采购与付款内部控制
采购与付款循环的内部控制
采购与付款循环的内部控制一、引言采购与付款循环是企业日常运营过程中重要的一环。
有效管理采购与付款循环，能够确保企业资金的合理运用，防止欺诈和错误发生，同时减少财务风险。
本文将就采购与付款循环的内部控制进行全面、详细、完整的探讨。
二、采购与付款循环的内部控制一览采购与付款循环的内部控制包括以下方面：1. 采购流程的内部控制1.1 供应商选择和评估的内部控制 - 建立供应商资质审核程序，确保与企业价值观和道德规范一致的供应商关系。
- 设立供应商审核和评估的程序和标准，确保合规和高质量的供应商选择。
- 建立供应商档案，包括合同、交付性能和付款信息等，以便及时获取和管理供应商信息。
1.2 采购订单的内部控制 - 采购订单应由授权的员工提出，并且需要有合适的审批流程，以防止错误和欺诈行为。
- 采购订单应明确规定所需物品的规格、数量、价格和交付日期，以减少后续纠纷的发生。
1.3 采购发票的内部控制 - 采购发票需要与采购订单进行核对，以确保是否与订单一致。
- 采购发票需要被授权的员工签收，并将签收的信息与发票进行核对。
- 建立一个有效的发票审核程序，包括审查发票的合规性、准确性和完整性。
2. 付款流程的内部控制2.1 付款授权的内部控制 - 设立付款授权程序，明确授权的员工机构和额度限制。
- 付款授权程序应包括适当的审批流程，确保付款的准确性和可靠性。
2.2 付款凭证的内部控制 - 设立可靠的付款凭证制度，记录支付的目的、金额、日期等重要信息。
- 内部人员应对付款凭证进行核对，确保付款的合规性和准确性。
- 建立一个付款凭证的审计跟踪机制，以便后续审计和审查。
2.3 财务账务的内部控制 - 建立付款记录的账务系统，确保支付的及时性和准确性。
- 制定适当的财务报告和分析机制，以检查和识别异常的付款行为。
- 为审计和内部控制目的设立相应的账务和财务流程。
三、采购与付款循环的内部控制的重要性和挑战采购与付款循环的内部控制对企业的稳定运营和财务健康至关重要。
采购与付款循环的内部控制及其测试
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
一、采购交易的内部控制测试
1．采购与付款循环内部控制的主要内容
（1）采购、验收、储存、财务部门在人员安排及职责分工等方面应相互独立，偿还债务应经 上述部门进行确认或批准。
（2）采购部门按批准的请购单填写订货单，签章批准后订货单副本应及时提交财务部门。 （3）编制按顺序编号的验收单，副本送交采购、财务等部门。 （4）应付凭单部门将购货发票、订货单及验收单进行比较，再填制应付凭单，支付货款。 （5）应付账款总分类账和明细分类账应按月结账，并相互核对。 （6）供货方取得对账单，与应付账款明细分类账和未付凭单明细表相互调节。 （7）采用总价法记录现金折扣，并制定严格的复核制度以审查是否发生折扣损失。
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
二、付款交易的内部控制测试
内部控制目标
关键内部控制
常用的控制测试
常用的交易实质性程序
采购交易按正确的 日期记录（截止）
① 检查工作手册并观 ① 要求一收到商品或接受
察有无未记录的卖方 劳务后及时记录采购交易。
发票存在。② 检查内 ② 内部核查。
部核查的标记。
将验收单和卖方发票上的日 期与采购明细账中的日期进 行比较。
采购交易被正确记 入应付账款和存货 等明细账中，并正 确汇总（准确性、 计价和分摊）
应付账款明细账内容的内 部核查。
通过加计采购明细账，追查 过入采购总账和应付账款、 检查内部核查的标记。 存货明细账的数额是否正确， 用以测试过账和汇总的正确 性。
• （3）检查与购货业务相关的记账凭证及有关明细账的登记是否 正确。
一、采购交易的内部控制测试
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
内部控制具体制度——采购与付款管理
内部控制具体制度——采购与付款管理采购与付款管理是企业内部控制体系中的重要环节，它涉及到企业资金的使用和流动，对企业资金的安全和合理使用起到关键作用。
下面是一份1200字以上的采购与付款管理的具体制度：一、采购管理部分：采购管理部分主要包括采购流程、供应商管理和采购合同管理。
1.采购流程：（1）需求确认：部门提出采购需求，与需求部门确认需求的准确性和合理性。
（2）供应商选择：通过招投标、询价等方式选择合适的供应商，要求供应商提供相关资质和合格证明。
（3）采购合同签订：与供应商签订采购合同，并确认交货和付款方式。
（4）采购执行：监督供应商按照合同交货，确保交货质量和数量符合要求。
