塑造秘书形象的重要性

引言

什么是形象呢？形象就是人们借助视觉、听觉、嗅觉等各种感官，在头脑中形成的有关事物的整体形象。形象有很多种类型，而职业形象作为形象中的一种，它所指的就是一个人在他从事的职业基础上应该关注的形象问题，是更加专业化的一种形象。随着我们所处社会的不断进步，世界经济的飞速发展，人们对于自身的形象的重视程度不断加深，形象问题如今并不是仅仅局限于某几个领域里了，而是已经慢慢渗透在了各个行业之中。一个良好的形象对我们来说有着很大的好处，它能够很好地帮助人们处理平时工作生活中的各种事务，更好地帮助我们获得一份满意的工作。有这样一份调查表，成功的形象塑造对于寻求一份更高层次的职位来说是非常关键的，甚至可以说直接影响着一个人的收入的多少。我曾经听某学者说过这样的一句话：“在职场中我们想要立足的关键是我们工作能力的高低，但是光有良好的工作能力是不够的，自身形象的塑造这一方面绝对不能被我们所忽视了。”比如说在找工作、日常交际、开会等等这样的比较重要场合，结果是成功还是失败往往就是源于我们在这些场合所塑造的形象是好还是坏。秘书是领导的得力助手，他们的工作时帮助领导处理日常各种事务，使领导能够有效地管理好企业，在领导身边所起的作用不可小觑，因而秘书的形象与领导的形象可以说是休戚相关。秘书人员的一言一行代表的是企业的形象，代表的是领导的形象。秘书们良好的秘书形象能使他人对公司和企业的好感值有一个较大水平的提高，本文将从现代秘书形象塑造的重要性，塑造现代秘书形象的标准，以及如何塑造良好的秘书形象这几个方面来论述，我想通过这几个方面的论述，来提高人们对现代秘书形象的认识，给从事秘书职业的人员或多或少地给予一些帮助。

那么，为什么我要论述的是现代秘书形象的塑造而不是古代秘书形象的塑造呢？因为据我所知，现代秘书与古代秘书是它们这两个概念是不同的。就拿我们国家来说吧，大约在三千到四千年前的殷商时期，就已经出现了古代秘书。在中国历朝历代之中，古代秘书的称呼不尽相同，并且它们的含义也有很多种。这其中就有一些是文官，这些文官类似于巫师，他们进行的是预测和占卜的工作；秘书在古代也可以指一些书籍，这些书籍是宫中禁止或者秘藏的；秘书也可以指国家的行政秘书机构等等。古代秘书的名称真的是很多很多种，比起现代秘书的名称真可以说是复杂了不少。我们现在所说的秘书这一名称，也是后来出现的。如今我们在日常生活中提到的秘书自然就是现代秘书了，所以我在这里论述的是塑造现代秘书的形象这一主题。那么，到底什么是现代秘书呢？现代秘书指的是辅助领导层或者领导者个人履行领导职责，并办理文书档案、来信来访、会务工作以及日常行政事务工作的人员，他们是领导的参谋和助手。作为现代秘书，他们主要有以下几个特点：一是现代秘书算得上是一种行政职务或职位；二是现代秘书普遍存在于党政机关、企事业单位和人民团体中；三是秘书人员起到了辅助领导，给领导出谋划策的作用。他们不是行政领导，不能被看成是职能部门中的业务人员，也与一般的从事服务性行业的人们有着诸多不同。

