办公室管理教案
《办公室管理》教案
《办公室管理》教案一、教学目标1. 理解办公室管理的基本概念和重要性。
2. 掌握办公室管理的各项任务和流程。
3. 学习办公室管理的基本技巧和方法。
4. 提高办公室工作效率和团队合作能力。
二、教学内容1. 办公室管理概述：办公室管理的重要性、办公室管理的基本任务。
2. 办公室环境管理：办公环境的规划、办公环境的维护。
3. 办公室文件管理：文件分类、文件归档、文件保管。
4. 办公室设备管理：设备的选择、设备的维护、设备的更新。
5. 办公室人力资源管理：人员招聘、人员培训、人员考核。
三、教学方法1. 讲授法：讲解办公室管理的基本概念、任务和流程。
2. 案例分析法：分析实际案例，讨论办公室管理的问题和解决方案。
3. 小组讨论法：分组讨论，分享办公室管理经验和技巧。
4. 角色扮演法：模拟办公室管理的情境，进行角色扮演，提高实际操作能力。
四、教学准备1. 教材：准备相关的办公室管理教材或参考书籍。
2. 案例材料：收集一些办公室管理的实际案例。
3. 设备：准备投影仪、电脑等教学设备。
4. 讲义：准备办公室管理的相关讲义，以便学生复习和参考。
五、教学进程1. 第一次课：介绍办公室管理的基本概念和重要性，讲解办公室管理的基本任务。
2. 第二次课：讲解办公室环境管理，包括办公环境的规划和维护。
3. 第三次课：讲解办公室文件管理，包括文件分类、归档和保管。
4. 第四次课：讲解办公室设备管理，包括设备选择、维护和更新。
5. 第五次课：讲解办公室人力资源管理，包括人员招聘、培训和考核。
六、教学评估1. 课堂参与度：观察学生在课堂上的发言和参与情况，评估他们对办公室管理知识的理解和应用能力。
2. 案例分析报告：评估学生对案例分析的深度和思考问题的能力。
3. 小组讨论报告：评估学生在小组讨论中的表现，包括团队合作和交流沟通能力。
4. 角色扮演表演：评估学生在角色扮演中的表现，包括问题解决和实际操作能力。
七、教学反思在课程结束后，进行教学反思，评估教学目标的实现情况，教学方法和教学内容的适用性。
《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第二节 收发邮件
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
秘书孙小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，孙小姐正忙着打电话，她让送信人把信就堆放在已有的一些信件的办公桌上一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，孙小姐心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了寄信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“好久不见的小梅……”她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。
2.训练要求
讨论李伟的做法有哪些问题，并指出如何改正。
课后作业
复习并掌握接受邮件的注意事项。
2.邮件的传递渠道
邮件的传递主要有邮政系统、快递公司、互联网电子邮件系统等三种主要渠道。
二、处理收到邮件
1.签收
收发人员的职责仅限于邮件的分拣、登记和分发，而不能对邮件进行拆封和呈(送)办。
2.分拣
分类的原则是；将私人邮件与公务邮件分开；将办公室内部邮件与外部邮件分开；将优先考虑的邮件放在一起，包括出现的挂号、保价、快递、机要和带回执等特殊邮寄标示的邮件；此外，电报、电传和传真等也比较重要。
3.拆封
邮件启封时，要注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。
4.登记
邮件登记的一般做法是建立一个邮件登记表。登记表既可以作为核对依据，也可以作为回复邮件的提示条。
登记时要注意：除私人信件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、公函、包裹、杂志等都应登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、收阅人或部门、邮件种类、处理办法等。
教师的办公室管理制度
教师的办公室管理制度一、背景介绍办公室是教师工作的核心场所，是各种教学、备课和行政工作的集中地。
教师的办公室管理制度对于提高教师的工作效率、促进教师之间的合作与交流具有重要意义。
二、办公室布局与设备1. 办公桌椅的选择教师的办公桌椅应保证舒适度和工作效率。
