维护项目资料档案管理制度
11.维护项目资料、档案管理制度
维护项目部文件编码规定
目的
规定维护项目部各部门、各专业队质量体系文件编码，防止文件的编码重号和错误使用。
适用范围
适用于项目部除公文以外的所有文件的编码
引用文件
ZH2F001-年度号天津蓝巢电力检修有限公司文件编码管理制度(年度号版)
具体规定
根据公司综合管理部确定的单位码为◆◆；
根据分类码的确定原则，项目部综合管理的分类码为1，质量管理的分类码为2，安全和环境管理的分类码为3，生产管理的分类码为4
文类码的确定
1）为简便,使用六种分类码：
F——规章类如管理文件、制度、办法、规定、规程、规范、标准等重复性应用的文件
Z——作业文件类如针对专门事件、专门产品、专门的过程所制定的文件，与规章类的区别在于是一次性应用的文件，如年度号年培训计划,某某工程施工组织设计，某某工程作业指导书,某某事故的处理决定等；
T——推荐性、参考性文件资料如各种总结、汇报、指南(阐明推荐性的方法回建议的文件)、推荐的外来参考资料等；
Y——重要的日常应用文件如通知、信函、传真等；
B——规范表格、台帐(规定为完成的活动或达到的结果提供的客观证据的文件)如：检查记录表、纠正措施表、文件发放登记表等；
A——其他文件或不区别分类码时采用。
2）文件在F、Z、T间不好区分时，按F、Z、T顺序采用前者或选用A
序列码以年为周期连续使用，同一单位分类同一文类的序列码，当年不得重号。
年号码取文件发布日的年号四位数。
发布文件的各单位负责对文件编码，并按年建立文件编码登记，以免文件重码/错码。
项目部已发布的有效文件，已有文件编码的可延用原编码，无编码但需要的可按制度编码。
行政公文正文按公文编码办法编码,随文发布的附件，属文件的应按本规定编码。
项目部各部门制度、规定编码如下:
1）综合管理部门编制的相关制度、规定：
◆◆1F(001-999)-年度号
2）质量管理部门编制的制度、规定：
◆◆2F(001-999)-年度号
3）安全和环境管理部门编制的制度、规定
◆◆3F(001-999)-年度号
4）生产管理部门编制的制度、规定:
◆◆4F(001-999)-年度号
项目部各专业作业指导书为（按专业分）：
1）◆◆4Z(001-999)-GL-年度号（锅炉专业）
2）◆◆4Z(001-999)-QJ-年度号（汽机专业）
3）◆◆4Z(001-999)-RL-年度号（燃料专业）
4）◆◆4Z(001-999)-DQ-年度号（电气专业）
5）◆◆4Z(001-999)-RK-年度号（热控专业）
6）◆◆4Z(001-999)-GD-年度号(供电专业)
项目部使用的表格为
1）综合管理部门的表格为
◆◆1B(001-999)-年度号
2）质量管理部门的表格为
◆◆2B(001-999)-年度号
3）安全和环境的表格为
◆◆3B（001-999）-年度号
4）生产管理的表格为
◆◆4B(001-999)-年度号
维护项目部基础技术资料编码规定
为便于查找和管理各专业基础技术资料，并且能与MIS系统链接迅速，实现维护项目系统管理运作模式，结合维护项目部生产管理中产生的部分基础技术资料的类别和对设备基本情况的了解，做如下规定：各专业每台设备四大标准的编码原则为：
◆◆---JB--
字段3
字段2
字段1
说明：
字段1---代表◆◆维护项目部
字段2---汽机专业标准
JB-汽机标准DB-电气标准RB-热控标准LB-锅炉标准
RB-燃料标准
字段3---a专业（1汽机专业，2锅炉专业，3燃料专业，4热控专业，5电气专业），b系统（类别），c主设备，d从属设备
字段4---四大标准（A：点检标准B：给油脂标准C：维修技术标准
D：维修作业标准）
各专业设备档案编码原则：均以专业代字区分（从汽机开始）
◆◆-JSD-（a-b-c-d）（设备）汽机专业设备档案
◆◆-DSD-（a-b-c-d）（设备）电气专业设备档案
◆◆-RSD-（a-b-c-d）（设备）热控专业设备档案
◆◆-LSD-（a-b-c-d）（设备）锅炉专业设备档案
◆◆-RSD-（a-b-c-d）（设备）燃料专业设备档案
说明：SD---设备档案简称
各专业检修档案及检修记录编码原则
检修档案编码原则（按专业分）
◆◆-JJD-（a-b-c-d）：汽机专业检修档案
◆◆-DJD-（a-b-c-d）：电气专业检修档案
◆◆-RJD-（a-b-c-d）：热控专业检修档案
◆◆-RJD-（a-b-c-d）：燃料专业检修档案
◆◆-LJD-（a-b-c-d）：锅炉专业检修档案
说明：JD---检修档案简写
检修记录编码原则
◆◆-JJJ-（a-b-c-d）-001：汽机专业检修记录
◆◆-DJJ-（a-b-c-d）-001：电气专业检修记录
◆◆-RJJ-（a-b-c-d）-001：热控专业检修记录
◆◆-WJJ-（a-b-c-d）-001：燃料专业检修记录
◆◆-LJJ-（a-b-c-d）-001：锅炉专业检修记录
说明：JJ…检修记录简写
质量验收单及三方确认单编码原则
质量验收单
字段4
字段2---汽机专业质量验收单
其他专业随专业代字而改变代号：
◆◆-DYS-（001-999）电气专业质量验收单
◆◆-RYS-（001-999）热控专业质量验收单
◆◆-LYS-（001-999）锅炉专业质量验收单
◆◆-RYS-（001-999）燃料专业质量验收单
YS---指质量验收单简写
字段3---设备流水号
字段4---年序号
三方确认单
◆◆-JSQ-（001-999）-年度号
4
字段1：◆◆维护项目部
字段2：汽机专业三方确认单
◆◆-DSQ-（001-999）电气专业三方确认单◆◆-RSQ-（001-999）热控专业三方确认单◆◆-LSQ-（001-999）锅炉专业三方确认单◆◆-WSQ-（001-999）外围专业三方确认单
SQ---指三方确认单简写
字段3：该专业设备流水号
字段4：年序号
维护项目部文件、资料管理办法
目的
为规范管理维护检修过程中的相关文件、资料，以满足生产的需要，确保资料的生成和流转满足公司及业主的相关要求。
适用范围
适用于维护项目部内各专业队及相关管理部门。
职责
资料室负责维护检修过程中相关文件的搜集和管理、保证使用部门及时得到有效文件的版本，并对文件的规范建档负责。
项目部各专业队负责基础技术资料的生成和管理，负责外来文件的实施和管理。
项目部质量管理部门负责对维护检修过程中文件资料的监督管理、质量记录的搜集和管理。
项目部综合管理部门负责对公文等相关的文件资料的管理。
管理规定
对图纸及厂家资料的管理
鉴于电厂维护工作的特殊性，由业主提供维护项目部资料室贮存的图纸及厂家资料仅限一套，而且有些部分还不能完全满足生产需要，需自行复印一部分，同时做好对顾客财产的保护，有利于追溯。这就要求维护项目在资料管理工作中严格执行图纸、资料借阅规定：
1）借阅人必须在认真填写好文件借阅记录表并经资料主管签字后方可借阅。借阅记录表要规范填写，表内应写清借阅时间、借阅文件编号、借阅份数及借阅人的亲笔签名等。
