会议的安排方式和座次安排
会议、会谈座次安排及注意事项(供参考)
会议、会谈座次安排及会议室布置规范一、会议、会谈座次原则1.会议主席台设置主席台要面向观众，居会场中央。
座次安排原则为：当领导同志人数为奇数时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左边，3号领导排右边，其他依次排列；当领导同志人数为偶数时，1号领导、2号领导同时居中， 2号领导排在1号领导左边，其他依次排列。
2.会场座次左右排列法：从第一排开始，以会场或主席台中心为基点，向左右两边扩展排列座次，与主席台相同，确定第一个席位后，按照左右顺序依次类推。
3.合影时的排序（座次）：原则上不安排合影,如确需保留相关宣传资料需要合影的，基本原则为：第一位领导居中，其左手边是第二位领导席位，右手边是第三位领导席位，按照左右顺序依次类推。
4.汇报、会谈的席位设置听取汇报方或客人的位置安排依照正门位置，面门而坐。
如正门在侧面，听取汇报方或客人的位置安排应在进门右手边。
5.汇报、会谈的座次安排确定第一位领导席位后，其左手边是第二位领导的席位，右手边是第三位领导的席位，按照左右顺序依次类推。
6.大型会议座次安排发言席：在国内正式会议上，发言席的标准位置有二，一是居于主席团正前方（见图2.13）；二是位于主席团右前方，见图2.14。
主席团成员的排位，有单数（见图2.13）与双数（见图2.14）之分。
图2.13 主席团排位之一图2.14 主席团排位之二7.会见（会客、会晤、会面）座次安排（1）相对式：宾主双方面对面而坐，这种排列方式显得主次分明，“公事公办”之意，多适用于公务性会谈。
又分为两种情况：◇双方就座时，一方面对正门，另一方背对正门。
此时讲究“面门为上”，请客人就座，背对正门为下座，由主人就座。
（见图2.15）◇ 双方就座时分为左右两侧，面对面就座。
此时讲究“以右为上”，即进门之后，右侧一方为上座，应让与客人，左侧一方为下座，应留给主人。
当宾主双方人员不止一人时，情况亦是如此。
（见图2.16与图2.17） 图2.16相对式会客排位之二 图2.17 相对式会客排位之三（2）并列式：宾主双方并排就座，以暗示双方之间“平起平坐”，地位相仿。
会议座次及礼仪安排附图-会议做次排名
会议座次及礼仪安插(附图)欧阳歌谷（2021.02.01）如果你担任接待工作，那就经常遇到会议时领导座次问题。
如何安插领导座次？不克不及凭想固然处事,这样很容易出错.一般座次摆放顺序如下:(记住要领,红色字体)一、会议主席台座次主席台座次排列，领导为双数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；例证：中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排如图领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。
可拜见中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图：图片说明：因为那时胡锦涛任总书记，排名为一，江泽民做为老领导，排名为二。
二、宴席座次宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。
欧阳歌谷创编2021年2月1三、仪式的座次签字双方主人在左边，客人在主人的右边。
欧阳歌谷创编2021年2月1四、乘车的座次小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。
（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。
中轿(中巴)主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。
如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，此后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安插客人。
主人佳耦驾车时，则主人佳耦坐前座，客人佳耦坐后座，如果主人佳耦搭载友人佳耦的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人佳耦都坐前座。
主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。
若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。
旅行车接送客人：旅行车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。
其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递加。
五、合影座次安插与主席台安插相同。
欧阳歌谷创编2021年2月1六、会议室（一）（A为客方，B为主方）（二）七、接待室(一)与外宾会谈(二)与上级领导座谈欧阳歌谷创编2021年2月1。
会议会谈座次安排及注意事项供参考
会议会谈座次安排及注意事项供参考会议和会谈的座次安排及注意事项是组织会议时必须考虑的重要因素之一、合理的座次安排可以促进会议的顺利进行，提高与会人员的参与度和讨论效果。
下面是一些关于会议和会谈座次安排及注意事项的参考建议。
一、座次安排1.主持人座位：主持人通常坐在会议桌的中央或靠近屏幕/投影仪的一侧，以便更好地掌控会议的进程。
主持人的位置应该显得威严和权威。
2.领导者座位：如果有多位领导者参加会议，他们通常会被安排坐在主持人旁边，以示尊重和重要性。
如果有高级官员参加会议，他们可能会被安排坐在主持人的对角线上。
3.技术支持人员位置：如果会议需要技术支持人员，他们应该被安排坐在靠近屏幕/投影仪的位置，以便他们能够随时处理技术问题。
4.参会人员位置：会议的参会人员应该分成两排坐在会议桌两侧，以便方便互相交流和讨论。
5.特殊嘉宾位置：如果有特殊嘉宾参加会议，他们可能会被安排坐在主持人旁边或特别的位置，以示尊重和重要性。
6.屏幕/投影仪位置：如果会议需要使用屏幕或投影仪展示材料，它们应该被放置在会议空间的中央，以便所有参会人员都能够清楚地看到。
