档案存放位置表.doc
幼儿园档案存放规整记录表
幼儿园档案存放规整记录表1. 引言幼儿园是孩子们成长的重要场所，为了更好地管理和记录幼儿园的信息，需要建立一个档案存放规整系统。
本文将详细介绍幼儿园档案存放规整记录表的制定和使用。
2. 目的幼儿园档案存放规整记录表的目的是为了保证幼儿园档案的安全性、便捷性和可追溯性。
通过建立一个系统化的记录表，可以减少档案遗失和混乱情况，提高档案管理效率。
3. 内容3.1 档案种类在幼儿园中，存在着各种各样的档案，包括但不限于以下几类： - 学生档案：包括学生个人信息、入学申请表、家庭背景等。
- 教职工档案：包括教师个人信息、从业资格证明、考勤记录等。
- 教学档案：包括课程计划、教材使用情况、教学评估等。
- 安全与卫生档案：包括安全检查记录、事故处理情况、卫生保健措施等。
3.2 档案存放规则为了保证档案的整齐有序，需要制定一些档案存放规则，如下所示： - 档案应按照种类进行分类，并分别标注编号。
- 每个档案都应有相应的封面，上面标注有档案的名称、编号和责任人。
- 档案柜应设立在幼儿园办公室或专门的档案室，保证安全和便捷性。
- 档案柜内应设置不同的抽屉或文件夹，以便于分类存放不同种类的档案。
- 对于重要的档案，可以设置密码锁或者指纹识别等安全措施。
3.3 档案记录表为了方便管理和追踪档案情况，需要建立一个档案记录表。
表格格式如下：编号档案名称存放位置负责人存放日期001 学生档案抽屉1 张三2022/1/1002 教职工档案抽屉2 李四2022/1/1003 教学档案抽屉3 王五2022/1/1004 安全与卫生档案抽屉4 赵六2022/1/13.4 档案管理流程建立一个良好的档案管理流程，可以确保档案的及时归档和查找。
以下是一个示例的档案管理流程： - 档案管理员根据档案记录表，将新的档案归类存放到相应的位置。
- 档案管理员定期检查档案柜，确保每个档案都有相应的封面和编号。
- 当需要查找某个档案时，可以通过查询档案记录表来确定其存放位置，并由负责人提供具体文件。
档案柜编号及档案盒存放方案
档案柜编号及档案盒存放方案为了提高档案查找效率，减少查找时间，特提出将档案柜全部统一编号和并与档案类别年份等信息的编号分离开，即档案柜号与档号分离，档案柜上无需粘贴档案年份、类别、档号等信息。
主要用于流动性强、数量种类变化大、非永久保存的档案，提高应对档案随年份、种类、数量的增加或减少等各种变化的能力。
一、档案柜档案盒编号档案室所有档案柜编号应遵循统一、唯一的原则，按从左到右、从上到下的顺序进行编号，编号应具有稳定性，一经确定，不可随意修改，同时要可扩容，能随档案柜的增加而增加。
1.将所有并排放一起，门往同一个方向开的档案柜归为一列，用大写英文字母表示，从左到右依次为A列、B列、C列……2.将每一列档案从上到下依次分为1层、2层、3层……3.每层档案柜从左到右依次为Ol柜、02柜、03柜……4.每柜的档案盒从左到右依次编号为01、02、03……如G53715表示5歹∣J5层37号柜15盒。
二、档案盒入柜存放方法1不改变已入柜档案的存放位置，只需统计列号、层号、柜号和重新编盒号；原有的档案柜有空缺可依次补上。
不同种类的档案可放于同一柜，但不可放于同一盒。
有利于充分利用档案柜存放空间，但各年份各类别档案混合存放，不利于同类档案的批量查询和销毁或搬运，每列每层每柜的档案比较杂。
方法2同一类别同一年份可根据数量大小存放同一列、同一层或者同一柜，数量多的档案可根据实际情况另起一列另起一层或另起一柜。
会造成档案存放空间浪费，不利于充分利用，但放同一柜同一层同一列的档案比较纯，有利于同类档案批量查询和销毁或搬运。
方法3将方法1和方法2结合使用，前面各列数量多年份久的档案使用方法2存放，后面各列新产生档案使用方法一存放，每隔半年或者一年进行一次存放调整，将后面所产生的按方法2统一存放。
方法3继承了方法一和方法二的优点，但是每半年或者一年的存放调整费时费力，时间充裕情况下推荐使用方法3。
三种方法对比：工作量：方法IV方法2V方法3存放空间使用：方法1二方法3＞方法2同年份同类别档案集中情况：方法2＞方法3＞方法1档案查找对总表的依赖：方法2V方法3V方法1三、各类问题解答1.档案位置码：每份档案在原有的序号的基础上增加列号、层号、柜号、盒号组成唯一的档案位置码。
档案室设施一览表
档案室设施一览表
本文档旨在提供档案室设施的详细信息和一览表。
1. 档案柜
- 数量：10个
- 位置：分布在档案室的不同区域
- 规格：每个柜子高150厘米，宽90厘米，深40厘米- 功能：用于存放档案文件和文件夹
2. 档案架
- 数量：5个
- 位置：分布在档案室的中央区域
- 规格：每个架子高200厘米，宽100厘米，深50厘米- 功能：用于存放大量档案盒和文件夹
3. 桌椅
- 数量：1套
- 位置：档案室的工作区域
- 规格：一张桌子和两把椅子
- 功能：提供员工处理档案工作的工作空间
4. 电脑及打印设备
- 数量：1台电脑，1台打印机
- 位置：档案室的办公区域
- 功能：用于档案管理系统的操作和文件打印
5. 照明设备
- 数量：10个灯具
- 位置：均匀分布在档案室的天花板上
- 功能：提供充足的照明，使员工能够清晰地阅读和处理档案文件
6. 防火设备