2）图纸及厂家资料由于其专业性比较强，最长借阅时间可为一个月，月满后再借，应先归还，再继续填写文件借阅记录表，方可续借。
3）借阅人在查阅已借出图纸及厂家资料的同时，应负责对借出资料的保管，保证按时、完整、齐全归还到资料室。资料主管对归还的资料进行实际核查无误，方可填上归还时间，以保证资料齐全归档。
4）为了便于查阅柜内图纸及资料，资料主管应将图纸及厂家资料分别建立目录并分别放置，将目录贴于柜门内侧，而且每套图纸外侧都应用口取纸标识卷册号便于查找。随着资料的增加和变化，目录也应随着更新，更新的频次一般为每月一次，图纸变化量大时，应每半月更新一次，保证对图纸及资料实行动态管理。
5）为了保证各专业能及时得到图纸及厂家资料，各专业技术员应根据需求的紧急程度，编制出图纸及厂家资料需求计划，将其交到资料室，再由资料主管陆续去准备和搜集相关资料。
6）由业主方获取的图纸及厂家资料，先由资料主管进行分类、建档，然后由质量主管在每天5点的项目部生产落实会上通知到图清单，各专业专工负责传达到技术员，以便领用和查阅。
对维护检修基础技术资料的管理规定
为规范维护检修基础技术资料的生成和最终的归档，实现资料的闭环管理。提出以下几点规定：
1）相关资料生成的管理规定
（a）基础技术资料生成的表格形式直接引用质量管理程序文件中对生产过程的管理的相关表格。
表-1_________________________文件（记录）借阅申请单编号:
表-2_________________专业图纸及厂家资料需求计划编号:××-001
（b）表格的页面设置要求：竖排时左:右:上:页眉:页角:0下:;横排时左:右:上:页眉:页角:0下:,纸型为A4打印纸。
（c）表格的填写要清晰、规范，字号一般为四号字，一项内字数多时，可调整字的大小。
（d）各专业生成的基础技术资料，应随同卷内目录定期向资料室移交，资料室核查后负责保管。
2）对作业指导书管理的有关规定
（a）作业指导书范本直接引用维护检修质量管理程序文件中的模板。
（b）作业指导书的页面格式为：左:右:上:页眉:页角:；页眉字体规定为小四号字隶书；页角为小四号字宋体，格式为：第×页共×页。
（c）作业指导书采用的纸型为A4打印纸。
3）作业指导书的审批规定
作业指导书编写完后，统一交到资料室先进行登记，然后由资料主管负责送至业主检修维护主管部门、安监部门负责人处审阅相关项，然后从最末一位审核人处取回，将作业指导书和修改意见一并返给编写人进行修改，编写人修改后，重新打出一份随有修改意见的那份交到资料室，资料室核对无误后，送到项目部总工处审批，审批通过后直接由资料室复印下发给使用部门及相关部门；不通过,继续返回修改，修改后资料室再复印下发，同时填写文件发放记录。资料室保留作业指导书原件，并按专业分别建档。
附表：
隐蔽工程签证单
设备清册统计表
设备档案
设备检修记录
设备检修档案
三方确认单
缺陷统计表
作业指导书编制计划清单
作业指导书格式范本
检修质量验收单
收文记录
文件发放登记表
文件发放审批
工程联络单表样
隐蔽工程签证单
编号：
注：（1）隐蔽工程签证单由作业单位填写。
（2）填写一式三份，作业单位、质量管理部门、业主或监理各一份。
设备清册统计表编号:
设备档案
设备检修记录
专业：编号：
设备检修档案
专业：编号：
三方确认单
___________________专业缺陷统计表
作业指导书格式范本
目录1、目的
2、适用范围
3、编制依据
4、作业前应具备的条件
5、作业危险因素和环境因素辨识及对策表
6、作业人员要求及职责分工
7、作业工器具及消耗材料
8、作业程序、技术要求及质量控制点
9、作业技术记录表
10、质量验收签证单
11、附录（表格、记录图等）
__________________质量验收单
2、本表一式三份。
外来文件的管理
我们这里讲的外来文件主要包括：
1）工作中使用的国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或相关单位的文件；
2）顾客提供的图纸、技术要求等；
3）供货单位提供的使用维护说明书和图纸等文件；
4）作为工作依据的其他外来文件。
以上4种文件均应按管理体系程序文件通用程序中《文件控制程序》控制和管理，我们主要针对第4种做一下补充规定：
（a）作为工作依据的外来文件不管以何种渠道获取的，首先应先送到资料室登记，由资料主管填写收文记录。资料室拿到文件后，请项目部总工审阅，根据总工的签署意见确定分发部门，资料主管将原文件复印，有必要的情况下要对纸媒体的资料进行扫描，留下图象资料，将复印件或电子扫描图象下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原文件由资料室装盒保存，并建立盒内文件的目录。
（b）各专业队编制的作业指导书及相关制度、规定等，在编写前应首先到资料室备案，资料室根据专业的不同，依据《维护项目部文件编码规定》，确定一个准确的文件编码给编写人，这样保证了文件的编码正确使用，避免和其他已生成文件的编号发生混淆。作业指导书的审批按规定执行；制度、规定在编写完后，统一交到资料室，由资料室负责找项目部总工审批，总工审批后，再由资料室复印下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原件由资料室按专业建档保存。
（c）编写文件的页面设置规定：左右上下，字体为四号字，宋体，纸型为A4打印纸。
维护检修过程中，与外部联络用文件的管理
各专业队在生产准备及进行阶段产生的与业主间的、相关部门间的联络单的控制与管理
项目档案管理制度
项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和， 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。 第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。 第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理 部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表
第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单， 部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的， 发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交）， 并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司
工程档案管理制度
