第四节 秘书人员应必备的素养及能力

第二章秘书人员应必备的素养及能力秘书工作为了能主动适应未来社会的诸多变革，大胆转变工作方式和工作思路，以开放的眼光、改革的观念和创造性的思维，以良好的精神状态、向上的精神风貌迎接新世纪的到来，当务之急就是要提高秘书的综合素质。

素质是人内在的稳定的物质要素和精神要素的总和。

秘书的综合素质在结构上至少应包括理论素质、政治素质、文化素质、能力素质和作风素质等方面。

随着我国改革的深入、开放的扩大和加入WTO，社会对秘书的需求量越来越大，同时也越来越受到人们的重视。

因此，秘书成为当今社会最重要、最广泛的职业之一。

为了更好地完成社会对秘书人员赋予的新时期的使命，秘书人员必须具备一定的素养，才能胜任自己的工作。

素养的含义包括两方面的内容：一方面指在长期训练和实践中所获得的技巧或能力；另一方面指平日的品行、气质等修养。

从概念的范围来看，素养包括素质和修养。

素质一般是人和事物的本来特点，而修养就是个人道德、知识、能力、性格、心理等方面经过学习和锻炼后所达到的水准。

由此可见，秘书人员要想能够真正适应不断发展的新形势的要求，就必须不断提高自身的素养，力争使自己成为适应社会发展的复合性人才。

秘书人员的素养具体可以从以下几个方面来进行说明。

一、秘书人员的知识素养作为新时期的秘书人员，对知识素养方面的要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。

常言道：知识就是力量。

因而，秘书人员的成功同样离不开知识的积累。

面对当今知识经济的大潮，秘书人员要发挥主动性，围绕目标获取和积累知识，使之达到最优的效果。

秘书所掌握的知识是发展秘书能力的基础，秘书要提高自己的能力，就要不断的学习新的知识，提高素养，才能在激烈的竞争中占有一席之地。

那么，秘书人员应该具备哪些知识呢？（一）独立于专业知识以外的相关知识秘书的相关知识是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。

这些知识涉猎广泛的相关学科领域，有助于丰富头脑、开阔视野、提高工作效率。

与秘书工作联系最密切的相关知识有下面几类。

第一是经济学知识。

在经济建设发生日新月异变化的今天，没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。

秘书人员应十分注意对经济理论和经济知识的充实，提高辅助领导管理经济工作的能力。

第二是心理学知识。

秘书人员的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。

在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理特征。

学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，提高心理素质，也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，并用以指导秘书与领导者和公众之间的交往，提高交往的质量和效果。

第三是公共关系学知识。

秘书工作在许多方面带有公关性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等都涉及公共关系。

掌握公关知识，有助于秘书人员运用公关这一手段塑造良好的组织形象。

第四是管理学知识。

学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理。

第五是其它知识。

秘书人员还应当掌握一些诸如系统论、信息论、控制论等学科知识和社会学、政治学、领导科学、传播学的一些基本理论。

（二）基础知识和理论基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，是掌握业务能力的前提条件。

基础知识越是丰厚，获取专业知识就越有力，发挥创造的潜力就越大。

基础知识主要包括这样几个方面的内容：首先是哲学知识。

表面看起来哲学知识与秘书工作没有什么关系，实际上，哲学教会我们抛开一些细节性的东西，从更高层次上思考问题、认识问题、解决问题。

秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心的感觉。

其次是文史知识，这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品味，而且使秘书人员开阔眼界，提高精神境界，培养清廉公正的美德。

学习文学和语言学的知识，更重要的是能提高秘书人员的艺术鉴赏能力，提升艺术趣味，在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术；语言知识的学习有助于提高语言表达能力，对于秘书人员来说；历史知识有利于引导秘书人员摒弃封建“奴性”思想，坚持实事求是的科学态度，不弄虚作假。

第三是要具备一定的自然科学知识和科技知识，这里面包括数学、物理、化学、天文、地理、生物等学科的基础知识，还要关注一些对于人类历史的发展有重要影响的新技术、新成果。

因为秘书队伍中的绝大多数人来自于文科专业，对自然科学、科技知识掌握的比较少，这不仅造成秘书人员进行创新思维时缺乏科学精神的支持，而且造成工作上的被动。

第四是要有计算机及相关的办公软件、互联网知识。

先进的电子技术设备使秘书人员的工作效率大幅度地提高。

而且，作为领导助手的秘书还应该学习互联网知识，它使秘书真正可以做到“秀才不出门，而知天下事”。

（三）专业知识精深、牢固的专业知识是秘书人员知识结构的主体，也是秘书人员有别于其他专门人才的标志。

没有这些知识，就不可能从事秘书工作，更无法做好秘书工作。

秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。

秘书业务知识，是秘书知识结构体系中的核心部分。

只有精通并能熟练运用秘书业务知识，才能成为合格的秘书人才。

这部分知识包括秘书业务理论知识和工作方法技能。

业务理论知识包括秘书学、文书学、行政学、档案学、情报学等。

工作方法技能包括公文和应用文写作、文书制作和文书处理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信息处理、公关协调等。

