数码档案整理方法
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（DA/T 50—2014）发布时间： 2015-08-20 信息来源：业务处点击率：1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2887-2011计算机场地通用规范GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案digital photographic records机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。
注1：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
谈谈高校数码照片档案的管理
华许必建陈超
谈会”。即ＸＺＩｌ－ｏｌ；第二个事件是：“学校召开先进集体、先进个人 表彰会”，即ｘｚ！ｌ—０２，依次类推。即“迎春座谈会”中形成数码照片 １０张，起止号为ｌ—ｌＯ，“表彰会”中形成数码照片１５张，起止号为 ｌｌ－２５，“校际合作”形成的数码照片８张，起止号为２５—３３，…… 这种分类方案可使一年—个二级类目产生的事件有—个统一 的流水号，照片的张数也有—个流水号。此分类方案的优点，一是事 件结束后形成的数码照片随时冲（或打）印、整理、装册。数码照片的 元数据也可直接在计算机内随时整理、编目．避免形成积压。二是年 底可以直接统计出一年内同一类目下的事件数、照片张数。三是能 够实现年度照片档案按事件整理编目，按册进行统一管理。 ３．冲（或打）印出来的数码照片整理、编目的操作方法。（１）整理、 编目。将冲（或打）印出来的数码照片像前面讲的一样按照分类方案 规定，即按事件发生的先后顺序整理编目。（２）装册。完整的数码照 片档案，应包括数码照片的元数据（或数码照片的分辨率、色彩空间 等特性）图像文件、冲（或打）印出来的数码照片和文字说明三部分。 每组数码照片档案的总说明、分类号（由二级类目号和一组照 片的顺序号组成）、冲（或打）印出来的数码照片起止号（一组照片在 本二级类目下的起止号）、数码照片元数据的文件名、事由、时间、地 点、人物（重要人物）、背景、摄影者、简要说明（关键词）等。冲（或打） 印出来的每张照片的说明包括：照片号（本张照片在本二级类目下 的顺序号）、数码照片（元数据）的文件名、事由、时间、地点、人物（重 要人物）、背景、摄影者等。每一册照片装满后，都要在册内写本册数 码照片内容的总说明，册内归档数码照片目录。 ４．依ＥＡ－ｔｄ算机系统对数码照片元数据的整理、编目、保管。依托 计算机系统对数码照片元数据进行分类、整理、编目与装册的归档 数码照片的方法相同。笔者认为，数码照片元数据与冲（或打）印出 来的数码照片没有必要——对应保存。计算机内的数码照片的数量 可以相对多—些，以备将来多方面的需求。一年或一学年（机关为年 度。院系为学年）工作结束后，为了保证数码照片档案信息不被修 改．应通过计算机转移刻录到只读光ｒｅ＿ｌ：进行脱机保存。刻录的光 盘应—式三套；—套封存保管；—套供查阅使用；—套异地保存。 ５．装册的数码照片归档目录与元数据数码照片的归档目录相 同。无论是装册的归档数码照片。还是依托计算机系统处理的元数 据数码照片都要有一个完整的归档数码照片目录，且填写内容一 致。目录内容有：顺序号是指一组照片的编号（事件的流水号）；照片 起止号；数码照片起止号是指本组数码照片在本二级类目下的起止 号（数码照片的流水号）；题名要简明概括、准确反映数码照片的基 本内容；照片张数；元数据张数；日期；保管期限；摄影者；备注里写 明ｌＥｔＳ数码照片在数码照片元数据中的位置（包括光盘号、类别、组 号）。这种归档目录的一致，便于数码照片档案的查找与利用，体现 了数码照片档案管理的规范、完整、统一。 总之。归档的数码照片与元数据的数码照片的统一管理，既符 合照片档案管理规范，还利于数码照片档案的保管和利用。
照片档案收集整理要求
照片档案收集整理要求一、收集。
按照《重庆市照片档案收集整理实施细则》要求，收集立档单位在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，包括银盐感光材料照片档案和数码照片档案。
1、收集范围：（1）记录本单位主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的照片。
