行政公文写作规范
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范包括文种、标题、正文、署名、日期等要素，这些要素的
规范使用能够保证公文的规范性和统一性，有利于信息的传达和管理的规范。
下面就行政公文的格式规范进行详细说明。
首先，行政公文的文种有很多种类，如公函、通知、请示、报告等，每种文种
都有其特定的格式要求和使用场合。
在起草行政公文时，首先要确定所使用的文种，然后根据该文种的格式规范来进行书写。
其次，行政公文的标题应简明扼要，体现公文内容的主题和重点，避免出现歧义。
标题应置于文种名称之后，一般采用宋体小三号字体，居中书写，可以适当加粗或加大字体突出重点。
再次，行政公文的正文内容应分为前言、正文、结语三部分。
前言部分主要介
绍公文的缘起和目的，正文部分详细阐述事由和要求，结语部分总结全文内容，表示期待和祝愿。
正文内容要求言简意赅，信息准确清晰，避免使用口头语和方言，确保表达准确。
此外，行政公文的署名是达成公文正式性和可控性的标志，署名须注明主办单
位的名称和标志，以及负责人的姓名和职务，署名位置一般置于正文下方右侧，排列整齐，字迹工整。
日期应置于署名之下，一般使用国际标准格式“年-月-日”，表
达清晰准确。
总的来说，行政公文的格式规范对于提高公文的规范性和统一性具有重要意义。
只有遵循规范的格式要求，才能使公文内容得到及时、准确地传达，有助于提高工作效率和管理水平。
因此，在起草、审核和签发行政公文时，务必严格按照规范要求进行，确保文风规范、内容真实可靠。
希望各级单位能够重视行政公文的格式规范，建立和完善相关管理制度，提高行政效能和服务水平。
国家机关各种行政公文写作格式和范例则
国家机关各种行政公文写作格式和范例则国家机关各种行政公文是国家行政机关在日常办公和决策中所使用的文件形式，其重要性不言而喻。
一份规范的行政公文不仅可以保证国家机关行政事务的顺畅进行，还可为管理者提供指导，为市民提供信息参考。
但是，要想写出一份规范、易读、明了的行政公文并不容易，因为行政公文需要严格遵守行文规范、格式等要求。
本文将简要介绍国家机关各种行政公文写作格式和一些范例则。
一、普通公文普通公文是一种常见的行政公文。
通常包括来文、去文、呈批件、请示报告、通知和命令等。
因此，普通公文的格式也分为六个部分。
1. 信头和签名：它位于公文的右上角，包括：机构名称、标题、发文时间、来文时间、编号、密级和紧急程度等。
2. 主体部分：公文的主体部分是指公文的正文。
正文会被分成多个部分，如开头、正文和结尾。
3. 呈批部分：委员会或者机关对该公文的意见和建议。
4. 校对部分：负责校对公文的人员和部门。
5. 签批部分：由某位分类主任或者领导批阅和签字，决定公文的下一步行动。
6. 发文码：它位于公文的最下面，代表公文的类型。
其范例如下：二、通知通知是一种正式公文，用于发布和通知机关的决定、事项或政策。
通知公文的结构也包括以下几个部分：1. 信头和签名：包括公文的发文机构、时间、编号、标题、密级和紧急程度。
2. 主体部分：公文的主体部分包括开头、正文和结尾。
3. 收件人：指通知所涉及的组织或个人，包括：机关名称、地址、邮政编码、电话和传真等信息。
4. 事由：通知公文必须说明通知的目的和原因，清楚的阐述事情的来龙去脉。
5. 附件：通知和其他文件的相关材料。
其范例如下：三、请示报告请示报告是一种行政公文，表示要求或者意见请求。
请示报告通常是公文的发起点，因为它可以触发其他组织和部门顺利执行领导和要求。
请示报告的范例如下：四、决定决定是行政机关的意见和决定，决定的公文形式也被称为决定书。
决定公文分为两个部分：公文头和主题部分。
行政公文的语言规范与风格要求
行政公文的语言规范与风格要求行政公文是政府机构和行政部门用于传达行政命令、决策、通知和报告等事务的文书形式。
作为行政管理的重要工具，行政公文的语言规范和风格要求至关重要。
本文将就此进行探讨。
一、语言规范的要求1.准确性：行政公文要求语言准确，确保信息传递的准确性和准确性，避免产生歧义或误解。
应避免使用模糊的词语或术语，而要采用明确具体的表达方式。
例如，行政公文中，不应使用模棱两可的词语，如“可能”、“或许”等，而是应明确使用确切的数字或词语，比如“必须”、“应该”等，以确保命令的明确性。
2.简明扼要：行政公文要求语言简练，不能过于冗长，尽可能用简洁的词句表达意思。
长篇大论不仅会浪费时间和精力，也容易使读者产生疲劳感。
例如，对于公文中的正文部分，应该采用简练的句子结构和简洁的语言风格，突出核心内容，避免过多的修饰词和繁琐的句式。
3.规范化：行政公文要求使用规范、标准的语言，遵循公文写作的传统惯例和规范，使读者能够迅速理解内容。
例如，对于公文的格式规范化，应遵循固定的行文结构，包括标题、正文、附件等部分。
此外，还应注意使用符合规范的文体和词汇，不使用口语化的表达方式。
二、风格要求1.客观冷静：行政公文的风格要求客观、冷静，避免情感色彩过重的表达。
公务文书是用于传达行政决策和命令的工具，需要保持中立、客观的态度。
例如，对于行政公文中的表述，应避免使用过于主观的评价性词语，而是使用客观的描述和事实陈述，以确保公文的客观性和中立性。
2.正式庄重：行政公文的风格要求庄重、正式，体现出政府机关的权威和严肃性。
行文时应注意遵循一定的行文礼仪和用语习惯。
例如，对于行政公文的称呼，需要使用恰当的尊称，比如使用“尊敬的”、“敬启者”等，来表达对收件人的尊重和礼貌。
