外来文件资料管理程序(含表格)
文件和资料管理程序
文件和资料管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的为使本公司质量管理体系所使用的文件和资料满足顾客需要并确保为有效版本，提供质量管理体系有效性及其改善和可追溯性的依据。
2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的文件和资料（包括外来文件和资料）的控制。
3.0 职责3.1 文控中心：负责受控文件的发放、回收、销毁及正本保存。
3.2 各部门3.2.1 负责本部门内受控文件的发放、使用及保存。
3.2.2 负责本部门内部受管制文件的发放、使用及保存。
3.4 质量管理体系文件的制订、修订和废止职责：4.0 定义4.1 受控文件：为保证公司质量管理体系运作而作出的依据文件（包括内/外部文件），受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有蓝色“受控文件”印章，其中文控原件盖有蓝色“文控原件”印章。
4.2 非受控文件：为制定作业文件而制定的参考文件或与产品质量无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。
4.3 外来文件：来自公司外部的文件。
如顾客的产品图纸、检验标准，生产设备附带的技术资料、产品说明书，国际标准、国家标准、行业标准、地方标准，法律、法规等。
5.0 工作程序5.1 质量管理体系文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、检验标准、图纸、规定等；5.1.4 四级文件：各种记录、表格。
5.2 文件的编写5.2.1 质量手册文件的封面应有制订人、审核人、批准人的签名和日期。
5.2.2 程序文件首页应有制订人、审核人、批准人的签名和日期，及简要的文件修改记录，并在首页注明该文件的分发部门。
5.2.3 三级文件要有简要的文件修改记录及注明文件分发部门，并有制订人、审核人和批准人的签名和日期。
5.3 文件的编号5.3.1 质量手册：QM015.3.2 程序文件：流水号(01—99)5.3.3 三级文件—5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件： QR — X X X X — X X5.3.4部门代码如下：5.3.5四级文件: QR — X X X X — X X5.4 文件的归档管理5.4.1 质量手册、程序文件、作业指导类文件及记录的正本由文控中心保存。
文件资料归类管理制度表单
文件资料归类管理制度表单一、目的和范围为规范单位文件资料的归类管理工作，促进信息共享和利用，提高工作效率和服务质量，制定本制度。
适用范围：适用于单位内所有文件资料的归类管理工作。
二、责任部门文件资料归类管理工作由单位办公室负责统筹协调，各部门分管领导负责本部门文件资料的归类管理工作。
三、基本原则1. 规范性原则：文件资料的归类应当符合规范要求，便于查阅和利用。
2. 安全性原则：对密级文件资料要严格保密，禁止外传。
3. 便捷性原则：文件资料的归类应当便于查找和检索。
4. 完整性原则：对文件资料进行归类管理时应当完整记录相关信息，确保完整性。
四、文件资料的归类方式1. 根据文件内容和业务领域划分分类目录，制定归类规则。
2. 将文件资料进行编号，便于唯一标识和管理。
3. 对文件资料进行分类整理，建立清晰的文件档案。
五、文件资料的归类管理流程1. 文件接收：办公室接收到各部门的文件资料后，应当及时登记并进行初步整理。
2. 文件归类：根据文件内容和归类规则，对文件资料进行归类处理。
3. 文件编号：对已经归类的文件资料进行编号管理，确保唯一标识。
4. 文件存储：将已经归类编号的文件资料按照分类目录存放在指定位置。
5. 文件检索：根据需要，提供文件检索服务，确保及时有效的信息获取。
6. 文件保管：密级文件资料应当进行专门保管，确保安全性。
六、文件资料的更新和维护1. 定期更新文件资料的分类目录和归类规则，确保其与单位业务发展的一致性。
2. 定期清理和整理文件资料，删除过期和无用文件，释放存储空间。
3. 定期对文件资料的完整性和安全性进行审核和检查，确保符合规范要求。
七、文件资料的利用和共享1. 对外服务：根据需要，向外单位提供文件资料的查询和检索服务。
2. 内部共享：鼓励单位内部各部门之间共享文件资料，提高工作效率和服务质量。
3. 公开透明：对公开透明的文件资料要及时公开，便于社会公众查询和利用。
八、文件资料的安全管理1. 对密级文件资料进行专门保管和管理，遵守国家有关保密规定。