办公桌椅的高度、角度以及背部支撑都应符合人体工学原理，有利于教师长时间的坐姿工作。
2. 办公室设备的配备教师的办公室需要配备电脑、打印机、复印机、投影仪等现代办公设备，以满足各种不同的教学和行政需求。
此外，还需提供书架、柜子等储物空间，方便教师存放和整理资料。
三、电子化管理系统1. 教师工作台账通过建立电子化工作台账，可实现对教师工作任务和进度的实时监控。
教师可以在电子化平台上记录自己的工作内容和完成情况，领导可以随时查看，方便管理和评估。
2. 教学资源共享平台搭建教学资源共享平台，教师可以将自己的教案、讲义、试卷等上传到平台上，共享给其他教师参考和借鉴。
通过资源的共享，可以提高教师的教学水平，并促进教师之间的交流和合作。
四、教师办公室的日常管理1. 办公室卫生保持办公室的整洁和清洁是办公室日常管理的基础。
教师应自觉保持办公室的卫生，定期清理办公桌、书架等，并建立卫生管理制度，定期进行大扫除。
2. 办公室纪律教师办公室应建立相关的纪律制度，包括工作时间的规定、接待来访人员的规定、手机使用的规定等，保证教师在办公室内能够遵守纪律，专心工作。
五、师资培训与交流1. 师资培训计划学校应制定师资培训计划，定期组织教师参加各类培训和学习活动，提升教师的专业素养和教学能力。
培训内容可以涵盖教学方法、课堂管理、心理健康等方面。
2. 教师交流会议学校应定期组织教师交流会议，为教师提供一个交流和分享的平台。
教师可以在会议上分享自己的教学经验和心得，学习他人的优点和经验，共同提高。
六、办公室安全管理1. 办公室门禁系统为保障办公室的安全，可安装门禁系统来管理办公室的出入。
《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第一节 接打电话
二、不同类型来电的处理方式
1.协商工作的来电
2.找上司的来电
若上司在场，秘书应问清楚来电者身份、姓名及意图，并请对方稍等，然后询问上司是否接听此电话，如果上司同意接听则直接将话筒交给上司，如果不同意，秘书则应以委婉的方式告知来电者上司不在。并可请对方留下联系方式或留言。若上司不在场，秘书应首先表示歉意，用“××不在”或“他出差了”等含糊的理由回答对方，以防泄漏秘密，然后可以介绍自己的职责和身份，并询问是否需要转达留言。
（4）交谈
（5）结束通话
（6）及时通报
2.拨打电话的基本步骤
（1）拨打电话前的准备
（2）选择适当时间拨打
一般情况下，电话可以随时拨打，但是需要注意的是，尽量避开三个时间段：上班后半小时、下班前半小时、午餐时间。如果给私人拨打公务电话，则尽量选择上班时间，避免在下班后拨打。
（3）拨出电话
（4）开场白
（5）正式交谈
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
教学资源
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
在某公司实习的秘书小李第一天上班，被安排在接电话的岗位。由于心情十分激动，第一次遇到外来电话，铃声刚起，他就积极地抓起电话，“喂，你找谁?” 第二次接电话时，是对方打错了，小魏一听就告诉对方：“你打错了。”然后就挂上了电话。第三次接电话时，电话响了，小魏在第二遍铃声后拿起听筒，对方没有说明来意就直接要找总经理，对方说：“请王总接电话。”小魏很兴奋的说：“王总外出和明旭公司的辛老板打保龄球去了。”对方说：“你知道王总的手机号码吗”李魏热情的帮对方查了号，并在对方的道谢声中说了再见。他觉得自己处理得很好。
《文秘实务与案例》教案 第一章 办公环境管理 第一节 办公室的布置
复习并掌握布置办公室的注意事项
问题：
1.第一次布局存在哪些问题，第二次布局的主要优点在哪里？
2.不同类型的办公室的布置应该注意些什么？不同部门是否应该都采用同样的办公室？
3.布置办公室的流程与方法包括那几个方面？
步骤二：学习新知
一、办公室的类型
1.开放式办公室
2.封闭式办公室
3.开放式办公室与封闭式办公室的优缺点
二、办公室布置的原则
1.方便
2.舒适整洁
3.和谐统一
4.安全
5ห้องสมุดไป่ตู้便于监督
三、办公区域
1.个人办公责任区
2.公用区域
实践指导
办公室布置的工作流程与方法
1．确定各部门员工工作位置
2．设定各部门员工工作空间
3．选配办公家具及设施
4．绘制办公室座位位置图
5．合理安放设备
课内练习
办公室布局
请根据某公司办公室的基本情况及布局要求，结合你所了解的办公室的性质和内容，利用Word绘制出你认为最合理的办公室布置图。
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第一章办公环境管理第一节布置办公室
