图解如何举办会展活动SOP标准流程和案例分析

7
什麼是世界博覽會？
• 世界博覽會（Universal Exposition ，簡稱為World Expo）， 又稱「萬國博覽會」 • 最早的世界博覽會→公元1851年英國倫敦 • 水晶宮成為世界博覽會的標誌 • 至今已有160年的歷史 • 今年(2012)於韓國麗水舉辦麗水世界博覽會 命的大海，會呼吸的海岸」 →「有生
13
申請出國參展流程(2/2)
• 運送展品 • 1個月前 • 需要辦理出口的展品→列出展品清冊→申請商品檢驗 • 申請出國 • 1個月前 • 申請護照及簽證 • 結清費用 • 開展 • 結清參展費用
14
申請國內參展流程(1/2)
• 報名參展 • 2個月前 • 採用通訊郵寄掛號報名，有時間限制，額滿提前截 止 • 報名成功 • 1個月前
10
如何向國際申請出國展覽？
• 向國際展館申請展覽，先要取得邀請函 • 著名的國際性專業博覽會，需提前6~8個月開始報名 • 一般國際展覽，需在3個月前進行報名
11
第八章
展覽如何籌備？
12
申請出國參展流程(1/2)
• 申請參展 • 3個月前 • PEO協助參展者填寫參展申請表 • 報名成功 • 2個月前 • 主辦單位認申請表後，由參展者支付訂金 • 規劃展品 • 2個月前 • 參展者同意確認 PEO 規劃設計服務建議書 ( 包含：攤 位大小、裝潢計畫、展示道具、展覽品展出方式、 宣傳策略、以及預算)
拋棄
形象不佳(愛賺錢、不環保)
形象較佳(不公利、較環保)
26
展覽應如何進行管理？
• 展覽主辦單位：顧客服務品質調查分析 • 參展商：課題研究及問卷調查，調查對象為參展商和 主要買主 • 其他相關產業：問卷調查或深度訪談
27
如何增加展覽基本能力？
• 管理能力 • 多看 • 多聽 • 基本能力 • 展覽規劃 • 設計
16
展覽活動的組織型態
• 主辦單位(organizer)是展覽的催生者 • 以部門為基礎的會展組織結構(divisional structures) • 以服務產品為基礎的會展組織結構(product structures)
17
展覽成本計算分析圖
100% 展覽總成本
攤位租金 20%
攤位裝潢 39%
• 需要回寄報名表、廠商通知回函、營利事業登記證 影本，或是參展產品型錄（公司及服務簡介）
15
申請國內參展流程(2/2)
• 攤位規劃、規劃產品 • 1個月前 • 依據攤位數分配攤位並進行裝修規劃 • 確保展覽品的智慧財產權沒有問題 • 客戶邀請 • 2週前 • 寄發客戶邀請通知 • 運送展品 • 開幕前 • 把展品放入展位中
8
國際展覽局
• 目前官方負責協調管理世界博覽會的國際組織 • 成立於1939年，總部設在法國的巴黎 • 英文為International Exhibitions Bureau
• 法文為Bureau International des Expositions ，簡稱為BIE
9
會展人員
• PEO→Professional Exhibition Organizers 專業展覽籌辦單位， 簡稱為「展覽顧問公司」 • PCO→Professional Convention Organizers 專業會議籌辦單 位 • DMC→Destination Management Company 目的地管理公司
4
展覽的定義─大英百科全書
• 為了發展貿易而組織的臨時性市場，買賣雙方聚集在 一起而進行交易。 • 此定義有「市集」的味道。
5
英文中展覽的用字
• Exhibition • Exposition • Trade Fair
• Trade Show
6
展覽的歷史
• 世界上最早的展覽會起源於「萊比錫」 • 最初的概念： 原始社會的祭典→商品並列，進行日用品和宗教用品 的銷售
展品或機具零
件短少、故障 重置遺失、偷 竊、搬運損壞 捕貨
時工資
18
第九章
展覽如何設計？
19
常見的攤位設計
• 半島式攤位(peninsula booth) • 島式攤位(island booth) • 背板攤位
20
標準攤位的設計(基本配備)
• 攤位分隔牆(三面隔間) • 投射燈三盞 • 摺疊椅三張
• 地毯
• 參展者全銜(中英文)招牌 • 110V(500瓦)電力插座
• 電力
21
如何設計吸引參觀者駐足的展覽場？
• 中央展台的設計 • 方便出入的動線 • 提供座椅的會場
• 裝潢天花板和地板
• 以色彩營造氣氛 • 隱藏雜物櫃的位置
22
第十章
展覽如何管理？
23
展覽活動應如何行銷？
• 行銷的對象是「人」，行銷的利器是「口碑」 • 展覽行銷(exhibition marketing) 是一種專門的學問，包含 展前行銷、展中行銷、展後行銷等階段
• 多說
• 多讀 • 多加強基本能力
• 接待
• 經Байду номын сангаас • 管理
28
攤位服務 12%
展品運輸 3%
人事成本 21%
其他成本 5%
場地租金、大
會保險、水電、 保全支出
設計、監工、
施工人力、機
設備、建材、
耗材、園藝費
具費、服務費
( 參展期間 ) 及 攤位的管理、 保全、清潔費 用
展品運輸、報關、
籌備會議成本
支、人員招募、 事前培訓、教 育成本、正式 員工薪資、臨
結稅人員交通
24
展覽行銷流程圖
建立參展組織 取得顧客參展資訊 建立參展目標 登門拜訪潛在客戶 擬定行銷企劃 執行行銷企劃 展場行銷 客戶滿意度調查 取得參展客戶資訊
修正行銷企劃
執行修正後行銷企劃
25
展覽之後展覽品處理流程圖
獲 利 較 佳
拍賣
維持公司 有借有還 的形象
回收
返還
獲得回收效益
歸還
贈送
獲得餽贈效益
獲 利 不 佳
會展二忠
49908117
謝馥鈺
1
第七章
什麼是展覽？
2
展覽的概念
3
展覽是什麼？
• 指的是在某一個地點舉行，參展者和參觀者藉著展示 物品形成買賣交易或是資訊交換的互動行為 • 是一種集合相關廠商進行業務拓展和成交的一種行為 • 參展廠商將商品陳列出來，以供買主觀看的一種交易 活動 • 可以提升企業體的知名度，蒐集相關產業的情報，並 可以開發潛在客戶來源 • 展覽的目的：「行銷 Marketing」