分公司档案盒档号格式、案卷题名
案卷封面的内容和格式示例
A
1
• 全宗名称
• •
类案目卷名提案称 名 卷封面的内容
• 时间
• 保管期限
• 件数
• 文书处理号
• 档号
A
2
案卷封面的格式及示例 案卷封面格式及示例
黑体二号加粗，字
符间加宽 1 磅
档 号：
5cm 从档号以下按三号字空行至立卷单位
由管理局档案管理人员 使用阿拉伯数字填写，华 文新魏三号带下划线
使用阿拉伯数字填写， 华文新魏三号带下划 线
相 立卷单位
互
间 行
起止日期
距
为 保管期限
43
磅
密级
中国××××××公司 2014-12-01～2015-12-31
注：凡涉及有行距要求的，均应将“格式”→“段落”设置中的“如果定义了文档网格，则对齐网
5cm
A
3
卷内文件目录 及样表
• 顺序号 • 发文字号 • 责任者 • 文件提名 • 备注
案卷 题名 相互 间行 距为 1.5 倍
1.5～2cm
合同档案
档号以下按三号字距空三行，至第四行填写 案卷题名，且应使用华文新魏三号字填写， 居中，如两行打不下，字符间可紧缩 1～2 磅 华文新魏三号带下划线，如一 行打不下，字符间可紧缩 1 磅
装订打孔中点
黑体二号加粗，字 符间加宽 1 磅
由管理局档案管 理人员用红色印 泥加盖相应的保 管期限和密级章
A
卷内文件目录
案卷主题： 间
序号 责任者 文 号
组卷部门：
文题
页 日期
码
1
组卷
2
：3
4
5
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
公司档案分类编号整理方案
广东宏德投资集团有限公司档案分类编号整理方案为统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化、规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用。
根据《档案综合管理制度》并结合集团本部及各子公司档案工作的实际情况，拟定本方案。
一、分类原则（一）集团本部及各子公司档案分类原则根据《档案综合管理制度》以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点划分类目，以便科学管理和开发利用。
（二）分类后的档案，分别用英文字母顺序编排大类代字。
（三）本方案适用于集团本部及各子公司的全部档案进行实体分类、归档和排架管理。
二、集团公司及各子公司的全宗号：（备注：新增子公司的档案全宗号按序排列）二、类别设置集团本部及各子公司的档案共分为八大类，具体为：（一）文书档案：大类代字A（二）基建档案：大类代字B（三）设备仪器档案：大类代字C（四）会计档案：大类代字D（五）职工档案：大类代字E（六）特殊载体档案：大类代字F（七）专业档案：大类代字G（八）合同协议档案：大类代字H三、各大类档案的分类与编号、整理方法（一）文书档案：大类代字A。
它记录本公司所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是本公司在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
档号结构模式：全宗号+大类代字+部门简称+年度+保管期限代号+件号文书档案分类、整理方法：件号（2009年度永久保存的第3件文件）保管期限代号（1永久、2长期、3短期）年度（文件形成年度的公元纪年）部门简称（行政部）大类代字（文书档案）全宗号01-A行政. 2009.1-31、归档判断：决定文件是否归档，应对照《档案归档范围及保管期限表》（见附表），需归档文件转入下一流程；不需归档的剔除。
各门类档案档号格式定义
各门类档案档号格式定义为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：1、文书档案：传统组卷方法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理方法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。
婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类：1、结婚登记类2、撤销婚姻类3、离婚登记类4、补发婚姻登记证类注：1、人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。
2、婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。
档案盒填写说明
档案盒“档号”、“宗卷题名”填写说明
“档号”及“宗卷题名”的填写请参照如下：
1、档号：①、三年专：20份档案为一盒，以班级为单位，分为两行填写，上面一行填写毕业年份及专业班级，所带班级是哪一届毕业，就在班级的前面加上“XX届”，如“2017届建筑（3）班”；下面一行填写学号（档案号），因为是20份为一盒，学号应体现20个学号，如“147514001—147514020”，“147514021—147514040”、、、、、、依此类推，直至整个班级的档案装完为止。
(如遇特殊情况，档案盒里面装的应保持20份为一盒，学号可以有变动，如147514041至147514060这20个学号中147514045学号的学生退学，则学号的填写应是“147514041—147514061”）
②、五年专：25份档案为一盒，五年专的填写与三年专类同，只需把“届”换成“年级”，如2014级入学的土建（1）班，请在上面一行填写“2014级土建（1）班“，下面一行学号与三年专的填写一样，但应体现25个学号，如“146101001—146101025”，“146101026—146101050”、、、、、、，依此类推，直至整个班级的档案装完为止。
（五年专如遇与三年专同样的特殊情况，处理方法与三年专相同）
2、宗卷题名：①、三年专：请填上“毕业生档案”；②、五年专请填上“学生档案”。
国家电网公司会计档案整理规范
国家电网公司会计档案整理规范1 范围本规范规定了国家电网公司会计档案整理的原则和方法。
