秘书学第一讲
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案例分析之一
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要 他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不 讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只 能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。” 他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那 么，秘书应采取何种态度呢？这是里有四个答案：
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２.综合性
一方面是指秘书辅助决策的 全功能性，另一方面是指秘书辅 助决策活动范围的广泛性。
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３.全过程性
秘书的辅助决策活动贯穿于 领导决策过程的始终，并且随 着决策阶段的循环而呈现动态 的发展。
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三、秘书辅佐决策的方式
１.决策前服务式辅佐 ２.决策形成中协助式辅佐 ３.决策执行中协调式辅佐 ４.决策效果评估中鉴诫式辅佐
１.“是的！遵命。”这么说着，立刻走出 办公室，去打字、投邮。
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２.认为这项在董事长盛怒下所作的决定，
对公司、对董事长本身都没有好处，倒不如擅自
主张，把这封信“压下来”，不必去打字，更谈
不上投邮。
３.“董事长，何必为了一时之气，得罪往
来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提
出这样的建议。
②分支说
（张金安等《秘书学概论》）
③综合、实践说
（陈合宜《秘书学》）
２.秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，
是一门综合性的应用学科。
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（二）秘书学的研究对象 １.几种不同的看法 ①秘书工作说 ②对象多元说 ③辅助管理说 ２.秘书学研究的对象 （1）秘书学研究的对象是秘书工作规律 及其在实践中的应用。
第一讲 秘书工作认识
各类秘书的工作职责，一般包括以下内容： 1.安排上司日程；2.接待来客；3.处理文件； 4.为上司提供各类辅助性服务；5.办理其他事 务。
二、港台及国外的秘书工作的发展趋势
（一）社会化 （二）现代化 （三）专业化 （四）妇女化
6
相关链接：私人秘书
近年来，私人秘书在欧美许多国家尤为普遍，从 政府官员到企业主、演员、运动员、律师、医生几乎 都有私人秘书，而且欧美许多国家的私人秘书在日常 的管理和决策中发挥着越来越重要的作用。
秘书的层次
职能层次 初级秘书
中级秘书
工作性质
具体内容
作
用
从事操
打印文件、谈话速记、
作性服务工 迎来送往、电脑操作、文案
作
管理、接听电话等
使领导者从烦琐事务 中解脱，并避免或减少办 理具体事务过程中的漏洞
从事辅 助管理事务 和部分操作 性事务
筹办各种会议；协调机
在协助领导办文、办
关内各部门的职能活动；办 会、办事的过程中，要协
第四节 秘书学
一、秘书学及其属性 二、秘书学研究的内容 三、秘书、秘书工作与秘书学的关系
第五节 你是否适合作秘书人员
一、个人素质 二、秘书人员需要具备的能力
一、个人素质
（一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
7
一、个人素质
（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
第二节 秘书工作
一、我国秘书工作的沿革 二、秘书工作的特点 三、秘书工作的指导思想和原则 四、秘书工作的任务和作用
2
辛
亥
一、我国秘书工作的沿革
一、我国秘书工作的沿革
革 命
的
我国秘书工作的历史发展分以下几个阶段：
二、港台及国外的秘书工作的发展趋势
（一）社会化 （二）现代化 （三）专业化 （四）妇女化
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相关链接：私人秘书
近年来，私人秘书在欧美许多国家尤为普遍，从 政府官员到企业主、演员、运动员、律师、医生几乎 都有私人秘书，而且欧美许多国家的私人秘书在日常 的管理和决策中发挥着越来越重要的作用。
秘书的层次
职能层次 初级秘书
中级秘书
工作性质
具体内容
作
用
从事操
打印文件、谈话速记、
作性服务工 迎来送往、电脑操作、文案
作
管理、接听电话等
使领导者从烦琐事务 中解脱，并避免或减少办 理具体事务过程中的漏洞
从事辅 助管理事务 和部分操作 性事务
筹办各种会议；协调机
在协助领导办文、办
关内各部门的职能活动；办 会、办事的过程中，要协
第四节 秘书学
一、秘书学及其属性 二、秘书学研究的内容 三、秘书、秘书工作与秘书学的关系
第五节 你是否适合作秘书人员
一、个人素质 二、秘书人员需要具备的能力
一、个人素质
（一）个人条件 学历 性别 年龄 外貌 体质 视力 听力
7
一、个人素质
（二）个性要求
守时 谨慎 热情 合群 服从 自信
第二节 秘书工作
一、我国秘书工作的沿革 二、秘书工作的特点 三、秘书工作的指导思想和原则 四、秘书工作的任务和作用