九、工程档案管理制度 一、档案资料的归档分类及范围 1.档案资料的归档分类 工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。 2.档案资料的归档范围 （1）省、市政府的来往公文； （2）建管处的来往公文； （3）建管公司的来往公文； （4）有关技术问题的审查、咨询意见； （5）会议文件、记录等； （6）工程建设期间形成的工程技术材料： ①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告； ⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；
（7）工程价款结算等资料。 二、工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1.工程文件接收 （1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。 （2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。 （3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 （4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿） （5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。 （6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 （7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐 2. 工程文件资料发放
项目档案管理工作制度
项目档案管理工作制度 —、总则 为了规范苏州市中环快速路北段（312国道苏州段分流线工程共线段）工程项目路基桥涵工程施工ZH-LQ04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理工作，结合本项目无纸化办公要求，参照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》、《工程质量资料规范化管理范本》、《基本表格及用表说明》、《苏州市一级公路标准化施工指南》等相关文件管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本项目档案管理工作制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，尽力达到“档案资料与工程进度同步进行”的目标。 二、档案管理职责与制度 经理负责档案的全面工作，工程技术档案由项目总工主管。项目经理部诚恳接受苏州市一级公路建设指挥部的指导和检查。 1、档案管理室由工程部下属资料室负责，贯彻执行本制度统一管理档案。 2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。 3、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。 4、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，
做到完整安全，存放有序，查找方便。 5、做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 6、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。 三、项目管理系统资料的形成、积累、整理、归档和移交 根据业主对于本项目实行的无纸化办公系统《312国道苏州段分流线工程项目管理系统》（以下简称“系统”）的实施，经业主、监理及项目管理系统人员的工作培训，以及业主目前对于资料管理工作的要求，项目部各科室在系统上对应模块需要上传资料的分布如下： 工程部：文档管理、质量管理、日志、文明环保 试验室：文档管理、质量管理 测量班：文档管理、质量管理 安质部：安全管理 合同部：文档管理、计量支付、合同管理、计划进度 办公室：文档管理 资料室：负责“文档管理”模块下的所有文档类型的编号分配，系统 内部资料的上传、下达，以及档案的整理、归档工作。 各部室在使用“文档管理”模块时，请在使用前将需要上传资料的“文档类型”和上传“文件数目”告之资料室，由资料室统一分配编号。待文
工程部存档管理制度
工程部存档管理制度 编制：＿＿＿＿＿＿日期＿＿＿＿＿＿审核：＿＿＿＿＿＿日期＿＿＿＿＿＿批准：＿＿＿＿＿＿日期＿＿＿＿＿＿
目录 1 主题内容和适用范围 (3) 2 职责 (3) 3 归档范围 (3) 4 归档要求 (3) 5 借阅使用 (4) 6 附加说明 (5)
修改记录
工程部存档管理制度 1 主题内容和适用范围 本制度规范了工程部存档管理的工作程序和要求，使部门文档存放安全合理、使用明确便利、便于追溯，能够更好地为部门及公司的各项工作服务。 本制度适用于XX公司工程部。 2 职责 2.1公司管理层负责审批本制度并监督执行。 2.2工程部是存档管理的执行部门，全面负责部门内档案管理。 2.2.1 部门经理：负责审核本制度，监督并管理本制度的执行情况。 2.2.2部门助理（兼档案保管员）：负责本部门文档资料整理归档工作。 2.2.3 项目经理：负责所管项目文件按要求及时到助理处存档。 2.2.4 技术支持工程师：负责售前支持文件按要求及时到助理处存档。 3 归档范围 3.1项目执行档案：设备清单、出厂测试报告、发货申请单、开箱验收报告、开通/竣工验收报告、培训记录、设备交接凭证、竣工图纸、软件（开通使用版本）、竣工资料，以及项目执行过程中往来函件、申请报告等。 3.2售前支持档案：技术方案、概预算报价、技术标书等。 4 归档要求 4.1 文档存放要有专门的档案室，档案保管员负责保管房间门钥匙。 4.2 纸质文件：要求内容正确齐全、无丢页漏页。文件优先级：原件>复印件。使用柜子/架子存放。 4.3 电子文件：要求内容正确、文件齐全、未感染病毒，软件需有版本号和修改日期。使用一台专门的服务器、双硬盘阵列存储，并于每月底将本月存储的文件刻录成光盘永久存储。 4.4 文件标识：文件标识应保证唯一性和连续性，至少应包括文件名称、文件编号、版本号、形成时间几部分，项目文件还应包括项目号。文件标识分为纸质案卷封页与电子文件夹两种，要易于查找，具有可追溯性。 4.5 档案移交：
项目部工程资料文件归档管理办法整理
项目监理部工程资料 收集、整理、组卷和归档办法中咨工程建设监理公司 第二事业部 2010年10月