- 数量：2个灭火器
- 位置：档案室的入口和办公区域
- 功能：用于应对突发火灾事件，确保档案室的安全以上为档案室设施的一览表，详情请参考。
档案管理常用表格
●档案存放地备查用表档案存放地备查用表楼：层：房间：档架(柜)栏格全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数●归档案卷目录归档案卷目录卷宗号：目录号：部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注●档案目录卡档案目录卡档号：卷名：本案文件目录件数收文员来文员发文号页数备注12345678910111213141516171819●档案明细表档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签年月日年月日收●档案内容登记簿档案内容登记簿类号案号内容备注●(机密)文件保管备查簿(机密)文件保管备查簿类别 No归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本●作废档案焚毁清册作废档案焚毁清册年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月核准：监焚：焚毁执行人：●调卷单调卷单年月日No.类别文件内容摘要调卷部门调卷人调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止计日原收入编借出日期号档号归还日期年月日备注保管人签章核准：主管：调阅人：●阅档催还单阅档催还单同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。
档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册●档案调阅单档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日(经收人签章)共宗(件)注：本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。
●档案存放位置表档案存放位置表卷宗名称：卷宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架(柜)栏●阅档催还单存根阅档催还单存根借阅人：档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册●图书资料借出卡图书资料借出卡分类编号：资料名称：购入价格：归档日期：借出时限：借出日期借出人归还签认●图书借阅登记表图书借阅登记表年月日编号书名作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注。
档案存放证明范本
档案存放证明范本
尊敬的先生/女士：
非常感谢您选择我们的档案存放服务。
为了满足您的需求并确保您的文件的安全存放，我们需要提供一份档案存放证明。
以下是一份供参考的档案存放证明范本：
【公司名称/个人姓名】
【公司地址/个人地址】
【日期】
致：档案存放单位
我/我们（公司名称/个人姓名）于【存放日期】将以下档案存放至贵单位，并非常感谢您提供的安全存放环境。
存放档案的详细信息如下：
1.档案编号：
2.存放起始日期：
3.存放终止日期（可选）：
4.档案描述：
5.档案存放方式：
-实体档案：描述实体档案（例如纸质文件、磁带等）的类型、数量和存放位置。
-数字档案：描述数字档案（例如电子文件、照片、视频等）的类型、文件格式和存放位置。
我/我们保证所存放的档案是合法获得的，并对档案的真实性和完整
性负责。
如果存放档案期间发生任何档案丢失、损坏或泄露的情况，我/
我们将承担全部责任，并提供相应的补偿。
请贵单位遵守保密协议，确保存放档案的安全性，并禁止未经许可的
人员访问或复制存放档案。
如有需要，我/我们同意提供存放档案的访问
授权。
存放档案补充说明（可选）：
1.存放档案的目的或用途。
2.存放档案的重要性或保密级别。
3.任何特殊要求或限制，例如保留期限、保密期限等。
再次感谢您提供的存放服务，期待与您合作。
祝好！
【签名】。
档案管理常用表格大全
●档案管理常用表格●
●档案存放地备查用表
档案存放地备查用表
楼：层：房间：
档架(柜)栏格
全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名
称
目录中案卷起止
号数
●归档案卷目录
归档案卷目录
卷宗号：目录号：部门：
案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注
●档案目录卡
档案目录卡
档号：卷名：
本案文件目录
件数收文员来文员发文号页数备注1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
●档案明细表
档案明细表
保险库号柜位号拟存至日期
公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签
收
年月日年月日
●档案内容登记簿
档案内容登记簿
类号
案号内容备注
●(机密)文件保管备查簿