（5）验收入库：对采购的物品进行验收并入库，确保物品的完好和数量准确。
（6）采购结算：根据采购合同的约定，按照合同约定的付款方式进行结算。
2.供应商管理：（1）建立供应商资料库：建立供应商的资质、信誉等基本信息资料库。
（2）供应商评价：对供应商进行定期评价，评估供应商的交货质量、服务水平和合作态度等。
（3）供应商风险控制：对供应商的风险进行评估和管理，以预防突发事件对采购过程造成影响。
3.采购合同管理：（1）合同备案：采购合同签订后，要及时备案，确保采购活动的合法性和合规性。
（2）合同履约管理：对采购合同的履约情况进行监控和管理，确保供应商按照合同约定的时间和质量履约。
二、付款管理部分：付款管理部分主要包括付款审批、付款流程和发票管理。
1.付款审批：（1）付款申请：供应商提供付款申请，在付款申请上注明申请人、付款事由、金额及银行账号等必要信息。
（2）付款审批：由财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的有效性、采购物品的验收情况和资金是否充足等。
（3）付款授权：合规通过审核的付款申请，由负责人进行签字授权。
2.付款流程：（1）发起付款：财务部门收到合规的付款申请后，将申请信息录入系统发起付款流程。
（2）账务核对：财务部门对付款申请中的账户信息进行核对，确保银行账号的准确性。
采购付款内部控制制度
采购付款内部控制制度第一章总则第一条为了加强公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，保证企业财产安全和采购质量，根据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制规范》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于公司采购与付款业务的全过程，包括采购申请、采购审批、供应商选择、采购合同签订、货物验收、付款申请、付款审批、付款执行等环节。
第三条公司应建立健全采购与付款内部控制制度，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第二章采购与付款业务的岗位分工与授权批准第四条采购与付款业务不相容岗位至少包括：（一）请购与审批；（二）询价与确定供应商；（三）采购合同的订立与审计；（四）采购与验收；（五）采购、验收与相关会计记录；（六）付款申请与付款执行。
第五条请购与审批：采购部门根据生产、销售等部门的实际需求，编制采购计划，报请采购部门负责人审批。
采购部门负责人根据采购计划，编制采购预算，报财务部门审批。
第六条询价与确定供应商：采购部门根据采购预算，向多个供应商询价，选择价格合理、质量符合要求的供应商。
第七条采购合同的订立与审计：采购部门与选定的供应商签订采购合同，报财务部门审计。
财务部门对采购合同的合法性、合规性进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司制度。
第八条采购与验收：采购部门按照采购合同约定，向供应商采购货物，并对货物进行验收。
验收合格后，采购部门将货物入库。
第九条采购、验收与相关会计记录：采购部门将采购合同、验收报告等资料移交财务部门，财务部门根据资料进行会计记录。
第十条付款申请与付款执行：财务部门根据采购合同约定和实际付款情况，编制付款申请，报财务部门负责人审批。
财务部门负责人审批通过后，执行付款。
第三章采购与付款业务的监督与检查第十一条公司应建立采购与付款业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。
内部控制具体规范--采购与付款
第一章总则第一条为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制规范-—基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。
第二条本规范所称采购与付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。
企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。
第三条企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制,并采取相应的控制措施: (一)权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；(二)请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；(三)采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定;(四)付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。