前言 为规范中咨工程建设监理公司第二事业部建设工程资料管理，进一步提高部门工程建设监理的水平，部门依据北京市建筑工程资料管理工程（DB11/T695-2009），结合我公司业务文件资料归档有关文件要求和部门具体情况编制了本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》。为方便各项目监理部在进行资料管理时，有一个可参考的文件支持，分四个部分做了具体介绍。由于本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》主要是根据北京市和公司对民用建筑项目的相关要求编制的。电力行业或北京以外的建设工程监理项目在使用《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》时，应首先满足电力行业和当地政府主管部门相关规定的要求。 由于时间仓促，本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》中难免有不足之处，请部门各项目监理部在资料管理的操作过程中，提出宝贵的修改意见，以便再版时改进，。 中咨工程建设监理公司第二事业部 2010年10月
目录
第一部分监理资料的基本规定
一、总则 1、项目监理部在业务工作中资料管理形成的全部档案，是项目监理部针对工程施工过程中到工程竣工结束整体监理工作的真实记录，为有效指导项目部加强档案的科学管理，更好地为公司各项工作服务。根据行业标准《建筑工程资料管理规程》和公司发布《中咨监理公司文件整理归档与档案管理办法》及监办公【2003】20号《中咨工程建设监理公司业务文件资料归档管理办法》的通知及相关文件结合项目监理部实际情况，制定本办法。 2、根据国家集中统一管理档案的原则，各项目监理部在业务工作中形成的各种具有保存价值的文字、图表、声像材料及计算机盘片等，实行由各项目监理部分别整理归档、公司档案室集中统一管理。任何个人不得据为己有或随意销毁。 3、项目部资料收集、整理、编制工作在项目部总监领导下，由项目部工程资料人员管理，在业务上接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。 4、项目部在档案工作中必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规等。 5、项目资料管理人员工作的基本任务是： ①管理项目部工程各专业资料的档案，负责档案的接收、整理、保管、统计和档案归档等项工作。
建设项目档案管理的控制措施
一、建设项目档案管理的控制措施 (一）存在问题 1.文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确 2.档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失 3.档案整理不规范，各参建单位标准不一 4.建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失 原因分析： 1.重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难 2.档案意识薄弱，重视程度不高 3.档案工作的专业性 (二）明确责任 1、建设单位（项目法人）： 对项目档案工作负总责。负责制定项目档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调项目管理相关部门和参建单位实施。 与参建单位签订合同、协议时应设立专门条款，明确项目文件档案管理责任。包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的审查、检查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。 建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核，履行项目档案法人验收和移交。将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。按档案行政管理部门和主管部门相关要求，做好项目档案登记、验收的申报和准备工作。 2、参建单位： 包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。具体负责建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。负责所承担项目或任务的项目文件的收集、整理和归档工作。 监理单位负责对所监理项目的归档文件、竣工图的完整性、准确性、有效性、系统性和规范性进行审核，并形成记录。 项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总承包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。参建单位应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，确保项目文件的安全。 3、各行业（系统）主管部门： 负责制定本行业（系统）建设项目档案工作标准、制度并组织实施，对本行业（系统）建设单位的项目档案管理工作进行监督、指导、检查。组织或配合档案行政管理部门搞好建设项目档案的验收工作。 4、建设项目审批和主管部门： 负责将项目档案管理工作纳入项目投资建设计划和项目领导责任制及项目管理环节，对项目档案工作负有监管职责。 5、各级档案行政管理部门： 负责对本行政区域内的建设项目档案实行监督指导，统筹规划、组织协调，并具体负责
投资项目档案管理规定
投资项目档案管理规定 为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。??? 第一条? “投资项目”是指：??? (一)? 因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程；??? (二)? 因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。??? 第二条? 建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。??? 第三条? 全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：??? (一)? 全资投资项目类；??? (二)? 合资合作投资项目类；??? (三)? 内地投资项目类；??? (四)? 境外投资项目类。??? 第四条? 全资投资项目档案包括的必要文件是：??? (一)? 新上项目预报表和可行性分析报告；??? (二)? 给政府的请求报告和政府批文；??? (三)? 企业章程和董事会决议；??? (四)? 总公司的法人营业执照和工商局批复；??? (五)? 资信证明或资金来源证明；??? (六)? 产权变更有关文件、材料；??? (七)? 项目实际投资金额证明材料；??? (八)? 历年经营业绩。??? 第五条? 合资合作投资项目档案包括的文件是：??? (一)? 新上项目预报表和合资企业可行性分析报告；??? (二)? 