光伏电站文件档案管理实施方案
光伏档案管理制度
一、总则为加强光伏档案的管理，确保光伏档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、管理原则1. 完整性原则：光伏档案应当全面、真实地反映光伏项目的建设、运营、维护等全过程。
2. 准确性原则：光伏档案内容应当准确无误，确保档案的真实性。
3. 系统性原则：光伏档案应当分类有序，便于查阅和利用。
4. 安全性原则：加强光伏档案的保密和安全管理，防止档案的遗失、损坏和泄密。
三、管理职责1. 档案管理部门：负责光伏档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 项目管理部门：负责光伏项目的建设、运营、维护等过程中产生的档案资料的收集和整理。
3. 项目实施单位：负责光伏项目的具体实施，配合档案管理部门做好档案的收集和整理工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集（1）档案管理部门应当及时收集光伏项目的相关档案资料，包括设计文件、施工图纸、设备采购合同、验收报告、运行维护记录等。
（2）项目管理部门和实施单位应当将光伏项目的相关档案资料及时报送档案管理部门。
2. 档案整理（1）档案管理部门应当按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类、编号。
（2）档案整理应当遵循以下原则：a. 按照时间顺序排列；b. 按照档案类型分类；c. 按照档案重要性排序。
五、档案保管与利用1. 档案保管（1）档案管理部门应当建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（2）档案保管应当遵循以下要求：a. 档案存放应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘等要求；b. 档案查阅应当登记备案；c. 档案修复应当遵循档案修复原则。
2. 档案利用（1）档案管理部门应当为用户提供档案查阅、复制等服务。
（2）档案利用应当遵循以下原则：a. 依法利用；b. 保密原则；c. 便民原则。
六、档案销毁1. 档案销毁应当符合国家档案管理的有关规定。
2. 档案销毁应当由档案管理部门负责，并经单位领导批准。
光伏发电项目档案文件管理制度
光伏发电项目档案文件管理制度项目档案管理实施细则为了加强XXX光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度。
请各参建单位严格执行。
一、工程档案资料生成的管理1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程。
二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。
2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。
三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理。
文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。
文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。
XXX施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。
施工单位发现此类文件有权退回责任单位。
要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。
2.归档文件应为原件（正本）。
热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。
如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。
3.报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。
原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。
4.项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。
光伏电站竣工档案资料管理办法
光伏电站竣工档案资料管理办法1.竣工资料的编制依据1.1国档发(1992)8号《建设项目(工程)档案验收办法》1.2 国档发(1988)4号《基本建设项目档案管理的暂行规定》1.3 电力部电建(1996)159号《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》1.4 电力部电建(1996)666号《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》1.5 国家电力公司国电电源(2001)218号《火电机组达标投产考核标准》1.6 国家质量技术监督局GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》1.7 国家档案局DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》1.8 电力工业部《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》2.竣工资料的编制2.1 竣工资料格式统一,内容完整,数据准确,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字、盖章、日期齐全完整，书写工整并用碳素墨水手签。
印章用红色印泥，必须完整。
2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验报告、设计修改通知单(含工程联系单)等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件归档.2.3 有关记录、检验、签证、质量验评表等的表式应符合部颁《火电施工质量检验及评定标准》。
其表格必须铅印或激光打印，复印、复写件无效。
空白幅面应以“以下空白”来标识。
空白栏目统一采用“/”或其他形式来填空。
2.4 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
2.5 不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章。
2.6 除监理文件由监理单位单独组卷外，其余所有工程施工中形成的竣工文件全部由施工单位组卷，非施工单位产生的文件由建设单位提供合格的原件交给施工单位进行组卷。
在资料运转过程中，甲乙双方应确保组卷的一方持有足够份数的原件。