第二章职责分工与授权批准第四条企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：(一)请购与审批；(二)询价与确定供应商；(三)采购合同的订立与审核；(四)采购、验收与相关会计记录；(五)付款的申请、审批与执行。
第五条企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。
有资源整合条件的企业或者企业集团，业务采购权应当尽量集中，实施集中或者相对集中采购，或者采取集中招标形式，以提高采购效率，阻塞管理漏洞，降低成本和费用.第六条企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、伤害企业利益的风险。
第七条企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单(或者采购合同，下同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
采购与付款内部控制
③ 对于过去因各种原因未能填制购货定单而被积压下来度
购货定单填制：购货部门 购货定单作用：授权执行并记录经济业务
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购货定单的控制要点： (1)预先编号。目标：
② 检查使用物品和劳务获得部门主管是否在请购单上签 字同意。
A. 对于需大量采购的原材料、零配件，必须做成本分析 (分析各种采购数量对成本影响)
B. 对于请购数量不大，或者零星采购的物品，采购批量 的成本分析控制可对照资金预算来执行。
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最新课件
供应商选择的内部控制要点：
① 正式填制购货定单前，必须向不同的供应商(通常要 求两家以上)索取供应物品的价格、质量指标、折扣 和付款条件以及交货时间等资料。
② 比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生 产和成本最低的供应商。
③ 对于大宗的交易，采用一套有效的指标程序。
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发出购货定单时间控制
控制目的： 正常的生产过程被推迟 防止现金被搁置在存货
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发出购货定单时间控制要点 ： ① 存货管理部门运用经济批量法和分析最低存货点确定
a. 确保定单能完整地保存 b. 确保在会计上所有购货定单都得到处理
(2)确保购货定单的有效性。
在购货定单向供应商发出前必须由专人检查： a. 定单是否得到购货授权人的签字 b. 定单是否经的请购单作为支持凭证
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(3)由专人复查购货定单的编制过程和内容。包括
A. 复查从请购单上摘录的资料 B. 复查有关供应商的主要文件资料 C. 复查价格数量和金额的计算
① 是否齐全 ② 日期和货物内容是否一致 ③ 有无经授权人的核准签字 ④ 发票的折扣是否与购货定单要求相一致 ⑤ 各种原始凭证之间的数量、价格、加总合计是否正确
采购与付款内部控制制度
采购与付款内部控制制度一、引言采购与付款是企业运营中重要的环节，对于确保企业资金安全、保持财务稳健运作至关重要。
为了规范和加强采购与付款过程的管理，提高内部控制的效力，本文将就采购与付款内部控制制度进行介绍和分析。
二、采购内部控制制度1. 采购流程设计为确保采购的合规性和效率性，企业需要建立健全的采购流程。
该流程应包括：采购需求的确定、供应商选择与评估、询价与比较、合同签订、采购订单的下达和采购物资的验收等环节。
通过明确流程，规范采购的各个环节，可以有效控制采购环节中的风险，防止违规操作和内外部欺诈行为的发生。
2. 供应商合规性审查企业应建立供应商合规性审查制度，确保采购过程中选择的供应商具有合法合规的资质和能力。
该制度应包括对供应商的资信调查、合规性审查、企业社会责任评估等多个环节。
只有与合规的供应商建立业务关系，才能有效降低采购中的法律风险和商业风险。
3. 采购决策授权制度企业应设立采购决策授权制度，确保采购决策在有限的权限范围内进行。