课时安排
1
教学
目标
1.了解基本的办公室类型、布置的原则和程序。
2.保持办公室的整洁，能够协助相关部门理性的购置和选配办公室设备
教学重点
掌握布置办公室的原则和程序。
掌握保持办公室整洁的方法。
教学难点
掌握正确的布置办公室的程序。
掌握协助相关部门理性的购置和选配办公室设备的方法。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
教学资源
多媒体、案例
办公室礼仪教案
办公室礼仪教案办公室是人们工作的地方，良好的办公室礼仪能够建立良好的人际关系、减少办公室内的不适、提高工作效率。
以下是一些基本的办公室礼仪。
1. 穿着得体在办公室中，穿着得体是必须的。
应尽量避免穿着过于暴露或夸张的衣服，应选择合适的衣服和鞋子。
此外，化妆和发型应尽量保持简洁和有序。
2.注意自己的语言和行为在办公室中，要注意保持礼貌和尊重，不应当使用不适当的语言或接受或制定不合适的行为。
这包括口头和非口头交流。
3.办公桌的整洁办公桌是工作区域的重要组成部分，因此，需要保持整洁，不要让办公桌成为垃圾场。
需要经常清理办公桌上的文件和设备。
保持整洁的办公桌可以提高工作效率，使工作更加轻松。
4.注意时间在办公室中，时间是非常重要的。
在与他人预约会议或电话会议时，需要准时到达和开始会议。
此外，需要合理安排时间以完成工作任务，避免无谓的延误。
5.尊重他人的隐私在办公室中，人们需要保护个人隐私。
不应偷看他人的文件或随意使用他人的物品。
此外，对于敏感的信息，需要保密。
6.合理使用电话和电子邮件在办公室中，电话和电子邮件是重要的工作工具。
理应合理使用电话和电子邮件来进行沟通，不应滥用这些工具，以免打扰他人或浪费公司的资源。
此外，需要遵循礼貌用语，并注意正确的语法和格式。
7.友好沟通在办公室中，人与人之间的友好沟通是至关重要的。
在与他人交流时，需要保持理解和尊重态度，听取他人的意见和想法。
此外，需要避免急躁和情绪化，以免影响办公室气氛。
总之，良好的办公室礼仪可以提高工作效率，优化办公环境，建立良好的人际关系。
我们每个人都应该努力培养好的办公室礼仪，并在日常工作中加以实践。
《办公室管理》教案
《办公室管理》教案一、教学目标1、让学生了解办公室管理的基本概念和重要性。
2、使学生掌握办公室日常工作的流程和规范。
3、培养学生具备一定的办公室组织、协调和沟通能力。
4、引导学生树立正确的职业态度和团队合作精神。
二、教学重难点1、重点（1）办公室日常工作的流程，如文件处理、会议组织等。
（2）办公室人员的沟通技巧和团队协作方法。
2、难点（1）如何让学生理解并应用办公室管理中的原则和策略。
（2）如何培养学生在实际工作中灵活应对各种复杂情况的能力。
三、教学方法1、讲授法：讲解办公室管理的基本理论和知识。
2、案例分析法：通过实际案例分析，加深学生对办公室管理的理解。
3、小组讨论法：组织学生进行小组讨论，培养学生的团队合作和沟通能力。
4、模拟演练法：模拟办公室工作场景，让学生进行实践操作。
四、教学过程1、课程导入（约 15 分钟）通过提问引导学生思考办公室工作的内容和重要性，例如：“同学们，想象一下一个公司的办公室，如果没有有效的管理，会出现什么样的情况？”引发学生的兴趣和讨论，从而引出本节课的主题——办公室管理。
2、知识讲解（约 45 分钟）（1）办公室管理的概念和范畴介绍办公室管理的定义，包括对办公空间、设备、人员、信息等资源的有效组织和利用，以实现组织目标。
讲解办公室管理的主要职责，如行政事务、人力资源管理、财务管理等方面。
（2）办公室日常工作流程详细讲解文件的收发、登记、归档和销毁等流程；会议的筹备、组织、记录和跟进；接待来访者的礼仪和程序；办公用品的采购、保管和发放等。
（3）办公室人员的沟通技巧强调沟通在办公室工作中的重要性，讲解口头沟通和书面沟通的技巧，包括倾听、表达、反馈、撰写邮件和报告等。
（4）办公室的团队协作阐述团队协作的意义和方法，如明确团队目标、合理分工、建立有效的沟通机制、解决冲突等。
3、案例分析（约 30 分钟）给出几个办公室管理的实际案例，让学生分组进行分析和讨论。
例如，某公司因为文件管理混乱导致重要文件丢失，影响了业务进展；或者某办公室团队成员之间因为沟通不畅产生矛盾，影响工作效率等。
办公室实务 教案
办公室实务教案教案标题：办公室实务教学目标：1. 了解办公室实务的基本概念和重要性；2. 掌握办公室实务的常见流程和操作技巧；3. 培养学生的办公室实务能力，提高工作效率和质量。
教学内容和安排：1. 办公室实务的概念和重要性（15分钟）a. 介绍办公室实务的定义和范围；b. 强调办公室实务在组织管理中的作用和价值。
