[说明]归档文件目录封面、表格及备考表
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
河南归档文件整理规则
河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则（豫档发[2001] 9 号）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22—2000）》（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第四条根据《规则》规定和我省的实际情况，从2001年1月1日起，立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷”级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条本细则适用于我省各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参照执行本细则。
第七条科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理不适用本细则。
第三章归档文件整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）第七章和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
整理环节一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采取分教式、集中式或集中与分教相结合的形式。
第九条立档单位必须制定本单位的《文书材料整理及归档办法》、《文件材料归档范围和档案保管期限表》，将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十条承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作，要及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第十一条档案人员应深入实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关。
文书档案(归档文件)整理方法
文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件是归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。
※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订一起。
二、质量要求1、归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。
三、整理方法1、对归档文件的技术处理。
包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。
（1）拆钉。
文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。
（2）文件修整。
为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。
主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。
使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。
无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。
第二，复制字迹模糊或易退色的文件。
包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。
档案归档整理流程
档案归档整理流程一、收集收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。
1、文件判断。
文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。
2、期限期限。
根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。
二、分类归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。
三、编制页码注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。
四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。
五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。
七、著录著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。
八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。
案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。
案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。
九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。
十、编制检索工具对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。
档案归档整理流程图。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
档案馆归档资料、立卷、装订要求
市城建档案馆对归档文件质量、立卷、摆列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，由于只有原件才具备法律依照。
比如：天富房地产开发企业 51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时动工，工程准备阶段文件（动工前）只有一份原件, 原件应放在 1#楼内，其他五栋楼一定在备考表里写明原件在 1＃楼内 ( 这一点对若干年此后查档案十分重要) 。
2、工程文件的内容一定真切、正确，与工程实质相切合。
3、工程文件应采纳打印或许持久性的书写资料，不得使用易退色的书写资料。
4、工程文件应笔迹清楚，图样清楚，图表整齐，署名盖印手续齐备。
5、工程文件中文字资料幅面尺寸规格应为A4 幅面。
6、工程文件的纸张应采纳能够长久保留的韧力大、持久性强的纸张。
图纸一般采纳蓝晒图，完工图应是新宏图，有些图（如公路完工图）是计算机出图，但一定清楚，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有完工图均应加盖完工图章。
完工图章的基本内容应包含：“完工图”字样，施工单位、编制人、审察人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
完工图章示比以下80完工图15 50施工单位7编制人审察人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020完工图章尺寸为： 50mm×80mm完工图章应使用不易退色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘完工图，一定注明更改改正依照，有重要改变的，应该从头绘制完工图。
不一样幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》一致折叠成 A4 幅面，图标栏一定露在外面。
立卷的原则和方法1、立卷应依照工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保留和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程构成时，工程文件应按单位工程组卷。
建设工程项目：经同意依照一个整体设计进行施工，经济上推行一致核算，行政上拥有独立组织形式，推行一致管理的工程基本建设单位。
单位工程：拥有独立的设计文件，完工后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的构成部分。
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
文件归档的几个步骤
文件归档的几个步骤文件归档是文件管理人员在其职能活动中形成的，办理完毕后应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和使用。
办公室文员要想做好文件归档工作，需把握以下几点：归档文件的排列（1）归档文件排列。
归档文件排列即是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件前后次序的过程。
注意，其他不同类别归档文件之间的排列、档案盒的排架不在此范围内。
（2）排列原则。
排列原则即是在最低一级类目内文件的排列。
所谓最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如设保管期限＋年度＋机构分类时，那么“机构”为最低一级类目。
归档文件排列原则即事由原则。
所谓事由原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起的原则，同时结合时间、重要程度进行排列。
（3）排列方法。
操作步骤可分为两步：第一步，先按照事由原则将同一事由内的文件按一定顺序排列起来。
其方法是按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后的排在后面；或者按文件重要程度排列，重要性、结论性文件排在前面，其他的文件排在后面。
第二步，再将不同事由的归档文件排列起来，其方法如下：一是按不同事由形成时间的先后顺序排列；二是按事由重要程度排列；三是按责任者或承办部门分别集中排列；四是按不同问题分别集中排列；五是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。
归档文件的装订（1）文件的区分和确定。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，一次会议或活动的成套文件可为一件或两件，会议记录、简报、信息均可为一件或两件，介绍信、存根经白纸托被各满20张为一件。
“为一件”是指归档文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
（2）装订方法。
不只是单份文件可作为一件的，排列顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；成套文件按时间顺序排列。