该制度通过明确采购决策的权限和责任，避免采购工作中权力过分集中和滥用。
此外，企业还应确保采购决策过程中有足够的审批和审核关卡，以增强决策结果的合理性和准确性。
4. 采购合同管理采购合同是企业与供应商之间法律约束力的重要依据。
企业应建立完善的采购合同管理制度，明确合同的签订、履行和变更等相关流程。
该制度应包括采购合同的审核、签订、备案、履行和终止等环节，以确保采购合同的合规性和有效性。
三、付款内部控制制度1. 付款授权制度为确保企业付款的合规性和准确性，企业应建立付款授权制度。
该制度应明确付款的授权流程、权限和责任，确保只有经过授权的人员才能进行付款操作，防止未经授权的付款行为的发生。
此外，企业还应确保付款授权过程中有足够的审批和审核关卡，以提高付款的准确性和安全性。
2. 付款审核与核对制度企业应建立付款审核与核对制度，确保付款的准确性和合规性。
该制度应包括付款申请的审核、付款凭证的核对、银行账户的核实、付款对象的确认等环节。
内部控制具体制度——采购与付款管理
内部控制具体制度——采购与付款管理采购与付款管理是企业内部控制体系中非常重要的一部分，它涉及到企业资源的获取、产品与服务的采购以及款项的支付等方面。
建立有效的采购与付款管理制度，可以提高采购效率、降低成本，减少风险和避免内部控制漏洞。
以下将详细介绍采购与付款管理的具体制度。
一、采购管理制度1.采购策略与计划制度：明确采购目标、原则和方法，建立采购计划和采购预算，并制定采购流程和各环节的责任人。
2.供应商选择与评估制度：建立供应商资格审查制度，对供应商进行评估，包括财务状况、资质、信用等方面的考察。
对于重要供应商，要定期进行评估，确保供应商的质量和服务水平。
3.采购合同管理制度：制定合同的审批流程和签订程序，明确合同的约定内容，包括产品或服务的规格、数量、价格、质量标准、交货期限、服务要求等，并对合同的履行进行跟踪和监督。
4.采购记录与档案管理制度：对于每一次采购活动，都要建立相应的采购记录和档案，包括采购申请、采购方案、供应商评估表、采购合同、验收报告等，以备查阅和审计需要。
二、付款管理制度1.付款授权与审核制度：明确付款的授权流程和责任人，对于不同金额的付款设置不同的审核层级，确保付款的合法性和准确性。
2.付款申请与审批制度：建立付款申请的流程，规定付款凭证和相关文件的提交要求，明确各审批环节的责任人和权限，并建立审批记录和档案。
3.付款审查与核对制度：对于每一笔付款申请，要进行详细的审查与核对，包括合同的履行情况、货物或服务的验收情况、发票的准确性等，确保付款的准确性和合规性。
4.付款控制与监督制度：建立付款的控制措施，包括审批层级的限制、付款金额的限制、银行账户的管理等，同时进行付款的监督和跟踪，确保款项的安全性和及时性。
5.付款记录与档案管理制度：对于每一笔付款，都要建立详细的付款记录和档案，包括付款申请、付款凭证、支票或电汇单据等，以备查阅和审计需要。
三、内部控制与风险管理1.内部控制评估与改进制度：定期对采购与付款管理制度进行内部控制评估，发现问题并及时进行改进和完善，提高制度的适应性和有效性。
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3．订货控制制度
采购部门人员(不是由使用部门)的主要职责： 决定货源 确定谈判条件 发出购货定货单
采购与付款内部控制
购货部门收到请购单
决定： (1) 订货数量 (2) 供应商(确定货源) (3) 发出购货定单的时间
购货部门发出购货定单
采购与付款内部控制
购货部门购货数量控制要点：
① 对请购单请购数量审查是否在控制限额的范围内。 ② 检查使用物品和劳务获得部门主管是否在请购单上签
奖励，鼓励运输人员保护公司财产。
采购与付款内部控制
4．混淆采购成本 会计人员在会计记账中，对采购成本没有很好的区分，
确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的。 生产企业对与材料采购相关的运输费、保险费、人库 整理费、合理损耗，没有计入采购成本。
采购与付款内部控制
控制措施： ✓ 加强会计记账人员专业学习，熟悉会计法规制度。 ✓ 审计人员对成本会计分录所附的发票、运输单必须仔
第五章 采购和应付账款的内部控制
内容提要 控制内容 控制弊端 控制要点
采购与付款内部控制
第一节 采购和应何账款的内容
采购与付款内部控制
采购与付款内部控制
第二节 采购和应付账款业务中的常见弊端
1．盲目采购。 2．收受回扣，中饱私囊。 3．虚报损耗，中途转移。 4．混淆采购成本。 5．验收不严，以少报多、以次充好。 6．违规结算，资金流失。
控制措施
付款凭证预先编号，附上支持性凭证(如定购单、验收 单和供应商发票等)，被授权人在凭证上签凭证档案中，以待日 后付款。