3.简洁明了：行政公文的风格要求简洁明了，使读者能够迅速理解文意。
公文中的句子结构应简练，逻辑清晰。
例如，应该避免使用复杂的句子结构和长篇大论的修辞手法，而是应采用简洁明了的表达方式，以使读者能够迅速理解文意。
行政公文写作规范
行政公文写作规范一、引言：公文是政府机关及其工作人员为了履行公务、交流信息而采用的一种特殊文体。
规范的行政公文写作对于政府机关的工作效率和形象起着至关重要的作用。
本文将探讨行政公文写作的规范要求，以帮助写作人员提高写作水平。
二、行文风格：1.简明扼要：行政公文应力求简洁，避免冗长和废话。
使用清晰简明的语言，突出重点，减少无关细节。
根据行文目的选择合适的语气和措辞，使读者能够迅速理解文意。
2.正式正派：行政公文是一种正式的文体，应注意使用恰当的礼貌语言和字词。
避免使用俚语、口语和不当用语，维护公文的威严和正式性。
3.客观中立：行政公文应该公正客观，不带个人情感和偏见。
避免过分使用第一人称和主观性词语，以确保公文的客观性和权威性。
三、文体结构：1.题目：行政公文的题目应精确简洁，能准确反映内容。
题目位于正文之上，使用居中、加粗的字体写出。
2.主题摘要：摘要是公文的开始部分，用以简述文档的主旨和要点。
摘要应包括问题陈述、目的、方法和结论等要素，能够给读者提供全面的信息。
3.正文：正文是公文的主要部分，应按照逻辑顺序组织。
可以分段论述，每段之间使用空行隔开，以增强整体的可读性。
在每段开始时，可以使用“一、”、“二、”等标号来表示段落编号。
4.结尾：公文的结尾部分可以包括感谢、总结、建议或展望等内容。
结尾部分的语气应亲切而客观，给读者留下良好的印象。
四、文本格式：1.字体和字号：行政公文一般采用宋体或仿宋字体，字号一般为小四号。
标题可以使用黑体或加粗字体，以突出重点。
2.行距和段距：行文时，应使用适当的行距和段距来增强整体的清晰度。
一般情况下，行距可选择1.5倍或2倍，段距为1个回车。
3.页眉页脚：行政公文的页眉通常包括文件名称和页码，页码一般位于右上角。
页脚可以包括机关名称和日期等信息。
五、具体要求：1.标题中的缩写词应统一采用规定的缩写形式，避免自己随意缩写。
2.文件名称应简洁明了，避免使用官方术语或难以理解的名词。
行政公文的文字规范
行政公文的文字规范行政公文的文字规范是保证行文准确、清晰、规范的重要标准，它直接关系到行政部门的形象和工作效率。
在处理行政公文时，我们应当严格遵守以下几项文字规范。
首先，行政公文的格式应符合规范要求。
一份规范的行政公文应包括文件标题、发文机关、发文日期、文件编号、正文、落款、附件等部分。
文件标题应简洁明了，准确概括文件内容，发文机关应明确标注，以便接收方快速识别发文机构。
发文日期、文件编号的填写应准确无误，以确保文件流转的顺畅。
其次，行政公文的文体应简练明了。
在写作行政公文时，应避免冗长、繁复的文字表达，要力求简洁明了、重点突出。
正文部分应简练、清晰、内容严谨，语言通顺，逻辑严密，避免使用花哨、复杂的词汇和长句子，以免引起歧义或理解困难。
行文务必严谨，不可含糊和模棱两可，避免对方误解或产生歧义。
第三，行政公文的用语应规范得体。
在行文中应尽量使用规范的中文书写，要避免口语化、方言化的用语，确保文字表达准确，易于理解。
同时，应避免使用与行文内容无关的修辞、夸张和感情色彩，以保持行文严肃、正式的风格。
在提及具体事宜时，要使用恰当的专业术语，避免歧义和误解。
最后，行政公文的文笔应平和稳重。
在处理行政公文时，应以稳健、中立、客观的语气表达意见和建议，避免使用过于激烈、主观性强的言辞，以免引起对方不适或争议。
文风要求庄重、端庄，不宜使用轻率、夸张的词语，确保公文的严肃性和权威性。
总而言之，行政公文的文字规范是行政工作中必不可少的一环，它直接关系到工作效率和形象。
只有严格遵守文字规范，才能保证行政公文的准确性和规范性，提高行政工作的效率和质量。
因此，在处理行政公文时，务必谨慎细致，严格按照规范要求，确保每一份公文都符合文字规范。
行政公文写作格式
行政公文写作格式在行政机关工作中，撰写行政公文是非常重要的事项之一。
行政公文的书写格式应遵循一定的规范和标准，以确保信息的准确性和有效性。
本文将介绍行政公文的常规写作格式，以帮助您更好地撰写高质量的行政公文。
一、页眉格式行政公文的页眉通常包含以下几个部分：1. 发文机关全称：应该将发文机关的全称准确地写在页眉的最上方。
例如：“中华人民共和国某某省某某市某某区人民政府”。
2. 行文日期：行文日期应该紧随发文机关全称的下方，按照年、月、日的顺序书写。
例如：“2022年01月01日”。
3. 发文字号：发文字号应该位于行文日期下方，表示行政公文的编号。
例如：“某某区政府文〔2022〕01号”。
二、标题格式行政公文的标题应该准确、简明地表达文档的主题。
标题通常位于公文正文之上，采用加粗的字体，并居中对齐。
例如：“关于某某事项的通知”、“关于做好xx工作的意见”。
三、公文正文格式行政公文的正文应该明确、简洁地表达行政机关的意图，并按照以下结构组织：1. 题词：题词是行政公文的第一段文字，用于概括性地引出公文的主题和目的。
题词通常位于正文的开头，采用加粗的字体，置于行文日期的下方。
2. 正文内容：正文是行政公文的核心部分，应该围绕主题，按照逻辑顺序进行组织。
正文内容通常分为多个段落，每段都应该有明确的主题句，并通过合适的过渡词语进行衔接。
3. 结束语：行政公文的结束语通常用于总结全文，并提出明确的要求或建议。
