第二章事务文书

第二章事务文书.

范围极广、使用频率极高，也称为“常用文书”。

种类繁多，至今并无明确的规定。

同行政机关公文合称为“通用文书”。主要是指法定公文和专用文书之外的公务文书。

同公务文书的区别在于可以不用写明主送机关，没有严格的格式。但由于长期的使用，形成了一些比较固定的惯用格式和阅文对象。

同公务文书最大的共同点即为“讲求时效”。

自身的特点：指导工作：起方向性作用（如：计划、规章制度）

沟通情况：让基层了解（如：简报、调查报告）

积累资料：反映情况，说明问题

宣传教育：分析说明，扬善贬恶

简报

1、概念：即情况的简要报道，是国家机关、社会团体及企事业单位内部用来通报情况、交流信息的一种简短的文字材料。

2、编写要求：

（1）选材要精当：要精心挑选材料，要把最能说明问题，最能揭示事物的本质特征或者表明事物的发展趋向的典型材料用到简报中去。（2）事实要准确：必须以真实可靠为原则，必须实事求是、恰如其分地写明事实，既不能夸大，也不能缩小，对所用的事例、数字、引文等要认真核对，以确保准确无误。

（3）编写要迅速及时：简报是以新、快著称的文种之一。只有快速反映工作中出现的新情况、新问题，才能及时为领导机关的决策及问题的解决提供依据和帮助，其作用才能得到发挥。

（4）内容要简明扼要：一般应在千字以内，确有必要时可适当长一些，但也最好不要超过二三千字。要注意：

①提炼观点，避免罗列现象，将其写成“流水帐”；

②开门见山，不写大话、套话；

③推敲语句，做到用语精当。

3、写法：

（1）报头部分：包括简报名称、编号、编印单位、印发日期、密级和保存要求等项目；

（2）正文部分：包括标题和正文内容，有时，还有编者所加“按语”或“内容提要”。

（3）报尾部分：包括发送单位和印发份数两项内容。

例：P91

调查报告

1、概念：就是对某一个事件或某一个问题，进行深入细致的调查研究之后所写出的真实地反映情况的书面报告。

2、特点：真实性、针对性、典型性。

3、写作要求：

（1）要认真进行调查研究，充分占有材料：

①要有明确的目的，但不要带框框；

②要作好充分的准备，即确定恰当的调查对象，并根据需要拟定调查提纲或调查细目；

③要能够正确地分析和鉴别材料，即要分析资料来源的可靠程度，辨别真伪。

（2）要以正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料：要按照观点与材料相统一的原则把材料合理地组织起来，做到以观点统帅材料，以材料证明观点。一定要从正确的立场出发，并采用正确的方法，否则是无法得出正确的结论的。

（3）要讲究结构形式和语言特色：

①调查报告没有固定的格式，但大致的结构形式还是具备的，依照

这种常用的结构形式写作，有利于提高文章质量，也有利于提高写作效率。

②调查报告通常采用第三人称的叙述方式叙述事实，其语言除应具备公文语言的准确、简洁、朴素等特征之外，还可以适当运用一些比喻或生动的口语化词语，有时还可以恰到好处地引用一些诗词、典故及名言警句等，以起到画龙点晴的作用。