3.竣工资料的组卷3.1 竣工资料原则上按单位工程组卷，但以下几项内容可单独组卷（单独组卷的内容应在相应竣工资料中提供索引）：1）设计改变变更与材料代用（含执行反馈及审批手续等），依次包括设计院设计修改通知单、建设单位设计修改通知单、施工单位设计变更建议单、工程联系单回执及附件、工程更改洽商单等；甲方直接发往乙方的有关设计变更、工程完善的联系单等。
光伏发电项目档案文件管理制度
目文档管理制度为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。
一、工程档案资料生成的管理1. 项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1. 要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。
2. 需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。
三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。
文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。
杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。
施工单位发现此类文件有权退回责任单位。
要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。
2. 归档文件应为原件（正本）热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。
如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。
3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。
原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。
4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。
《光伏发电项目文件归档及档案整理规范》
苏州爱康能源工程技术股份有限公司 \苏州中康电力开发有限公司1附录 B（资料性附录）光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表光伏发电项目档案分类、主要项目文件归档范围及保存单位及保管期限划分表，见表B.1。
表B.1 光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表234567891011121314151617181920212223242526272829303132附录 C（资料性附录）档案用表档案用表见表C.1至表C.6。
表C. 1 案卷外封面式样单位：mm33表C.2 案卷脊背式样单位：mmD=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm34表C.3 卷内目录式样35表C.4 备考表式样单位：mm36表C.5 案卷目录式样单位：mm37表C.6.1 项目档案交接签证表（封面）式样项目（工程）名称：移交单位（章）：接收单位（章）：交接日期：页边距：上25mm，下20mm，左29mm，右14 mm38表C.6.2 项目档案交接签证表（附一）式样39表C.6.3 项目档案交接签证表（附二）式样40附录 D（资料性附录）工程照片归档范围参照表工程照片归档范围参照表见表D.1。
表D.1 工程照片归档范围参照表4142434445。
光伏电站技术档案和资料管理规定
光伏电站技术档案和资料管理规定随着光伏产业的发展和快速普及，光伏电站建设已经成为一项重要的能源基建工程。
而相应的技术档案和资料管理规定也变得越来越重要。
以下是一个光伏电站技术档案和资料管理规定的示例，共，供参考。
一、档案管理规定1.档案的范围光伏电站技术档案是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列文件、图纸、记录、资料等。
其中包含的主要内容包括质量保证手册、工程设计文件、验收记录、项目方案和实施计划、工作日志和实测数据、设备和材料采购、安装和调试记录等。
2.档案的管理(1) 档案管理实行全面、规范、科学的原则。
制定科学、合理、可行的档案管理程序和规定，认真执行。
(2) 档案管理应当指定专人负责，负责档案的保存、整理、归档和查询等工作。
(3) 档案必须在规定的时期内保管完整，整理清楚，做到防潮、防火、防盗、防鼠等。
(4) 档案保存时间应当按照法律规定执行，并经过相关部门的审批。
3.档案的整理将光伏电站技术档案按规定的文件分类整理，每个文件装訂成册，每个册应有正数号和副数号，正数号放在文件首，副数号放在文件尾，并在册后注明总卷数和页数。
4.档案的保管(1) 档案材料应当全部汇总到指定的档案库房中保存，并设有专人负责。
(2) 档案保存期间必须采用专门的保护措施，防止出现潮湿、腐朽、损坏、遗失等情况。
(3) 档案文件的发放、转移必须仔细审查，严禁随意放行或毁损。
二、资料管理规定1.资料的范围光伏电站技术资料是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列数据资料。
包括各种设备的技术参数和运行数据、电压、电流、功率、发电量、运行温度和光照强度等数据。
2.资料的收集和整理(1) 光伏电站技术资料必须由专人负责收集、整理，并分类存放。
(2) 采集的数据必须准确、全面、及时，采取科学的数据分析和处理技术。
(3) 运行数据按照规定的时间周期进行分类归档，日期明确，存档完整。
3.资料的保管资料必须经过加密处理，并且在安全环境下备份。
光伏电站档案管理制度
光伏电站档案管理制度一、目的为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。
其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、资料员及其职责项目经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。
其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。
四、档案的立卷、收集、整理1、以项目工程为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
光伏电站文件档案管理实施方案