(机密)文件保管备查簿
类别 No
归档日期原文件编
号
内容摘要经办部门档号
预定保存
期限
份数
备注
副
本
影
本
●作废档案焚毁清册
作废档案焚毁清册
年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月。
档案管理制度及管理表格
修订记录修订状态修改内容修改人批准人日期审核人第一章总则........................................................... - 3 -一、目的.......................................................... - 3 -二、释义.......................................................... - 3 -三、管理原则........................................................ - 3 -四、合用范围........................................................ - 3 -五、管理职责........................................................ - 3 - 第二章工作程序....................................................... - 4 -一、档案资料的采集.................................................. - 4 -二、档案资料的标识：................................................ - 5 -三、资料归档制度：.................................................. - 6 -四、档案保管........................................................ - 6 -五、档案借阅........................................................ - 7 -六、档案销毁........................................................ - 7 -七、档案保管规定.................................................... - 8 -八、保存期限：...................................................... - 8 - 第三章奖惩............................................................ - 8 - 第四章附则............................................................ - 9 -加强档案管理，便于查找利用，做好采集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
档案目录模板
档案目录模板一、档案目录模板。
1. 档案编号，（档案的唯一编号，便于查找和管理）。
2. 档案名称，（档案的名称或标题）。
3. 档案类别，（档案所属的类别，如人事档案、财务档案等）。
4. 档案内容简介，（对档案内容的简要描述）。
5. 存放位置，（档案存放的具体位置）。
6. 录入人，（档案录入系统的人员姓名）。
7. 录入时间，（档案录入系统的时间）。
8. 档案状态，（档案的状态，如在用、停用等）。
二、档案目录模板的使用方法。
1. 档案编号，档案编号是档案管理的重要依据，每一个档案都应有唯一的编号。
在录入档案时，要按照一定的规则进行编号，以便于管理和查找。
2. 档案名称，档案名称应简明扼要，能够准确反映档案的内容和主题。
避免使用过长或模糊的名称，以免混淆和误解。
3. 档案类别，档案类别是对档案进行分类和归档的重要依据，可以根据档案的性质和用途进行分类，便于后续的管理和检索。
4. 档案内容简介，对档案的内容进行简要描述，可以包括档案的主要内容、关键信息和特点，以便于用户快速了解档案的概况。
5. 存放位置，记录档案的具体存放位置，包括存放的柜号、抽屉号和位置等信息，以便于用户快速找到档案。
6. 录入人和录入时间，记录档案录入系统的人员姓名和时间，便于追溯和核实档案的录入过程。
7. 档案状态，记录档案的状态，包括在用、停用、归档等状态，便于管理和监控档案的使用情况。
三、档案目录模板的注意事项。
1. 档案目录模板应根据实际情况进行调整和完善，以适应不同类型和规模的档案管理需求。
2. 在录入档案时，要按照规范和标准进行操作，确保档案信息的准确和完整。
3. 在使用档案目录模板时，要严格按照规定的格式和内容进行填写，避免出现错误和混乱。
4. 档案目录模板应定期进行更新和维护，保持档案信息的及时性和准确性。
通过以上档案目录模板的使用方法和注意事项，我们可以更好地管理和整理档案，提高工作效率，确保档案信息的安全和可靠。