2. 办公室文件管理（30分钟）a. 解释文件分类和归档的原则；b. 演示如何建立和维护文件索引和档案；c. 强调保密和备份文件的重要性。
3. 办公室会议管理（30分钟）a. 介绍会议的分类和组织流程；b. 解释会议前、中、后的工作准备和安排；c. 演示会议记录和会议纪要的编写方法。
4. 办公室日常事务处理（30分钟）a. 介绍办公室日常事务的种类和处理流程；b. 演示如何处理来访者、电话和电子邮件等沟通方式；c. 强调高效沟通和良好服务态度的重要性。
5. 办公室设备和资源管理（20分钟）a. 介绍办公设备的种类和使用方法；b. 演示如何合理使用办公设备和资源；c. 强调设备维护和资源节约的意识。
教学方法和手段：1. 讲授法：通过讲解理论知识，介绍办公室实务的基本概念和重要性。
2. 演示法：通过实际操作演示，展示文件管理、会议管理和日常事务处理等流程和技巧。
3. 讨论法：引导学生参与讨论，分享工作中遇到的问题和解决方法，促进互动和经验交流。
4. 案例分析法：通过分析实际案例，帮助学生理解办公室实务的应用和实际操作。
教学评估方法：1. 课堂练习：在课堂上设置相关练习，检验学生对办公室实务知识的掌握程度。
2. 小组讨论：组织学生进行小组讨论，解决办公室实务相关问题，评估学生的分析和解决问题的能力。
3. 个人作业：布置个人作业，要求学生撰写办公室实务操作手册或总结，评估学生的综合应用能力。
教学资源和参考资料：1. 办公室实务教材和参考书籍；2. 办公软件和工具的演示和操作指南；3. 相关案例和实际工作经验分享。
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办公室管理第一章办公室实务概述1、办公室的含义：本书讲的办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事物的办事机构，是设在领导身边、直接为领导服务的综合性部门，是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助性机构。
2、办公室工作的职能：政务服务和事物管理。
事物管理就是确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要作成部分。
3、办公室实务，就是办公室的工作事物和操作实务。
办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。
4、主要办公用品的使用：（1）传真机又称远距离复印机，其特点是能快速传递各种图形、报表和手迹，两地可以得到保持原稿形状的文件或其他资料。
（2）复印机。
（3）录音机的使用。
（4）投影机的使用5、订购和储备办公用品（1）分发办公用品时最好有一个领用清单，定期检查。
（2）储备办公用品时，可以用库存一览表来储备办公用品，办公用品应该分类摆放，常用的放在最上面。
6、文员对办公室和接待室的管理，应注意：（1）要建立器具和备用品的台帐，简明记载购入时间、修理经过。
（2）器具和用品坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。
（3）注意保持室内清洁。
（4）注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的逃避途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件放好。
（5）认真管理橱柜、房门的钥匙，注意保密。
第二章1、由于文员经常要同时处理好几件事情，因而，正确决定工作的优先顺序十分重要。
确定优先顺序的方法：第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准，分成：（1）是否应该做的事？（2）是否做或不做都无所谓的事？（3）是否不可以做的事？对于（1），集中精力进行这些工作，至于（2）和（3），即使自己想做也要从计划中删除。
第二阶段：以紧急程度和重要程度为标准，把应该做的事分为：（1）重要且紧急的事；（2）紧急但并不重要的事；（3）重要但并不紧急的事；（4）虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。
应该选择（1）最优先处理，接着进行（2），然后才做（3），剩下的（4）则要考虑是否有空间时在处理，或请别人代理。
第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。
2、请示的方法请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。