外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文；??? (三)? 给政府的申请报告和政府批文；??? (四)? 合资企业合同书；??? (五)? 合资企业章程和董事会决议；??? (六)? 合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书；??? (七)? 合资各方资信证明或资金来源证明；??? (八)? 各方(中方)主管单位意见；??? (九)? 合资各方委派的董事名单；??? (十)? 进口设备、办公用品清单；??? (十一)? 工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照；??? (十二)? 产权、股权变更有关文件、材料；??? (十三)? 项目实际投资金额证明材料；??? (十四)? 历年经营业绩。??? 第六条? 内地投资项目包括的必要文件是：??? (一)? 给政府经济协作办公室的申请报告；??? (二)? 企业去内地兴办工商企业的章程；??? (三)? 合资、合作的联营合同或合资意向书；??? (四)? 企业成立或变更时的政府批文；??? (五)? 企业法人营业执照副本的复印件；??? (六)? 派出负责人的法人授权委托证明书；??? (七)? 会计师事务所的验资报告；??? (八)? 当年或上一年度的财务决算表复印件；??? (九)? 银行开具的资信证明；??? (十)? 企业已经在内地投资的经营效益情况；???
工程档案管理制度
九、工程档案管理制度 一、档案资料得归档分类及范围 1.档案资料得归档分类 工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档与存放. 2、档案资料得归档范围 (1）省、市政府得来往公文； （2)建管处得来往公文; （3)建管公司得来往公文； (４）有关技术问题得审查、咨询意见； (5）会议文件、记录等； （6）工程建设期间形成得工程技术材料： ①招标文件、投标文件、合同及协议;②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件;④建筑材料与中间产品得合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比得试验报告;⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料,基础处理、隐蔽工程施工记录等材料;⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进得技术设备图纸等；
(7)工程价款结算等资料。 二、工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件得提供利用,特制定本制度。 1、?工程文件接收 (1）各单位提供给工程部得工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。 （2)工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到得工程文件,一律移交档案资料组进行统一归档整理。 （3）档案资料组对接收得工程文件资料,必须进行数量与外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 （4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿） (5）登记完毕得工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后,及时报审工程部领导审定,并及时处理. （6)对接收得密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料得借阅规定。 （7)档案资料组对归档得工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐 2、工程文件资料发放 (1)分发外单位与部门得工程文件资料由档案资料组统一办
安全生产档案管理制度
安全生产档案管理制度 第一章总则 第一条根据《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》（国发[2010]23号）精神，为加强项目安全档案资料的统一归口管理，使各项目在生产经营过程中的各种安全管理资料完整保存，依据《生产安全事故档案管理办法》(安监总办[2008]202号)，特制定本制度。 第二条安全生产档案是指项目在安全生产管理工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。档案内容主要有： 一、安全生产法律法规、标准规范，安全规章制度和文件； 二、安全责任书、工作计划与总结、考核记录； 三、安全教育培训记录； 四、安全技术材料； 五、安全会议记录、纪要； 六、应急预案及演练记录； 七、安全生产费用台账； 八、各类安全证书、证件； 九、合格分包方台账； 十、安全设施建设、使用记录； 十一、特种设备及特种作业人员台账； 十二、安全奖罚； 十三、安全检查记录；
十四、安全专项活动记录； 十五、事故处理、工伤认定材料及事故台账。 第三条安全生产档案实行公司、项目分级管理。 第四条本制度适用于本项目及项目各分部。 第二章安全生产管理档案内容 第五条安全安全生产法律法规、标准规范，安全规章制度和文件 一、项目每年收集更新的国家安全生产法律、法规、标准规范。 二、项目每半年至少进行一次对安全规章制度、操作规程执行情况的检查和评估记录。 三、安全生产文件： 1、安全生产文件是指项目发文或转发上级单位文件，业主单位印发的有关安全生产书面文件资料或电子文本。 2、安全生产文件原则实行分级分类管理，项目发文或转发上级单位文件由项目负责管理存档，项目收到的公司、业主及相关方的文件由项目安全机构保管、存档。 第六条安全责任书、工作计划与总结、考核记录 一、每年一次的各级人员安全生产责任书。 二、项目安全年度工作计划及总结。 三、项目根据安全责任书对责任人实施的安全责任考核结果。 第七条安全教育培训记录 一、安全教育培训包括“三级”安全教育培训、专业安全培训、日常安全教育等。
工程建设项目档案管理办法