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辛
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一、我国秘书工作的沿革
一、我国秘书工作的沿革
革 命
的
我国秘书工作的历史发展分以下几个阶段：
秘书学第一章 绪论
（二）秘书部门负责人
秘书部门负责人是指各级政府办公厅（室）、企事 业单位的办公厅、办公室的负责人，即办公厅（室）主 任、秘书处长、秘书科长等。 秘书部门负责人的主要职责（见图1-1）。
图1-1 秘书部门负责人主要职责
（三）领导人的专职秘书
各国政界要员、企事业单位及社会团体领导 者，一般都配有专门为自己公务服务的秘书。 这类秘书直接对其特定领导人负责，工作
第二节 秘书学
一、我国当代秘书学的 诞生与发展 二、我国当代秘书学的 学科体系与特征 相关链接
一、我国当代秘书学的诞生 与发展
时代环境的推动 20世纪80年代后，我国的经济建设全面地推动了 各项事业的变革与发展，促动了当代秘书学的诞生。 历史文化的积淀 历史文化中，积淀的丰富智慧和经验，对当代秘 书工作，有着不可低估的应用价值或参考价值。 大规模的探索创新 我国当代秘书学的诞生，是与以党政机关秘书工 作为主体的秘书工作改革、秘书教育模式改革、全国 秘书工作规范化和秘书工作职能转变同步进行的。
处，又有职能活动上的某些区别。
（一）官员秘书
官员秘书是以秘书命名的官员。如英国、 印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书， 即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专 门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑 而言，带有一定的辅助性质。 我国和其他国家高级官员和企业首脑身 边，设有助理或特别助理，也是政府和企业 首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘 书长，也属于官员秘书。
（二）与相关学科的关系
从秘书业务内容看，已出现以下分支学科 （见图1-5）。
图1-5 中国当代秘书学的分支学科
秘 书 学 的 学 科 体 系
第三节 秘书专业教育
一、我国秘书教育的历史 二、秘书专业课程设置 三、秘书教育的发展
秘书学第一讲
①起草文件中的参谋作用 例如1956年党的“八大”时，田家英为 毛泽东起草讲话稿，古为今用，把“谦受益， 满招损”发挥为“虚心使人进步，骄傲使人落 后”，毛泽东接受了，后来成为了经典名言。
②调查研究和信息工作中的参谋作用 ③核稿把关中的的参谋作用 ④预案工作中的参谋作用
⑤会务工作中的参谋作用
第一讲 秘书学概说
一、秘书学概说 ㈠秘书学的产生 秘书学产生于20世纪的80年代，它 是为适应我国行政管理的科学化、行政 管理工作的复杂化、现代化而兴起的一 门新兴学科。
㈡秘书学的研究对象和性质
秘书学的有广义、狭义之分， 广义地，秘书学是以秘书、秘书机构、秘书工作为 研究对象的一门综合性和实践性都很强的学科。其核 心是研究秘书工作，其难点是研究如何发挥秘书工作 的辅助性管理活动的职能。
（六）秘书机构的组织形式
我国秘书机构一般分别称为办公厅、秘书 局、秘书处、办公室、文秘科，较小的单 位只设秘书，不设机构。办公方式分为分 理制、综理制。类型分为党务工作、政务 工ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ。一般设党委办公室、行政办公室。
三、
秘书机构概说
（一）秘书机构的含义、性质
秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中 从事秘书工作的地方。 各级党政机关和企业事业单位，在其领导机 构之下必须根据工作需要而设置的一些工作机 构，其除派出机构之外，在其机关内部设置的 工作机构，一般可以分为两类，一类为职能机 构，一类为综合机构。
国外秘书含义
在外国，有的是指行政官员，有的是指行政官 员的助手，例如日本、欧美各国。 英语秘书 secretary这个词是从拉丁语secretum而来，在 中世纪时代，秘书原本是处理国王通信，或处理 机机密、秘密紧要问题的高级官阶的人。 俄语 cekpemap6，法语scretarire，德语 sekratarin皆近似，都有秘密的意思。
秘书学自学课件
秘书理论与实务2011.9.1.第一章绪论第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义1、国外的界定2、中国的界定（陆瑜芳教材P1-3，四种观点介绍）①宫中秘藏之书③行政职位②辅臣④社会职业3、定义秘书是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办文、办公、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。
二、秘书的类别和层次1、分类第一、以服务对象来划分——公务秘书与私人秘书第二、以工作职责来划分——机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等第三、以能力类型来划分——参谋型秘书、秀才型秘书、公关型秘书、事务型秘书第四、以服务的单位性质或行业特征来划分——企业秘书、涉外秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等。
（另见陆瑜芳教材P3‚美国的秘书分类‛）2、层次①中国一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书；三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书、技术操作层秘书。