请示的内容：请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。
请示形式：重大、政策方面、需授权批准的事，作书面批复以示慎重；一般的事，事物性的工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示。
请示应注意的：请示要对口，遵守按上级分工、对口请示的原则。
请示要单一，遵守一文一事的规则，避免将多项事物写在一份请示内，造成上司批复的困难。
3、报告和报告的方法报告是文员向上司反映情况、提出建议、或应上司的要求作出汇报。
报告内容：（1）定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；（2）工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；（3）合理化建议，供上司改进工作时参考；（5）应上司的要求汇报情况。
报告的形式：重要情况、重大事项采用书面形式。
一般的事，可以用口头形式。
4、计划方法：（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成时间。
（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条理地进行。
受制约的工作应安排在前，自己支配的工作放在后面；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。
5、总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。
第三章电话、电子通讯1、接听电话的方法：接电话的一般程序是：（1）回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即大招呼。
（2）问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。
（3）所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话录音，并时常检查自己所接电话的出来情况。
（4）来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不要盲目回答。
2、打电话的方法：打电话的一般程序是：（1）打电话应先对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的，要写出通话全文。
（2）电话接通后，先问明对方十分就是要通话的单位，然后再通报自己的单位名称、职务、姓名，问对方姓名、职务，最后说通话内容。
（3）向下级打的比较重要需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。
下级人员在接完重要电话后，也应主动复述。
（4）要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。
第四章邮件收发一、收进邮件办公室来信的基本程序是：初步分拣、及时拆封、如实登记、分发和传阅、负责复信。
1、初步分拣（1）首先把私人邮件和商业邮件分开；（2）然后把办公室内和外部邮件分开；（3）接着把有限考虑的材料放在一起，包括邮局投递、专人投递和电子信息；（4）如果你所在的公司还有其他种类的邮件（如盯单或者收据等），你应该使用一些分类工具，如分类架和分类盘等。
2、及时拆封邮件的拆封在许多人看来是非常简答的事情，可是，如果你在拆封时没有注意到邮件的安全和没有注意邮件拆封的权限，可能会引起不必要的麻烦，因此，哪些可以开封，应事先和上司达成协议，除此之外，以下几点应注意：（1）不能拆开有“亲启”、“保密”等记号的邮件，除非上司授予你这样的权力；（2）如果无意中拆开了不应该拆的邮件，应该立即在邮件上注明“误拆”字样，并封好；（3）如果所接收的邮件是报刊、小册子等印刷材料，拆封时要注意整洁，把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平；（4）拆邮件时，你要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下部。
（5）要使用开封刀或者用自动拆封机，切勿用手撕，并仔细检查里面的物件是否全部取出；（6）邮件上注明的附件，必须核对清楚。
如果缺少附件，你应该在邮件上注明，最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。
