关于公文写作

定稿：经领导人签发的草稿，应该立卷保存； 正本：向外发出的正式文本（试行本、暂行本、修订本）； 副本：与正本完全相同，供抄送、传阅、存档备查之用； 不同文字稿本：供少数民族阅读和使用，涉外文书的外文。


（六）公文的行文关系
根据文种行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 1、上行文——下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 2、平行文——平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。
一、公务活动与公文 二、公文写作概述 （目的、特点、步骤、要求） 三、常用公文写作方法 （请示、报告、通知、通报、公函，简报、大事 记，计划、总结，合同，规章类公文） 四、会议公文写作方法 （会议方案、会议通知、领导讲话、会议纪要、 会议记录、会议简报） 五、如何写好公文 六、公文处理常识

（一）公务活动的特点

□什么事情应该请示？
一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况： 1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项； 2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答 复才能办理的事项； 3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项； 4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项； 5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项； 6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误， 需请示上级审核的事项； 7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。
公务活动是人类出于处理公共事务和协调社会组织相互关系的 需要而产生的一种社会活动，它发生在社会组织内部及其相互之间， 是一种基本的组织行为。 1、公务活动事关社会发展稳定——解决与处理公共利益问题； 2、公务活动是一种组织行为——行使组织职责、构成上下左右 贯通的组织网络； 3、公务活动依照权限进行——在职权范围内行使法定权限。 □公务活动必然产生公务信息 □公务信息传递沟通促使公务活动达到预期目标 □公务信息沟通产生公文
3、对外展现社会组织的形象——展示办事严谨、注重时效、精简务实的 良好形象；
4、为提高工作效率和质量创造条件——文稿写得准确、简明、具体，便
于理解与执行
撰写公文不是写作一般的文章，而是一项政策性、思想性、时效
性很强的业务工作。
（二）公文写作的特点

1、具有典型的被动性——遵命作文、排斥个性化写作；


按时间分：年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。
□报告的结构 为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：一、情 况；二、经验；三、问题；四、今后意见。

如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分： 一、情况；二、原因；三、责任；四、处理情况和意见。


□报告的特点
1、语言概括性强——不能描写和抒情； 2、内容纪实性强——不无中生有、不弄虚作假；

3、材料灵活性强——推陈出新、避免老生常谈。


□报告的写作要领
1、把握恰当的表达方式——记叙为主、不写细节、事实写清楚； 2、突出重点内容——点面结合、适当引用典型事例或数据； 3、坚持实事求是——如实汇报工作、客观反映情况；
2、具有群体参与性——集思广益、兼收并蓄、协商共事、择善而从；
3、具有现实的针对性——内容要求求真务实、事出有因，反对“无病 呻吟”和“假大空”；

4、具有很强的政策性——方针政策的物质体现形式； 5、具有突出的时效性——解决问题及时，处理工作迅速； 6、具有特殊的规范性——格式规范、语言规范。

□公文的具体作用 1、领导作用 4、宣传作用 2、规约作用 5、凭据作用 3、沟通作用
（四）公文的种类
《党政机关公文处理工作条例》规定法定公文共15种，常用的如下： 1、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员， 变更或撤销下级机关不适当的决定事项； 2、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公 文，传达需要下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人 员； 3、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况； 4、报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问； 5、请示：适用于向上级机关请求批示、批准； 6、批复：适用于答复下级机关的请示事项； 7、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法； 8、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和 答复审批事项； 9、纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 其他：决议、命令（令）、公报、公告、通告、议案 不同的文种反映了公文不同的性能，起草公文前要正确选用公文文种。

4、讲究文种使用规范——不能附带请示事项。


（三）通知的写法
通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办
理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。通
知可分为“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知” 、 “批示性 通 1、适用广泛 4、时效性强 2、主题单纯 5、操作性强 3、表述灵活

□通报的种类 1、表扬性通报 2、批评性通报 3、情况通报 □通报的特点
1、广泛告知——下发范围广；
2、客观真实——事实绝对准确； 3、行文及时——尽快把情况传达出去； 4、正面引导——明辨是非、吸取教训、弘扬正气、树立新风。


（五）公函的写法
函，即信，公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机 关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。 □公函的用法 1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级 机关有关事宜; 2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜; 3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报 送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函; 4、向上级机关请示较小事宜也常用函。 □公函的种类 商洽函 联系函 询问函 答复函 请求函 批准函 告知函



□请示的写作方法（五步棋）：
第一步：因为什么请示——说明请示的原因和理由； 第二步：请示什么问题——提出请示的主题内容； 第三步：怎样解决问题——明确提出解决问题的意见； 第四步：请求上级回复——具体提出对上级的要求； 第五步：有无附件说明——根据需要决定是否使用附件。

（极少运用描写和抒情表达方式 ）



□语言运用要求


准确严谨，修辞恰当，简练明了，庄重严谨，得体规范。
□内容结构要求 开头与结尾规范、层次与段严谨、过渡与照应明确。
（一）请示的写法

请示是下级机关向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予 答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关 给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。
任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任 免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单， 一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人 员的具体职务即可。



（四）通报的写法
通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位
的文件，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神可情况。



（二）公文的特征
公文是党政机关以及社会组织在依法管理公共事务过程中按照规定体 式和处理程序制成的具有法定效力的书面文件，是依法行政和进行公务活 动的重要工具。公文属于应用类文章。 1、具有鲜明的政治性（传达政策主张）；
2、由法定作者制成和发布；
（依法成立的机关、社团和企事业单位，单位领导人） 3、具有法定的权威和现行效用； （传达制发机关的决策与意图，体现意志和权力；现行效用是指公文 在现实工作中所发挥的现实执行、指导和规范作用） 4、具有特定的文体格式和处理程序。



□请示的写作要领
1、行文前要主动与审批部门的主管领导沟通； 2、请示的理由必须充分得体，符合逻辑； 3、严格遵循一事一文原则； 4、请示的目的要明确，解决的措施要切实可行； 5、严格按照隶属关系行文； 6、必须在事前行文，不能先斩后奏。


（二）报告的写法
报告是陈述性文件，用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复 上级机关的询问。报告是典型的下情上达公文。 □报告的种类 按内容分：专题报告、综合报告、总结报告； 按目的分：工作报告、情况报告、调查报告、总结报告、答复 报告等；

一般性通知：在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时， 如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更 正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通 知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

会议通知：上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知 所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清 楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、 报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三 拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。
（任何机关都要按照统一的格式制发公文，不得自行其是；处理程序
就是公文撰写制发办理的一系列必要环节）


（三）公文的重要功能
□公文的功能——特定的现行效用 1、撰写与处理公文是严肃的公务行为； 2、任何公文都要在特定的时间和空间范围内生效； 3、公文的作用不是一成不变的； 4、公文具有重要的凭证价值，很多公文需永久保管。


（四）公文写作的要求
□思想内容要求 行文有据、目的明确；准确无误、客观务实；主题集中、思想突出；必须符合领 导意图。

□表达方式要求