（2）记录领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
（3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
（4）记录本单位生产、科学研究、基本建设、设备管理等科技活动的照片。
（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
（6）记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
（7）其他具有保存价值的照片。
2、收集要求：（1）反映同一主题的若干张照片，应选主要的、有代表性的照片归档。
（2）归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
二、数码照片档案的整理（结合实际，目前收集整理的主要为数码照片档案）。
数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素在300万以上。
1、保管期限的划分。
只收集永久与长期照片档案，短期不作要求。
2、照片号的编制。
照片号是固定和反映每张照片分类与排列顺序的一组字符代码。
格式为“保管期限代码—张号”，永久、长期的代码分别用Y、C标注，张号是同一保管期限内的照片跨年度从“1”开始逐张拉通编定的流水号，如Y—1、C—1。
3、照片的入册。
按照片号的顺序将照片固定在照片芯页上，可用双面胶粘贴。
4、照片说明的填写。
在照片芯页上有照片说明，包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明7个项目，具体填写要求见附录1。
5、照片册的装订。
将照片芯页按照片号顺序排列编页，并在左（右）上角填上页号（贴有照片的页面为一页），首页前加册内目录，末页后加册内备考表，采用“三孔一线”法装订入照片册卷皮内，照片册内芯页数量一般不超过30张。
数码照片归档与管理规范
组题名文：件本组格照式片所共同反映的W主J要G内S容。 字符型 文文文字件说格件明式存：：本本储张张路照照片片径的的说计明算，机W包文J括件C人类C物型L、，J地包点括、JPE事字G由、等符TI要F型F素或。RAW。
4 100
开放状开态放：本状张态照片是否开放的K标F记Z，T开放为“Y逻”,不辑开型放为“N”。 1 13
• 对反映同一内容的若干置张、数快码门照速片度、，光应圈选值择、其白中平具衡有等代）的表文性件和。典R型AW 性的数码照片归档，所是化选未为数经“码处原照理始片、图也像应未编能经码反压数映缩据该的”项格或活式称动，为的可“以数全把字貌底R，A片W且”概主念 题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一 张。
• 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原 载体同时保留时间不少于4年
16
1.6 利用和鉴定销毁
01 利用
• 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利
用时应确保数码照片档案的信息安全
02 鉴定销毁
• 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴 定、销毁工作
17
1.5 存储和保管
01 存储结构
• 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般
应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹， 在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文 件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹
• 示例-某单位的数码照片档案统一存放在档 案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下， 2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数 码照片为2009年第一组照片，保管期限为 “永久”，该组数码照片存放的路径为： D:\数码照片档案\YJ\2009\0001\