二、注意事项1.提前通知与会人员：在会议前适当的时间内，应向所有与会人员提供座次表或座次安排的信息，以便他们能够提前了解座位安排并准备。
2.保持会议空间整洁：在会议开始之前，必须确保会议空间干净整洁，没有杂物或垃圾，以提供舒适和专业的会议环境。
3.确保设备正常工作：在会议开始之前，应测试屏幕、投影仪和音响等设备，以确保它们能够正常工作。
如果需要技术支持，要确保技术支持人员在会议期间可用。
4.注意会议桌上的饮品和食物：如果会议提供饮品和食物，应放置在会议桌或会议空间附近的特定位置，以便与会人员方便获取，但不妨碍座位和会议进行。
5.维持会议纪律：主持人在会议开始前应宣布一些基本的会议规则和注意事项，如禁止使用手机、尊重他人发言、遵守会议时间等。
6.确保所有与会人员参与到会议中：主持人应确保所有与会人员有机会参与会议讨论，鼓励提问、发表意见和分享经验。
会议、会谈座次安排及注意事项供参考
会议、会谈座次安排及注意事项(供参考)————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：会议、会谈座次安排及会议室布置规范一、会议、会谈座次原则1.会议主席台设置主席台要面向观众，居会场中央。
座次安排原则为：当领导同志人数为奇数时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左边，3号领导排右边，其他依次排列；当领导同志人数为偶数时，1号领导、2号领导同时居中， 2号领导排在1号领导左边，其他依次排列。
2.会场座次左右排列法：从第一排开始，以会场或主席台中心为基点，向左右两边扩展排列座次，与主席台相同，确定第一个席位后，按照左右顺序依次类推。
3.合影时的排序（座次）：原则上不安排合影,如确需保留相关宣传资料需要合影的，基本原则为：第一位领导居中，其左手边是第二位领导席位，右手边是第三位领导席位，按照左右顺序依次类推。
4.汇报、会谈的席位设置听取汇报方或客人的位置安排依照正门位置，面门而坐。
如正门在侧面，听取汇报方或客人的位置安排应在进门右手边。
5.汇报、会谈的座次安排确定第一位领导席位后，其左手边是第二位领导的席位，右手边是第三位领导的席位，按照左右顺序依次类推。
6.大型会议座次安排发言席：在国内正式会议上，发言席的标准位置有二，一是居于主席团正前方（见图2.13）；二是位于主席团右前方，见图2.14。
主席团成员的排位，有单数（见图2.13）与双数（见图2.14）之分。
主席团 主席团图2.13 主席团排位之一 图2.14 主席团排位之二7.会见（会客、会晤、会面）座次安排（1）相对式：宾主双方面对面而坐，这种排列方式显得主次分明，“公事公办”之意，多适用于公务性会谈。
又分为两种情况：◇ 双方就座时，一方面对正门，另一方背对正门。
此时讲究“面门为上”，请客人就座，背对正门为下座，由主人就座。
（见图2.15）发⑩ ⑧ ⑥ ⑤ ③ ①群 众 席⑧ ⑤ ⑥ ③ ① ② 发群 众 席◇ 双方就座时分为左右两侧，面对面就座。
会议座次安排的基本方法和要求
会议座次安排的基本方法和要求会议座次安排的基本方法和要求一是环绕式。
就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就坐。
这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。
二是散座式。
散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。
它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。
这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
三是圆桌式。
圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。
圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐。
二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。
四是主席式。
这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。
附送：会议开场欢迎词会议开场欢迎词篇一：会议开场欢迎词各位嘉宾，华南地区的朋友们：大家早上好！一年之计在于春，中华英才网选在这个时候精心策划和举办这样一个盛会，目的是为了在新的一年开篇之际，与华南企业界的朋友们一同展望2006，把握最新的人力资源发展趋势和方向，从规划和实战两个层面进行深入探讨，为企业发展和实际工作提供最有价值的支持和帮助。
作为2006年华南地区第一次大规模的人力资源大会，本次活动云集了近千名各界嘉宾，这不仅是中华英才网回馈各界朋友的一次盛举，更是2006年绝对不能错过人力资源行业盛典。
这是一个瞬息万变的时代，企业的发展与社会经济环境息息相关，只有把握趋势、未雨绸缪，才能在激烈的市场竞争中占据主动。
人力资源作为企业发展和致胜的根本，更不能被动应战。
回顾2016年，国内企业走上国际舞台探索全球化发展，管理创新、文化冲突给人力资源管理带来了一系列难题。
201X年，众多企业兼并重组，裁员、挖角交替上演，面对“企业不是家”的论战，人力资源在企业和员工利益的夹缝中左右为难。
2006年，在自主创新成为发展主题的大背景下，中国已经迎来了第三次创业浪潮，人力资源更将面临从未遭遇的严峻挑战。
会议座次礼仪安排图示讲解
座位安排常识一、会议主席台座次的安排根据中办掌握的原则：左为上，右为下。
当领导同志人数为奇数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为偶数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他依次排列。
二、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。
以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。