3、如实登记最好为邮件建立一个登记簿，建立登记簿进行登记的目的有两个：收发邮件有误的可以作为核对依据；可以作为回复邮件的提示条。
下面是一个简单的登记簿：4、邮件的分发和传阅（1）邮件经过分拣后，基本上可以分成两大类：需要呈交上司的邮件；需要交给他人的邮件。
把邮件呈送给上司时应注意的事项：应尽量赶上司进办公室之前把受到的邮件和电子信件准备好；如果以前保存在档案中的邮件与手头上的邮件有很大关系，要把两者放在一起；要询问你的上司是否要你把收到的亲笔信打印几份；根据重要程度整理上司的邮件，最重要的放在最上面。
由于广告商也经常使用快速传递手段，因此必须把广告商的这些材料与特别紧急的信件分开；征询上司的意见是否使用不同颜色的文件夹存放不同种类的邮件；征询上司的意见是否需要你对邮件进行评述。
交给他人的邮件：文秘人员应该把办公室因没有得到通知或没有别人帮忙而无法处理的邮件以及应该转交给其他人的邮件分开放好。
你可以用标准型自动粘贴、可移动的提示条上可以写上你希望某人采取什么样的行动如：（）为你提供信息（）征求你的意见（）请交回（）请存档（）要你采取措施（）请意见（）请你和我一起审核（）检查你要采取的行动，把提示条贴在受到的邮件上，把邮件交给应该转交的人。
（2）邮件的传阅：如果邮件要给几个人看，使用标准传阅顺序提示条或者按下表方法设计一个传阅顺序提示条。
阅读顺序提示条按数字顺序传阅日期：2003.8.13发文日期：年月日二、寄发邮件寄发邮件的程序：邮件的签字、查对地址、查对邮件标记、查对附件、邮件的折叠和装封、汇总邮件、选择寄发方式。
1、邮件的签字：请上司在邮件上签字是应该注意以下几点：在邮件发出之前请上司签字时，要把你或者其他人撰写的所有邮件和需要上司签字的邮件区分开来，以提高工作效率；送邮件给上司签字时，要根据上司的喜好决定是否将邮件和附件一起给他，这样可省去不必要的麻烦；在原邮件写好而没有修改和签字之前一般不要复印，这样就不会在修改原信件的同时还要修改复印件。
2、查对地址：收信人姓名、地址必须与邮件所寄的收信人姓名、地址一致，以减少发生误差的几率，加快邮递过程。
3、查对邮件标记：有两类邮件标记需要打印在邮件上：邮件性质标记，如“私人”或“保密”；邮寄方式标记，如“挂号信”或“特件”。
4、查对附件：作为秘书，你一定要注意对邮件后面所注明的全部附件是否齐全，这是非常重要的；你可以用醒目的标记标在邮件的附件说明上，提醒阅信者参阅附件；你一定要注意把所有的附件和原件附在一起，因为对收件人说，没有收到附件和收到错误的附件的信都是无益的。
查对附件时应注意以下几点：如果附件比邮件小的多，可以把它订在邮件的左上角；如果附件不能订，则可以用胶带粘在一张卡片上，或者放在一个有标记的小信封里，然后把卡片或小信封和信订在一起；如果有两个以上的附件，则把最小的放在最上面。
如果附件比邮件大，比如说小册子、说明书等其他印刷材料或其他物品，则不能使用一般的商业信封，而使用很大的信封。
5、汇总邮件：在传统邮件的邮寄或电子信息发送前的一道工序是汇总工作，检查每封信是否备齐以下内容：通过传统方式或电传邮寄的邮件是否已签字；是否所有附件都已放进邮局或者经专人投递的邮件中；邮局或专人投递的邮件中信封上的地址或邮寄标签是否与收件人的地址一致；上司的进一步修改后是否需要你加进原件或复印件。
6、发送方式的选择要考虑一些因素：如果时间充裕，一般通过所在地的邮政服务机构邮寄；如果时间紧迫，而你所在的公司的内部又有其他的通信方式，你可以根据需要选择一种既能满足时间要求又能节省开支的发送方式。
三、上司不在时邮件的处理见教材（71页）第五章接待实务1、初见来访者来访者进门要主动打招呼。
如果来客人时你正在接电话，可用另一只手按一下话筒，对来客点一下头，说“你好！请坐”，再继续打电话，打完后进一步接待；如果来客时你正办着急事，可先起身招呼：“你好！，对不起，请先坐下。
”办完手上的急事后再进一步接待，要尽量抓紧时间少让客人等候。
继续接待时，应向客人说“对不起，让您久等了，我刚才办的是急事。
”打完招呼后：（1）确认对方的身份a.对陌生的来访者态度要和蔼，并仔细询问来访者的公司名称、来访目的、是否预约等细节，并将细节复述一遍，以求得确认。
b.对熟识的来访者，则要主动迎上前去，亲切问候：“您是某公司的某先生，好久不见了。
”要以全名称呼来访者的公司，不要用简称，以免给人草率的感觉。
（2）如何接受对方的名片接受对方的名片态度要恭敬。
a.名片代表着人的颜面，所以在接到对方名片时，务必表现出尊重的态度，不可在对方的名片的正面记录备忘事项。
b.对方递来的名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。