（陆瑜芳教材P4-2中有部分叙述）②英国（陆瑜芳教材P5）③美国行政管理协会（The Administrative Management Society）A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级④日本高级秘书、中级秘书、低级秘书三个等级三、秘书的职业特征（陆瑜芳教材P5-7）1、服务的直接性2、服务的稳定性3、知识化4、年轻化5、女性化第二节秘书工作的内容、特点和作用（陆瑜芳教材P7-13）一、秘书工作的内容（陆瑜芳教材P7-8）①美国（陆瑜芳教材P7）②中国有人认为有“政务性工作”“业务性工作”“事务性工作”三大类，22项；教材P7-8认为有15项。
不论怎样，最典型的秘书工作还是那些自古以来就被人们公认的、将来也不会有任何异议的工作，包括公文起草、文书档案管理、会务工作、信访工作、接待工作等。
秘书学学生版讲义
秘书学学生版讲义
秘书学是管理学的分支
• 秘书学与管理学的关系最密切，因此，把 它说成是管理学的分支不无道理：
• 1、秘书学的产生和发展，反映了当代管理 科学发展的需要；
• 2、秘书部门是管理大系统的一个子系统， 秘书工作是管理工作的一个组成部分；
• 3、秘书工作的核心是辅助管理，为提高管 理效率和管理水平服务。
秘书学学生版讲义
二 秘书的类别
1.从服务对象和经济来源分,可分为公务秘书 和私人秘书两类。另外,还有一种秘书叫涉 外秘书。
2.从所属部门分,可分为党务、行政、军事、 司法、经济和文化秘书等。
3.从具体的工作分，可分为文字秘书、机要 秘书、通讯秘书、信访秘书、事物秘书、外 文秘书、生活秘书等。
秘书学学生版讲义
秘书学学生版讲义
领导人的专职秘书配置
• 党和国家的领导人，一般配备2－3个专职 秘书
• 各省、市的党政领导人，一般配备1个专职 秘书
秘书学学生版讲义
私人秘书、涉外秘书
• 涉外秘书是改革开放后大量涌现的新型的 外向型、复合型秘书，必须掌握一门以上 外语。
秘书学学生版讲义
从具体工作分秘书类别
• 文字秘书：指以文字工作为主的秘书。负 责起草公文、综合情况、参与政策研究、 协助领导进行公文把关；
秘书学学生版讲义
第三节 秘书学的研究方法
1.理论联系实际 2.运用比较的方法 3.注重对其他学科尤其是相关学科的研究 4.高校老师与秘书工作者合作
秘书学学生版讲义
如何理论联系实际
• 秘书学是应用学科，这一特点，决定 了它较其它学科更要注重理论联系实 际。
• 一是要积极开展调查研究，从大量的 秘书工作实践中提炼出理论；
职业工作4年以上者，可申报二级秘书（具 备其它相应条件，也可申报）。
秘书学是管理学的分支
• 秘书学与管理学的关系最密切，因此，把 它说成是管理学的分支不无道理：
• 1、秘书学的产生和发展，反映了当代管理 科学发展的需要；
• 2、秘书部门是管理大系统的一个子系统， 秘书工作是管理工作的一个组成部分；
• 3、秘书工作的核心是辅助管理，为提高管 理效率和管理水平服务。
秘书学学生版讲义
二 秘书的类别
1.从服务对象和经济来源分,可分为公务秘书 和私人秘书两类。另外,还有一种秘书叫涉 外秘书。
2.从所属部门分,可分为党务、行政、军事、 司法、经济和文化秘书等。
3.从具体的工作分，可分为文字秘书、机要 秘书、通讯秘书、信访秘书、事物秘书、外 文秘书、生活秘书等。
秘书学学生版讲义
秘书学学生版讲义
领导人的专职秘书配置
• 党和国家的领导人，一般配备2－3个专职 秘书
• 各省、市的党政领导人，一般配备1个专职 秘书
秘书学学生版讲义
私人秘书、涉外秘书
• 涉外秘书是改革开放后大量涌现的新型的 外向型、复合型秘书，必须掌握一门以上 外语。
秘书学学生版讲义
从具体工作分秘书类别
• 文字秘书：指以文字工作为主的秘书。负 责起草公文、综合情况、参与政策研究、 协助领导进行公文把关；
秘书学学生版讲义
第三节 秘书学的研究方法
1.理论联系实际 2.运用比较的方法 3.注重对其他学科尤其是相关学科的研究 4.高校老师与秘书工作者合作
秘书学学生版讲义
如何理论联系实际
• 秘书学是应用学科，这一特点，决定 了它较其它学科更要注重理论联系实 际。
• 一是要积极开展调查研究，从大量的 秘书工作实践中提炼出理论；
职业工作4年以上者，可申报二级秘书（具 备其它相应条件，也可申报）。
秘书学第一讲
老板的电话 这天上午，公司老板孙总正在开董事会。公司有这规定，领导在开 会时原则上不得接电话，所以，如果客人来电话找领导，只要不是很 急的事，秘书就不要让领导来接电话，散会之后再说。 11点钟左右，天地公司的李总来电话找公司老板孙总。李总是公 司一个很重要的客户，他说有急事要与孙总商量。
面对李总的电话，秘书应该怎么办？
一、什么是秘书学
开会之前我先来，看看谁坐主席台； 会议之前我先讲，看看话筒响不响； leader讲话我鼓掌，带动底下一片响。 吃饭之前我先尝，尝尝饭菜热或凉； leader喝酒我来挡，誓把青春献给dang； 饭后工作我安排，卡拉OK和纸牌；
秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（陈合宜《秘 书学》）： 1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作 的 产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。 2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管 理活动的一门科学。 3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工 作和研究对象。 4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动 所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行 为