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（征求意见稿）1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片 digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案 digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。
数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。
EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
数码照片档案管理
光盘号
题名
起止年 月
张 数
保管 期限
备注
附件2：盘内数码照片文件目录示例
盘内数码照片文件目录
附件2：盘内数码照片文件目录示例
光盘档盘光号内盘数档：码号照：（片（全文全件宗宗目号录—号保—管期保限代管号—期光限盘号代） 号—光盘号）
数码 照片 号
பைடு நூலகம்
题名
拍摄 时间
拍摄 者
备注
附件3：数码照片光盘盒封面示例
三.存储
• （二）永久保存的数码照片档案光盘应 刻制一式三套，分别用A、B、C标注： A套封存保管，B套供查阅使用，C套异 地保管。定期保存的刻制一式二套,即A 套和B套。
• （三）光盘应分保管期限编制顺序号， 采用油性笔在光盘背面标注光盘档号 （全宗号—保管期限代号—光盘号）
四.保管
• (一)存放数码照片档案要远离磁场并与有害气 体、强紫外线隔离，存放环境温度应控制在 17-20℃，相对湿度应控制在35-45%，日温 度变化幅度不超过±2℃，日相对湿度变化幅 度不超过±5%。
一.归档要求
• （三）拍摄数码照片的像素数应在300 万以上，扫描照片的线数应不低于 600dpi。
• （四）对具有永久保存价值的数码照片， 收集时必须同时冲印出纸质照片并附加 说明一同归档。
• 按照国家标准GB/Tl 1821—2019《照片 档案管理规范》整理保存，并应在整理时于 参见号处注明对应数码照片的档号。
二.整理
• （一）分类：在同一全宗内，数码照片 按“保管期限——形成年度”分类。
• 形成数码照片比较多的单位也可按“保管期 限——形成年度——问题”分类。分类方案 应保持前后一致，不应随意变动。不同年度 的数码照片应分别整理。
数码照片档案整理的探讨
要 职 能活 动 和 重要 工 作 成果 的 数码 照 片 。２领 导 人 和 著 名 人 物 参 加 与本 单 ． 位 、本 地 区 有关 的 重 大公 务 活 动 的数 码 照 片 。３记 录 本 单 位 、本 地 区重 大 ．
（ 二）鉴 定 。在 鉴定 应 归 档 的照片
码 相 机 已成 为绝 大 多数 单 位 和 个人 的
首 选 。数 码 照 片 整理 归档 比 传 统 的相 纸 照 片 整 理 归 档 更 有 利 于 收 集 和 整 理 ，而且 操 作 程 序 简 单 、方 便 快 捷 。
一
时 ，剔 除 没有 归 档价 值 的 或重 复 的 照
片 。反 映 同一 场 景 的数 码 照片 一般 只 收集 一 张 。 归档 的每 一 张数 码 照 片都 要 确定 保 管 期限 ，保 管 期限 可 以 参 照 文 书档 案 的 划分 办 法永 久 和定 期 （ 定 期又分为 ３ Ｏ年 和 １ ０年 ） ，如 果 一 个
录本 地 区 地理 概 貌 、城 乡建 设 、重 点
单位 每 年 形成 的 照片 比 较 少 ，可 以一 律 定 为永 久保 管 。
（ 三）分 类 。将数 码 照片 按 其形 成 年 度 、保管 期 限 、问 题分 类 。不 同年
度 的数 码 照片 应 分别 整理 。如果 一 个
工 程 、名胜 古 迹 、 自然 风光 以及 民 间 风 俗 和著 名人 物 的 数 码 照 片 。５其 他 ．
数 码 照 片档 案 的 定 义
数码 照 片 是 指 用 扫描 仪 、数码 相
是 解 决 了 许多 单 位共 同存 在 的摄 影
者 借 口工 作需 要 不愿 意 把 相 纸 照片 移
数码照片档案整理操作规范
数码照片档案整理操作规范
本规范适用于学校党委宣传部对归档数码照片档案的整理。
1、操作内容（以2009年1月宣传部数码照片为例）
