广东省文件材料归档方法改革方案
广东省文件材料归档方法改革方案
广东省文件材料归档方法改革方案（广东省档案局2000年2月16日印发）1 序言文件材料归档，既是文书处理工作的最后环节，也是档案工作的起始点。
长期以来，我国的文件材料归档方法。
基本上是沿用传统的“六个特征”结合运用的立卷归档方法。
这种方法在我国文书工作及档案工作历史过程中曾起过积极的作用。
但是，随着社会的进步和科学技术的发展，特别是电子计算机等现代办公设备在档案管理中的普遍应用以及办公自动化进程的加快，传统的立卷方法越来越显示出它的局限性。
为此，有必要对传统的立卷归档方法进行改革。
2 依据和目的2.1 依据：《中华人民共和国档案法》，《广东省档案管理规定》，国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，《广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法》；主要参考文献：《文书档案案卷格式》（GB9705-88）。
2.2 目的：通过对传统的文书立卷归档方法的继承和改革，建立一种操作简易、格式规范、便于保管和利用，同时又能充分发挥现代科学技术在档案管理中的作用的归档方法，使档案工作更适应现代化的要求，更好地为社会各方面服务。
3 适用范围本方案适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的文书材料的整理归档。
实施本方案的前提是使用了电子计算机和国家档案局推荐的优秀档案管理软件。
4 归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。
5 归档要求5.1 按照归档范围的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。
5.2凡是原来文件上有会生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。
5.3 凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。
6 归档方法6.1 总的方法：顺其自然，单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。
6.2 “件”的含义：6.2.1 单份文件，一份文件为一件。
司法局档案分类与编号方案
司法局档案分类与编号方案为了加强本局档案工作业务建设，逐步实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，不断提高档案业务管理水平，充分发挥档案的效用，更好地为本局各项工作服务。
根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和《广东省机关档案工作业务建设实施细则》、《广东省机关档案分类办法》（广东省档案局1992年7月4日印发），结合本局的实际，特制定本方案。
一、分类原则与适用范围（一）本方案的分类原则是以本局所形成的全部档案为对象，依据本局内设机构的职能，结合档案内容和档案载体形态特征，便于科学管理和开发利用。
（二）分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
（三）本方案适用本局全部档案的实体分类、组卷、编号和排架管理。
有类设类，无类空类。
二、类别设置本局档案共分八大类：即：（一）文书档案，大类代字A；（二）基本建设档案, 大类代字B;（三）设备、仪器档案, 大类代字C;（四）会计档案, 大类代字D;（五）已故人员档案，大类代字E;（六）特殊载体档案（声像档案）档案, 大类代字F;（七）专门档案,大类代字G;（八）实物档案，大类代字H;三、分类方法（一）A文书档案文书档案的一级属类，按组织机构或问题设置和排列。
本局文书档案按文件材料的内容所反映的问题设七个属类，属类不给代号，只作案卷排列顺序的依据。
1、党组织工作（含团组织）主要包括党组织的工作会议材料、工作计划、总结、专题汇报；党组织的制度；党员管理、整党建党、组织设置、党员教育、党内干部管理、党费管理、党组织统计等方面的文件材料。
2、纪检、监察、审计工作主要包括纪检、监察、审计工作中形成的会议材料、工作计划、总结、汇报统计报表和有关纪检、监察、审计工作的管理性的文件材料。
3、工会、妇女工作主要包括职代会、先代会的会议材料，工会、妇女的工作计划、总结、汇报；工会和妇女组织设置、职工思想教育、机关民主管理、劳动竞赛、劳保福利、计划生育工作等方面的文件材料；工会、妇女组织的统计材料。
广东省人民政府办公厅公文处理实施细则
广东省人民政府办公厅公文处理实施细则第一章总则第一条为促进广东省人民政府办公厅（以下称办公厅）公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》、《广东省人民政府工作规则》和《广东省人民政府会议、公文、公务活动运作制度》的有关规定，制定本细则。
第二条参与公文处理的工作人员要牢固树立全心全意为人民服务的思想，发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，认真做好为领导、为基层、为机关服务的各项工作，保持良好的精神面貌、忠于职守、廉洁正派，并要做到依法行政。
第三条具体承组公文处理的处室在公文处理过程中，要相互协调, 密切配合,保证公文运转及时、准确、安全、保密。
第四条公文处理坚持自下而上、分级负责、职责明确、集体办文的原则，其过程主要包括收文、分办、办理、呈送、核稿、审批、发文、督办、反馈、归档等环节。
第二章收文第五条秘书处发行科负责接收经机要交换和邮局渠道送来的文电、信函。
上述文电、信函，属领导同志的，径送领导同志办公室签收、拆封；属办公厅代管单位的，交代管单位签收、拆封；属省政府、省政府办公厅的，交秘书处机要档案科签收、拆封；属其他处室的，交相关处室签收、拆封。
第六条秘书处机要档案科负责签收由省委办公厅机要局和机要交通送来的文电、信函，计算机远程工作站接收的文件,以及秘书处值班室收到的应由办文处室办理的传真件。
秘书处机要档案科收到所有送给省政府、省政府办公厅的文电、信函，均应分类登记，输入电脑(对绝密文件的登记应注意省略涉密内容)，进行编号，再根据业务分工送有关处室办理。
第七条办文处室收到其他单位直接送来的属于本处室分工办理的文件，应送秘书处机要档案科登记编号；如急需处理的,可由经办人员直接送秘书处机要档案科登记后办理。
第八条收文单位和人员签收文电、信函，应认真核对来文单位、件数和密封情况，确认无误后方可签名，并注明签收日期。
广东省电子文件归档管理办法
广东省电子文件归档管理办法(总19页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--广东省电子文件归档与管理实施办法1、前言为配合国家标准《电子文件归档与管理规范》和国家档案局 6 号令《电子公文管理暂行办法》的实施，加强对电子文件的管理，保障电子文件安全有效利用，使电子文件的管理易于操作，结合广东省实际情况，特制定本实施办法。
