外来文件管理流程完整版
外来文件控制程序2024
引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。
本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。
概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。
这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。
外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。
正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。
通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
外来文件资料管理程序(含表格)
外来文件资料管理程序（ISO9001-2015）1.目的：为了规范管理客户产品的文件、软件等，特制定本规定。
2.适用范围:适用于非本公司品牌的所有产品。
3.名词定义:无4. 职责：4.1文控：负责BOM、外来文件等受控管理。
4.2工程部：负责接收外来文件、软件、原理图、geber文件管理及保密保存工作。
4.3物控部：负责客户生产计划安排及出货数据及客户信息保密工作。
4.4生产部：负责客户产品按照客户要求来生产。
4.5品质部：按照客户文件要求来检验。
4.6人力资源部：负责检查员工及外来人员禁止带手机及相机到车间。
5.作业流程：5.1BOM管控：客户资料及外来文件由客户发到工程部，BOM转换为内部资料后下发到文控，文控盖受控章发行到相关部门，文控每次文件发放保留好文件发放记录表，文件版本更新后文控发放最新版本，同时回收旧版本文件。
5.2软件应用管控：客户软件发放到工程部，工程部保留软件文件，工程部制作软件对应生产机型单，发放到文控盖章受控发放到生产、品质，确保不同批次产品使用对应的软件。
5.2.1软件保存方式：软件在工程部电脑上要文件加密处理，USB加密保存，每次软件升级时由工程部负责将软件资料COPY到相应的电脑上，生产使用的电脑要采用加密文件保护，COPY文件由专人来操作并签订保密协议复制文件内容外泄。
软件发放要有管理台账登记，确保文件发放的及时性及准确度。
5.3原理图及geber文件发布管控：原理图及geber文件由工程部负责接收及保管，文件保存要加密处理，此文件的发放只限于工程技术部门，其它部门无权获得。
工程部保存人员要签订保密协议。
5.4生产过程管控：已建立不同客户有不同的封闭式生产车间，禁止非生产车间的人员随便进入。
禁止外来人员参观及拍照。
5.5销售数据管控：物控部安排专人来负责管控不同客户的生产及销售数据，数据使用加密文件管理，其它无关人员无权查看相关信息。
5.6保密管控：涉及到客户资料需要保密工作的人员要签订保密协议，复制文件资料泄密，对泄密者要做到相应的处罚。
外来文件管理流程
外来文件管理流程1.文件接收外来文件可以通过电子邮件、传真、快递或者直接交接等方式进入组织。
在接收文件之前，一般需要有专门的人员负责接收文件，并检查文件的完整性和准确性。
对于电子邮件或传真等电子文件，需要进行病毒扫描以确保安全。
2.文件审核接收到的文件需要经过审核，以确定文件的内容和目的是否与组织的业务相关。
审核时需要注意文件的真实性和有效性，以防止收到虚假或过期文件。
审核通过的文件可以继续进行后续处理，不符合要求的文件则需要被拒绝或者退回给发送方。
3.文件分发审核通过的文件需要及时分发给相关的人员或部门进行处理。
分发方式可以是电子的或纸质的，具体根据文件的性质和组织的需求来决定。
在文件分发过程中，要确保文件的机密性和安全性，避免文件被未经授权的人员访问或泄露。
4.文件存储接收到的文件需要进行存储以备查阅。
存储方式可以是电子存储或者实物存储，根据文件的类别和重要性来选择合适的方式。
电子存储可以利用网络硬盘、服务器或者文件管理系统进行，对于重要文件可以进行备份以确保数据的安全。
5.文件归档对于长久存储的文件，需要进行归档管理。
归档可以是按照时间、类别、项目或其他标准来进行分类。
归档后的文件需要标明归档的时间、归档的位置以及归档的责任人，以便于日后的查阅和检索。
6.文件检索当需要查找一些特定文件时，可以通过文件管理系统或者手动检索的方式来进行。
文件管理系统可以按照关键词、文件名或其他属性来进行检索，手动检索则需要按照存档位置和归档标记来查找。
无论采用何种方式，都需要确保文件的检索准确快捷。
7.文件销毁对于已经过时或无效的文件，需要进行销毁处理。
销毁方式可以是纸质文件的碎纸机销毁或者电子文件的删除操作。
销毁前需要确认文件的无效性，并由负责人签字确认销毁操作。
外来文件管理流程需要保持清晰的文档流转路径和明确的责任分工，遵循相关的规章制度和安全要求。
通过规范的外来文件管理流程，可以提高文件管理的效率，保证文件的安全性和可追溯性，从而提升组织的管理水平和工作效能。
外来文件处理流程与规范
0—00—00外来文件处理流程与规范步骤1（1）所有外单位发来的文件应统一交由办公室行政人事专员签收、处理。
（2）办公室行政人事专员须将传真文件、电子文件打印成纸质文件。
（3）所有外单位发来的文件核对无误后，均须附《外来文件处理单》，并在《外来文件处理单》上准确填写收文时间、发文单位、收文号、文件标题、份数、密级、处理时限及签收人等内容。
步骤2（1）办公室行政人事专员须按照收文时间顺序在《外来文件登记簿》上对收到的外来文件进行登记。
（2）登记内容包括：收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等。
步骤3（1）招待当天提前6小时与对方联系，明确对方的车次，如在高铁站或飞机场，明确一下接站时间、地点，及做好车辆协调。
（2）如需接站，由提出申请的招待部门负责人亲自前往高铁站及飞机场进行接站。
（3）如无需接站，则在等候对方抵达，并亲自进行引领和服务。
（4）如用餐则需向各部门协调是否需要敬酒等事宜。
（5）如住宿则需向客房提醒进行用心服务。