（1）建立一个“2009年1月”文件夹，保存本月份数码照片；（2）将整理后的照片直接存入“2009年1月”文件夹；每张照片的文字说明作文件名，同一活动的不同照片以“文件名+数字序号”为文件名；
（3）每年6月底以前，将上一年的数码照片整理后向档案馆移交。
2、照片技术要求
（1）图像格式为JPEG或TIFF格式；
（2）拍摄像素在300万像素以上。
3、照片文件名编写说明
（1）由题名、地点、人物三项组成；
（2）文字简洁通顺，准确揭示照片内容。
如有必要，应在题名后加括号，注明拍摄地点和照片中的主要人物的姓名以及在照片中的位置，多人以逗号分隔。
档案馆
2010年9月6日。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
4．5．3 ． 4 归档时间
光盘制作完成后，立刻归档。
4．5．3 ． 5 归档份数
归档光盘至少一式两套， A套封存保管， B套供 查阅使用。
4．6 组编目
序 号 光盘号 组号
01 02 03
题
名
照片 张数
2 4 1
拍摄时间 摄影者
20101027 董建兵 20101030 田宝春 2 20101120 董建兵
4．2 分类 4．2．1 分年度 首先将所有照片按其形成年度分开，不 同年度的照片不能混在一起归档。 4．2．2 分组（专题、事由） 将同一年内的所有照片按内容进行分组， 即同一组的照片应该是同一次次会议、 同一项活动、同一个项目所形成的照片。
4．3 排列 照片排列的顺序为：年度－组－张。 4．3．1 不同年度所形成的照片，按年度 先后顺序排列。 4．3．2 一年内所形成的照片按组排列， 组与组按形成的时间顺序排列。
2．数码照片的收集 2．1 在教育教学活动中形成的数码照片 应实行集中统一管理。各处室在照片形成 后，按照数码档案管理规定进行整理，并 及时向档案室移交。
2．2 收集范围
数码档案归档范围参照《文书档案归
档范围及保管期限表（声像类）》执
行
3．归档要求
3．1 属于归档范围的声像材料，形成部门 要对声像材料进行必要的编辑和拟写文字说 明，并及时向档案室移交，不得私自保存或 者据为己有； 3．2 根据国家档案局《档案管理软件功能 要求暂行规定》中推荐的图像数据格式，要 求归档的数码照片必须采用JPEG或TIFF 格式。
2010-1
03-XXXXXXXX的照片
光盘自述文件
2010年照片
2011年照片
2010-1
光盘自述文件
数码相机拍照尺寸对照：
500万像素=2560X1920。可冲洗照片尺寸17X13，21英寸 400万像素=2272X1704。可冲洗照片尺寸15X11，19英寸 300万像素=2048X1536。可冲洗照片尺寸14X10，17英寸 200万像素= 1600X1200。可冲洗照片尺寸11X8，13英寸 130万像素= 1280X960。可冲洗照片尺寸9X6，11英寸 80万像素= 1024X768。可冲洗照片尺寸7X5，9英寸 50万像素= 800X600。可冲洗照片尺寸5X4，7英寸 30万像素= 640X480。可冲洗照片尺寸4X3，5英寸
3．光盘的保管 3．1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘面裸 露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片 沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。 3．2 归档光盘必须配有光盘盒，存放时保持 盘片垂直。 3．3 环境温度为14°C－24°C，波动范 围小于2°C；相对湿度45％－60％，波动 范围小于5％。
本张光盘的内容包括：
全宗名称：河北保定外国语学校 光盘号：2010－1
类别：数码照片 光盘内照片概述：本张光盘收录的是河北保定外国语学校2010年内 所有档案工作会议、宣传活动及其它工作中形成的数码照片，共14 组180张。 阅读环境：安装有Windows98和Office2000以上版本、具有 Access程序及识别JPEG（JPG）格式文件的浏览器或软件的微机。
4．5．3 光盘刻制要求 4．5．3 ．1 数码照片档案归档的最终载 体为一次性写入光盘。 4．5．3 ．2 归档的光盘要保证质量，光 盘刻录的内容要确保数据准确、图像清晰。
4．5．3 ．3 刻盘