现在秘书有这么几种选择：
a、李总，对不起！老板正在开会，不接听电话。 b、李总，实在不凑巧，孙总正在参加董事会，估计会 议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话， 您看这样可以吗？ c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮 您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫孙总来接电话！
e、李总，实在对不起，孙总不在公司。 对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请 说明理由，并对其他几种选择进行评析。
秘书工作的主要内容
事务办理 中介沟通 文书工作 信息工作 参谋辅助 会务操办 综合协调 督促检查
秘书学第一章绪论课件
第一章 绪论
第三节 秘书实务的概念与内容 二、秘书实务的内容
1、办公室事务管理 2、文书处理工作 3、公关事务管理 4、沟通与协调 5、会议管理 6、信息管理 7、档案管理
电子教案模版配色（1）
案例分析
秘书与泡茶
上午十一点，总经理对办公室主任说，下午两点有一个重要客户要来，让其 通知行政部做好准备，特别强调要沏龙井茶。办公室主任当时正忙，就让秘 书小娜去办。小娜用电话联系，行政部一直无人接听，于是小娜亲自跑去行 政部通知。 下午四点半，总裁将办公室主任叫去，责问为什么给客人喝的是普通的袋泡 茶。办公室主任挨了训，就找小娜了解是怎么回事。小娜说，她先是打电话， 接着亲自去，但行政部一直没人，于是在那留了张纸条。主任追问：“既然 行政部没人，你为什么不亲自准备龙井茶呢？”小娜当即脱口而出：“我是 秘书，不是泡茶的！” 这话很快传到了总裁耳朵里。几天后，小娜被炒了鱿鱼。 小娜是北京一所著名高校英语专业的毕业生，后又去英国留学两年，半年前 回国来到这家公司。小娜的英语讲得很棒，工作能力也强，就为了一句赌气 的话而被解雇，大家都觉得很可惜。 问题：名校出身且有留学经历的小娜，为什么会因为一件“小事”被认为不 称职而被解雇？
二、我国秘书含义的演变
3、行政职位：真正使秘书这一职业 在我国具有现代意义的开端，是孙 中山领导的中华民国临时政府。当 时实行总统制，下设秘书处，设秘 书长一人，秘书若干人，政府各局、 部都设有秘书室、秘书科和秘书官。
4、社会职业：以其处理文书、事务 的知识与能力以及管理能力为社会 服务。
电子教案模版配色（1）
1、秘书学、秘书实务的概念 秘书学是研究和学习秘书、秘书工作和秘书部门的发生 和发展，揭示其基本特点和规律，用以指导秘书工作实 践，提高秘书工作者的素养的学科。 秘书实务是重点研究和学习秘书工作的范畴及学习如何 做好秘书工作的课程。秘书活动的职能最终必须通过具 体的秘书实务来实现。
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刑案，就在这文字游戏加贿赂的阴谋下给颠倒过来了。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
九段秘书的故事
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然 后准备相关会议用品，并参加会议。 二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认， 确保每个人被及时通知到。 三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30 分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的 人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理 确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试 可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了 设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与 会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健 忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
为什么文秘管工作会呈现女性化倾向呢？ 1.女性擅长处理人际关系； 2.女性耐心、细致、条理性强，能更好地适应文 秘管理条理性强的特点； 3.女性记忆力强； 4.女性具有打字天赋； 5.女性天性谨慎、易于保密； 6.女性能协调办公室气氛。
老总闷闷不乐
这天早晨上班，平时和蔼可亲的老总眉头紧锁，一 言不发地进了自己的办公室，秘书跟他打招呼“早上好！” 他爱理不理。
一、什么是秘书学
开会之前我先来，看看谁坐主席台； 会议之前我先讲，看看话筒响不响； leader讲话我鼓掌，带动底下一片响。
吃饭之前我先尝，尝尝饭菜热或凉； leader喝酒我来挡，誓把青春献给dang； 饭后工作我安排，卡拉OK和纸牌；
秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（陈合宜《秘
秘书活动的基本要素： 秘书人员——主体 秘书工作——客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘
书工作，才能显示出自身的存在价值。 秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、
