档案格式、目录要求、公文格式
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范
行政公文的格式规范包括文种、标题、正文、署名、日期等要素，这些要素的
规范使用能够保证公文的规范性和统一性，有利于信息的传达和管理的规范。
下面就行政公文的格式规范进行详细说明。
首先，行政公文的文种有很多种类，如公函、通知、请示、报告等，每种文种
都有其特定的格式要求和使用场合。
在起草行政公文时，首先要确定所使用的文种，然后根据该文种的格式规范来进行书写。
其次，行政公文的标题应简明扼要，体现公文内容的主题和重点，避免出现歧义。
标题应置于文种名称之后，一般采用宋体小三号字体，居中书写，可以适当加粗或加大字体突出重点。
再次，行政公文的正文内容应分为前言、正文、结语三部分。
前言部分主要介
绍公文的缘起和目的，正文部分详细阐述事由和要求，结语部分总结全文内容，表示期待和祝愿。
正文内容要求言简意赅，信息准确清晰，避免使用口头语和方言，确保表达准确。
此外，行政公文的署名是达成公文正式性和可控性的标志，署名须注明主办单
位的名称和标志，以及负责人的姓名和职务，署名位置一般置于正文下方右侧，排列整齐，字迹工整。
日期应置于署名之下，一般使用国际标准格式“年-月-日”，表
达清晰准确。
总的来说，行政公文的格式规范对于提高公文的规范性和统一性具有重要意义。
只有遵循规范的格式要求，才能使公文内容得到及时、准确地传达，有助于提高工作效率和管理水平。
因此，在起草、审核和签发行政公文时，务必严格按照规范要求进行，确保文风规范、内容真实可靠。
希望各级单位能够重视行政公文的格式规范，建立和完善相关管理制度，提高行政效能和服务水平。
档案管理员业务知识考试试 题
档案管理员业务知识考试试题填空题1. 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备日后查考的文字、图像、声音及其他各种形式和记载的文件。
2. 档案从档案的内容性质分类可分为：文书档案科技档案专门档案3. 档案法规的遵守是指机关、和其他组织及其工作人员和全体公民，用档案法规来规范自己的活动和行为。
4. 建设工程竣工图是建设项目档案的(重要组成部分).5. 建设工程竣工图是工程档案的(核心).6. 所有专业的竣工图都应(编制竣工图纸)目录.7. 每张竣工图只有加盖一处(竣工图)标志章，并盖在规定的位置处。
8. 建设工程竣工图是工程交工验收的(必备条件之一)。
9. 建设工程竣工图的编制工作(必须在施工过程)中，结合工作进度进行编制。
10. 在使用施工蓝图编制竣工图时，必须使用(新蓝图)。
11. 重新绘制的竣工图应采用全市统一规定的(重新绘制的竣工图图标)。
12. 建设工程竣工图编制时，注记文学数据，要写(规范字),字迹工整，不要自造简化字。
13. 建设工程竣工一定要与(实际情况)相符，要保证图纸质量。
14. 保管期限：永久(60年以上)、长期(20-60年)、短期(20年以下)15. 档案目录分(案卷目录、卷内目录)16. 建设工程竣工验收应有完整的(技术档案)和(施工管理)资料17. (建设工程竣工图)是建设项目档案的重要组成部分，是工程交工验收的必备条件之一，是工程档案的核心。
18. 档案作为一门科学，是一种潜在的生产力19. 建设工程是指(土木工程)、(建筑工程)、(线路管道)、(设备安装)、(装修工程)20. 建设工程文件由(工程准备阶段文件即前期文件) (监理文件) (施工文件) (竣工图) (竣工验收文件)组成21. 建设项目的构成(建设项目)、(单项工程)、(单位工程) 、 (分部工程)、(分项工程)选择题1) 建设工程竣工图必须是(新蓝图)2) 建设工程竣工图编制工作，要坚持在(施工过程中),根据施工现状编制竣工图3) 建设工程竣工图是建设项目档案的(重要组成部分),是工程档案的核心4) 建设工程竣工图是交工验收的(必备条件之一)5) 利用施工图改绘竣工图时(必须)注明修改依据6) 竣工图章应采用全市统一的竣工图章，一律采用(红色)印油盖章7) 基础竣工图的编制，应根据完整的(施工记录)重新绘制8) 重新绘制的竣工图，应采用全市统一规定的(重新绘制竣工图图标)9) 地下管线竣工图的编制，应采用(黄海高程系统),不要使用假定的标高10)竣工图的修改，可采用(杠改)法11)建设工程竣工图是建设项目档案的(重要组成部分).12)建设工程竣工图是工程档案的(核心).13)所有专业的竣工图都应(编制竣工图纸)目录.14)每张竣工图只有加盖一处(竣工图)标志章，并盖在规定的位置处。
关于规范文字档案资料格式具体要求的通知
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关于规范文字档案资料格式具体要求
的通知
各位老师：
为切实提高公文处理工作的科学化和规范化水平，方便各处室组档保存，上交文档资料执行以下格式标准：
页边距：左（2.5cm）,右（2.5cm）上下边距默认
装订线及装订线位置：默认
文档标题：宋体小二号字体，加粗。
行间距磅值：固定值28
文档中的一级标题：一宋体四号，加粗；
二级标题：（二）宋体四号。
三级、四级标题：3.（4）宋体四号
正文：宋体四号
附件：正文下空一行，附件名称后不加标点符号。
落款日期：用阿拉伯数字，右空4个字符距离
静海区团泊镇中学
2017.09.01。
档案格式和字体要求
档案格式和字体要求第一篇：档案格式和字体要求档案格式和字体要求标题╳╳╳个人总结（黑体三号，加粗）正文╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)一、一级标题（黑体小三号）╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)二、╳╳╳╳╳（黑体小三号）（一）二级标题(黑体四号)╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)（二）╳╳╳╳╳╳╳╳(黑体四号)1、╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)2、╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)注：1、A4纸打印2、对齐方式：两端对齐；每段开头起2个字体3、行间距为1.5倍行距；段前0行，段后0行4、页面设置上下左右各2.5，页码外侧第二篇：字体要求文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）二级标题为三号黑体三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