塑造秘书形象的重要性：

我认为，秘书形象的重要性与秘书工作本身的重要性是分不开的。《秘书职业技能标准》中对秘书的定义是这样的：秘书是专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员。有人把秘书形象地称作是“全能运动员”因为自从步入了21世纪，秘书就已经不再是单一人才，而是变成了一种复合型的人才，现代秘书人员，他们拥有多种技能和较高水平的专业素养。不知道大家有没有听过这样一句形容秘书工作的俗语：“秘书工作无小事”。是啊，秘书作为领导们的好帮手，帮助领导处理着日常的各种事务，他们在领导身边的作用不能被轻视。一个秘书，他自身能力的高低影响的不仅是领导工作的效率，更是企业工作的有序进行。正是由于秘书承担着这么重要的责任，所以秘书人员平时的言行举止都不能出现任何的问题。秘书人员要明确的是自身的形象代表的不单单是自己，更代表的是领导和企业的形象

秘书形象塑造的标准：

要塑造良好的秘书形象，最先要做的就是确立好塑造秘书形象的标准，而形象标准的确立又要求

秘书人员要结合自己的实际情况和秘书这一职业的特点。这其中最为基本的标准，我认为主要可以概括为以下几点：

1、塑造更好的外貌

2、较强的言语表达能力

3、能处理好各项事务

4、为人真诚，刚正不阿，给人一种安全和可靠的感觉

5、为人开朗，阳光向上，能很好地与人相处

6、能通过创造出轻松愉快的氛围来缓解对于被人所造成的压力

我相信只要秘书人员在这几条标准的基础上多花些工夫和时间，努力地将自身的职业形象塑造好，定能将自己的职业形象提升到一个新的高度。

除此之外呢，塑造秘书形象的标准还有一项即企业和领导对于秘书人员的要求。企业和领导的要求有很多，我在这主要列举一些。比方说，要求秘书人员拥有强烈的事业心和责任感，有着吃苦耐劳的毅力，看待问题时能够用发展的眼光。秘书人员的专业知识必须足够扎实，他们的表达能力、沟通能力以及操作能力等都能达到一个较高的水平。一个企业以及在企业的领导对于秘书人员形象的要求，能够对秘书塑造自身形象起到更好的帮助作用。

怎样塑造秘书的形象

秘书形象是秘书人员在公众面前树立的形象，能综合反映一个人的仪表、气质等要成为一名合格的秘书，必须要拥有良好的形象。这种形象不是单一的，而是多样的。在我看来，主要可以分为两大类，即外在形象和内在形象。一个人的仪容、仪表、仪态等可以看作是外在形象，它是人的外观感受。而一个人的内在心理状态、道德修养、审美情趣等可以看作内在形象，给人们提供的是精神上的感受。一般来说，外在形象反映内在形象，内在形象决定外在形象。秘书人员要塑造良好的形象，必须做到内在形象和外在形象的和谐统一。因此，我主要就从内在形象塑造和外在形象塑造两方面来论述。

一、塑造秘书的外在形象

秘书的外在形象主要表现在仪容、仪表、仪态三个方面。

1、仪表：

仪表是个性的表征，反映一个人的文化修养和格调，显示出个体的职业和职位。秘书重视仪表，不是为了获得他人的称许，而是为了帮助企业更好地树立企业形象，给公众一种正能量。秘书人员的仪表的基本要求是：整洁，大方，有亲和力，适度合理等。仪表的干净整洁既是一种尊重自我的表现，也是一种尊重他人的表现。秘书人员不妨可以按照如下的规范来塑造自己的仪表。

服饰是人体形态的外延，常常被称为人的第二张脸。服饰已经不再只是人们用来抵御寒冷和遮羞的工具了，它也有美化装饰的功能。秘书人员的职业装应该是相对简单的线条和剪裁要大方相结合的套装，这样的套装能够较好地衬托出职业秘书的身份。套装的颜色我认为应该选用相对比较深一点的颜色，例如藏青色。有了合适的服饰还要注意的是要保持服饰的干净整洁，最好是比较平整，不能皱巴巴的。衣服搭配要合理，所选择的衣服应该是和秘书人员自身的年龄、性别、身材等相配的，同时也要注意适合自身的职业身份和地位。鞋子要保持干净，不要留下灰。在一般的公共场合，女秘书应穿高跟鞋，但是跟不要太高，男秘书应该穿皮鞋。