处世方法。 领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项
秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。 秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、
e、李总，实在对不起，孙总不在公司。
对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请 说明理由，并对其他几种选择进行评析。
1、养成不说“不知道”和“与我无关”的习惯 2、养成每天早晨第一个到办公室的习惯 3、养成请示之前做好腹案的习惯 4、养成体谅上司的习惯 5、养成做事留有余地的习惯 6、养成自已积累资料的习惯 7、养成自已找事做的习惯 8、养成失误后马上道歉的习惯 9、养成记住客人的相貌和名字的习惯 10、养成忙里其乐的习惯 11、养成全面了解公司业务的习惯 12、养成喜怒哀乐不形于色的习惯
所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行 为
(一）秘书的定义
根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定，把秘 书试为一种职业名称，把秘书的定义为“从事办公室程序 性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提 供服务的人员
全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是： 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象 文学家一样善于驾驶文字；要象外交家一样有 潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机 器的能力……
对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请 说明理由，并请对其他几种选择进行评析。
老板的电话 这天上午，公司老板孙总正在开董事会。公司有这规定，领导在开
会时原则上不得接电话，所以，如果客人来电话找领导，只要不是很 急的事，秘书就不要让领导来接电话，散会之后再说。
11点钟左右，天地公司的李总来电话找公司老板孙总。李总是公 司一个很重要的客户，他说有急事要与孙总商量。
“秘书国家职业标准”把秘书职业设为四个等
级
a.五级秘书(具备以下条件之一者)： (1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业 证书； (2)在本职业连续见习工作2年以上； b.四级秘书(具备以下条件之一者)： (1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年 以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业 证书； (2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年 以上； (3)连续从事本职业工作4年以上； (4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘 书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。
组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部 环境。
秘书学与相关学科的关系
领导科学
管理学
公共关系学
相关学科
文书、档案学
行为科学
社会心理学
1、秘书学与决策学的关系 2、秘书学与管理学的关系 3、秘书学与行政学的关系 4、秘书学与文书学的关系 5、秘书学与应用写作学的关系 6、秘书学与心理学的关系 7、秘书学与公共关系学的关系
秘书各层级的能力要求
➢初级秘书：打字员（每分钟120字以上）、收发员 （书写漂亮）、办事员（头脑清晰）、记录员（速记 的能力）。直接与物打交道；熟悉周围环境和办事渠 道；能保守机密。 ➢中级秘书：以文字为主要方式的秘书。有广泛的文史 哲、政治、经济知识，重点是理论水平、知识水平、 政策水平和写作水平等“四个水平”。懂得人际关系 学。 ➢高级秘书：除应具有中级秘书的条件外，特别是政策 修养：胸怀全局，出谋献策，组织提调，以静制动。 少出力，多出智。
书学》）： 1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作
的 产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。 2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管
理活动的一门科学。 3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工
作和研究对象。 4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了 设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录 （在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理， 然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落 实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经 理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报 总经理。 九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程， 让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段， 形成不依赖于任何人的会议服务体系。