1 适用范围本实施办法适用于有应归档电子文件的各级机关、团体、企事业单位，国家另有特殊规定的除外。
2 引用标准和文件下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条文。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 18 档案著录规则DA/T 19 档案主题标引规则DA/T 22 归档文件管理规则3 术语和定义本实施办法使用《电子文件归档与管理规范》的术语和定义。
检索词反映电子文件某特定的语法、语义的检索用词。
信息固化指电子文件的内容，结构，背景信息和元数据等存在的动态因素，可能造成信息缺损时，将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。
文件稿本指同一文件在撰写、审核、印制过程中形成的形式、内容、作用有所不同的文稿。
文件草稿文件生成的原始稿件，供修改、讨论、审批用的稿本。
文件定稿文件草稿经审阅签发后成为文件定稿。
文件定稿载有签发印记。
文件正本依据文件定稿，按照文件标准格式制成并载有制发机关的标志、印章，盖章或签署生效标志的文件，文件正本不能修改。
4 总则电子文件归档原则根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。
电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。
电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。
广州市归档电子文件整理规范
广州市归档电子文件整理规范根据《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)，结合我市机关、企事业单位档案综合管理分类方案，制定广州市归档电子文件整理规范。
一、概念电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
二、归档电子文件的整理（一）分类归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。
分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。
归档电子文件以件为单位整理。
同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等进行分类。
（二）排列归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
（三）编号（1）归档电子文件编号归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。
（2）归档电子文件夹编号归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。
（3）归档电子文件光盘编号归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。
即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。
其形式以及填写方法如下：套别（归档电子文件第几套光盘）案卷顺序号（光盘的序号）电子文件类别代码一级类目号（档案或项目的属类）档案大类类目号电子文件类别代码用字母表示： T—文本文件；I—图像文件； G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D--数据文件。
把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。
文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；影像文件：用视频设备获得的视频文件；声音文件：用音频设备获得的声音文件；超媒体链结文件：多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件；程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序；数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法-
广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法第一条为了做好我省各级国家行政机关文件材料的立卷归档工作，使其逐步实现规范化、制度化、标准化，制定本办法。
第二条我省各级国家行政机关（如下简称“机关”），每年办理完毕具有保存价值的文件材料，必须按照文书立卷的原则和方法，组成案卷，集中统一保管。
第三条各机关的文件承办人员必须将办理完毕属于归档范围的文件材料整理好，于翌年六月底前清理立卷，送交文书部门或主管人员，不得擅自留存。
第四条档案工作人员必须了解本机关的主要工作职责和基本任务，掌握文书处理工作的规律，熟悉文书立卷的基本知识和技能，做好文件材料立卷归档的监督和指导工作。
第五条各机关文件材料归档和不归档的范围，按国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》执行。
归档的重点是本机关（或本部门）制成的，其他机关发来与本机关主管业务有密切联系的文件材料。
凡属归档的文件，包括定稿与正本、正件与附件、转发件与原件，以及领导同志的重要批示，都必须齐全与完整。
第六条归档的文件材料必须进行科学的分类组卷，其方法是：一、按文件形成的年度区分开。
不同年度的文件不得混淆。
计划、预算、决算、总结、报告、统计报表，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年度的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年；跨年度的会议文件，应放在会议结束的年度；其他文件，应放在文件材料形成的年度组卷。
二、按文件形成机关的级别区分开。
分成上级、本级、下级及平级机关。
文件材料归档方法改革方案讲义