2、仪容：

说完了仪表方面的一些基本要求，我们再来说一说仪容方面的一些基本要求。我认为，仪容方面的基本要求主要是要保持面部的清爽干净，要大方自然。那么，秘书人员应该如何塑造自己的仪容呢?我觉得秘书人员首先要有比较恰当的发型，并能够保持发型的整齐和整洁，在头发上面不要留有头皮屑和头油味。男秘书的头发不能过长，差不多6cm左右比较好。女秘书头发应尽量

不要过肩，前面的刘海不能遮住双眼，工作时女秘书务必要将头发用皮筋扎起来。除了发型还要注意面孔的清洁和卫生工作，要给人一种清爽的感觉。男秘书不能留胡子，不然会给人一种非常邋遢的感觉，及时清洁鼻子、耳朵以及眼角，牙齿要洁白不能留有残渣和牙垢，保持口气清新，身边常备口香糖，这样与人说话时不会因为口气而留下尴尬。我们的双手也要保持整洁，因为在日常活动中与人握手是常见的事，如果手不干净，指甲过长，给对方会留下不好的印象。女秘书可以适当化些淡妆，妆容要与自己的年龄、身份以及外貌相匹配，过于浓烈的妆容会给人一种很失礼的感觉。

3、仪态：

秘书除了要有整洁大方、恰当得体的仪容仪表，还要注意塑造合适的仪态。仪态是秘书人员在待人接物和与人交往过程中内在的精神风貌的外化。仪态是一种与众不同的风情，一个人如果拥有了较好的仪态，那么他会显得更有魅力。秘书人员内在的精神品格如何，可以从他的言谈举止中看出。因此，秘书人员平时应注意自己的一言一行，要做到谦恭，自己的行为要和法律规范相符。我认为，仪态可以从言谈和举止两方面分别塑造。言谈就是要讲究艺术，使用恰当的语言，语言是人类最重要的交际工具。秘书人员在日常事务中务必要使用恰当的语言，应根据不同的对象以及不同的场合选择相应的语言。秘书人员特别要谨记说话时的措辞，说话要慎重，一字一句都要斟酌好再说。要善于察言观色，如果必须要说，就一定要说，如果不能说，就不要说。对于别人的私事，尽量不要谈论。在与人交谈时，我们的音量不要太大，音调也不要太高，太响和太尖的声音会使人感到不舒服。同样地，说话声音太轻也不好，别人会听不清楚你到底在说些什么。秘书人员在与他人的交谈中，不妨可以试试看通过幽默的语言艺术来创造出更好的效果。幽默的语言并不是滑稽的语言，滑稽的语言只是引人发笑，而幽默的语言还能让人受到启发，引起对方的思考。要培养自己的幽默，在平时生活中应该勤加练习，掌握一定的技巧和方法。

说完了言谈，下面要谈的就是举止了。秘书人员在举止方面也应该多加注意，要时刻保持正确的站姿、坐姿和走姿。有句话说得好：“站有站相，坐有坐相”。站姿、坐姿和走姿都必须强调。站姿、坐姿和走姿是其他礼节的基础可以反映出一个人的精神风貌。作为秘书人员，站姿应该要做到抬头挺胸收腹，给人一种精神抖擞的感觉。那么，秘书人员应该如何训练自己的站姿呢，最常用的方法应该是五指贴墙站立。秘书人员的坐姿上面的要求，我认为主要是针对女秘书来说的。女秘书们平时应该要特别重视自己的坐姿，因为女秘书所穿的职业装在多数情况下，下半身是裙子。所以在就坐的时候，膝盖应靠拢，双腿并起来，同时双腿朝着一侧倾斜。秘书人员的走姿同样也不能忽视，切记不能外八字或者内八字，要保持直线行走。女秘书穿着高跟鞋走路的时候，要避免发出踢踏的响声。