***大桥主体工程建设项目档案管理办法 （试行） 第一章总则 第一条为规范***大桥主体工程档案资料管理工作，提高档案管理水平，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《公路工程竣（交）工验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理办法》等规定，制定本办法。 第二条***大桥主体工程的各参建单位均须按照本办法的规定开展工程档案管理工作。 第二章组织机构及职责 第三条***大桥管理局（以下简称“管理局”）职责工 程管理部为档案管理的归口管理部门，主要职责如下： （一）结合***大桥主体工程的特点，制订工程档案管理办法，明确档案管理目标、管理职责和要求； （二）监督各参建单位完善档案管理体系的建设，包括建立健全各级档案管理制度、落实专职档案管理人员等； （三）领导、监督档案管理中心开展档案管理工作； （四）对各参建单位的档案工作进行检查、监督和考核； （五）交（竣）工验收阶段，监督档案管理中心做好交（竣）工资料的验收和交接工作。 第四条档案管理中心职责档案管理中心是管理局委托具有相应资质和 经验的机构成立的负责档案资 料管理的专职机构。该中心将负责管理局档案资料的收集、整理、编制与归档工作，并在管理局的授权与监督下对各参建单位的档案工作进行管理、监督和考核。 档案管理中心由工程管理部归口管理，其职责主要是： （一）对***大桥主体工程档案管理工作进行统一规划，制订《港珠澳大桥主体工程档案资料管理规划》、《***大桥主体工程竣工文件编制办法》、 《***大桥主体工程档案工作制度》、《***大桥主体工程档案管理考核标准》等管理办法和制度，并监督落实； （二）推行档案工作标准化体系建设，统一***大桥主体工程各种建设、
水利工程项目档案管理方案实用制度.docx
专业文档 水利工程项目档案管理制度 为规范水利工程项目档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规 定, 结合建设管理中心的特点，制定本制度。一、 工程档案的归档范围及质量要求 ( 一) 工程档案的归档范围：对于工程建设有关的重要活动, 记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全, 整理立卷后归档。 ( 二) 归档文件的要求：归档的水利工程文件应为原件；工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。 二、工程档案的收集、整理、立卷、装订、归档及移交、保管、统计 ( 一 ) 工程档案的收集：各工程项目的负责人负责本工程项目从工程准备阶段到竣工 备案验收过程中工程建设文件及影像资料的收集。 ( 二) 工程档案的整理：按照单位工程、分部（分项）工程及文件形成的时间先后顺序 进行分类排列。 ( 三) 工程档案的立卷：工程文件按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、 竣工验收文件五部分立卷； ( 四 ) 工程档案的装订：案卷除有特殊要求外，所有工程资料必须按A4 纸装订成册。 ( 五 ) 工程档案的归档及移交：单位工程竣工验收完成后30 日内，各项目负责人要完成 该工程档案的归档工作。工程竣工验收完成后60 日内，各项目负责人将完整的工程竣工档案 交给工程档案室。 ( 六) 工程档案的保管：工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持 档案室的干燥和通风, 保证工程档案不被腐蚀。
( 七) 工程档案的统计：工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进 行统计 , 及时催促借阅到期文件的归还。 三、工程档案的借阅 工程准备阶段文件为机密级, 监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。没有领导批示，档案管理人员不得私自随便外借档案资料。 四、本制度自发布之日起执行 WORD格式可编辑
工程技术档案管理制度范文
工程技术档案管理 制度
工程技术档案管理制度 1.目的：规范工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、归档要求。 2.名词解释 各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。 3.归口管理和划分 3.1 工程部为项目部工程资料归口管理部门。 项目部各部门为各自职能范围内的资料管理对口责任部门，负责职能范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统一向业主移交和向公司档案室归档。 3.2工程资料的存档划分： 3.2.1工程管理文件资料： 1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业； 2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）； 3）行政文件，归综合管理部； 4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部； 3.3 工程资料管理网络和人员网络 工程项目中标后一个月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应包括各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。
4.文件的编写 文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时） 4.1文件的编写一律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）的打印件。规格要求参考作业指导书标准样式（尺寸及页边距）。 4.2文件必须采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下：①横向装钉的，左侧留装订线2.5cm，上边距25cm，右边距、下边距 1.5cm；②纵向装钉的，上下留出25cm的距离；③钉与纸张的边缘留出1cm的距离。对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。 4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。 页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、卷内备考表及某一文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应在文件目录中标明总页数。 4.4文件中附图的幅面、构件代号均应符合中国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。 4.5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面的式样同作业指导书封面。 4.6档号：项目代号+分类号+案卷号 项目代号：是公司指定的，项目中标后由公司档案室给出。 分类号：科技文件材料参考《火电施工企业档案分类表》中6--9大类的有关规定，其它部门采用0--5大类的有关分类规则。