审计人员可以通过检查付款凭证的编号是否连续测试 是否存在重复付款的可能性。
审计人员还可从未付凭证的支持性凭证日期，看企业
采购与付款内部控制
1．盲目采购。 含义： 采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采
购，而是盲目采购或采购不及时，造成超储积压或者 供应脱档的情况。
采购与付款内部控制
盲目采购常见情形
✓ 原材料当期市价下跌，采购部门为节约成本，大量 买进储备已充足的材料，造成材料积压变质，增加 成本。
✓ 请购控制制度存在漏洞 先购买再补填请购单，请购控制流于形式 对请购单没有严格的审批制度
检查该项请购是否在执行后又重复提出。 检查是否存在其他不合理的请购品种和数量。
(5)负责资金预算的管理人员进行审批签字。
该项请购符合经营目标 在资金预算范围内，
(6)采购部门应将处理过的请购单归纳备案。
采购与付款内部控制
A.原材料或零配件请购控制
(1)由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知单 提出请购单。从事大批量产品生产且需求一直比较稳 定的企业，请购单也可由材料保管部门也可以在库存 材料已达到最低存量时就提出。
和应付账款的记账相互独立。
采购与付款内部控制
2．货物和劳务请购制度
A.原材料或零配件请购控制 B.临时物品的采购 注意： 不同的需要有不同的确定和提出请购的方法 不同的需要由不同的授权部门提出采购申请
采购与付款内部控制
(3)请购单由材料保管部门主管签字 (4) 负责采购的人员审查审批请购单签字。目的
细核对，以确定成本的真实性。
采购与付款内部控制
5．验收不严，以少报多、以次充好采购验收人员玩 忽职守，不能严格验收采购材料的质量和数量。
后果： 伪劣材料鱼龙混杂，损害企业利益 伪劣产品充斥市场，损害消费者利益
采购与付款内部控制
控制措施： 采购人员和验收员职责分离杜绝验收中的造假行为 审计人员通过检查当期成本计算单列示的废品损失给
采购与付款内部控制
审计策略检查请购单 A. 请购单的日期是否早于验货单的日期 B. 请购单上是否有审批人的签名 C. 请购的审批和购买业务的执行是否由不同的人担任
采购与付款内部控制
2．收受回扣，中饱私囊 采购人员在采购中违反比价管理，选择有回扣的供应
商，这往往造成采购材料质量得不到保证，或者价格 高于市场平均价。(见案例)
采购与付款内部控制
(3)付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和 索价业务。
(4)付款的审批通常经过验货或验单后执行。 (5)货物的采购、储存保管人不能担任账务记录工作，防
止绕过验单，以减少误记货物数量金额的可能。
采购与付款内部控制
(6)付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 (7) 应付账款记录人不能同时担任付款职务。支票的签字
予分析性复核，并与前期比较是否有大幅增长，看这 种增长是否由于材料不合格造成的。
采购与付款内部控制
6．违规结算，资金流失 通常企业收到采购发票后，根据发票金额授权会计签
发支付凭证，出纳审核后支付划拨账款，如果没有严 格的付款控制流程，就存在结算隐患。 形式： 1. 重复付款 2. 误期支付
采购与付款内部控制
采购与付款内部控制
控制措施 加强采购人员的素质教育 建立供应商资料系统 实施比价采购管理
采购与付款内部控制
3．虚报损耗，中途转移 含义： 运输部门为了中饱私囊，在运输途中转移材料，而对
公司上报称为损耗。属企业的内盗现象。 控制措施： 建立合理损耗的指标。对损耗在合理范围之内的给予
(2)材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记 录的库存数同生产部门需要的数量进行比较，当生产 所需的材料数量和仓储所需的后备数量合计已超过库 存的数量时，就签字同意请购。
采购与付款内部控制
B.临时物品的采购
临时物品的采购控制要点： ① 请购单由使用者直接提出。使用者在请购单上要对采
购需要做出描述，解释其目的和用途。 ② 请购单须由使用者的部门主管审批同意签字， ③ 请购单须经资金预算的负责人员同意签字 ④ 采购部门根据请购单办理采购手续。
是否存在资金周转不灵短期内无偿付能力而拖延支付
的可能性。
采购与付款内部控制
第三节 采购和应付账款业务控制制度
采购与付款内部控制
1．职务分离制度
(1)采购申请必须由生产、销售等部门提出，采购业务由 采购部门完成。
(2)货物的采购入不能同时担任货物的验收工作，以防止 采购人员收受客户贿赂购买伪质材料。