公司内部邮件书写规范
(完整版)公司邮件格式范文
公司邮件格式范文篇一：商务邮件范例以及格式注意事项一、事务邮件：X经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。
恭祝商祺！XXX二、问候邮件：例一：X经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）XXX公司XX敬上例二：X经理/总：您好！生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！XXX公司XX敬上例三：X经理/总：您好！一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！XXX公司XX敬上例四：X经理/总：新年好！值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，感谢您长期以来对我们的支持和信任！在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。
未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。
您的标准就是我们努力的方向。
在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。
关于统一邮件书写规范
在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利” “敬礼”为再换行顶格写。
三、邮件的正文内容
1、邮件正文要简明扼要，行文通顺，不要出现让人晦涩难懂的语句。
2、根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择适当的语气和表述方式，多用请、谢谢之类的语气词。
3、如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落进行清晰准确的说明，保证邮件内容的简短干练。
4、对于重要信息可以通过改变颜色、加粗等合理提示。
5、正文格式
每一段落前都要空两格，句子结束时要加合适的标点符号。
邮件正文字体统一设置为微软雅黑、五号字。
四、邮件的附件
1、邮件如带有附件，应在邮件正文提示收件人查看附件内容；如有多个附件，应对附件内容做简要说明。
资料的传递，无需反馈——【请查收】
二、邮件的称呼和问候语
1、邮件的开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可以称呼大家、Dearall。
2、邮件开头都要有问候语，最简单的写一个“您好！”。
3、结尾常用“祝好！” “Best Regards”等，若是尊长应使用“此致，敬礼！”。
4、称呼与问候语的格式
称呼要在第一行顶格写。
六、邮件的发送
1、发送邮件时，主送人为必须知悉该邮内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。
2、代表本部门与其他部门联系工作时，应得到本部门负责人授权，发送邮件时抄送本部门负责人；根据岗位职责与其他部门相关责任人联系重要工作时，应同时抄送对方直接上级。
3、转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件被人，确定需要引用的内容部分。对同一收件人不同主题的邮件，应新建邮件，而不是直接回复。
邮件书写规范及注意事项
太复杂的问题还是用电话沟通（如排名等），邮件不易表达清楚。
信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会。毕竟是和客户之间 商业来往的信函。
邮件内容正文 邮件内容正文——截图 正文 截图
截图要突出重点：只需要截出需要展示给客户的部分，去除不相关的界面
最好进行适当标注，指引客户可以即时关注到我们需要表达的内容，同时必要时在 图中表达出需要关注的次序。
收件人
标题
格式 排版
商业邮件
正文 附件
格式、 格式、排版
1 2 3 4
字 体
标 点
标注 颜色
信 纸
字体
使用方便阅读的字体
某些研究显示大小为 10 号的 Arial 或 Verdana 字型都是最适于在线 阅读的字型。 在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格。
注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板信中、某一文档中或 者网络上拷贝一段文字，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统 一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观（可将拷贝的内容拷贝在文本 中可消除所有格式）。
给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。
避免出现错别字。
邮件内容正文 邮件内容正文
给客户的邮件中，尽量避免使用MIC内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我 们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。要尽量通俗易懂，但不能显得很外行。
邮件中不要评论竞争对手，不要涉及一些不信纸给客户发送邮件，请尽量使用简洁、庄重的信纸风格 ——MIC的工作信纸，给客户树立专业、权威的企业形象。
邮件完成，发送前
邮件完成，发送前 将邮件发送之前，务必仔细阅读检查一遍 仔细阅读检查一遍，或 仔细阅读检查一遍 者使用拼字检查，以检查是否有文法错误或其 它问题。
工作邮件的规范与注意事项
正文内容
正文的核心部分，层次分 明、简单易懂。
3
1
2
下一页
正文中内容的格式
首行
第一个首行在称呼语下面隔一行。 每段文字的首行向右缩2个汉字，
第二行从左边顶格书写。
内容
要求主次分明，先总体表达，再 分层次说明，多用“第一/第二/
第三…”的格式。
字体
宋体，黑色 字号一般选择10-16号。 邮箱默认的字体都适用。
2
04 时间
如果带有时间性质的邮件，要在主题中标 明时间，比如月报日报周报等。
二、内容
02
正文
01
称呼
03
附件
04
结束语
05
@
署名
01 称呼
2)如果只知道对方的 姓氏： 1. 对方是技术型的， 可称呼：姓氏+工； 2. 对方不是技术型的， 不确定职位，可称呼： 姓氏+老师。
4)如果为群发收件人可 直接称呼为 Dear all或 者大家好/各位好/三位 （数量 ）好。