建设工程档案管理办法
建设工程文件档案管理办法 1业务目标 规范建设工程文件档案的收集、编制、归档和利用，为生产经营活动基础设施保障。2业务风险 2.1没有建立有效的文件档案管理系统，可能造成工程的审核审批手续不明确，影响工作效率； 2.2建筑工程的档案收集管理不当，可能造成基础设施的资料信息缺失，对基础设施的维修维护带来困难。 3业务范围 本制度所指的建设工程文件档案，包括建设工程过程中所形成的具有保存价值的以文字、图纸、图表、声像等为载体的文件材料，能真实、完整地反映建设工程全过程的技术、经济、管理等方面的工作和建设工程的实际状况。 本制度适用于XX下属所有业务板块的新建、改建或扩建工程项目。 4相关规定 4.1档案管理机构及职责 4.1.1建设工程项目组为该项目工程文件整理归档的直接责任单位，项目组组长是第一责任人。建设工程档案管理的主要职责包括： 1)落实建设工程文件整理归档的部门和人员的职责。 2)在工程招标中，与勘察、设计、监理、施工、器材供应等单位签订协议、合同时，应对提供相应工程文件的套（份）数量、质量要求、提供时间等提出明确的整理归档要求和违约责任。 3)负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件，并进行组卷和归档。 4)负责组织、监督和检查相关勘察、设计、监理、施工、器材供应等单位的工程文件的编制工作。在建设工程监理阶段、施工阶段和竣工图阶段的工作完成后进行收集和归档。 5)在组织工程竣工验收前，应先对工程文件档案进行预验收，合格后再申请工程竣工验收。工程竣工验收合格三个月内完成归档和移交工作。 4.1.2各建设项目的建设工程文件档案，由项目组及时报送各运营中心办公室存档、验收，并依据《股份公司关于在建工程的考核办法》进行考核。 4.1.3各建设单位项目组应落实相关部门和人员履行档案管理职责，对本级档案归档负责。综合管理部门应对工程文件的整理归档工作进行服务、监督和检查，对检查的结果提出改进的意见，并进行奖励和处罚，同时对本级档案归档负责。投资发展部对该项工作进行服务、督导、检查。
工程部资料管理制度(草案)
工程资料管理制度 1目的 1.1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。 1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。 2工程技术资料、施工管理资料档案归档要求及范围 2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2001）及公司相关文件的要求。 2.3工程立项文件：项目立项批复文件及项目登记备案证、可行性研究报告及审批意见、变更会审纪要及变更批复、相关会议纪要等。 2.4勘察、设计文件：工程地质勘察报告、人防、消防、环保、防雷等主管部门（对设计方案）审查意见、施工图设计文件审查意见、设计施工图、节能设计备案文件（含计算书）。 2.5职能部门审批文件：规划方案批准意见、建筑工程规划许可证、环评报告及环保审批意见、人防部门批复、消防建审意见、防雷部门意见、绿化审批、质监登记、施工许可证等。 2.6工程项目招投标文件及合同：（勘察、设计、施工、监理）招标文件、（勘察、设计、施工、监理）投标文件、（勘察、设计、施工、监理）中标通知书及合同、订货合同、技术咨询合同及其他合同。 2.7监理文件：监理规划、监理大纲、监理月报、进度控制、质量控制、监理工作总结等。 2.8建筑安装工程施工过程资料：各专业工程图纸会审记录、施工组织设计、工程联系单、材料设备质量合格证、质保书及检验报告、隐蔽工程验收记录、测试及调试记录、分部工程质量验收记录等。 2.9建筑安装工程竣工验收文件及竣工图：竣工验收报告、单位工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书、综合竣工图及各专业竣工图等。
项目档案资料管理制度
项目档案资料管理制度 第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。 第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任 1、项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 2、项目施工阶段 项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。 第三条、收集范围 1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。 2、项目文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。 第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 项目文件的整理与归档标准 第一条、项目文件的整理 1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。 第二条、项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
公司建设项目档案管理规定.doc
公司建设项目档案管理规定 第一章总则 第一条为规范公司建设项目档案管理工作，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用，根据《公司档案工作规定》，制定本规定。 第二条本规定适用于公司基建项目。 第三条本规定所称建设项目档案，指建设项目在决策期的相关论证、决策的相关资料（包含会议纪要、签到册等），上级领导的批复文件等；实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等，以及试用阶段的通车投产、保修期等的全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。 第四条公司建设的项目，包括新建、扩建、改造、技术提升改造等建设工程。 第五条公司建设项目档案工作实行统一管理，分级留档。 第六条项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。 第二章档案管理职责