第三篇：字体要求一、纸张尺寸:A4.页边距:上方(天头)和左侧(订口)应分别留边25mm以上,下方(地脚)和右侧(切口)应分别留边20mm以上.二、论文标题:黑体二号加粗,居中，如有副标题，则副标题在主标题下方用破折号连接。
公文格式和字体
公文格式和字体一、标题标题应简明、准确地概括公文的主要内容，一般应标明发文部门和公文种类。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
标题应当打印在首页第三行居中位置（调整上下边距各字符2.7厘米），标题字为方正小标宋简体，字号为二号，段落格式为居中。
二、编号编号指机关发文的顺序号。
编号由机关代字、年份代码、发文顺序号三部分组成。
年份代码统一用六角括入，左括号前两位数代表年份，后两位数代表机关代字。
发文顺序号前不加0，不加括号。
编号为一级标题，标题为“黑体”，格式为“仿宋_GB2312”，字号为三号，段落格式为左对齐。
三、主送部门指主要受理该文件的机关。
标题写明主送机关全称或者规范化简称（同类二级部门用行业协会指导单位作为主送单位全称），一般在正文之前；若多个主送机关，互不隶属，用“并送”形式。
主送机关一般在文件开头部分顶格写，结尾不写；如写给某职能部门所属单位并请其转报的，则可放在正文之后落款之前。
主送机关的字体为仿宋_GB2312，字号为三号，段落格式为左对齐。
四、正文正文是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。
正文要做到条理层次分明，文字简练确切，标点符号精确无误，篇幅短小，一目了然。
正文内容必须准确及时、重点突出、务实创新、表达恰当；字数一般在800—3000字之间，特殊情况可适当增减。
正文一级标题用黑体字三号，二级标题用楷体_GB2312字，三、四、五级标题分别用黑体、楷体、仿宋_GB2312字三号。
一级标题加粗。
段落格式为固定行间距29.4磅。
正文中的数字和日期统一用阿拉伯数字书写。
五、附件附件是公文的附属部分，主要是补充公文正文内容的文件材料，包括政策法规、计划表格等。
附件应当简明扼要地说明附件的性质、内容等。
附件应当另面编排（即在版面上的一个独立页码），与公文正文一起装订。
如果需要进一步说明附件的内容，可以在公文正文中写明“详细内容见附件”或“详细内容见附表”。
机关各类公文排版格式要求
机关各类公文排版格式要求国家行政机关公文格式《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）一、纸型、纸质复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）,厚度定量60—80g/m2。
二、封面文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。
材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。
封面可使用必要的文字和徽标，但不使用花边和图案。
加封面的材料同时应加封底。
三、标题标题使用2号小标宋体或宋体加粗，顶行。
副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。
四、正文1．正文文字字体、字号正文使用3或4号仿宋、宋体。
2．正文内标题字体、字号1级标题文字使用3或4号黑体，2级标题文字使用3或4号楷体，3级标题文字使用3或4号宋或仿宋体，4级标题文字使用3或4号宋或仿宋体。
标题单独成行时，均无需标点。
不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持公文严肃、文面整洁。
3. 结构层次序数、标点第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”。
不使用不规范的序号，如：1）、A、a等。
4.段落每段文字前空2格，第2行起均顶格。
5.表格正文中表格一般作附件，置后。
小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。
表内字体同正文，字号可略小。
6.数字数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
五、落款、盖印在正文后空2行，单位名称按印章全称。
盖印，可不写单位名称。
成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，或用区位码0180，不能用阿拉伯数“0”。
最后一个字离右边沿4格。
盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。
六、页码双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧，均以“－1－”的形式出现。
档案目录电子表格录入格式要求
档案目录电子表格录入格式要求1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。
法规科联系电话：8783368。
2.录入格式要求2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：日照市第九届人民代表大会第二次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203212.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：日档发（92）001号正确写法：日档发[1992]1号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
3. 案卷目录格式要求3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。
3.2 著录格式：3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。