项目档案管理制度

项目档案管理制度
第一章总则
第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。

第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的
真实记录和原始凭证。

第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。

”的原则。

第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。

第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管
为本制度执行监督人。

第二章工程档案收集、分类、整理
第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。

第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。

2.2附表
第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，
部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。

交接人员如未按规章制度办
理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，
发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。

第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。

第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部
备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1
天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），
并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单
位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司
综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。

未做收发文登
记和移交清单的每发现一次，年度扣1分。

第六条归档文件的要求：
6.1 办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、
越级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。

如在盖章备案时出现错误，发
现1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分；
6.2 文件书写和载体材料应耐久保存；
6.3 必须是具有保存利用价值；
6.4 必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系；
第三章特种档案收集、分类、整理
第一条管理依据：根据《**档案管理作业指引》━十一、特种载体档案归档范围与保管期限表拍摄、收集管理。

3.1附表工程中心特种载体档案收集范围
第二条拍摄、收集、整理管理：工程中心助理负责，按照公司作业指引要求整理、编号，一张照片一个word文档，并编制分说明，内容必须备六要素为事由、时间、地点、
人物、背景、摄影者，一组照片的总说明编制在第一张照片中，一组照片的编号
按流水号编制：例TZ-2009-1-1。

第三条拍摄要求：全景照拍摄时需寻找一具有一定保存时间的掷高点，至少在本工程开发完成前该建筑物不会被拆除。

第四条移交归档：以月为单位，次月5日移交综合部，每延迟一天，工程助理扣0.5分；
未按公司制度编制说的每发现一次扣1分。

第四章项目档案竣工移交管理
第一条公司工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位以及各分包单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理。

项目竣工验收时，由公司工程中心经理负责
组织项目工程中心相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，公司档案管理员
配合进行预验收，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门
进行档案专项验收，配合进行竣工备案。

第二条档案专项验收通过后，竣工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促施工单位按《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交
书》编制移交清单，移交公司综合部工程竣工档案2套（其中一套移交城建档案
馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位负责人名单。

附表1 工程设计变更（施工）联系单汇总表
单位工程名称：第页共页
施工技术负责人：总监：
施工单位：（章）监理单位：（章）
编制人：审核日期：
编制日期：
文件移交清单
工程名称：编号：2009-
收/发文签收单
附表4编号：
建筑安装工程
竣工档案移交书
规划许可证号：
施工许可证号：
工程项目名称：
单位工程名称：
监理单位：（盖章）接收单位：(盖章)
移交单位：（盖章）
移交人：接收人：
移交日期：接收日期：
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 注：填写前，请详细查看《建筑安装（市政基础设施）工程竣工档案移交书》填
写说明。

表5 编号：市政基础设施工程
竣工档案移交书
规划许可证号：
施工许可证号：
工程项目名称：
单位工程名称：
监理单位：（盖章）接收单位：(盖章)
移交单位：（盖章）
移交人：接收人：
移交日期：接收日期：
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 注：填写前请仔细阅读《移交书》，并按照《市政基础设施工程竣工档案移交书
填写说明》进行填写。

第五章项目档案销毁鉴定管理
第一条档案价值鉴定：除项目竣工验收后移交公司综合部档案室的资料外，即由工程中心保管的短期保存文件。

第二条工程中心工程助理待工程竣工，档案移交后，对本部门保管的文件列清目录，及时向鉴定委员会提出鉴定的要求，判定档案的存毁，确需销毁的档案，要严格按
档案鉴定销毁制度和有关程序执行，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三条档案鉴定委员会按照档案管理标准和规范对已超过保管期限的档案材料进行鉴定审核，对确无保存价值的档案材料要销毁处理，由档案管理人员编制销毁清册，
编写销毁报告，在征求有关部门的意见后，报公司总经理审批，由公司综合部派
人陪同在指定地点按照公司档案销毁规定实施销毁。

第五章附则
第一条本制度解释和组织修订授权公司综合部门负责。

第二条本制度自签发之日起施行。