建议每年刻制光盘进行数据保存。个别数码档案 产生量较少的处室，可以将两年的数码档案刻制 在一张光盘内。具体要求如图
1 2010-1 2 2010-1 3 2010-1
省教育厅来我校调研新 课程改革情况的照片 促进教师专业化成长照 片 省市领导来学校调研未 成年人思想道德建设工 作照片 学生获奖照片
4 2011-1
01
10
20101230 董建兵
三、其他数码档案的整理
1 ．数码视频档案 利用数码摄像机获取的数字视频文件，归档格式 为MPEG或AVI。 1．1 要求：根据数码视频档案的特点，我们建 议每次活动刻制一张或几张。 1．2整理 1．2．1 分类：采用年度－事由分类。 1．2．2 排列 排列的顺序为：年度－事由。首先划分年度，在 同一年度内排列事由（按时间先后顺序排列）。
河北保定外国语学校 梁香爱
一、概
述
什么是数码档案
由数码设备产生的，以数字形式保存和传 输的图像或影音文件。
主要包括：数码照片、数码视频和数码音 频档案等。
二、数码照片档案整理
1．定义 1．1 数码照片 指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，存 储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅 读并可在通信网络上传送的静态图像文件。 1．2 数码照片档案 国家机构、社会组织以及个人在社会活动中 形成的，对国家和社会有保存价值的数码照 片。数码照片档案一般由数码照片和对该照 片的文字说明两部分组成。
合时间顺序进行排列，照片命名格式为，序号-张题 名。例如：04-学生获奖照片
4．5 刻盘 光盘刻录内容包括：照片文件夹和光盘自 述文件．1 照片文件夹
存储经过分组、排列、编号的所有照片。
4．5．2 光盘自述文件 光盘自述文件的格式为TXT格式文件，内容有： 全宗名称：单位全称； 光盘号：由归档年度－盘号组成； 例：2010－1； 类别：数码照片； 照片情况概述：光盘共计存放照片的组数、张数； 简要介绍照片的内容，对重要的照片要重点介绍； 阅读环境要求：微机安装的操作系统、运行软件的 版本。例：安装有Windows98和Office2000 以上版本，能够识别JPEG（JPG）格式文件的浏 览器或软件的微机。
组号 1-20
2．光盘编目 编目顺序为同一年内依次排列数码照片光盘、数码视频、 数码音频光盘和其他数码档案光盘。格式如下：
序 号 1 2 3 4
光盘号
2010-1 2010-2 2010-3 2007-4
类别
照片 照片 视频 音频
光盘概述
组别
文件 数 306 178 2 2
备 注
河北保定外国语学校2010年各 1-14 类活动的数码照片（一） 河北保定外国语学校2010各类 1-10 活动的数码照片（二） 河北保定外国语学校2010年档 案工作大会的视频 河北保定外国语学校2010年档 案工作大会的录音 1 1
2．数码音频档案：WAV和MP3格式。
四、光盘的编目与保存
1．归档光盘要求 1．1光盘盘面要清洁、无划痕，光盘数据无病毒。 1．2在光盘的标签层用记号笔或软笔标明档号。 1．3光盘装盒后要附有标签。标签应填写全宗名称、 光盘号、套别、说明和组号。
河北保定外国语学校 套别 2010-1 光盘号 2010年各项活 说明 动的照片 A
4．3．3 每组内的照片按图像所反映的重 要程度结合照片形成的时间顺序排列。
4．4 编号
4．4 ．1 组编号：在同一年度内按照时间顺
序排列组文件夹，文件命名格式为，序号-组题名。 例如：2010年 01－省教育厅来我校调研新课程 改革情况照片
4．4 ．2 张编号：同一组内，按照片重要程度结
3．3 拍摄数码照片的像素数应在300万 以上，扫描照片的精度应不低于600dpi。
3．4 数码照片应同时冲洗纸质照片归档， 纸质照片档案管理方法另附 。
4．整理方法
整理流程：
鉴定 分类 排列 编号 刻盘 编目
4．1 鉴定 对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。 反映同一场景的数码照片一般只收集一张。
3．4 远离热源、酸碱等有害气体和强磁 场环境。
3．5 光盘一般每满4年转存一次，原盘同 时保留时间不少于4年 ；应每年对光盘进 行一次有效性、安全性检查，如发现光盘 出现问题，应及时拷贝；如软、硬平台发 生改变，则应及时转换。
01-XXXXXXXX的照片
2010年照片
02-XXXXXXXX的照片