ISO9001文件管理程序
记表》，加盖红色“外来文件”印章。
相关记录
文控员
3.公司内不允许使用“受控”印章变黑 的非法复印文件，以确保文件更新时能够从 外来文件记录表 发放或使用场所撤出失效或作废的文件。 文件发放记录表
文件借阅登记表 4.受控原版要求保存于适宜地方，确保 外送文件发出清单 在有效使用期内不会丢失、损坏变质。受控 副版在做好发放登记后，分发至使用者手中 。
1.质量手册、程序文件原件由文控员负 责保管，将质量手册、程序文件复制，于每 页加盖红色“受控”印章并给出分发号，按 《质量手册》“质量手册控制发放页”列出 的持有部门/人名单统一发放，一份程序文件 与一份质量手册配套。接收人应在《文件发 放登记表》上签字。
2.作业指导书由相关部门编写分发号，
经审批后发放到各个需要部门，接收人应在 文件发放记录表
批准 经理
程 件
序
文
各职能部门
各职能部门部长
经理
作业 导书
指
各职能部门
各职能部门部长
经理
记录表 格格式
各职能部门
各职能部门部长
经理
外 件
来
文
发文单位
外 件
送
文
各职能部门
各职能部门部长 各职能部门部长
经理 经理
编写部门代码为：各部门主体汉语拼音字母缩写组成（如：技术部 JS ；质量部 ZL ； 生产部SC；
主管经理审批。
《外来文件分发申请
各职能部门
表》
2.填写《外来文件借阅申请表》，提交
主管经理审批。
《外来文件借阅申请
表》
根据工作需要，审核各部门提交的《外 《外来文件分发申请
来文件分发申请表》、《外来文件借阅申请
外来文件和记录控制程序
文件制修订记录1.1 对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制，明确相关文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置方法，确保对相关文件的有效控制，特制定本程序。
2 适用范围2.1适用于本公司知识产权相关外来文件和记录文件的管理与控制。
3 参考文件3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》4 术语及定义4.1记录：根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录，以作为本公司体系运行有效性的客观书面证据。
5 职责5.1各相关部门：本部门使用表单的制定，并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存期内的保管，以及过期记录的自行处理。
5.2体系部：负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存，以及过期记录的定期销毁，包括表单编号及发行的管制。
5.3管理者代表：表单制定、修改、废止的核准，包括记录管理的监督。
6 程序内容6.1表单制定和修改6.1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。
6.1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。
6.1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。
6.1.4表单修改时，由相应部门领导确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。
6.2表单的登记、发行6.2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。
6.2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。
6.2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为最新版本。
6.2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。
IATF16949文件资料管理程序含表单
IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。
保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。
2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。
3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。