4、写法：（1）标题：包括调查对象、内容范围、文种名称；

（2）署名：个人或集体；

（3）正文：

①开头：又称导语、前言，以概述的方式对调查的范围、对象、目的、方式、内容作扼要介绍。

②主体：表述调查结果。结构形式有：

A、纵式结构：按照事物发展的先后顺序安排材料，确定叙述的次序；

B、横式结构：按事物的性质和特征对材料加以归类，从不同的角度反映情况，说明问题；

C、混合式结构：就是纵横式混用结构，即以一种结构形式为主，兼用另一种结构形式，既考虑事物的发展脉络，又照顾事物的分类特征，兼有两种结构形式的特点。

③结尾：A、总结式写法：总述内容，明确观点；

B、指导式写法：指明努力的方向；

C、启发式写法：提出发人深省、引人思索的问题；

D、号召式写法：预示前景，发出号召。

例：P99

计划

1、计划：是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。

2、工作计划：是对某一单位或部门某一时期内的工作作出打算和安排的文书。工作安排、工作要点、工作意见、工作部署等等，都属于工作计划。

3、作用：

（1）具有预见性；预见今后可能出现的问题和困难，提出相应的对策。

（2）具有指导性；根据国家方针政策、上级指示精神，再结合实际来制定。

（3）具有约束性。对照计划督促检查，提出目标，调动积极性。

4、计划的种类：从不同的角度可以对其进行不同的分类。

（1）按内容：生产计划、建设计划、工作计划、科研计划、教学计划、学习计划等；

（2）按范围：全国计划、地区计划、部门计划、单位计划、班组计划、个人计划等；

（3）按时间：长期计划、中期计划、短期计划（年度计划、季度计划、月份计划等）；

（4）按性质：综合性计划、专题性计划；

（5）按形式：条文式计划、表格式计划、条文和表格配合使用的计划等；

（6）按作用：指令性计划、指导性计划等。

5、要求：

（1）要符合政策：必须贯彻党和国家的有关方针、政策及上级指示精神。

（2）要从实际出发：要把全局需要同本单位的实际情况结合起来，既不能说空话，更不能说假话。

（3）要具体明确：内容具体、明确，把要做的事情写得实实在在，才便于人们依照施行，也便于人们对照检查工作。

（4）要留有余地：计划实施中，常常会有一些不可预见的因素出现，因此在制订计划时要充分考虑这一点，要在任务的提出和时间的规定等方面留有余地。

6、写法：

（1）标题：包括单位名称、适用期限、文种名称，有的还要点明计划的内容要点；

（2）正文：包括基本情况、目的与要求、步骤与作法、结语。（3）落款：包括制订计划的单位名称和日期（如在标题中已写明单位名称，这里可省略）

例：参P124、参P134

总结

1、工作总结：是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析，以为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。

2、要求：（1）要充分占有资料；

（2）要善于分析材料；

（3）要合理地取舍内容；

（4）要深入研究问题。

3、写法：

（1）标题：对照参P136来看：

①包括单位名称、时间、总对象、文种类别；

②新闻式标题，即概括总结的核心内容的标题。

（2）正文：包括前言、主体、结语。

（3）落款：包括制订计划的单位名称和日期

规章制度

1、概念：是国家机关、业务主管部门、社会团体或其他组织机构所制定的，在一定的范围内要求有关人员共同遵守的实用文书。

2、种类及各自的写法:

（1）章程：是党派或团体等组织，用于规定自身的性质、宗旨、组织机构、活动形式和行动准则等内部事务的一种文书。

写法：例：P120

①标题：由组织或机构名称加文种名称两个要素构成的；

②签署：又称题注。章程通常要由会议通过才能生效，通过章程的会议名称和日期要加括号置于标题下方。

③正文：采用条款形式，而且是“章断条连式”，即分章分条，各章条数前后相连、统一排列，条下还可分款，但各款不连，独立编号。第一章为“总则”（或总纲），最后一章是“附则”。

（2）条例：是对某一方面的工作或某一重大事项的处理方式及某

一组织的宗旨、任务及其成员的职责权限等作出规定的指令性文书。

写法：例：P122

①标题：一般为“事由+文种”。

②签署：条例的发布机关和发布日期，或者通过条例的会议名称和日期要加括号置于标题下方。

③正文：格式有两种：

A、章断条连式（章断条连款断式）：（与章程相同）第一章为“总则”，条数从总则部分开始排列，直至最后一章“附则”；

B、分条列项式：即以“条”贯穿式，不分章目，开头就是条例的第一条，各条依次排列，直至最后一条。也称为“条款式”，在后面的文种——规定中会谈到。

注意：一、条例的开头部分也即“总则”通常写入下面两项内容：

1、交代制发条例的目的，常见格式是“为了……，特制定本条例”；

2、说明条例的适用对象和涉及范围。

二、条例的主体部分是规定具体事项的部分，是整个条例的核心部分：

1、从正面规定必须做什么及必须怎么做；

2、从反面规定不许做什么及违规的处理办法。

（3）规定：是针对某一事项或活动提出要求，并制定相应措施，要求有关人员贯彻执行的一种文书。

写法：例：P126

①标题：常见格式是“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”，并常

用介词“关于”引出事由。

②签署：规定的发布机关和发布日期可加括号置于标题下方，也可作为落款放在正文之后。

③正文：A、开头：制发该规定的目的、依据、缘由等，并以过渡性语句引出下文；

B、主体：大都采用条款式写法

a、原则性的规范要求；

b、具体的约束措施。

C、结尾：交代规定的实施要求、生效日期及解释和修改

的权限归属等。

（4）办法：是有关机关或部门根据党和国家的方针、政策及有关法规、规定，就某一方面的工作或问题提出具体做法和要求的文件。

写法：例：P128

①标题：一般采用“事由+文种”的形式。

②正文：A、开头：说明制订办法的依据和目的；

B、主体：写明各项要求和措施；

C、结尾：交代办法的施行时间和要求、修订和解释权限等

等。

③落款：制订办法的机关名称和日期。

述职报告同讲话稿一样，不作为考试的重点，可视为自学。