3、协调工作 4、领导临时交办的工作
从秘书工作的复杂性来看，秘书人员应 是具有比较广博的知识基础机又熟悉某行 业专业知识的通才—专才型人才
（七）秘书工作的特点
1、从属性 2、被动性 3、事务性 4、综合性
服从老板六大守则
1、老板绝对不会有错。 2、如果发现老板有错，一定是我看错。 3、如果我没有看错，一定是因为我的错，才害老板犯 错。 4、如果是他自己的错，只要他不认错，那就是我的错。 5、如果老板不认错，我还坚持他有错，那还是我的错。 6、总之，老板绝对不会有错，这句话绝对不会错。
2、从所属部门分： 可分为党务、行政、司法、经济和文化等
3、从具体的工作分： 从具体的工作分文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信 访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书等
（三）秘书的层次
秘书的层次有很多分法，主要介绍两种： 1、高级秘书、中级秘书、初级秘书 高级秘书：参政议政、深入到决策过程，是领导的重 要助手 中级秘书：一般指文字秘书 初级秘书：从事一般日常事务的秘书
上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； (2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以
上；
。 (3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上
（四）秘书工作的特点
1、政治性 2、辅助性：所有的秘书工作都要围绕领导工作展开、 秘书人员能参加领导班子的会议，能提出各种解决问 题的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权、 秘书人员在处理问题时，只能根据领导的意图和指示 的精神来办 3、被动性：要根据领导的需要来安排工作，凡是无法 分解到具体部门的工作，都由秘书机构来承担。 4、综合性：上情下达、下情上传、内外疏通、各方平 衡 5、事务性
秘书学概论
主讲：刘光明
绪 论 走进秘书学
一字之师 典出《宋·魏庆 之·诗人玉屑》：“郑谷在 袁州，齐己携诗诣之。有 《早梅》诗云：‘前村深 雪里，昨夜开数枝。’谷 曰：‘数枝’非早也，不 若‘一枝’。齐己不觉下 拜。自是士林以谷为‘一 字师’。”
清末，山东某地有一富豪公子，不务正业，横行乡里。有一次在闹市 纵马飞奔，将一老人踏死，当即被众百姓扭送官府，押入死牢。其父 母花重金请一位刀笔吏帮忙为之缓颊，刀笔吏查阅案卷，见结论有 “跑马伤人致死”一句，提笔将“跑马”二字颠倒一下，成了“马跑 伤人致死”。如此一改，罪不在故意，既可免刑，更可免死。又唆使 其家人贿赂知县，几经打点，改判赔偿重金，道歉认错，教育释放。 为掩人耳目，知县大笔一挥，写了一个冠冕堂皇的判词： 劣马脱缰难 控驭，却非纵马故伤人。 重金赔礼厚安葬，两家从此息争纷。一桩死
面对这种情况，秘书应该怎么处理？
现在秘书有这么几种选择：
1、既然老板总烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以 先不去管他。
2、心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定， 所以拿上文件夹去找老板签字。 3、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。 4、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。 5、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。
c.三级秘书(具备以下条件之一者)： (1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以
上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
九段秘书的故事
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然 后准备相关会议用品，并参加会议。 二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认， 确保每个人被及时通知到。 三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30 分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的 人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理 确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试 可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了 设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与 会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健 忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