第七条公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理机构，其主要职责是： （一）组织制订公司建设项目档案工作管理制度； （二）负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导； （三）负责公司建设项目档案验收工作； （四）参加公司建设项目竣工验收； （五）组织公司建设项目档案业务交流与培训工作； （六）负责建设项目档案归档管理。 第三章一般规定 第八条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责。 第九条检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。 第十条项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 第十一条项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等
工程档案管理制度 (3)
工程档案管理制度 1．总则 1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。 1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。 1.3基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案管理制度 2.1档案资料管理 2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行
监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。 2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2．2归档文件的质量规定 2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。 2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。 2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。 2.2.4主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
项目档案资料管理制度
项目档案资料管理制度 项目档案资料管理制度项目的收集标准第一条：项目的形成和积累项目产生于项目建设全过程。 其形成积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职 责范围工作标准或岗位责任制。 并有相应的检查控制及考核措施。 第二条项目建设各阶段的收集及其责任项目准备阶段建设单位各机构负责收集积累和整理项目前期以及设备，工艺和涉外：勘查设计单位负责收集积累勘查设计并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计。 项目施工阶段项目实行总承包的。 由各分包单位负责其分包项目全部的收集积累整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。 由各承保单位负责收集积累其承包项目的全部；项目监理单位负责收集，积累项目监理。
建设单位委托的项目监理单位负责监督检查项目建设中收集积累和完整准确系统情况审核，签认竣工。 并向建设单位提交有关专项报告验证材料及其他监理。 项目试运行阶段试运行单位负责收集积累在生产技术准备试运行中形成的：项目器材供应财务管理单位或部门应负责收集积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的。 第三条收集范围反映与项目有关的重要职能活动具有查考利用 价值的各种载体的，应收集齐全，规入建设项目档案。 项目归档范围和保管期限见附表第四条收集时间各类应按形成 的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术设备应首先由建设单 位或接受委托的承包单位登记归档再行译校复印和分发使用。 第五条项目质量要求字迹清楚，图样清晰。 图表整洁签字手续完备。 需永久长期保存的不应用易褪色的书材料红色墨水纯蓝墨水圆 珠笔复写纸铅笔等书写绘制
复印打印及照片的字迹线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 录音录像应保证载体的有效性。 长期存储的电子应使用不可擦除型光盘。 项目的整理与归档标准第一条项目的整理建设项目所形成的全部项目在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由形成单位进行整理。 建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期设备技术竣工试运行及验收，应根据的性质内容分别按年度项目的单项或单位工程整理勘查设计单位形成的基础材料和项目设计，应按项目或专业整理。 施工技术应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录质量评定及监理按单位工程整理。 设备技术工艺专利及商检索赔应由承办单位整理；现场使用的译及安装调试形成的非标准图竣工图设计变更试运行及维护中形成的，工程事故处理由施工单位整理。 第二条项目的组卷组卷要遵循项目的形成规律和成套性特点，保
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建筑工程施工资料管理制度 第一章总则 第一条为规范建筑工程施工资料的管理，保证及时、准确、真实、完整地 收集和保存施工资料档案，持续提高公司基础技术管理工作水平，根据国 家有关法律法规和现行国家、行业标准规定，结合公司实际，特制定本制度。 第二条公司所属建筑工程项目，其施工资料的管理，必须遵守本制度。 其他专业工程项目的施工资料管理参照本制度执行。 第二章管理职责 第三条合同管理部门负责在签订的《建设工程施工合同》中明确建筑工 程施工资料的套（份）数、费用、移交时间，并负责指导、协助和检查招投 标及合同文件资料的收集、归档与移交。 第四条技术中心负责指导、协助和检查建筑工程施工资料形成过程中的 填写、编制、收集、整理和组卷；负责对施工资料档案进行预验收，并统一 指导和监督归档的施工资料的移交。 第五条办公室负责指导、检查和接收竣工工程的建筑工程施工资料的移交、归档，并负责施工资料档案保管、借阅与利用。 第六条工程管理部 / 总承包项目管理部负责指导、协助和检查联营 / 直营建筑工程施工进度、物资、质量验收及施工管理资料形成过程中的填写、编制、收集、整理和组卷。 第七条造价管理部负责指导、协助和检查建筑工程施工造价资料形成过 程中的填写、编制、收集、整理和组卷。 第八条各区域公司和分公司负责指导、协助和检查所辖地区建筑工程施 工资料的填写、编制、收集、整理和组卷，并指导和监督归档的施工资料的移交。 第九条建设工程项目部必须严格按照法律法规及当地有关文件和本制 度规定负责建筑工程施工资料的填写、编制、收集、整理、组卷、归档与移交。 第三章施工资料分类 第十条建筑工程施工资料分为工程准备阶段文件、施工阶段文件、竣 工图和工程竣工文件。