结束语位于正文内容的结尾，可以是一段或多段文字。
四、落款格式行政公文的落款表示发文机关的具体身份和联系方式。
落款通常包括以下几个要素：1. 发文机关全称：发文机关的全称应该准确地写在落款的第一行。
2. 发文部门名称：如果发文机关属于某个特定部门或办公室，应该在全称后注明部门名称。
例如：“xx办公室”。
3. 联系地址：发文机关的联系地址通常位于发文机关全称和邮政编码之间，应该准确、详细地写明。
4. 邮政编码：发文机关所在地区的邮政编码应该写在联系地址的下方。
行政公文规范书写与事务处理
行政公文规范书写与事务处理行政公文是政府机关在行使职权过程中，为了传达信息、表达意见、发布命令、解决问题等目的而使用的书面文件。
行政公文的规范书写和事务处理对于保证政府机关工作的高效性和专业性至关重要。
本文将就行政公文的规范书写和事务处理进行探讨。
一、行政公文的规范书写1. 标题：行政公文的标题应简明扼要，能准确概括文本内容。
标题应居中书写，使用黑体小四号字。
2. 标题序号：对于行政公文的标题，可以根据文种的不同进行编号。
编号应位于标题右侧，使用阿拉伯数字，与标题之间用空格隔开。
3. 发文字号：发文字号是行政公文的唯一标识，用于识别和查阅。
发文字号应位于标题下方，使用宋体小四号字，左对齐书写。
4. 主送机关：主送机关是指行政公文的主要接收单位。
主送机关应位于发文字号下方，使用宋体小四号字，左对齐书写。
5. 抄送机关：抄送机关是指行政公文的副本接收单位。
抄送机关应位于主送机关下方，使用宋体小四号字，左对齐书写。
6. 正文：行政公文的正文是对事务处理内容的具体表述。
正文应使用宋体小四号字，段落间应留有适当的间距，首行缩进一个汉字。
7. 段落标志：行政公文的正文应根据内容逻辑分段，每段开头应空两个字的位置，不缩进。
段落间应空一行。
8. 附件：行政公文如有附件，应在正文后注明并列明附件的名称和数量。
二、行政公文的事务处理1. 公文起草：行政公文的起草应准确表达意思，语句通顺，避免使用含糊不清的词语和复杂的句式。
公文起草应注重逻辑性和条理性，内容要准确、简明扼要。
2. 公文审批：行政公文的审批程序应按照规定的流程进行，确保公文的合法性和准确性。
审批过程中，应仔细核对公文的内容和格式，确保无误后方可签署。
3. 公文印发：行政公文的印发应按照规定的程序进行，确保公文的传达和归档。
印发时应注意检查公文的格式和内容，确保印发的公文无误。
4. 公文归档：行政公文的归档应按照规定的要求进行，确保公文的安全和便于查阅。
行政公文的写作格式
行政公文的写作格式行政公文的写作格式通常遵循一定的结构和规范，以确保信息的清晰传达和正式性。
以下是标准的行政公文写作格式：一、文号在公文的右上角，注明公文的发文字号，例如“XX发〔2022〕XX号”。
二、秘密等级和保密期限如公文涉及保密内容，需在文号下方注明秘密等级（如“秘密”、“机密”、“绝密”）及保密期限（如“五年”）。
三、紧急程度根据公文的紧急性，在秘密等级下方注明“特急”、“加急”或“平急”。
四、标题公文的标题应简洁明了，能够准确反映公文的主要内容和性质。
五、发文单位和日期在标题下方，注明发文单位全称和发文日期。
日期一般采用公历年月日的全称，如“2022年9月1日”。
六、正文公文正文是公文的主体部分，通常包括以下内容：1. 引言：简要说明发文的背景和根据。
2. 正文内容：明确阐述公文的主要内容、要求、措施或决定等。
3. 结尾：根据需要提出执行要求或表达希望、要求等。
七、附件如有附件，应在正文之后注明附件的名称和数量。
八、发文单位印章在公文最后，加盖发文单位的印章，印章应清晰，位置适宜。
九、分发范围注明公文的发送对象，如“各相关部门、各下属单位”。
十、印刷份数根据实际需要，注明公文的印刷份数。
十一、主题词提炼与公文内容密切相关的几个关键词，便于归档和检索。
十二、抄送单位如有需要，列出抄送的相关单位。
以上是行政公文的基本写作格式，不同类型的公文（如通知、决定、命令、请示、报告等）在具体内容和格式上可能会有所差异，但大体框架是相似的。
在实际操作中，还需遵循所在机构或上级主管部门的具体规定和要求。
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公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。
公文分类（1）公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。
高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。
1）从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。
2）从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。
3）从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。
4）从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。
5）从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。
（2）党和国家机关通用公文的种类国务院办公厅曾发布的《国家行政机关公文处理办法》，经过多年的实践，修订后的《办法》从1994年1月1日起施行。