工作邮件的规范
与注意事项
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开始
2024/10/24
目录
CONTENTS
01. TWO 内容
04. ONE 主题
02. FOUR 范文
05. FIVE 其他
03. THREE 地址栏
06. Content
一、主题
No.1
主旨 简短扼要
No.2 目的 明确直观
• 长度不宜冗长
• 尽量在标题前注明目的。
数量
• 可多个不同的签名。 • 慎重引用短语或者公司宣传文
化作为签名的一部分。
行数
• 和正文字体匹配，简体中文 或者英文。
工作邮件格式规范
工作邮件格式规范篇一：工作邮件内容格式规范20工作邮件内容格式规范目录一、邮件主题的书写二、邮件内容的书写三、邮件地址栏的填写一、邮件主题的书写与公司内部间同事沟通的邮件主题格式为：部门-发件人姓名-事件-日期例：信息管理部-陈楚业-工作汇报-2015.5.30二、邮件内容的书写邮件正文的组成成分为以下几个部分：1、2、3、4、5、称呼正文内容结束语附件署名1、称呼称呼是写信人对收件人的称呼用语。
第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。
例如：黄主任，您好：；如果为群发收件人可直接称呼为Dear all：。
注意：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。
2、正文内容位置在称呼语下面隔一行，是信得核心部分。
因此要求正文层次分明、简单易懂。
每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。
正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字格式。
每项内容后换行空两格的书写。
对于工作汇报类邮件：首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。
其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。
对于数据汇报类邮件：首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。
其次针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。
3、结束语结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以示尊重。
4、附件信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一。
附近二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。
附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容5、署名邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格在标注发件日期。
注意：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。
大厂内部信件格式
大厂内部信件格式
大厂内部信件格式一般包括以下几部分：
1. 收件人：在“收件人”栏中填写接收人的名字或者部门名称。
如果内部信件需要传递给多个部门或者多人，可以使用“抄送”功能。
2. 邮件主题：在“邮件主题”栏中简明扼要地描述邮件内容，以便接收人能够快速了解邮件的主题。
3. 正文：在“正文”部分详细描述邮件内容，包括需要传达的信息、任务、要求等。
在表达时应当简明扼要，避免使用冗长的句子和段落。
4. 附件：如果有附件，可以在邮件正文中提到，并在“附件”栏中添加相应的文件或文件夹。
5. 签名：在邮件的末尾添加发件人的名字、职位和联系方式，以便接收人能够确认发件人身份并回复邮件。
以下是一个示例内部信件的格式：
收件人：[XXXXX]
邮件主题：关于XX项目的进度安排
正文：
尊敬的XX先生/女士，
您好！我是XX项目的负责人，现将有关XX项目的进度安排与您沟通。
请查收附件中的详细计划，并提出您的宝贵意见和建议。
如有任何疑问，请随时与我联系。
附件：[XXXXX]
签名：
XXX（发件人姓名）
XXXX年XX月XX日。
邮件书写规范及注意事项
邮件书写规范及注意事项在现代社会中，邮件已成为日常工作和生活中必不可少的通信工具。
正确地书写邮件可以提高沟通效率，避免误解和不必要的麻烦。
本文将为您介绍邮件书写的规范和注意事项，帮助您更好地处理邮件沟通。
1. 主题简明扼要邮件的主题应该简明扼要地概括邮件的内容。
一个好的主题能够使收件人快速了解邮件的主要内容，同时也方便日后检索和归档。
避免使用模糊不清的主题，例如“请求”、“重要事项”等，而应该使用具体的词语来描述邮件内容，例如“关于会议时间调整的建议”。
2. 尊称礼貌用语在邮件的开头和结尾应使用适当的尊称和礼貌用语，显示对收件人的尊重和友好。
例如，“尊敬的XX先生/女士”、“您好”、“感谢您的关注与支持”等。
避免使用不礼貌或随意的称呼，例如直接称呼对方名字或不加称谓的问候。
3. 语言简洁明了邮件应该用简洁明了的语言表达信息，避免冗长和复杂的句子。
使用清晰的段落和适当的分隔符可以让邮件更易读。
同时，避免使用不必要的缩写和术语，以免造成理解困难。
4. 逻辑层次清晰在邮件中，逻辑层次的清晰度对于信息的传递和理解非常重要。
可以通过使用标题、段落和列表等方式，将邮件内容分成清晰的模块，使得读者更容易跟随和理解。
5. 避免大段落和长篇幅在邮件中，应避免使用过长的段落和大段的文字。
过长的段落和长篇幅的文字容易让读者产生疲劳和无法集中注意力的感觉。
可以通过分段和重点标记来突出关键信息，提高邮件的可读性。
6. 准确明确的表达意图邮件应准确明确地表达自己的意图和要求。
使用简洁的语言和明确的词句，避免使用模糊、含糊不清的表达方式。
如果有需要附加文件或者需要对方采取行动，请在邮件中明确指出。
7. 注意语法和拼写错误在书写邮件时，应注意语法和拼写的准确性。
错误的语法和拼写会给读者留下不专业或不认真的印象。
使用拼写检查工具或者仔细校对可以帮助您避免这类错误。
8. 回复及时、友好在收到他人的邮件后，尽量在合理的时间内回复邮件。
公司正确的邮件格式范文
公司正确的邮件格式范文摘要：1.邮件标题规范2.邮件正文：在日常工作中，邮件作为一种重要的沟通工具，规范的书写格式和礼仪显得尤为重要。
以下是一份公司正确的邮件格式范文，供大家参考。
1.邮件标题规范邮件标题应简洁明了，能够体现邮件的主要内容。
