内勤工作职责

各部门内勤工作职责
一、协助各部门负责人开展工作。

协助各部门负责人安排行政会议，负责会议记录，以及会议催办。

二、做好后勤日常事务工作，负责各部门公文的收发、送、催办、立卷、归档工作。

三、负责部门信息的收集、整理、打印、分发工作。

四、负责部门文件的管理和存档工作。

负责部门文件发放及会议安排等工作。

五、做好文件的收发传递，电话的接听传达工作。

对文件的收发、登记和传递要及时，领导有批示的根据领导签阅批办的意见，及时交有关部门办理。

接听电话要礼貌大方，传达电话内容要准确无误，回答咨询要耐心和气。

重要电话内容要有登记备忘录。

六、负责对外来人员的初步接待，对来访者要热情大方、彬彬有礼。

对不同目的的来访者要灵活处理。

找领导的问有无预约，如无预约可请示领导同意后，为其引见。

领导正忙于开会或自理其它公务又无预约的，可告知其改天联系。

对稍后可接待的，可请其在办公室暂时休息，重要客人可请示主任后安排在接待室休息。

七、加强印章和介绍信的管理，不经部门负责人或领导批准不准擅自在法律文书和公文以外的其他材料上用印。

在法律文书和公文上用印，要认真执行领导签批制度，开具介绍信要执行介绍信的使用管理规定。

八、做好一般事务性的工作，上情下达，防止误事。

九、积极完成领导交办的其他工作，并及时向交办领导汇报办理情况。

第一章基本礼貌规范
一、自觉学习科学文化和礼仪知识，不断提高文化修养。

二、严于律已，养成良好的个人品质，在工作期间及公共场所不讲粗话，不讲脏话，以礼待人，以理服人。

三、对领导要尊重，对同事要友爱，对客户要热情，不以貌取人，不盛气凌人。

四、下级进上级办公室，进室之前要敲门，得到允许后再推门进入，领导示意坐下后再入座。

汇报或请示工作要言简意赅，主题明确；领导说话时，要静心聆听，不要随便插话。

道别退出时要随手关门。

五、相互见面或见到客人，应相互打招呼或问好。

下级见到上级时，应主动向上级打招呼或问好。

上级听到下级的问好招呼后，应立即回礼问好或微笑、点头、招手示意。

六、与上级（客人、贵宾）同行时，遇到有掩门及难行的通道应主动上前推拉。

七、在办公场所及公共场合，说话不宜声调过高，以防影响他人。

电话铃响三声，必有应答，并首先使用文明用语“您好”。

八、与上级、贵宾、师傅交谈，不要随便打断别人的讲话，不要当面顶撞、争辩。

若遇是非问题，应表明立场或阐释清楚，并在事后想办法解决。

九、说错话做错事，要诚实坦白，勇于承认错误，承担责任，不
找借口，不文过饰非。

切忌空谈、自吹、过分夸耀等行为。

十、碰到难题不得不推辞或拒绝对方的要求时，应谨慎并恭敬地以礼貌用语委婉含蓄地谢绝对方，不要因断言拒绝而使人反感或造成气氛紧张。

十一、向人道谢时，眼睛要注视对方，态度真诚自然地说“谢谢”或“谢谢各位”。

第二章接待礼仪规范
一、在接待朋友或客人时，坚持尊重长者、尊重女士、尊重名人的基本礼仪，先称呼谁的名字，以示对谁的尊敬。

男女之间，宜先把男士介绍给女士；同性别之间，宜先把年少者介绍给年长者；上下级之间，宜先把下级介绍给上级；主客之间，宜先把客人介绍给主人。

二、向客人表示“请进”时，应将右手五指伸直并拢，手与地面呈45°，肘关节微屈，腕关节要低于肘关节。

脚站成丁字步，左手下垂，目视前方，面带微笑。

如客人需到某部门办事，要热情引领，并简要介绍说明。

三、接待人员给平级以上的人端茶、递物，均用双手；服务人员指人或指物，均用直掌式，即五指伸直并拢。

四、接待客人把握六个环节：
（1）面对来人先起立：“请问您是？”。

（2）迎上前表示欢迎，主动伸手与之相握：“您好！请进！”。

（3）引座递上一杯茶：“请坐，请喝茶”。

（4）询问事由听真情：“您有什么事？”。