各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。
将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。
4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。
4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。
4.1.4第四级：表单、记录。
为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。
4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。
4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。
ISMS文件和资料管理程序(含表格)
ISMS文件和资料管理程序（ISO27001-2013）1.目的对信息安全管理体系所要求的文件进行控制，确保可获得适用文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司各部门的信息安全管理体系有关的文件和资料控制和管理。
3.职责3.1 人事部负责本程序文件的编制、更改、实施和控制管理；负责外来文件（国家、地方、上级和顾客与信息安全有关的文件和资料）的识别控制和管理。
3.2 信息安全管理委员会负责《信息安全管理手册》的编制、发放、更改和控制管理，负责各程序文件编制工作的指导、印制、发放、更改和控制管理。
3.3 文控中心负责编制规范、标准和标准图等有效版本控制清单，下发到相关部门和单位，并组织对作废版本进行识别；负责重大技术项目施工组织设计编制工作；参与竣工的审核验收工作。
3.4 文控中心负责收集国家颁布的信息安全方面的法律法规并进行有效的控制和管理。
3.5各职能部门负责本部门所管辖的业务和相关的外来文件；以及内部文件资料的识别、控制与管理。
4.文件和资料编号/版本规定4.1本公司采用四级层次文件编写法。
所有信息安全管理的文件（含记录）均以ISMS作为开头，规定由4或5个数字构成编号。
首数字代表文件层次：1为手册、2为程序文件、3为作业指导书、4为表格记录；第二层次文件中第二位数字全部为0，末两位为自然序号，从01开始往后排序；第三层次文件中的第二位和第三位两个数字与第二层次文件的自然序列号相对应，第四或第五个数字为本层次的自然序列号；第四层次的文件编号中第二、三两个数字全部对应需要填写此表格的程序文件或作业指导书，后两个数字为自然序列号；。
版本及修订号的标注方法：1、2、3层次文件标注在封面。
记录作为一种特殊形式的文件，没有标注版本及修订号的时候，默认为A/0版；当记录更新版本及修订号后，需要在记录的标题前增加更新后的版本及修订号，以示区别。
5.工作程序5.2 文件分类(见下表)。
实验室文件和资料控制程序(含表格)(参照模板)
文件和资料的控制程序1．目的：对与本实验室质量管理体系相关文件进行控制，确保各相关场所得到有效版本，并确保组织质量管理体系相关文件得到正确的使用。
2．范围：适用于与质量管理体系相关文件和资料的控制。
3．职责：3．1主任负责批准发布质量手册（含质量方针及质量目标）；3．2技术负责审核质量手册（含质量方针及质量目标）；3．3技术负责人审核质量管理室分程序文件，质量负责人负责审核管理部分程序文件；3．4各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管；3．5质量管理室总体负责组织质量体系相关文件的制订、编号、保管等管理工作和定期评审。
4．程序：4．1文件分类4．1．1第一级文件：质量手册（含质量方针、质量目标）。
4．1．2第二级文件：程序文件。
4．1．3第三级文件：作业指导书及各类检测标准、规范，与质量管理体系相关的外来文件，各种质量记录、技术记录文件。
4．2文件编号4．2．1质量手册编号：GYDS-QM-××（××表示版次，手册中各章以章节号区分），例如：GYDS-QM-01表示组织质量手册第一版。
4．2．2程序文件编号：GYDS-QP-××（××表示顺序号），例如：GYDS-QP-05表示组织编制的第5个程序文件。
4．2．3作业指导书、规范、制度编号：GYDS-QI类型-×××（×××为顺序号）。
4．2．4各程序文件后所附质量记录的编号：GYDS-QR-×××（×××为顺序号）。
其它质量记录可不编号,而以其名称作为标识.4.3 文件的制定与审批4.3.1质量负责组织编写《质量手册》，技术负责审核，实验室主任批准。
4.3.2质量负责组织编写和审核管理类程序文件，实验室主任批准。
