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秘书基础知识教程 第一章文书基础
国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）文书基础目录：第一节：应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类二、通用公文的制发程序三、事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式一、通用公文的格式二、事务文书、商务文书的格式第三节：应用文书的要素一、材料二、主题三、结构四、语言第四节：应用文书的表达方式一、叙述二、议论三、说明rainbow1国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）应用文书的概念与制发程序第一节应用文书的含义与分类一、是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具1、应用文书：有一定格式的文体总称。
2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书公文类别定义包含种类命令（令）是指行政机关在行政管理、决定、公告、通告、行政公文通知、通报、议案、报告、请示、过程中形成的具有法定效力和批复、意见、函、会议纪要规范体式的文书，是依法行政（共13种）和进行公务活动的重要工具。
是指机关、单位、团体和个事务文书传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺人为处理日常事务所使用的文信（贺电）、感谢信、启事、简报、会书。
议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等商务文书是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可理商务业务所使用的文书。
行性研究报告等。
二、通用公文的制发程序（发文办理）草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序（一）草拟草拟公文的主要要求是（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义；（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；（5）应当使用国家法定计量单位；（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、rainbow2国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第一章文书基础
第一章文书基础第一篇：第一章文书基础第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟公文的要求三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）(一)通用公文用纸和印装规格(二)通用公文中各要素标识规则1、眉首：红色反线以上的各要素。
包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。
2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。
包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。
秘书基础篇--_文书基础
2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动 ，是人们追溯历史的凭证。
主体的权威性
影响凭证依据 的三个因素：
内容的真实性
载体的合法性
第1章 文书基础
文书的分类：
从文书的形成者和使 用范围划分: 公务文书 和私人文书
我国迄今发现最早的 公务文书是：殷商王朝 时期的甲骨文书
第1章 文书基础
文书的分类：
秘书基础篇--_文书基础
2021年8月28日星期六
第1章 文书基础
美国历史学家卡尔贝克说：
“历史作为一个实实在在的原 事件，它已经消逝了。因此， 我们在处理它时，所能作为 观察或实验的唯一客观的真 实乃是事件遗留下来的某种 物质遗迹--通常是一种书写 的文件。”
第1章 文书基础
学习目标
通过本章学习，你应能够：
括给公文编号、划分密级、抄录三个环节。其中 抄录是指把公文的标题、印发份数、密级编号等 项目，记录到制发公文的登记薄上。
（4）缮印工作程序
确定印制的文书
确定印制格式
交付印制的文书
完成印制
第1章 文书基础
校对文书
A、文书校对的内容 校订清样上的错字、漏字、多字 规范字体、字号 检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、 字距离是否匀称，版面是否美观。
• 文书的含义
文书是人们在社会实践活动中为了传 递、记载信息，而形成使用的具有应用 性的和特定格式的文字材料，是以文字 形式处理各种事务的凭证性工具。
文书是人们在处理各类事物的过程中形成 的具有特定现实效用和惯用体式的书面信息 记录。
文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应 用于人类社会生活的各个方面。
第1章 文书基础
7、用印或签署: 用印是指在印好的公文上加盖公章。签署是
文书基础
2．公文主体格式
(5)成文日期 成文日期拟负责人签发的日期为准，联合 行文以最后签发机关负责人的签发日期为 准。电报以发出日期为准。 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零” 写为“O”。印章一般要盖在成文日期上， 成文日期的位置要依印章的位置而定。
2．公文主体格式
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止 出现空白印章，应将各发文机关名称(可用 简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并 使印章加盖或套印在其上。主办机关印章 在前，每排最多排3个印章，两端不得超出 版心；最后一排如余一个或两个印章，均 居中排布；印章之间互不相交或相切，在 最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
1．眉首
(5)发文字号 “发文字号应当包括机关代字、年份、序 号。联合行文，只标明主办机关发文字 号”。 发文字号位于“发文机关标识下空2行，用 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿 拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括 号‘﹝﹞’括入；序号不编虚位(即1不编为 001)，不加‘第’字”。