单位专业知识。

秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能够使秘书人员写材料时不说外行话、提建议不当门外汉，使工作更具有针对性和科学性，以便当好领导者的参谋和助手。

例如，在政府机关工作的就需要具有行政管理、政治制度、公务员制度等方面的知识；在工厂企业工作的，要通晓产品设计、技术引进、工作流程、质量管理等方面的工业知识；在商店公司工作的就要了解市场营销、商品流通、商店陈列等方面的知识；其他处在教育、军事、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

总之，这些知识是秘书人员知识结构中的较高层次，学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。

二、秘书人员的基本素养秘书既是领导者身边的工作人员，也是整个组织上下左右协调、沟通的桥梁和纽带。

从秘书人员在其职业环境中所扮演的角色和所发挥的作用来看，秘书人员的基本素养可分为思想政治素养、职业道德素养和心理品质素养等几个方面。

（一）心理品质素养秘书活动是一种十分繁重的劳动。

秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。

秘书人员不仅应当具有崇高的思想政治素养和高尚的职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持良好的心态，顺利完成各项工作任务。

秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。

它包括忠诚、稳重、坚毅、随和、机敏和幽默等几方面；另一方面是秘书人员的心理调适。

善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员具有良好心理素质的表现。

秘书人员要控制和驾驭情绪，做情绪的真正主人。

这样才能经得住种种失意和挫折，保持良好的精神状态。

健康的体魄是当好秘书的生理基础条件。

秘书工作是相当辛苦的，既累心又费力。

因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛，掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调，同时，应保持乐观开朗、心胸开阔。

（二）思想政治素养秘书的思想政治素养包括理论素质、政治素质、文化素质等多方面的内容。

理论素质是秘书素养的灵魂。

在秘书必须具备的素质中，最重要、起决定作用的就是理论素质。

我们党70多年的发展实践反复证明，理论就是旗帜，就是灵魂，对我们来说，不学习理论，势必思想空虚，精神贫乏，是非不分，方向不明。

一些秘书之所以出问题，同不学习马克思主义理论有很大关系。

一个人只有理论上成熟了，政治上才会更加坚定，行动上才会更加自觉。

理论素质越高，认识问题就越深刻，分析和综合就越有力量，抓起工作来就越有主动权，解决起问题来就越有针对性。

理论贫乏的人，是不可能成为一个坚定的、成熟的、有作为的秘书的。

秘书人员要想提高理论素质，就要重视和加强对马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表重要思想以及和谐社会理论的学习。

有的秘书说工作太忙，没时间学习，其实这是个思想认识问题，即究竟把理论学习放在什么位置的问题。

如果真正充分认识到它的重要性，总能挤出时间来的。

只要认认真真地学起来，扎扎实实地坚持下去，真正掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及和谐社会的立场、观点和方法，秘书的理论素质和工作水平就会不断得到提高。

文化素质是秘书素养的基拙。

秘书不仅要有扎实的理论根基和坚定的政治信念，而且要有较高的文化素质。

这是时代的要求，是秘书开拓创新的智慧和源泉。

当今世界，科学技术的发展日新月异，新事物、新发明、新知识层出不穷，知识更新异常迅速。

秘书只有锲而不舍地探索，不断汲取新的知识，才能提高工作效益。

随着经济和社会的进步，我们要研究的东西越来越多。

作为秘书，并不一定要成为某一领域某一学科的专家，但知识面应该相对宽一些，或者在某一方面有所专长。

否则，就不能算是一个称职的秘书。

要做一个称职的现代秘书，就必须克服浮躁心理，坚决纠正和消除那种或者整日无所事事，或者热衷于文山会海，或者沉迷于吃喝玩乐的不良习气，而养成追求新知识的好习惯，知难而进，不耻下问，学以致用，持之以恒。

政治素质是秘书素养的核心。

在进行跨世纪社会主义建设的过程中，不可避免地会遇到各种各样的问题。

许多领域需要探索，许多难题需要解决。

这就要求我们的秘书在任何时候、任何情况下都具有坚定的共产主义信念这一基本的政治素质。

这是秘书素质的核心，它制约着每一位秘书智能素质的发展方向和发挥程度。

在国际国内复杂的政治环境中，秘书要具备良好的政治素质，就必须不折不扣地贯彻执行党的基本理论、路线和方针。

因此，秘书一定要讲政治，自觉坚持正确的政治方向和政治立场，牢固树立正确的政治观，严格遵守党的政治纪律，不断提高自己的政治鉴别力和政治敏锐性，始终保持很强的政治责任感，清醒地认识并积极履行自己的政治责任。

秘书人员必须具有很高的思想政治素养，才能在纷繁复杂的事务面前保持清醒的头脑，认清自己的角色地位，从而无怨无悔地服务于单位，服务于国家，服务于人民。

秘书人员的政治理论素养本质上说是马克思主义素养。

我国是一个社会主义国家，秘书人员必须具有坚定、正确的政治立场和高度的党性修养。

为此，秘书人员要加强对国情的认识，及时、准确地领会党中央的意图。

同时，秘书人员还要坚决执行党和国家的路线、方针、政策，与党中央保持政治上、思想上的一致。