为什么文秘管工作会呈现女性化倾向呢？ 1.女性擅长处理人际关系； 2.女性耐心、细致、条理性强，能更好地适应文 秘管理条理性强的特点； 3.女性记忆力强； 4.女性具有打字天赋； 5.女性天性谨慎、易于保密； 6.女性能协调办公室气氛。
老总闷闷不乐
这天早晨上班，平时和蔼可亲的老总眉头紧锁，一 言不发地进了自己的办公室，秘书跟他打招呼“早上好！” 他爱理不理。
一、什么是秘书学
开会之前我先来，看看谁坐主席台； 会议之前我先讲，看看话筒响不响； leader讲话我鼓掌，带动底下一片响。
吃饭之前我先尝，尝尝饭菜热或凉； leader喝酒我来挡，誓把青春献给dang； 饭后工作我安排，卡拉OK和纸牌；
秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（陈合宜《秘
秘书活动的基本要素： 秘书人员——主体 秘书工作——客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘
书工作，才能显示出自身的存在价值。 秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、
处世方法。 领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项
秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。 秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、
e、李总，实在对不起，孙总不在公司。
对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请 说明理由，并对其他几种选择进行评析。
1、养成不说“不知道”和“与我无关”的习惯 2、养成每天早晨第一个到办公室的习惯 3、养成请示之前做好腹案的习惯 4、养成体谅上司的习惯 5、养成做事留有余地的习惯 6、养成自已积累资料的习惯 7、养成自已找事做的习惯 8、养成失误后马上道歉的习惯 9、养成记住客人的相貌和名字的习惯 10、养成忙里其乐的习惯 11、养成全面了解公司业务的习惯 12、养成喜怒哀乐不形于色的习惯
所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行 为
(一）秘书的定义
根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定，把秘 书试为一种职业名称，把秘书的定义为“从事办公室程序 性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提 供服务的人员
全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是： 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象 文学家一样善于驾驶文字；要象外交家一样有 潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机 器的能力……
对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请 说明理由，并请对其他几种选择进行评析。
老板的电话 这天上午，公司老板孙总正在开董事会。公司有这规定，领导在开
会时原则上不得接电话，所以，如果客人来电话找领导，只要不是很 急的事，秘书就不要让领导来接电话，散会之后再说。
11点钟左右，天地公司的李总来电话找公司老板孙总。李总是公 司一个很重要的客户，他说有急事要与孙总商量。
“秘书国家职业标准”把秘书职业设为四个等
级
a.五级秘书(具备以下条件之一者)： (1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业 证书； (2)在本职业连续见习工作2年以上； b.四级秘书(具备以下条件之一者)： (1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年 以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业 证书； (2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年 以上； (3)连续从事本职业工作4年以上； (4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘 书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。
组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部 环境。
秘书学与相关学科的关系
领导科学
管理学
公共关系学
相关学科
文书、档案学
行为科学
社会心理学
1、秘书学与决策学的关系 2、秘书学与管理学的关系 3、秘书学与行政学的关系 4、秘书学与文书学的关系 5、秘书学与应用写作学的关系 6、秘书学与心理学的关系 7、秘书学与公共关系学的关系
秘书各层级的能力要求
➢初级秘书：打字员（每分钟120字以上）、收发员 （书写漂亮）、办事员（头脑清晰）、记录员（速记 的能力）。直接与物打交道；熟悉周围环境和办事渠 道；能保守机密。 ➢中级秘书：以文字为主要方式的秘书。有广泛的文史 哲、政治、经济知识，重点是理论水平、知识水平、 政策水平和写作水平等“四个水平”。懂得人际关系 学。 ➢高级秘书：除应具有中级秘书的条件外，特别是政策 修养：胸怀全局，出谋献策，组织提调，以静制动。 少出力，多出智。