把公文种类调整为十二类十三种，删去“指令”、“决议”、“布告”三个文种，将“议案”作为一个新文种列入主要公文种类。
即：命令（令），议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。
此外，中共中央办公厅于1989年4月25日发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》中，正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。
这样，现在常用的公文种类总共有十六种。
1）命令（令）；2）议案；3）决定；4）指示；5）公告；6）通告；7）通知；8）通报；9）报告；10）请示；11）批复；12）函；13）会议纪要；14）公报；15）条例；16）规定。
还有一些文种虽不在国务院办公厅正式规定之内，实际上应用也很广泛，同样可能具有公文的性质，或在一定条件下具有公文的性质。
如某些章程、办法、计划、协议书、电报、记录、简报、调查研究、首长讲话稿等。
常用的公文种类一、决议。
经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。
二、决定。
对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。
三、公告。
向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。
四、通告。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
五、通知。
发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。
六、通报。
表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。
七、报告。
向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。
八、请示。
向上级机关请求指示、批准，用“请示”。
九、批复。
答复下级机关的请示事项，用“批复”。
十、条例。
用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。
十一、规定。
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。
十二、意见。
对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。
十三、函。
不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。
十四、会议纪要。
记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。
公文结构公文体式的结构包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。
（1）文头部分1）发文机关。
发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字居中印在公文首页上部，以示庄重。
2）发文号。
包括机关代字、年份、序号。
如“国发［199×］×号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分，有的线中带有五星。
3）秘密等级。
公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。
4）紧急程度。
公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。
5）签发人。
上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标明签发人姓名。
（2）行文部分1）标题。
根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的字体大些。
通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。
2）主送机关。
是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并顶格书写，其后用冒号。
标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称，其名称之前不能标出“主送”字样。
3）正文。
是公文的主体和核心内容。
字体不能太小，字距行距要清晰。
要求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。
4）附件。
是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。
如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
（3）文尾部分1）印章。
是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。
2）成文时间。
是公文生效的日期。
成文日期应标注在公文“落款”即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。
3）附注。
是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。
标注在公文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。
4）主题词。
是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。
主题词必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。
它的位置在文件尾部横线之上，即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。
5）抄报抄送机关。
抄报抄送机关是受文的机关单位。
标注在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规范性简称。
6）印发机关。
指发文机关的办理部门。
应在抄报抄送栏之下设印发机关栏，要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。
这里的印发时间与成文时间不一样，应晚于成文时间。
公文格式第一条公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。
第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。
一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。
二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。
三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。
四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。
五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。
第三条正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。
一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。
标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。
二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。
主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。
“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。
三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。
规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。
四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。
附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。
五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。
成文日期以领导签发日期为准。
六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。
加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。
文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。
第四条主题词。
置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。
第五条抄送栏。
在主题词横线之下。
抄送单位可使用规范化的简称。
第六条印发机关及日期栏。
在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。
第七条文件份数。
标于印发机关及日期栏横线之下，居右。
第八条公文文字从左至右横写，横排。
公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。
公文写作与处理1、写作基础知识主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。
实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。
文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。
文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。
语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。