2．公文主体格式
（1）公文标题 红色反线下空2行，用2号 小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词意完整，排列对称，间 距恰当。”完整的标题包括发文机关名称、 公文事由和文种三个部分，简称标题三要 素。
2．公文主体格式
（2）主送机关 指公文的主要受理机关， 应当使用全称或者规范化简称、统称。” 主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用 3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机 关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之 下、抄送之上，标识方法同抄送”。
三级秘书——文书基础
18.签署的权限只限机关首长一人。P10下
19.签署与签发的区别：签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。P11上
20.成文日期的原则：①以领导人签发日期为准②以通过的日期为准③以实际印发的日期为准（P11中看一下即可） 行政机关公文成文日期的正确书写：二OO一年一月一日 党委机关的公文用阿拉伯数字书写
第一章 文书基础
1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）
2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。（P3右）
3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）
18.决定和决议的不同：决议是党委机关的法定文种，行政机关不用。P18下
19.决定分为两大类：一是指令性决定；二是宣告性决定p19中
20.通告分为周知性通告和法规性通告。题型：下列哪些具有性周知性：A.公告B.通告C.通报D.请示 选择：BC
21.通告的特点：专业性较强。P22上
22.注意“批转”型通知和“转发”型通知。上级和平级来的文称为：转发；下级来的文称为批转P23
21.确定主题词的步骤：审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式（选择题）P12上 Βιβλιοθήκη 13.抄送机关间用逗号隔开。
14.印发日期以公文印付的日期为准，用阿拉伯数码标识（P13上）
15.版记应位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。P13
26.报告的分类：（1）工作报告（2）情况报告（3）调查报告
文书基础
文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（一）含义应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
（二）分类主要分为三类：行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程（一）通用公文的制发程序草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发（二）事务文书、商务文书的制度发程序事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。
但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式一、通用公文的格式指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格（要求字目闪动）1、采用国际标准A4型纸2、公文页面与版心尺寸3、文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行，每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。
（二）通用公文中各要素标识规则1、眉首1) 公文份数序号2) 秘密等级和保密期限3) 紧急程度4) 发文机关标识5) 发文字号6) 签发人（会签人）7) 红色反线①00001②机密★一年③特急④××××××××文件⑤×××〔2006〕号眉首分析：“①”表示公文份数序号1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
文书基础
议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大 会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
议案的使用范围包括法规和政策方面的问题；经济计划与财政预 算、决算方面的问题；各项工作中的大事和人民群众急需解决 的重要问题；修改法规和强化国家机关建设方面的问题；任免 政府组成人员等问题。
批复
• 批复是答复下级机关请示事项的公文。 • 批复针对请示而作，因此批复只主送请示的机关， 如果其他机关也需要知道该批复的内容时，应以抄 送形式传达，或采用“批转”的行文方式下发有关机 关。
意见是对重要问题提出见解和处理办法的公文。 意见可上行，上级机关应当视同听事性公文办理，并 作出处理或给予答复；也可下行，视同“指示”，对 贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明 确要求的，下级机关可参照执行；意见也能平行，提 出的意见供对方参考。
会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 情况型会议纪要：用以全面概括会议的议程议题、讨论情况、讨 论结果和会议精神。 议决型会议纪要，用以记载和传达会议的议定事项，政策性较强， 具有指导意义. 消息型会议纪要：用以发布会议成果。这是一种带有新闻报道性 质的纪要。
报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。
请示
请示是就有关问题向上级机关请求指示、批准时 使用的上行公文。
请示的写作要求
要一事一文； 不要多头请示；
不能越级请示，因特殊情况须越级请示时，应当抄送被越 过的上级机关。
不能将请示抄送同级或下级机关； 语言要简洁。
意见
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的 事项。 各级机关、团体、企事业单位都可以使用通告。面向 社会各界。
秘书四级基础知识第1章文书基础
××××××××××××××××××