书学》）： 1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作
的 产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。 2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管
理活动的一门科学。 3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工
作和研究对象。 4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了 设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录 （在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理， 然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落 实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经 理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报 总经理。 九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程， 让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段， 形成不依赖于任何人的会议服务体系。
3、协调工作 4、领导临时交办的工作
从秘书工作的复杂性来看，秘书人员应 是具有比较广博的知识基础机又熟悉某行 业专业知识的通才—专才型人才
（七）秘书工作的特点
1、从属性 2、被动性 3、事务性 4、综合性
服从老板六大守则
1、老板绝对不会有错。 2、如果发现老板有错，一定是我看错。 3、如果我没有看错，一定是因为我的错，才害老板犯 错。 4、如果是他自己的错，只要他不认错，那就是我的错。 5、如果老板不认错，我还坚持他有错，那还是我的错。 6、总之，老板绝对不会有错，这句话绝对不会错。
2、从所属部门分： 可分为党务、行政、司法、经济和文化等
3、从具体的工作分： 从具体的工作分文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信 访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书等
（三）秘书的层次
秘书的层次有很多分法，主要介绍两种： 1、高级秘书、中级秘书、初级秘书 高级秘书：参政议政、深入到决策过程，是领导的重 要助手 中级秘书：一般指文字秘书 初级秘书：从事一般日常事务的秘书
上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； (2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以
上；
。 (3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上
（四）秘书工作的特点
1、政治性 2、辅助性：所有的秘书工作都要围绕领导工作展开、 秘书人员能参加领导班子的会议，能提出各种解决问 题的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权、 秘书人员在处理问题时，只能根据领导的意图和指示 的精神来办 3、被动性：要根据领导的需要来安排工作，凡是无法 分解到具体部门的工作，都由秘书机构来承担。 4、综合性：上情下达、下情上传、内外疏通、各方平 衡 5、事务性
秘书学概论
主讲：刘光明
绪 论 走进秘书学
一字之师 典出《宋·魏庆 之·诗人玉屑》：“郑谷在 袁州，齐己携诗诣之。有 《早梅》诗云：‘前村深 雪里，昨夜开数枝。’谷 曰：‘数枝’非早也，不 若‘一枝’。齐己不觉下 拜。自是士林以谷为‘一 字师’。”
清末，山东某地有一富豪公子，不务正业，横行乡里。有一次在闹市 纵马飞奔，将一老人踏死，当即被众百姓扭送官府，押入死牢。其父 母花重金请一位刀笔吏帮忙为之缓颊，刀笔吏查阅案卷，见结论有 “跑马伤人致死”一句，提笔将“跑马”二字颠倒一下，成了“马跑 伤人致死”。如此一改，罪不在故意，既可免刑，更可免死。又唆使 其家人贿赂知县，几经打点，改判赔偿重金，道歉认错，教育释放。 为掩人耳目，知县大笔一挥，写了一个冠冕堂皇的判词： 劣马脱缰难 控驭，却非纵马故伤人。 重金赔礼厚安葬，两家从此息争纷。一桩死
面对这种情况，秘书应该怎么处理？
现在秘书有这么几种选择：
1、既然老板总烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以 先不去管他。
2、心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定， 所以拿上文件夹去找老板签字。 3、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。 4、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。 5、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。
c.三级秘书(具备以下条件之一者)： (1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以
上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；