电子文件与电子档案管理
人事档案电子文件归档和电子档案管理
人事档案电子文件归档和电子档案管理摘要：人事档案管理是人才信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据。
只有通过信息数字化的管理模式和技术手段，才能提升人事档案管理的信息化水平，逐步实现人事档案管理的规范化和标准化。
基于此，文章主要分析了人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施。
关键词：人事档案；电子文件归档；电子档案管理1电子档案的特点与传统的纸质档案有所不同，电子档案有着能够被快速收集、整理以及利用的特点。
电子档案主要的依托载体是计算机硬盘，借助云端数据库、移动硬盘等形式，通过音频、视频和图片等多种形式展开记载。
相较于传统的纸质档案，电子档案有着更为丰富的表现形式，能借助网络化管理和网络化传输有效节省档案管理时间，大幅提升工作效率。
同时，电子档案的应用模式意味着其内容能够实时传送给多个移动终端，快速信息传播，并存放于多种不同设备上。
值得注意的是，基于这一特点，在对电子档案复制、传输或删除等操作时，也更容易被他人无痕篡改。
2人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施2.1文件命名规范为每个文件起一个有意义的名称是非常重要的，可以包括以下信息：（1）员工姓名。
可以在文件名中包含员工的姓名或工号，以便快速识别文件是由谁创建或负责的。
（2）文件类型。
在文件名中标明文件的类型，如报告、合同、会议记录等，以便快速了解文件的内容和用途。
（3）日期。
在文件名中包含日期信息，可以是创建日期、最后修改日期或者文件相关事件的日期，以便在需要时按时间顺序查找文件。
（4）其他关键信息。
根据具体需要，可以在文件名中包含其他关键信息，如项目名称、部门名称等，以便更加准确地识别和分类文件。
2.2文件备份定期进行电子文件的备份是确保文件安全性和可靠性的重要措施。
以下是一些备份的建议和注意事项：（1）备份频率。
根据文件的重要性和变动频率，确定备份的频率。
对于经常变动的文件，建议进行更频繁的备份，而对于较稳定的文件，可以选择较少的备份频率。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言在信息技术快速发展的时代，电子文件成为组织和个人处理大量信息的必备工具。
电子文件的数量庞大、信息内容复杂，给文件归档与档案管理带来了新的挑战。
为了保证电子文件的安全性、可访问性和长期保存，制定一套电子文件归档与电子档案管理制度势在必行。
2. 目标与原则2.1 目标确保电子文件的有效管理和高效运用；保障电子档案的完整性、可信性和可持续性；提高组织和个人的工作效率，减少工作风险；促进信息共享与知识管理。
2.2 原则依法合规：严格遵守国家相关法律法规和标准；统一规范：统一制定文件归档和档案管理的标准和规程；便捷易用：设计简单易操作的文件归档和档案管理系统；安全可靠：加强技术措施和权限管理，确保电子档案的安全性和可信性；长期保存：采取有效措施确保电子档案的长期保存。
3. 文件归档管理3.1 归档策略根据文件的重要性和使用频率，制定不同的归档策略，包括主动归档和自动归档。
主动归档是指由用户主动将文件归档到指定位置，适用于重要文件和需要长期保存的文件；自动归档是指通过系统设置自动将文件归档到指定位置，适用于临时文件和低频使用文件。
3.2 归档流程识别归档文件：根据文件属性和业务需求，判断文件是否需要归档；分类归档文件：根据文件的内容和用途，将文件进行分类归类；打包归档文件：将同一类别的文件进行打包归档，以便于查找和管理；标识归档文件：为归档文件添加标识信息，包括归档时间、归档人员等；存储归档文件：将归档文件存储在指定的电子存储介质中，保证文件的安全性和可靠性。
4. 电子档案管理4.1 元数据管理为了便于电子档案的检索和利用，对档案文件进行元数据管理。
元数据包括档案名称、档案号、档案类型、档案位置等信息，可以通过系统自动或手动填写。
4.2 档案检索与利用通过电子档案管理系统提供的查询功能，用户可以根据不同的检索条件，如档案号、文件名、文件内容等进行档案检索。
用户可以根据权限设置，对档案进行阅读、、复制和打印等操作。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。
随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。
因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。
一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。
归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。
二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。
三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。
1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。
电子文件与电子档案管理讲解
Page绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
3.电子文件的格式要求
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。
使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
Page 10
一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
Page 23
二、电子文件管理的通用要点
（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法
电子文件归档与电子档案管理规范
国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）依据中国国家标准《标准化工作导则—第1 部分：标准的结构和编写规则》（GB/T 1.1-2009）规则起草。
电子文件归档与电子档案管理规范
中华人民共和国国家标准
01 制定过程
03 内容范围 05 意义价值
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
目录
02 标准目次 04 引用文件 06 社会评述
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）是2017年3月1日实施的一项中华人民共和国国家标准， 归口于中国国家档案局。
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
谢谢观看
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）与《电子文件归档与管理规范》（GB/T -2002）相 比，主要变化如下：
主要起草单位：国家档案局。 主要起草人：毛海帆、王岚、丁德胜、侯佳、方昀、黄玉明、刘伟晏、蔡学美、马淑桂、张楠。
标准目次
参考资料：
内容范围
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
一、电子文件概述（简）
3.图形文件
根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成 的位图和由几何图形组成的矢量图。
常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、DWG、 EPS等。 适宜归档的图形文件格式有：位图以TIFF、PNG、GIF格式 归档；矢量图以原始生成格式归档。
这里存在以下几个问题需要重点注意：
Page 24
二、电子文件管理的通用要点
1.电子文件形成部门的收集范围 反映本系统、本单位、本部门工作活动、具有查考利用 价值的电子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。 同时，应保留文件的历次修改痕迹，对于重要的法规性文件 应保留其历次修改稿。 2.电子文件的安全管理措施
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、 操作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和 文件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、 软件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。 上面列出的元数据项仅为电子文件比较基本的结构类元数据，我国 目前正在逐渐出台不同类型电子文件元数据的采集标准，已经发布的有 DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》等，各单位在研发信息系 统的过程中，应在元数据采集和记录方面注意参考这些标准。
完整
可用
安全
Page 6
一、电子文件概述（简）
（二）电子文件的产生系统
（1）OA（办公自动化系统）； （2）ERP（企业资源计划系统）； （3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）； （5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）； （7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）； （9）GIS（地理信息系统）； （10）E-MAIL（电子邮件系统）； （11）EDI（电子数据交换）； （12）EC（电子商务系统）； （13）EG（电子政务系统）； （14）数码照相与摄像及多媒体系统； （15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。