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× ×××××××××××××××××
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秘书四级基础知识第1章文书基础
眉首
•签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行 排列于发文字号右侧。发文字号居中左空1字， 签发人姓名居右空1字；“签发人”3号仿宋， 全角冒号；签发人姓名2号楷体。
列机关在后前的，“其文他件机”关二在字下，方居对纵应向排中列央，。四川省科 委 文件 联合发文机关过多，保证首页显示正 四川省财政厅
文。
•红色反线：在位于发
文字号下4mm处印一
条与版心等宽的红色线。
•发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，位于发文机 关标识下空2行；3号仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识， 份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加0， 除命令（令）外，数字前也不加“第”字。如中发[2006]15 号、陕政字[2007]3号、川府[2009]2号。平行文、下行文 居中排布；上行文居左空1字。居右空1秘字书四为级基签础知发识第人1章：文书×基础××。
主体 包括7个方面
•公文标题：位于红色反线下空2行，用2号小标宋体，1行 或多行居中排布。由发文机关、公文内容、文种组成（标 题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。如《**市政府关于开展财务大检查的通知》
秘书四级基础知识第1章文书基础
主体
•主送机关：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。 位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。
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二、内容的真实性 排斥虚构与杜撰，要求所依据的材料要真实、 排斥虚构与杜撰，要求所依据的材料要真实、准 实事求是；表述要准确，不产生歧义， 确、实事求是；表述要准确，不产生歧义，简明 精练。 精练。
写作特点
三、思维的逻辑性 结构上：条理清楚，逻辑严密， 结构上：条理清楚，逻辑严密，陈述事项界限清晰 内容上：内容前后讲究因果， 内容上：内容前后讲究因果，材料能证明观点
第一章
文书概述
第一章 文书概述
一 二 三 五
应用文书的概念及分类 应用文书的写作特点 应用文书的语言要求 应用写作发展的新趋势
文书概念
应用文概念 是国家机关、政党、企事业单位、社会团体和个人， 是国家机关、政党、企事业单位、社会团体和个人， 在办理公私事务、传播信息、 在办理公私事务、传播信息、表述意愿时所撰写的 具有特定内容和格式的实用文书的总称。 具有特定内容和格式的实用文书的总称。
课后练习
一、下面是发掘杭州雷峰塔地宫的一段报道。请将关于 地宫打开过程的文字改为概括叙述。不必交代具体时间， 不超过40个字。 上午9点整，考古队进入现场开始发掘。 上午9点整，考古队进入现场开始发掘。打开地宫并不容 直到9 45分 考古人员才将压在地宫洞口的750 750公 易，直到9时45分，考古人员才将压在地宫洞口的750公 斤的巨石移开，露出93厘米长宽、13厘米厚的大理石盖 斤的巨石移开，露出93厘米长宽、13厘米厚的大理石盖 93厘米长宽 盖板上没有任何文字， 板。盖板上没有任何文字，但考古人员在紫红色的泥土 中发现了10枚唐开元通宝铜钱。10时 10枚唐开元通宝铜钱 中发现了10枚唐开元通宝铜钱。10时5分盖板基本清理完 10时30分盖板绘图完毕 11时整盖板还没有打开 分盖板绘图完毕。 时整盖板还没有打开， 毕。10时30分盖板绘图完毕。11时整盖板还没有打开， 发掘现场发现越来越多的钱币。11时11分 发掘现场发现越来越多的钱币。11时11分，最激动人心 的时候到了，考古人员开始用撬杠撬开盖板。11时18分， 的时候到了，考古人员开始用撬杠撬开盖板。11时18分 考古人员翻开大理石盖板，地宫口终于打开了! 考古人员翻开大理石盖板，地宫口终于打开了!
文书分类
（一）行政公文 （二）事务文书 （三）财经文书 （四）诉讼文书 （五）传播文书 （六）礼仪文书 （七）科技文书
写作特点
一、直接的功用性 应现实工作的需要，解决工作中的实际问题， 应现实工作的需要，解决工作中的实际问题，为 现实工作服务。 现实工作服务。
四、格式的稳定性 应用文都有惯用格式，格式包括： 应用文都有惯用格式，格式包括： 文章结构形式 文面形式
语言要求
一、实用性 强调表意ຫໍສະໝຸດ 清楚、实在和准确 强调表意的清楚、
二、单一性 语言直白， 语言直白，避免产生歧义 三、模式性 常应用一些模式化的专门词语
语言要求
四、概说性 抓关键，抓要点， 抓关键，抓要点，概括述说
五、得体性 文实相符， 文实相符，内容和形式相统一
发展趋势
一、专业化和知识化的发展趋势 二、电脑写作和格式规范化的发展趋势 三、快节奏和高效率的发展趋势 四、社会化和民众化的发展趋势 五、积极参与和干预社会生活的发展趋势 六、语言表述多语化的发展趋势 七、主体内容经济化的发展趋势 立足本国、 八、立足本国、涉足世界的国际化发展趋势
二、恰当使用机关应用文专用词语和文言词语，改写下 面文章或语段，使之更简练、庄重 1．水稻收割季节眼看就要到来了，我们县还缺少镰刀 水稻收割季节眼看就要到来了， 5000把 箩筐2000 2000担 盼望着你们能快速地拨付给我们， 5000把、箩筐2000担，盼望着你们能快速地拨付给我们， 好满足我们县的紧急需要，可以不可以， 好满足我们县的紧急需要，可以不可以，请你们快一点 写封回信告诉我们。 写封回信告诉我们。 2．我们局里的这项工作，得到了你们公司的大力支持, 我们局里的这项工作，得到了你们公司的大力支持, 在这里,我们特别地 你们表示深深的感谢 别地向 表示深深的感谢! 在这里,我们特别地向你们表示深深的感谢!
通过8 日的来信， 3．通过8月8日的来信，我们已经知道考察团将要到 我们市访问的消息，你们要求的各项工作我们已经 要求的各项工作我们 我们市访问的消息，你们要求的各项工作我们已经 全部准备好了，殷切希望你们 你们告诉我们考察团到达 全部准备好了，殷切希望你们告诉我们考察团到达 我们市的具体时间。 我们市的具体时间。 刚才接到你公司发来的传真， 4．刚才接到你公司发来的传真，要求我们工厂把本 月生产的全部产品火速发运到广州。对于这个要求， 月生产的全部产品火速发运到广州。对于这个要求， 我们厂有以下一些困难， 我们厂有以下一些困难，实在难以按照你们的要求 办理。 办理。