文件材料归档方法改革方案讲义目录一、中华人民共和国档案行业标准·归档文件整理规则（DA/T22-2000）┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3（一）范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （二）定义┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （三）整理原则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （四）质量要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （五）整理方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4 二、广东省文件材料归档方法改革方案┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9（一）序言┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 （二）依据和目的┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 （三）适用范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 （四）归档原则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 10 （五）归档要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 10 （六）归档方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 10 （七）档案编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 11 （八）档案装盒┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 12 （九）编制档案检索工具┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 12 附件1：档号章格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 13 附件2：档案盒背脊式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 14 附件3：盒内备考表式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 15 附件4：《档案目录》夹式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 16 附件5：《档案目录》脊背式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 17 附件6：《档案目录》格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 18 三、文件材料归档方法改革要注意的几个问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 19（一）改革主要改哪些方面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 19 （二）《规则》的主要内容┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 20 （三）广东省进行文件材料归档方法改革的情况简介┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 201、广东省进行文件材料归档方法改革的主要做法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈202、实施《改革方案》需要注意的几点┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 22（四）关于文书立卷方法改革的几点业务统一口径┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 231、《关于印发〈全省档案业务工作会议纪要〉的通知》（粤档发〔2001〕27号）┈┈┈ 232、《关于若干档案业务统一口径的意见》（粤档发〔2003〕19号）有关文书档案问题┈ 233、《关于印发<二○○六年统一若干档案业务口径的意见>的通知》（粤档发〔2006〕25号）有关文书档案问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 24 四、关于印发《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》的通知（粤档发〔2003〕49号）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 25（一）《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 27 （二）单份文件归档整理方法操作简图（流程一）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28 （三）单份文件归档整理方法操作简图（流程二）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29 （四）流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 30 （五）流程（二）：部门整理或实行即时归档┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 33五、关于在文件归档整理中推荐使用不锈钢订书钉的通知（粤档发〔2003〕41号）┈┈┈┈35六、归档说明例式（中国交通银行云浮市分行2001年文件材料归档说明）┈┈┈┈┈┈┈┈37七、归档文件目录样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 41八、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 42九、归档文件整理时常见的错误（摘自《中国档案》2003.12）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43（一）在适用范围上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 43 （二）在归档文件装订上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43 （三）归档文件分类上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 44 （四）归档文件排列中的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45 （五）在归档文件编号上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45 （六）在归档文件编目中的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45 （七）在归档文件装盒时的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈46 （八）在归档文件排架上的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈47 （九）使用档案盒的错误┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈47 十、档案管理软件功能要求暂行规定 (2001年6月5日发布施行) ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈48（一）总则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 48 （二）基本要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈48 （三）数据管理功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈49 （四）整理编目功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈49 （五）检索查询功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈50 （六）辅助实体管理功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈50 （七）安全保密功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈50 （八）系统维护功能┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈51 （九）附则┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈51 十一、关于增加推广优秀档案管理软件的通知（2001年3月12日广东省档案局印发，粤档发〔2001〕18号）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 52十二、广东省档案局关于电子文件、档案信息化及其他问题的档案业务意见┈┈┈┈┈┈┈ 54附录：常用档案信息网址┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 54一、中华人民共和国档案行业标准·归档文件整理规则（DA/T22-2000）中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
广州市城乡建设委员会、市档案局关于加强城市建设工程档案材料归档工作的通知-穗建办[1995]108号
![广州市城乡建设委员会、市档案局关于加强城市建设工程档案材料归档工作的通知-穗建办[1995]108号](https://img.taocdn.com/s3/m/7270abca77a20029bd64783e0912a21615797f58.png)
广州市城乡建设委员会、市档案局关于加强城市建设工程档案材料归档工作的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 广州市城乡建设委员会、市档案局关于加强城市建设工程档案材料归档工作的通知（穗建办[1995]108号）建设系统各局、总公司，各建筑公司、开发公司及各有关建设单位：城市建设档案是城市规划、建设、管理活动的真实记录，是国家重要的信息资源。
我市随着改革开放的不断深入，城市建设迅速发展，因此要求城建档案工作必须跟上新形势发展的需要，及时收集城市建设中的丰硕成果。
市建委、市档案局和市城建档案馆为切实加强城市建设工程档案材料归档工作，经研究，特发此通知，明确有关规定，望各有关建设单位、施工单位积极配合，及时地按质、按量做好建设工程档案材料的归档和移交工作。
一、根据《中华人民共和国城市规划法》第三十八条及《广东省实施冲华人民共和国城市规划法协法》第三十三条的规定：“凡在城市规划区内的建设工程，建设单位应在竣工验收合格六个月内，向城市建设档案馆报送竣工档案资料”。
因此，各建设单位对本单位的建设工程项目必须在规定的期限内完成资料归档，并报送一套完整竣工档案资料给市城建档案馆。
二、建设工程竣工资料归档按建设部和国家档案局联合颁发的《城市建设档案管理暂行规定》的要求进行管理，档案材料整理按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定，具体要求接穗建[1988]005号文《基建工程竣工档案接收内容和组卷顺序的暂行规定》和穗建办[1992]003号文《广州市建设工程文件材料整理和档案移交工作办法》的规定整理资料，并使用标准化的卷内目录。
三、根据建设部办公厅[90]建档办字41号《关于认真学习贯彻国档办发［1989］57号文＜进一步加强城建档案工作的通知＞》第六条的规定，城建系统各单位报送的建设工程档案必须是原件。
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广东省文件材料归档方法改革方案
（广东省档案局2000年2月16日印发）
1 序言
文件材料归档，既是文书处理工作的最后环节，也是档案工作的起始点。
长期以来，我国的文件材料归档方法。
基本上是沿用传统的“六个特征”结合运用的立卷归档方法。
这种方法在我国文书工作及档案工作历史过程中曾起过积极的作用。
但是，随着社会的进步和科学技术的发展，特别是电子计算机等现代办公设备在档案管理中的普遍应用以及办公自动化进程的加快，传统的立卷方法越来越显示出它的局限性。
为此，有必要对传统的立卷归档方法进行改革。
2 依据和目的
2.1 依据：《中华人民共和国档案法》，《广东省档案管理规定》，国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，《广东省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法》；
主要参考文献：《文书档案案卷格式》（GB9705-88）。
2.2 目的：通过对传统的文书立卷归档方法的继承和改革，建立一种操作简易、格式规范、便于保管和利用，同时又能充分发挥现代科学技术在档案管理中的作用的归档方法，使档案工作更适应现代化的要求，更好地为社会各方面服务。
3 适用范围
本方案适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的文书材料的整理归档。
实施本方案的前提是使用了电子计算机和国家档案局推荐的优秀档案管理软件。