（6）招待结束后，到对应部门打印账单，找总经理进行签批，并将对应单据交财务。
步骤4（1）总经理批阅后，在《外来文件处理单》“领导批示”一栏中批示批办意见,交办公室主任分办处理。
（2）需要办理的文件：①办公室主任按批办意见，将需办理的文件分送有关部门或承办人员办理。
②对需要有关部门办理的重要文件，办公室主任须对办理情况进行督促检查，并做好督促记录向集团总裁汇报。
（3）需要传阅的文件：①办公室主任按批办意见，将需传阅的文件送交阅读范围的人员进行传阅，先送主要领导和文件相关分管领导传阅，然后送交其他人员传阅。
②领导阅文后要在《外来文件处理单》“传阅”一栏中签字，并注明阅读时间。
③办公室主任要随时掌握文件的去向，在文件传阅结束后回收文件并检查文件是否齐全完好。
（4）文件办理完毕，承办人须在《外来文件处理单》“处理结果”一栏中注明处理结果及办理日期。
步骤5（1）办公室行政人事专员将无批示的外来文件按类别归档。
学校外来文件管理制度
一、目的为了规范学校对外来文件的管理，提高文件处理效率，确保文件的安全、保密，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学校各部门、各单位接收、处理、归档外来文件。
三、管理职责1. 学校办公室负责外来文件的管理工作，包括文件的接收、登记、分发、传阅、归档等。
2. 各部门、各单位负责人负责本部门、本单位外来文件的管理工作，确保文件及时、准确地处理。
3. 文件管理人员负责文件的接收、登记、分发、传阅、归档等工作。
四、管理流程1. 文件接收（1）文件管理人员在接收外来文件时，应仔细核对文件名称、份数、发送单位等信息。
（2）对于重要文件，应要求发送单位提供相关证明材料。
2. 文件登记（1）文件管理人员对收到的文件进行登记，包括文件名称、份数、发送单位、接收日期等。
（2）登记信息应准确、完整。
3. 文件分发（1）文件管理人员根据文件性质和内容，将文件分发给相关部门、单位。
（2）分发文件时，应注明文件阅读时限。
4. 文件传阅（1）各部门、各单位负责人组织文件传阅，确保文件传阅范围覆盖所有相关人员。
（2）传阅过程中，应确保文件安全、保密。
5. 文件归档（1）文件传阅完毕后，文件管理人员将文件归档。
（2）归档文件应按照文件类别、时间顺序进行排列。
五、文件保密1. 文件管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对涉密文件加强管理。
2. 未经批准，不得擅自复制、转发、公开涉密文件。
3. 文件管理人员对文件内容负有保密责任，不得泄露文件内容。
六、监督检查1. 学校办公室定期对各部门、各单位外来文件管理工作进行检查。
2. 对于违反本制度的行为，将按照相关规定进行处理。
七、附则1. 本制度由学校办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
外来文件管理制度
外来文件管理制度第一章总则为了规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性，制定本制度。
第二章外来文件的定义外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件，包括但不限于书籍、报刊、光盘、磁盘、电子邮件等。
第三章外来文件的采购1、单位需要采购外来文件时，应提前制定采购计划，并经过审批。
2、采购外来文件应选择正规的渠道和供应商，确保文档的质量和真实性。
3、在采购外来文件时，应注明文件的用途和归属单位，以方便管理。
第四章外来文件的接收与登记1、外来文件到达后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》，登记文件的标题、来源、数量等信息。
2、接收后的文件应及时送交相关部门或个人，未经授权不得私自留存或处理。
3、外来文件应按照规定时间内进行归档，确保信息的安全和便捷检索。
第五章外来文件的保管1、外来文件的保管应按照文件的种类、重要性和保密级别进行分类，并设立相应的档案柜或仓库进行存放。
2、对于机密文件或涉及个人隐私的文件，应设立专门的保密区域进行存储，并采取密封、密码等措施确保安全。
3、外来文件的借阅应按规定流程进行，借阅人需提供有效证明并经过审批方可借阅。
第六章外来文件的利用与销毁1、外来文件在使用过程中，应保持整洁、完整，并妥善保护，不得私自涂改或损坏。
2、外来文件使用完毕后，应及时归还原位置或交由专门人员进行清点和整理。
3、外来文件达到保存期限或失去使用价值时，应按照规定程序进行销毁，不得随意处理或外泄。
第七章外来文件的安全管理1、外来文件的安全管理应建立完善的制度和流程，对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。
2、对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限，并设立专门岗位进行监控和保护。
3、外来文件的传输应采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性，禁止使用未经授权的传输设备。
第八章外来文件管理的监督与检查1、外来文件管理工作应定期进行自查和检查，在发现问题时及时整改和补救。
外来文件和资料控制程序
外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。
负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。
负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。
2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。
负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。
3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。
负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。
4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。
负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。
5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。
四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。
2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。
与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。
3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。
4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。
5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。
专业机构发布的技术报告、研究成果等。
五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。
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外来文件管理流程 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
外来文件管理程序
1 目的
对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2 适用范围
适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3 术语定义
外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。
技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；
法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；
政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；
顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；
适用的质量管理体系标准，工具书。
4、外来文件管理规则
、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；
、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；
、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准)
5 工作程序
外来文件的获取
a.国家、省、市政府及各相关职能部门；
b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；
c.互联网、电话传真。
外来文件的识别
a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；
b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；
c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；
b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；
政策文件
a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；
b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；
c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件的分发
涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。
对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。
外来文件的查询
各部门可根据需要，到各归口部门查阅。
外来文件的检查
质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。
6、外来文件的管理流程
文件接收、评审：文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
文件提交、转化：
文件发放： DCC将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。
提交者及DCC在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，DCC盖外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，DCC将电子版文件通过Email 发放，并将存储路径通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，DCC按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，DCC将电子版文件的存储路径通过Email 通知相关人员。
必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述～的流程操作。
回收与报废按照《文件控制程序》执行。
7. 记录
外来文件清单 TH-QR-01
《文件控制程序》 TH-QP-01。