可以使用“主题+正文”的形式，例如：“关于召开年度总结会议的通知”。
避免使用过于简单或模糊的标题，如“开会”、“重要”等。
2.邮件正文结构邮件正文应包含开头、正文内容和结尾三个部分。
开头：简要说明邮件的目的和背景，如“您好，根据公司年度计划，现将召开年度总结会议的事宜通知如下”。
正文内容：详细阐述会议的时间、地点、参会人员、议程等相关信息。
尽量使用简洁明了的语句，条理清晰，便于读者理解。
结尾：表达期待对方回复或执行的愿望，如“请您务必准时参加，如有疑问，请随时与我联系。
谢谢！”3.邮件签名规范邮件签名应包含姓名、职位、联系方式等信息。
可以根据公司规定和自身需求，添加企业标识、个人简介等。
签名应保持简洁，不宜过长。
4.特殊场景下的邮件撰写注意事项（1）发送给多人时，避免使用“To”或“Cc”标签，以免泄露收件人隐私。
可使用“Bcc”标签，但需注意邮件内容的适当性。
（2）涉及敏感或保密内容时，请使用加密邮件或专线传输，确保信息安全。
（3）回复邮件时，注意梳理原文内容，简洁明了地回应问题，避免篇幅过长。
5.邮件礼仪与应用技巧（1）注意语言礼貌，使用敬语，避免使用口语化表达。
（2）尽量使用简洁明了的语句，避免过于复杂的句子和长篇大论。
（3）在邮件中传递负面信息时，注意语气和措辞，尽量避免对当事人造成伤害。
（4）收到邮件后，及时回复，表明收到并了解邮件内容。
如有疑问，可随时与对方沟通。
总之，掌握邮件写作规范和礼仪，有助于提升工作效率，展现个人职业素养。
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.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
.附件命名及格式：日期+部门+文件名 举例人力资源部KPI绩效考核表
署名
按公司邮件收发的现有做法。
.邮件地址栏
收件人：邮件的接收人，并应对该邮件做回复、指示。注意''收件人”栏只应为须对邮
及时回复邮件。收到他人的重要电子邮件理想的回复时间是2小时内。对于一些
优先级低的邮件可集中在某一特定时间内处理。如果因事情复杂，无法及时确切回复, 那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
进行针对性回复，当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然E附上答案。 回复不得少于10个字。
不要就同一问题多次回复讨论，如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只 能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含艾不清的标题。
可适当用使用大写字母字符（如“*! ”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度
,特别是不要随便就用"紧急”之类的字眼。
标题不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
.邮件内容
邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。
发邮件前务必再次确认收件人、抄送对象，收件地址较多时尤其需要注意。
注：正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。
.邮件回复
收到邮件后要争取尽快回复。在发邮件时可以在标题上标明'‘请回复”之类的要求。
答复邮件需要一定时间的，务必先告知情况以让对方了解。
在回复邮件中包含历史邮件内容的时候，尽量只保留相关内容及附件
.注意Email的论述语气尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的
列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
.一次邮件交待完整信息，尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。
结束语
结束语在正文之空一行另起一段书写，以表尊重。
件做回复、批示的指定的接收方；仅做知会了解的人员如主管、经理，不可列入''收件 人”栏。
抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人
可回（邮件）可不回（邮件）。注意“抄送”栏人员需按职位由小到大列出，先列本 部门，再列其它部门，最后列总经办（如果有需要抄送总经办的邮件）。
称呼
称呼是写信人对收件人的称呼用语。第一行顶格书写，使用姓氏职位为称呼，称呼后
用逗号间隔敬语。
例如：苏总，您好：
例如：各位同事，大家好：
正文
.正文位置在称呼语下面隔一行，是邮件的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易
僮。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。
.邮件正文釆用分条罗列之类的方式使要点明晰，达到邮件简单明了的要求。
4.职责：
无
5.操作指引
.邮件标题
邮件标题要在一定程度上反映邮件正文内容，一定不要空白标题。
.与公司内部同事沟通的邮件格式为：部门-发件人姓名-事件-日期
例如：资材品质部汪亚利工作计划.与其他公司工作上的沟通邮件格式为：公司名称-事件-日 期
例如：***有限公司对帐单 最好写上来自**水的邮件，以便对方一目了然，又便于留 存。
文件修改记录版次修改单 Nhomakorabea号修改内容
备注
B0
/
初版发行
会签/分发部门
意见/签字
会签/分发部门
意见/签字
备注
1.目的：
规范公司邮件工作交流方法，帮助大家养成良好习惯，给人以尊重、得体、成熟的感觉，提升 企业內部形象和管理人员对企业文化的认同感。
2.范围：
适用于**公司內部邮件沟通运作。
3.术语定义：
发送邮件时候请将邮件简练填写清晰，内容包括主题、称呼、问候语、简单正文、附件等形式。
注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报 的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用如粗标红的格式。
附件
.大容量（1MB以上）附件要视必要与否添加。可以依照收信人的要求直接发送，或者
采用分割、压缩、链接等方式。
.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。