4 归档原则
遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。
5 归档要求
5.1 按照归档范围的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。
5.2凡是原来文件上有会生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。
5.3 凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。
6 归档方法
6.1 总的方法：顺其自然，单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。
6.2 “件”的含义：
6.2.1 单份文件，一份文件为一件。
6.2.2 各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。
6.2.3 正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。
6.2.4 文件处理单(表)与被处理文本合为一件。
6.3 分类
6.3.1 由全宗单位档案室集中整理归档的，按年度——机构——保管期限逐级进行分类。
6.3.2 由全宗单位内各部门分别整理归档的，按年度——保管期限逐级进行分类。
6.3.3 在分“年度”时，应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。
不同年度的文件一般应分开排放。
6.4 档案排列
6.4.1 由全宗单位档案室集中整理归档的，先将归档文件材料按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照机构——时间先后排列，并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
6.4.2 由全宗单位内各部门分别整理归档的，先将归档文件按
三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
6.4.3 同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文本在后。
7 档案编号
7.1 归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章(格式见附件1)，并填写有关栏目的内容。
7.2 档号章的项目及填写内容：
7.2.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
7.2.2 类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。
7.2.3 期限：即保管期限，标注归档文件保管期限简称：永久、长期、短期、30年、10年。
7.2.4 年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
7.2.5 机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空。
7.2.6 件号：以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。
7.2.7 在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
8 档案装盒
8.1 档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒，并在盒的背脊(格式见附件2)上填上“档号”。
档号的填写方法参见7.2。
8.2 填写盒内备考表(格式见附件3)。
8.2.1 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。
8.2.2 整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。
8.2.3 日期：填写归档的年、月、日。
8.3 由全宗单位内各部门整理归档的，不同部门的档案不应装入同一盒内。
8.4 档案盒外形尺寸采用长300mm、宽220 mm的规格，厚度可根据需要设置15mm、20 mm、25 mm、30 mm、40 mm、50 mm等多种规格。
9 编制档案检索工具
9.1 编制《档案目录》
9.1.1 《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。
9.1.2 “目录夹封面”(格式见附件4)内容应包括全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目，需要时还可增加其它项目；“目录夹脊背”(格式见附件5)项目由全宗号、类别、年度、期限组成。
9.1.3 “归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。
9.1.4 “归档文件目录”(格式见附件6)应包括以下基本项目：机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，需要时还可增加其它项目。
9.1.4.1 机构：参见7.2.5。
9.1.4.2 件号：参见7.2.6。
9.1.4.3 责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或发文机关。
9.1.4.4 文号：文件的发文字号。
9.1.4.5 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。
原文没有标题的应当加拟标题，外加“［］”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“［］号附于原标题之后。
9.1.4.6 日期：指文件形成的日期。
填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“.”号。
9.1.4.7 页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。
9.1.4.8 备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。
9.1.4.9 “归档文件目录”至少应汇编一式二份，其中一份是作为今后进馆的移交目录。
9.2 编制其它检索工具。
各单位应根据实际需要，选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。
附件1：档号章格式
注：本式样已根据粤档办〔2001〕1号文进行修改。
附件3：盒内备考表式样
备考表
附件4：《档案目录》夹式样
附件5：《档案目录》脊背式样。