4.3.3技术负责组织化学分析室编写和审核技术类程序文件，实验室主任批准。
外来文件登记表
外来文件登记表标题：外来文件登记表的重要性和实践方法一、引言在各种行业和领域中，外来文件登记表是一种重要的工具，用于记录和跟踪外部文件和资料。
这些文件可能来自各种来源，如供应商、合作伙伴、政府机构或其他组织。
为了确保信息的准确性和完整性，以及满足法规和政策的要求，使用外来文件登记表成为一种普遍的做法。
本文将探讨外来文件登记表的重要性以及如何有效地使用它们。
二、外来文件登记表的重要性1、信息管理和跟踪：外来文件登记表可以帮助组织记录和跟踪外部文件和资料，确保信息的准确性和完整性。
这些文件可能包含关键信息，如供应商的报价、合作伙伴的合同、政府机构的通知和指导等。
通过使用登记表，组织可以轻松地查找、访问和共享这些文件。
2、法规遵循和风险管理：许多行业和领域有法规要求，需要保留和管理外部文件。
外来文件登记表可以帮助组织满足这些法规要求，降低法律风险，并确保符合相关规定。
3、提高效率和协作：通过使用外来文件登记表，组织可以更高效地协作和沟通。
团队成员可以轻松地查找和使用外部文件，避免重复工作和浪费时间。
三、如何创建有效的外来文件登记表1、定义需求和目标：需要明确外来文件登记表的需求和目标。
这可能包括记录文件的来源、日期、标题、内容、相关人员等信息。
定义需求有助于确保登记表的准确性和完整性。
2、设计表格结构：根据需求和目标，设计外来文件登记表的结构。
可以使用电子表格或专门设计的信息管理软件来创建登记表。
确保表格包含必要的字段和信息，以满足组织的需求。
3、制定使用指南：为组织成员提供外来文件登记表的使用指南，确保他们了解如何正确地填写和使用登记表。
指南可以包括示例、解释和最佳实践建议等。
4、定期审查和更新：定期审查外来文件登记表的数据和记录，确保信息的准确性和完整性。
根据需要进行更新和修正，以确保登记表始终反映组织的最新信息。
5、保护隐私和安全：注意保护个人和敏感信息的安全性。
确保外来文件登记表中的信息受到适当的保护和控制，以遵守隐私法规和组织政策。
文件控制程序(含表格)
文件控制程序（ISO9001-2015/ISO14001-2015）1.目的为对质量、环境管理体系文件和资料进行控制，保证对质量、环境管理体系有效运行起作用的各个场所都使用相应文件的有效版本，制定本程序。
2.范围本程序适用于公司质量、环境管理体系的文件和资料的控制，如：体系文件：质量手册、环境管理手册、程序文件。
技术文件：标准—含国家标准、行业标准、公司制定的环境管理制度、工艺标准作业指导书、产品/原材料的技术规范(含验收准则)、包装要求等以及客户提供的技术要求；质量记录规范表格的控制规定于“记录控制程序”中。
3.参考资料记录控制程序4.定义4.1受控本受控文件其分发、修订或更换均须按书面规定的控制程序进行，保证文件始终反映现行要求。
4.2非受控本受控文件其分发按文件控制程序规定，但不保证其完全反映现行要求。
5.职责5.1人事部负责质量、环境管理体系文件、技术文件的分发控制，并编制文件一览表。
5.2各部门应对本部门使用的质量、环境管理体系文件、技术文件编制文件一览表。
6.作业程序6.1文件编号指南6.1.1质量手册编号QM-XXXX-YQM>质量手册XXXX>版本编定年份Y>版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如： QM-2018-A表示： 2018年版的质量手册6.1.2环境管理手册编号EM-XXXXYEM>环境管理手册XXXX>版本编定年份Y>版本号，同年第一版不必注明，第二版为A，第三版为B如： QM-2015表示：2015年版的环境管理手册6.1.2程序文件编号QP-XXQP>质量管理程序及管理体系通用程序文件，如EP则是环境管理体系文件。
XX>程序文件顺序号2位阿拉伯数字如： QP-06表示，程序顺序号为《风险管理控制程序》。
6.1.3作业指导书编号WI-XXXWI>作业指导书的代号XXX>序号三位阿拉伯数字如： WI-001表示公司的作业指导书。
外来文件管理程序(含表格)
外来文件管理程序
1. 目的:
1.1 2.1
页次 版本（次） 生效日期
为确保外来文件在本公司有效管理、使用、特制定本规范。
2. 适用范围:
适用于对所有外来文件的管理。
3. 权责：
3.1 资料中心: 负责整理各部门收集的外来文件并编号归档管理。 3.2 各相关部门：负责收集（具体职责见5.2.1),实施、使用外来文件。 3.3 各部门主管权责： 所有外来文件由收集部门一级主管审核。 4. 名词解释： 4.1 外来文件: 指对本公司生产经营管理活动有指导意义的法律、法规、行业