Page
13
一、电子文件概述（简）
4.图像文件
使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作 的静态影像记录（画面）。 常见的图像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、TIFF 、 RAW等。 适宜归档的图像文件格式有：JPEG、TIFF。较为重要的 拍摄图像可以RAW格式归档。
Page
背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景 信息。
Page 9
一、电子文件概述（简）
3.结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的 段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载 体、附件等方面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程 中始终可以被理解和被利用的重要内容。
1.文本文件
使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、PDF、 HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录收 录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。 档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
Page 4
（一）电子文件和电子档案的定义
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和 完整，是唯一原件
这两 类数 据不 是电 子文 件！
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。 需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
Page 10
一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式
Page
22
二、电子文件管理的通用要点
3.电子文件管理部门的职责
电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部 门间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。 （1）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工 作的电子文件和电子档案管理的功能需求（《电子文件管理暂行办法》明确规定：电 子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保 密等部门提出电子文件管理的功能需求）。 （2）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文 件的管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。 （3）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化 部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的 真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术 的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。 （4）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、 鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证 管理工作的连续性。
Page
21
二、电子文件管理的通用要点
1.制度的建立 电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系， 明确主管领导和各职能部门的权责划分，制订完善的电子 文件从产生到归档保存的各项管理制度，明确电子文件的 归档范围和保管期限。 2.电子文件产生部门的职责 电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电 子档案的相关管理规定，完成电子文件的日常处理工作，在 本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件， 完成电子文件的归档工作。
用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声 音记录。
常见的音频文件有：MIDI 、MP3 、WAV 、WMA 、RA 、 RAM 、AIFF 等。 适宜归档的音频文件格式有：WAV、MP3。
Page
16
一、电子文件概述（简）
（五）电子文件的归档方式
2种方式：在线归档和离线归档。 ----《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》
Page 5
传统载体文件的数字化副本不 是电子文件； 用于纸质文件起草工作的电子 版不是电子文件。
一、电子文件概述（简）
2.电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。 ----《电子文件管理暂行办法》（厅字„2009‟39号）
真实
电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持 不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文 信息和元数据。 包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计 算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文 信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的 是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数 据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子 文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且 不会被非授权获取。
全程管理 规范标准 便于利用 安全保密
Page 20
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保 存价值的电子文件实行集中管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过 程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分 层次、分类别共享应用。 按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段 和管理措施，确保电子文件信息安全。
在线归档 离线归档
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移 交的过程。
Page
17
Page
18
二、电子文件管理的通用要点
《电子文件管理暂行办法》 （厅字〔2009〕39号） 《北京市电子文件管理暂行办法》 （京办字〔2013〕2号）
《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》 （京档发〔2014〕3号）
PageLeabharlann 19二、电子文件管理的通用要点
（一）电子文件管理原则
电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律， 坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等五项基本 原则。 ----《电子文件管理暂行办法》（厅字„2009‟39号） 统一管理
二、电子文件管理的通用要点
（二）电子文件的管理职责 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行 统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程， 落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部 门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理 提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管 理。 这里存在几个要点需要注意：
Page 23
二、电子文件管理的通用要点
（三）电子文件的形成与收集
电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法 律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （1）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （2）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、 来源可靠，未被非法更改； （3）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化 不影响电子文件内容真实、完整。涉密电子文件的原件形式 应当符合国家有关保密法律法规的规定。