本规范适用于国家电网公司总(分）部及各级单位。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是标注日期的引用文件，仅所标注日期的版本适用于本规范。
凡是不标注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。
《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）DA/T39-2008 会计档案案卷格式《国家电网公司会计基础工作规范》（国家电网财〔2011〕1283号）《国家电网公司会计基础工作规范实施办法》（国网（财/2）350-2014）《电力工业企业档案分类表（0～5大类）》3 术语下列术语和定义适用于本规范。
3.1 会计档案单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。
包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
具体包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料以及电子会计档案等。
3.2 会计凭证记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。
包括原始凭证、记账凭证。
3.3 会计账簿由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。
包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
3.4 财务会计报告单位对外提供的反映单位某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。
包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
3.5 其他会计资料银行存款余额调节表，是单位内部编制用于核对单位账目与银行账目差异，检查两者之间是否存在差异的常用表格。
银行对账单，是银行客观记录单位资金流转情况的记录单，是银行和单位之间对资金流转情况进行核对和确认的凭证，也是证实单位业务往来的记录。
纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写的，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
档案盒封面及标签
附录D 案卷封面式样卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220案卷封面A x B = 297 x 210尺寸单位统一为：mm比例1：2B 档 号 档案馆代号 案卷题名 15 15 30 50 30 3030附录E 案卷脊背式样D = 20、30、40、50mm尺寸单位统一为：mm比例1：2附录D 案卷封面式样卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220案卷封面A x B = 297 x 210尺寸单位统一为：mm比例1：2B档 号 档案馆代号 案卷题名 15 15 30 50 30 30 30附录E 案卷脊背式样D = 20、30、40、50mm尺寸单位统一为：mm比例1：2附录D 案卷封面式样卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220案卷封面A x B = 297 x 210尺寸单位统一为：mm比例1：2B档 号 档案馆代号 案卷题名 15 15 30 50 30 30 30附录E 案卷脊背式样D = 20、30、40、50mm尺寸单位统一为：mm比例1：2附录D 案卷封面式样卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220案卷封面A x B = 297 x 210尺寸单位统一为：mm比例1：2B档 号 档案馆代号 案卷题名 15 15 30 50 30 30 30附录E 案卷脊背式样D = 20、30、40、50mm尺寸单位统一为：mm比例1：2附录D 案卷封面式样卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220案卷封面A x B = 297 x 210尺寸单位统一为：mm比例1：2B档 号 档案馆代号 案卷题名 15 15 30 50 30 30 30附录E 案卷脊背式样D = 20、30、40、50mm尺寸单位统一为：mm比例1：2附录D 案卷封面式样卷盒、卷夹封面A x B = 310 x 220案卷封面A x B = 297 x 210尺寸单位统一为：mm比例1：2B档 号 档案馆代号 案卷题名 15 15 30 50 30 30 30附录E 案卷脊背式样D = 20、30、40、50mm尺寸单位统一为：mm比例1：2。
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2016 SGFGS10 2016 SGFGS12 2016 SGFGS14 2016 SGFGS16 2016 SGFGS18
2016 SGFGS19 2016 SGFGS21 2016 SGFGS23 2016 SGFGS25 2016 SGFGS27
2016 SGFGS20 2016 SGFGS22 2016 SGFGS24 2016 SGFGS26 2016 SGFGS28
档号格式(其中 01，02 等代表分公司承揽的工程项目)
2016 SGFGS01
2016 SGFGS02
2016 SGFGS03 2016 SGFGS05 2016 SGFGS07
2016 SGFGS04 2016 SGFGS06 2016 SGFGS08
2016 SGFGS09 2016 SGFGS11 2016 SGFGS13 2016 SGFGS15 2016 SGFGS17
公 楼 维 修 工 程
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