（5）认真处理不怠慢：“你放心，我尽力协调”。

（6）客人走时送出门：“请慢走，再见。

”
五、接待参观者坚持六项要求：
（1）安排参观项目质量要优（工艺先进、厂区整洁）。

（2）安排讲解员口才要好（知识丰富，能言善道）。

（3）引领参观时姿态要美（运用标准走姿、站姿、手势语）。

（4）解答问题时热情要高。

（5）参观过程中要井然有序（提醒参观者注意安全，不影响正在作业）。

（6）参观结束时要送客出门。

六、用车接送客人要掌握六个注意：
（1）预约接送时间和地点（如果是上级、尊者，应让对方选择）。

（2）提前到达以示恭候（提前 10 分钟为宜）。

（3）为客人开车门引座位（从车后绕行开右边车门，请客人坐于后排右手位，然后关门）。

（4）下车时为客人开车门（用左手掌扶于车门上端，为客人护住头部免遭碰撞）。

（5）引领客人至会议室，引领时与客人同行，用手为之指路，提示“小心”；进室后请坐、递茶。

（6）请示领导做好引见人（领导同意见面，再为双方作介绍）。

七、秘书或服务人员记录来电来访内容要准确到位，向领导传达
要及时；按领导指示落实来访事宜要细致、认真、有头有尾。

八、接待客人餐饮，要选择雅致、大方、卫生的餐饮馆，事先安排好宾主座位，安排好陪同人员。

席间热情待客，营造欢快、融洽的就餐氛围，切忌只顾个人“狼吞虎咽”或咀嚼食物时发出较大声音。

敬酒适度文雅，不要强人所难。

第三章通讯行为规范
一、公司各部门人员上班时间必须保持电话、梦龙等通讯联络畅通，高中级管理人员应24小时手机开机，以保障在发生突发事件时、节假日和夜间的信息传递。

二、坚持办公通讯工具办公用，不得在上班时间利用办公通讯工具聊天。

三、爱护通讯设备，规范操作，安全使用，输入信息数据完整真实，发生故障应及告知维护人员。

四、接应电话使用如下规范用语：
1、接应一般电话：
（1）喂，您好，我是×××（单位）
（2）请问您找谁 / 请问您有什么事？
（3）请稍等，我帮您叫去。

（4）对不起，您找的人现在不在。

（5）有事需要转告吗？
（6）道别：由来电方先说“再见”，自己再说“再见”，并在来电
方放下话筒后，自己再放下话筒。

2、接应上级电话：
（1）问候：“您好！我是××（部门）×××”。

（2）询问来电之意：“请问您有什么指示？”
（3）积极应和：“我做一下笔记，请讲”（备有记事本）。

（4）答复：“我一定把您的指示及时转告”。

（5）道别：由领导先说再见，自己再说“再见”，并在领导放下话筒后，自己再放下话筒。

3、向外打电话：
（1）自我介绍：“您好！我是中铁科工轨道公司，请问这里是××单位（部门）吗？”
（2）提出请求：“麻烦您帮我找一下××先生（女士）”或要询问的工作事宜。

（3）表示感谢：“麻烦您了，谢谢”。

（4）主动道别：“再见！”
（5）向外打电话要言简意赅，坚持3-5分钟原则。

第四章环境管理规范
一、总体环境规范：公司各部门环境要庄重、严肃、整齐、清洁、美观，达到有利工作和彰显文化的和谐统一。

二、室内摆放规范：各部门的办公桌、椅、柜、报夹、器具等物品，要定置摆放，整齐规范、物以类聚。

不同大小的办公室，要按公
司统一规定的定置要求规范摆放办公用具。

文件柜顶不准摆放任何物品，办公桌玻璃板下，要美观整齐。

禁止放置卧具、灶具、鱼缸等与工作无关的物品。

三、自觉维护本部门工作环境的公共卫生、公共秩序等，自觉搞好个人卫生、工作岗位卫生。

离开办公室关闭所有电器和门窗。

四、墙壁饰物规范：墙壁只限贴挂公司“企业理念”、“员工守则”、“质量方针”等条幅或字画，地图，钟表，备忘写字板，并保持清洁。

其它物品一律不得放置。

五、清洁规范：各办公室或公用场所要随时保持“五面”清洁，即桌面、地面、柜面、窗台面、门窗玻璃面无尘、无渍、无污。

每天班前打扫卫生，每周一次大扫除。