办法合用于公司各类收文、发文的处理工作。

一、发文是指公司制发的公文，包括发往上级机关单位的公文(上行文)，发往同级

机关单位或者与公司无隶属关系的其他单位的公文(平行文)，下发给公司下属有关单位的公文(下行文)。

二、收文是指公司收到的外部单位的公文，包括上级机关单位发给公司的公文(下

行文)，同级机关单位或者与公司无隶属关系的单位发给公司的公文(平行文)。

三、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

四、办公室是公司公文处理工作的主管部门，并负责对各部门的公文处理工作进行

业务指导和催促检查。

公文种类主要有：

一、决策指挥性公文，包括决定、决议、批复、意见等。

(一)决定。合用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。

(二)决议。合用于会议讨论通过的重大决策事项。

(三)批复。合用于答复下级部门请示事项。

(四)意见。合用于对重要问题提出见解和处理办法。

二、报请商洽性公文，包括报告、请示、提案、函等。 (一)报告。合用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的问询事宜。

(二)请示。合用于向上级部门请求指示、批准。

(三)提案。职工代表向职工代表大会提出的意见及建议。

(四)函。合用于不相隶属单位/部门之间商洽工作、问询和答复问题、请求批准和

答复审批事项。

三、发布知照性公文，包括通告、通报、通知、记要等。

(一)通告。合用于在一定范围内发布应当遵守或者周知的事项。

(二)通报。合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

文件管理记录表格模板汇总

文件管理记录表格

1. 质量记录清单

2. 外来文件清单

3. 受控文件清单

4. 文件发放/回收登记表

5. 文件借/调阅登记表

6. 文件更改单

7. 文件作废申请单

8. 文件销毁申请表

9. 文件销毁清单

10. 文件归档登记表

版号/修订号：表号：

质量记录清单

编号：

序号名称编号保存期限归档部门备注

版号/修订号：表号：

外来文件清单

编号：

序号文件编号文件名称来文单位份数保存部门文管员备注

版号/修订号：表号：

受控文件清单

编号：

序号文件编号文件名称版次保存部门实施日期备注

编制: 批准：

版号/修订号：表号：

外来文件管理规范

（ISO9001：2015）

1. 目的

对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2. 范围

本标准规范了公司外来文件的管理办法

3．工作职责

技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。

4. 术语及定义

外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。

5、外来文件管理规则

5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；

5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；

5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）

B、转换引用（如产品标准，接收准则等）

C、参考(如工具书，体系标准)

6、外来文件的管理流程

6.1 文件接收、评审：

技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。

6.2 文件转化：

如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。

6.3文件发放：

技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。

A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。

B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。

C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。

6.4外来文件更新：

职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版

文件发放登记表

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文件发放登记表

文件类别 ■手册程序文件 □管理规章/制度 □技术资料作业指导 □外来标准/文件 □ 其它

接收部门 □五金车间 □磨光车间 □五金部 □钎焊车间 □装配车间 □电器制造部 □货仓

□PE部 □PIE部 □不粘制造部 □制造品管 □PMC部 □生产计划 □采购

□物流 □制造办公室 □开发管理部 □工程1部 □工程2部 □PPM □工模部

□品管部 □技术中心 □人力资源部 □行政后勤部 □电脑资讯部 □市场部 □管理中心

□财务中心 □营销中心 □制造中心 □董事长室 □伟裕公司 □铭牌公司 □ 样板房文件批准人批准发放范围：

文件名称文件编号版本发放记录回收记录

备注

分发号部门份数签收/日期份数回收日期

惠州培训网

更多免费资料下载请进：好好学习社区编号:

文控员签名：

2021年文件发放登记表

文件控制记录

欧阳光明（2021.03.07）

文件发放/回收登记表

DT4.2.3—03—（）

序号文件名称（版次/修订状态）文件编号（字号）分发编号份数发放日期接收部门/人员签收备注

1 质量手册 DT-SC-01 01 1 2015.10.20 总经理

2 质量手册 DT-SC-01 02 1 2015.10.20 管代

3 质量手册 DT-SC-01 03 1 2015.10.20 综合办

4 质量手册 DT-SC-01 04 1 2015.10.20 采购

5 质量手册 DT-SC-01 05 1 2015.10.20 技术

6 质量手册 DT-SC-01 06 1 2015.10.20 生产

7 质量手册 DT-SC-01 01 1 2015.10.20 营销

文件发放/回收登记表

DT4.2.3—03—（）

序号文件名称（版次/修订状态）文件编号（字号）分发编号份数发放日期接收部门/人员签收备注

01 程序文件汇编（A/0） DT-CX-01-15 01 1 2015.10.20 总经理

01 程序文件汇编（A/0） DT-CX-01-15 02 1 2015.10.20 管代

01 程序文件汇编（A/0） DT-CX-01-15 03 1 2015.10.20 综合办

01 程序文件汇编（A/0） DT-CX-01-15 04 1 2015.10.20 采购

01 程序文件汇编（A/0） DT-CX-01-15 05 1 2015.10.20 技术

01 程序文件汇编（A/0） DT-CX-01-15 06 1 2015.10.20 生产

01 程序文件汇编（A/0） DT-CX-01-15 07 1 2015.10.20 营销

文件发放/回收登记表

DT4.2.3—03—（）

《外来文件控制程序》

浙江同庆光电科技有限公司

管理体系文件

（依据：GB/T19001-2015idt9001：2015标准、

GB/T14001-2015idt ISO14001：2015标准

标准GB/T28001：2011标准编制）

外来文件控制程序

文件编号： MSHZ/B01-424

版/修：1/0

受控状态：受控发放号：01

编制：李德

审核：江洪

批准：陈威份

发布日期：二○一六年一月一日实施日期：二○一六年一月一日

1 目的

2 适用范围

3 职责

4 工作程序

4.1 评审与批准

4.2 标识

4.4 发放与管理

5.5 外来文件的更改

5 记录 1 目的

本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。

2 适用范围

本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。

3 职责

3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。

4 工作程序

4.1评审与批准

对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由总经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。

4.2标识

经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按“ 发文单位 - 日期-序号码”

发文单位 - 文件发出的单位

序号 -文件顺序编号取二位数字,从01开始进行

日期 -取文件的年月的四位

4.3发放与保管

4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。

01文件管理程序KNT-QP-01

第 1 页共 8 页 XXXX有限公司质量管理体系文件

文件管理程序文件编号 HHK-QP-01

版次 A/0

页码 /页数 1/8

1、过程目的

对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2、过程范围

使用于公司对质量管理体系所要求的文件进行控制。

3、术语和定义

3.1 体系文件：质量手册、程序文件、三级文件、记录。

3.2 技术文件：产品标准、图纸和资料、作业指导书、检验标准等。

3.3外来文件：国家法律法规、相关外部文件

4、文件管理过程乌龟图

5、作业流程

责任部门业务流程要点描述记录

5.1 文件的分类

总经办

技术部

5.1.1 文件包括质量手册、程序文件、体系管理规定、技术文件、电子软件和记录表格。5.1.2文件按用途分体系文件和技术文件；按受控要求分“受控”和“非受控”受控文件需要填写《受控文件清单》。

a、技术文件按来源分为内部技术文件和外部技术文件。

（1）内部技术文件：设计图样、设计文件、工艺文件、检定规程、企业标准等。

（2）外部技术文件：与产品有关的法律法规文件、与产品和过程有关的标准和规范，顾客或供方提供图样、技术要求等在接收文件时按要求填写《外来文件登记表》方可接收。

b、技术文件按控制要求还分为“保密性文件”和“一般性文件”两类。

（1）保密性文件：技术图样、设计文件、工艺文件和企业标准等；保密文件为受控文件。

（2）一般性文件：国家、行业标准，设计手

《受控文件清单》

《外来文件登记表》

文件的分类过程输出:

1、受控文件清单；

2、受控文件清单；

3、质量管理体系的各阶层文件过程输入:

1、质量管理体系；

2、顾客要求和信息；

3、技术标准、国家法律、法规，公司的规章制度；

过程衡量指标:

三标一体认证所需要的文件记录(文件夹)

1.人事记录包括员工花名册、员工基本情况表、培训档案表、员工合同和体检记录等。

2.培训记录包括年度培训计划、培训通知、培训签到表、培训考核表、培训资料和教材等。

3.文件管理记录包括受控文件总览表、文件分发、回收记录表、文件变更申请表、外来文件接收登记表、记录总览表、文件记录处理单、技术资料和法律法规获取登记表等。

4.内部审核记录包括年度审核计划、审核实施计划、审核通知、首/末次签到表、首/末次会议记录、内审检查表、不符合项报告与纠正预防措施实施表和审核报告等。

5.管理评审记录包括管理评度计划、会议通知、会议议程、签到表、评审内容、评审报告和不符合项报告与纠正预防措施实施表等。

6.目标/指标/管理方案记录包括公司目标统计表、重要环境因素识别表、重大危险源识别登记表和目标/指标/管理方案等。

7.生产设备管理记录包括设备台帐、维护保养计划、维护保养记录、维修记录和机器设备报废记录等。 8.检测设备管理记录包括检测设备台帐、送检记录和校正记录等。

9.采购记录包括采购计划、采购申请单、合格供方名单、合格供方评定表和供方相关资质等。

10.合同评审记录（销售记录）包括合同登记表、合同评审表和合同资料等。

11.顾客满意度评价记录包括顾客满意度调查表、顾客满意度调查统计表、顾客投诉/顾客抱怨登记表及处理记录等。

12.生产管理记录包括生产计划、生产通知和生产报表等。

13.产品检验记录包括来料检验报告、产品检验报告和品质异常处理记录等。

14.不合格品处理记录包括退货单、返工返修记录、报废记录和特采申请单等。

15.仓库管理记录包括仓库台帐、入库单、出货单、盘点记录和仓库标识等。

16.设计和开发记录包括设计开发任务书、设计开发评审报告、设计开发验证报告、设计开发确认报告和技术图纸等。

17.特殊工序记录包括焊工资质证明、焊接工序/产品确认记录和焊接产品检验记录等。 18.环境管理记录包括环境守法证明、环境影响评价报告、环境因素识别与评价记录和环境管理方案等。