光伏电站文件档案管理实施方案7.1档案管理标准化7.1.1档案工作规定7.1.1.1档案，指本光伏电站在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和公司有保存和利用价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是本光伏电站档案有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。
7.1.1.2档案工作应纳入本光伏电站的管理活动：7.1.1.2.1三纳入：档案工作应纳入光伏电站的工作计划、规章制度及工作流程；纳入领导工作议事日程；纳入光伏电站有关人员经济责任制和岗位责任制。
7.1.1.2.2四参加：档案部门或档案人员参加重要工程开工会、科研课题鉴定会、基建工程启委会和竣工验收会、设备开箱验收或引进项目设备接收会，负责检查归档文件材料完整、准确、系统。
7.1.1.2.3四同步：下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目科研成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目竣工验收与项目文件材料完成归档同步。
1.1.2 光伏电站应具备的档案控制室应有图表1 一次主接线图2 光伏电站巡检路线图3 光伏电站标准图册 4 安全标语、标示牌5 直流熔丝配置图6 各岗位职责7 各项工作标准8 调度规程9 光伏电站定置管理图光伏电站必须有完整竣工1 一次系统接线图2 二次系统接线、原理图纸3 直流系统图4 站用电接线图光伏电站运维方案7.2文件管理标准化7.2.1技术文件的形成与发放7.2.1.1技术文件、技术标准及图纸资料的管理实行三级把关制度；明确各级的责、权、利。
7.2.1.2技术文件标题栏中的编号、名称、日期等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。
7.2.1.3图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“文件副本”、“受控文件”章，由技质部门发放到各使用单位并进行登记，或由使用单位提出申请，技质部负责图纸的发放。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
光伏电站文件档案管理实施方案
7.1档案管理标准化
7.1.1档案工作规定
7.1.1.1档案，指本光伏电站在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和公司有保存和利用价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是本光伏电站档案有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。
7.1.1.2档案工作应纳入本光伏电站的管理活动：
7.1.1.2.1三纳入：档案工作应纳入光伏电站的工作计划、规章制度及工作流程；纳入领导工作议事日程；纳入光伏电站有关人员经济责任制和岗位责任制。
7.1.1.2.2四参加：档案部门或档案人员参加重要工程开工会、科研课题鉴定会、基建工程启委会和竣工验收会、设备开箱验收或引进项目设备接收会，负责检查归档文件材料完整、准确、系统。
7.1.1.2.3四同步：下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目科研成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目竣工验收与项目文件材料完成归
档同步。
1.1.2 光伏电站应具备的档案
控制室应有图表
1 一次主接线图
2 光伏电站巡检路线图
3 光伏电站标准图
册 4 安全标语、标示牌
5 直流熔丝配置图
6 各岗位职责
7 各项工作标准
8 调度规程
9 光伏电站定置管
理图
光伏电站必须有完整竣工
1 一次系统接线图
2 二次系统接线、原理图纸
3 直流系统图
4 站用电接线图
光伏电站运维方案
7.2文件管理标准化
7.2.1技术文件的形成与发放
7.2.1.1技术文件、技术标准及图纸资料的管理实行三级把关制度；明确各级的责、权、利。
7.2.1.2技术文件标题栏中的编号、名称、日期等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。
7.2.1.3图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“文件副本”、“受控文件”章，由技质部门发放到各使用单位并进行登记，或由使用单位提出申请，技质部负责图纸的发放。
7.2.1.4纸质技术文件或电子档技术文件等由技质部收存并负责保管。
员工借阅技术文件应凭部门主管批准的借阅申请单向技质部借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性。
7.2.1.5技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行；技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。
7.2.1.6修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发
更改通
知书。
7.2.2技术文件的管理与存档
7.2.2.1技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，光伏电站指定一名兼职资料员负责各种技术文件的登记、
保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。
若暂时未指定资料员，则由部门经理暂行代理。
部门经理和资料员负责本部门技术文件的保密、发放与归档。
7.2.2.2技术文件、图纸由技质部备份、存档，资料员定期对技术资料
进行整
理。
7.2.3技术文件的保密
1.2.3.1技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形
式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。
因工作需要必须打印或复
制时，经办人提出书面申请单，部门经理签字批准后方可通过技质部资料员打印、
复印、拷贝。
1.2.3.2为了保证技术资料的保密性，除按正常程序（员工填写申请单，部门
经理批准）办理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现要报
公司给予严肃处理。
1.2.3 公司文件管理
7.2.3.1文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
7.2.3.2凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由信息员登记签。