三、关于签字仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。
双方其他人数一般对等，按主客左右排列。
四、关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。
（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。
中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。
合影：人员排序与主席台安排相同后附图常用座次安排图一、主席台座次安排1.主席台人数为奇数时：7 5 3 1 2 4 6 2.主席台人数为偶数时：6 4 2 1 3 5二、餐桌座次安排1.中餐桌2.西餐桌三、乘车座次安排1.轿车司机秘书2号首长1号首长2.面包车（中巴）司机首长秘书四、会议座位安排1.长条桌注：A为上级领导或外宾席，B为主方席当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方译员2.沙发室（1）与外宾会谈注：A为主方，B为客方（2）与上级领导座谈注：A为上级领导，B为主方领导五、合影图注：人员排序与主席台安排相同一、中式宴请的座次礼仪（一）由两桌组成的小型宴请座次排序这种情况，又可以分为两桌横排和两桌竖排的形式。
当两桌横排时，桌次是以右为尊，以左为卑。
这里所说的右和左，是指进入房间，面对正门的位置来确定的。
当两桌竖排时，桌次讲究以远为上，以近为下。
这里所讲的远近，是以距离正门的远近而言。
会议座次礼仪安排图示
会议座次礼仪安排图示目录第一部分座位安排常识............................................................................................................ - 2 -一、会议主席台座次的安排.............................................................................................. - 2 -二、关于宴席座次的安排.................................................................................................. - 2 -三、关于签字仪式的座次安排.......................................................................................... - 2 -四、关于乘车的座次安排.................................................................................................. - 2 -第二部分常用座次安排图........................................................................................................ - 3 -一、主席台座次安排.......................................................................................................... - 3 -二、餐桌座次安排.............................................................................................................. - 3 -三、乘车座次安排.............................................................................................................. - 3 -四、会议座位安排.............................................................................................................. - 4 -五、合影图.......................................................................................................................... - 5 -第三部分中式宴请的座次礼仪................................................................................................ - 6 -一、由两桌组成的小型宴请座次排序.............................................................................. - 6 -二、由多桌组成的宴请桌次排序...................................................................................... - 7 -三、单主人宴请时的位次排序.......................................................................................... - 7 -四、男女主人共同宴请时的座次排序.............................................................................. - 8 -五、同性别双主人宴请时的座次排序.............................................................................. - 8 -第四部分西式长条餐桌座次排序............................................................................................ - 9 -第五部分会议座次.................................................................................................................. - 10 -一、小型会议座次安排.................................................................................................... - 10 -二、大型会议座次安排.................................................................................................... - 11 -第一部分座位安排常识一、会议主席台座次的安排一般按照左为上，右为下。
会议座次安排及礼仪
会议座次安排及礼仪会议座次安排及礼仪 座次礼仪是指在各种宴会的座次安排中需要遵循的⼀系列礼仪规范。
接下来⼩编搜集了会议座次安排及礼仪，欢迎查看，希望对⼤家有所帮助。
会议座次安排 1、长⽅形会议桌 这种会议桌适⽤于内部会议或者双边谈判的现场。
进⾏内部会议时，职务最⾼的⼈应该位于短矩形边的⼀侧，并且应该⾯门⽽坐。
进⾏双边谈判时，双⽅可分别坐于桌⼦长边的两侧。
各⽅职位最⾼者应在⼰⽅居中的位置，职位排在第⼆位的⼈坐在他的右边，第三位者坐左边，依次排列。
2、椭圆形会议桌 适⽤于内部会议，职务最⾼的⼈应该位于椭圆形会议桌的⼀头。
3、U字形会议桌 适⽤于内部会议。
4、圆形会议桌 适⽤于回避座次概念的内部会议或者多边谈判。
圆桌会议刻意体现与会⼈员平等互利的原则，淡化了尊卑概念。
5、设有主席台的会议桌 内部⼤型会议或者对外新闻发布会⼀般采⽤这样的会议形式。
主席台座次排列为前排⾼于后排、中间⾼于两边、右边⾼于左边。
主持⼈的位置可以在前排中间也可以在最右端，发⾔席在主席台正前⽅或右前⽅。
台下与会⼈员与主席台⾯对⾯，遵循同样的座次原则。
6、特殊情况 会见：官⽅或正式会见时，可以安排宾主并排⽽坐，客⼈坐在右侧。
主客随⾏⼈员分别在两侧就坐，与宾主双⽅呈U字形。
茶话会：茶话会⼀般不针对具体的商务事宜，主要以联谊和沟通为⽬的，是商务⾊彩⾮常淡薄的⼀种会议形式。
因此，茶话会可以不讲究座次礼仪，以便于⼤家交流为主。
在室内，可以将椅⼦围成⼀圈，或者直接采⽤圆形会议桌，⼤家随意就座。
在室外，座位可以随意调整，营造舒适、⾃由的交流空间。
会议礼仪 1、会议准备 现代化的`会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。
2、桌椅、名牌、茶⽔ 桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的⼈数较多，⼀般应采⽤报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的⼈⽐较少，⼀般采⽤圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会⼈员⽅便就座。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会议的安排方式和座次安排The pony was revised in January 2021会议的安排方式和座次安排（一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:1．遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2．与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。
3．会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3．经由专业会议服务公司代为处理。
4．经由主办单位的住宿组人员负责。
(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。
主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。
这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。
另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。
截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。
将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。
4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后，住宿局／观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。
如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为vips(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。
详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：1．特别预订多少房间，什么类别和房价。
2．预订的作业程序。
3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。
工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。
一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。