管理部
人事部
维护部
经济法类
√
√
√
劳动法类
√
合同法类 安全、环保、 卫生类 行业标准类 顾客外来文件
（含HSF相关要求）
√
√
√
√
√
√
Байду номын сангаас
√
√
√
√
√
供方外来文件
√
√
√
文件编号
外来文件管理程序
页次 版本（次） 生效日期
5.2.2 相关部门依据外来文件收集职责表适时收集对本公司经营管理活动有指 导意义的法律、法规行业标准，顾客提供文件和供方提供文件。 5.2.3 各部门收集的外来文件需经本部门一级主管审核，对适合本公司使用的 外来文件交资料中心签收,并填写《外来文件签收表》，其中有关HSF
文件编号
外来文件管理程序
页次 版本（次） 生效日期
5.1 作业流程
流 程 责任单位 协办单位 参考文件与记录表单
开 始 外来文件签收表
外来文件
具体见5.2.1 资料中心
有害物质测试报告明细
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外来文件资料管理程序
（ISO9001-2015）
1.目的：
为了规范管理客户产品的文件、软件等，特制定本规定。
2.适用范围:
适用于非本公司品牌的所有产品。
3.名词定义:
无
4. 职责：
4.1文控：负责BOM、外来文件等受控管理。
4.2工程部：负责接收外来文件、软件、原理图、geber文件管理及保密保存工作。
4.3物控部：负责客户生产计划安排及出货数据及客户信息保密工作。
4.4生产部：负责客户产品按照客户要求来生产。
4.5品质部：按照客户文件要求来检验。
4.6人力资源部：负责检查员工及外来人员禁止带手机及相机到车间。
5.作业流程：
5.1BOM管控：客户资料及外来文件由客户发到工程部，BOM转换为内部资料后
下发到文控，文控盖受控章发行到相关部门，文控每次文件发放保留好文件发放记录表，文件版本更新后文控发放最新版本，同时回收旧版本文件。
5.2软件应用管控：客户软件发放到工程部，工程部保留软件文件，工程部制作软件对应生产机型单，发放到文控盖章受控发放到生产、品质，确保不同批次产品使用对应的软件。
5.2.1软件保存方式：软件在工程部电脑上要文件加密处理，USB加密保存，每次软件升级时由工程部负责将软件资料COPY到相应的电脑上，生产使用的电脑要采用加密文件保护，COPY文件由专人来操作并签订保密协议复制文件内容外泄。
软件发放要有管理台账登记，确保文件发放的及时性及准确度。
5.3原理图及geber文件发布管控：原理图及geber文件由工程部负责接收及保管，文件保存要加密处理，此文件的发放只限于工程技术部门，其它部门无权获得。
工程部保存人员要签订保密协议。
5.4生产过程管控：已建立不同客户有不同的封闭式生产车间，禁止非生产车间的人员随便进入。
禁止外来人员参观及拍照。
5.5销售数据管控：物控部安排专人来负责管控不同客户的生产及销售数据，数据使用加密文件管理，其它无关人员无权查看相关信息。
5.6保密管控：涉及到客户资料需要保密工作的人员要签订保密协议，复制文件资料泄密，对泄密者要做到相应的处罚。
6.相关文件
无
7.相关记录
《文件发放与回收记录》《外来文件控制清单》8.流程图
外来文件控制清单.
xls 文件化信息发放回
收登记表.xls
文件化信息销毁申
请单.doc
1BOM管理BOM明细及实物管控，防止信息泄露生产用BOM文件由工程分
解内部文件分生产工段
受控下发
2016-2-25文控中心
下发转接过程控制，防止非生产人员复制非使用人员不能拿到相
关文件
2016-2-25工程部
外来文件未设专人管理,存在泄漏风险文控中心专人管理,并签
署保密协议
2016-2-25工程部
资料发放过程中采用邮件和U盘传递,存在泄漏风险采用加密U盘传递(防
COPY),并进行登记及定
期检查及收发登记
2016-2-25工程部
资料在使用过程中,存储在电脑上,存在COPY 风险采用加密U盘传递(防
COPY),直接在U盘进行读
取
2016-2-25工程部
3
原理图
/geber文
件发布
容易出现信息复制泄露
1、外来文件由文控中心
控制，受控下发给相关
人员使用
2016-2-25工程部
1、建立封闭车间，禁止
生产相关人员以为的人
员进入，
2016-2-25人事部
2、禁止参观拍照2016-2-25人事部
5销售数据销售出货通知数据及客户信息进行保密销售数据专人管理，其
它人员无权看到2016-2-25PMC
所有相关人员必须签定保
密协议，对公司和客户的
相关资料禁止泄密。
软件应用
2
4生产过程工艺流程或加工过程环境较开放，第三方人
员容易涉入责任人备注
序号工作流程风险预防控制对策整改日期。