工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。
最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。
(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。
虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：1．主办单位名称。
2．会议名称。
3．会议日期。
4．会议地点。
5．收件截止日期。
6．确认函回信地址。
7．各饭店的房价。
8．税金明细。
9．饭店的地理位置图。
10．注明项目：(1)选择饭店偏好。
(2)哪种类型房间。
(3)订房人名字。
(4)抵达日期时间。
(5)离开日期。
11．注明订金支付。
12．注明有关取消和更改处理方法。
13．注明什么时候由谁寄发确认函。
14．注明接受或不接受电话询问和预订。
15．如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16．填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17．为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。
(1)单人房：一个人住，一张床。
(2)二人房：两个人住，一张床。
(3)双人房：两个人住，二张床。
(五)作业程序：基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，所有作业程序务必尽量快速与准确。
最好去拜访饭店，熟悉他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。
场地视察：如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。
确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。
最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认。
这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没分配到，与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形，因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询。
另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话，为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。
住宿报告：所谓住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。
所提供的名单可按照与会者名字、国家、单位、到达日期或地理位置排列。
大会结束后，会议筹办入应会提供一份完整的各饭店住宿报告，也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照，看看有多少人临时取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房间预订一旦决定了使用的饭店，饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。
饭店的合约书中详细记载了价格和房间类型，为了使作业有效率，饭店给的价格要确定，而不是在某个价格范围之间。
很多饭店不熟悉主办单位住宿委员会作业方式，因此附上详细说明给饭店，这样饭店就能知道，所有订房和取消还是要转回来。
取消订房可以重新分配，尽量使订房保持原来预订的。
只有住宿委员会有权接受订房，如果饭店也接受订房会造成重复现象，这是会议筹办人的麻烦。
(六)住宿服务：大型国际会议参加人数高达上千人甚至于有上万人的会议，预订房间是相当耗时又耗人力的工作，在国外有住宿局(housingbureau)协助，住宿局通常在会议局下面，专门提供国外与会者住宿方面协助，由于属于政府机构，因此可提供免费服务，但不是每个国家都有住宿局。
有些国家有住宿服务公司，可提供住宿服务，但要支付服务费。
如果没有以上两种服务，主办单位必须自行成立住宿委员会来处理国外与会代表住宿事宜，以下分别针对这三种服务内容做说明。
住宿局：通常大型会议才会使用住宿局的服务，有些国家没有住宿局，但是也有当地观光局可提供这项服务，而这项服务也通常免费，会议局提供这项服务的前提是至少要使用某一定数量的饭店。
例如，至少使用3间饭店和3000间房间。
而少于这个数目建议你使用住宿卡直接由饭店负责。
但是仍然有例外情况，观光局会同意负责住宿方面事项。
首先你要提供下列资料：1．过去订房数量(实际房间数与预定房间数)。
2．预期需要多少间房间。
3．抵达与离开的情形。
4．成本考虑(与会者对预算的考虑)。
5．对位置的偏好(大部分饭店与会场彼此在步行范围内)。
6．如果现在的与会者有不同于以前的偏好时，告诉观光局。
注：台湾没有住宿局，而观光局也因为人力有限，无法提供上项服务。
住宿服务公司：在国外有一些公司提供住宿服务，大部分是旅行业者，他们将机票、饭店住宿变成一个travelpecdage；但是也有一些公司专门提供住宿服务并不牵涉旅游。
但是这种服务公司是要收费的。
基本服务内容：处理住宿卡(表格)、确认函、报表，有些公司可安排会后住宿，这通常不包含在订房报告，并提供人员在会议现场服务，以确定住房(check-in)与退房(check-out)顺利进行。
在台湾仍由主办单位自行处理或交给会议筹办人代为与各饭店接洽。
自行成立住宿委员会：以上两种住宿服务比较适合大型国际会议，但是对中小型会议，仍然要提供国外与会者住宿服务，因此要自行成立住宿委员会。
虽然如此，有些主办单位对于大型国际会议仍然自行成立住宿委员会，为何如此?有几个因素：全盘控制住宿程序，立即掌握各饭店住房情形，立即掌握免费房间数目，最重要的还是直接服务客户，如果会员中有任何问题或特别需求可以立即处理。