秘书人员的言谈举止既可以增强其精神风貌，也可以表现出自己的亲和力，会给别人留在比较好的印象。

二、塑造秘书的内在形象

有一句古话说得好“相由心生”，一个人的内在品质对于他的外在形象来说起着至关重要作用。一个人的内涵的美，是他所有美的根本，因此，秘书人员的内在形象的塑造是秘书形象的重要方面。秘书人员除了要在言谈以及外貌等外在形象上来塑造自己的形象以外，还要从知识能力素养，职业道德素养，思想品质素养等内在形象上来塑造。从具体上看，主要有以下几个方面：

一、不断加强文化知识的学习，以丰富的专业知识来完善自己。

现在的社会环境下，竞争非常激烈。在这样的社会大背景下，给秘书人员提出了更高的要求。要成为一名合格的秘书，必须要掌握更加牢固扎实的知识才能更好地应对来自各个方面的不同挑战。我们作为一名秘书，必须先培养自己广泛的兴趣，能够积极主动地学习更多更深层次的知识和技能，以此来不断地完善自己，使自己的知识水平和能力达到一个比较理想的水平。同时，秘书人员自身的应变能力和适应能力都能够得到较好的发展。秘书人员协助领导处理日常的各种事务，他们是领导们的“左膀右臂”。秘书人员自身的知识素养和能力水平对于工作的质量来说是非常关

键的。秘书人员要拥有丰富的知识储备和较强的工作能力，要先从培养良好的兴趣开始，对于自己的职业有一颗赤诚之心，培养对于专业知识和能力的兴趣，唯有保持了长期稳定的兴趣，才会取得令人满意的效果。当今社会发展迅速，世界经济一体化，竞争越来越激烈，秘书人员已经由原先的单一型人才，向复合型人才的方向转变了。秘书人员不再是我们印象中那种给领导弄弄文件的职员了，而是更为复杂，要求秘书人员必须要有全方位的知识储备。秘书人员要掌握的知识有很多种，这里我就列举几种我所认为的秘书应该具备的知识。

首先是基础知识。我认为基础知识是秘书人员所必须具备的最基本的知识，每个从事秘书职业的人都应该有这种知识。秘书人员的基础知识在秘书的整个知识结构中起着基础性的作用。秘书的基础知识只有扎实牢固，他们的知识结构才能更加合理，他们的能力才能够更好，秘书工作才有机会完成得更好。基础知识包括科学文化基础知识、政治经济理论基础知识、法律法规基础知识等等。

秘书人员必须具备高中以上的学历，秘书人员的科学文化基础知识包括高中程度的语文、政治、历史、地理、外语等社会科学知识，以及高中程度的数学、物理、化学、生物等自然科学知识。在这些知识中对秘书工作起着直接影响的有语文知识、历史知识、科技知识和外语知识。秘书人员必须熟练掌握语文方面的基础知识，从而在日常交流和沟通中能够更好地表达。历史知识包括社会发展的历史以及人类文明发展史等等，如果秘书人员要是能够掌握较好的历史知识，在撰写公文时能够引经据典，那么就能够使自己的文章更具有说服力，也能让听众更好地接受；秘书人员以历史事件作为参考，可以帮助领导更好地作出判断。科技知识包括自然科学知识、农业生产知识和科技常识等。外语知识有助于秘书人员适应现在改革开放和经济全球化的形势，更好地参与国际竞争。

政治经济理论基础知识是秘书人员要加强马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和社会主义和谐社会理论知识等，要与市场经济相结合，将遇到的问题和情况上升到一定的理论高度加以总结。秘书工作所含有的政治性比较强，秘书人员要有相关的政治理论的基础知识，以便更好地开展工作。党的基本路线、方针、政策等方面的知识是秘书人员处理工作中各种问题的基本依据，因此秘书工作必须在这些方针、政策的指引下来组织和安排工作。秘书人员在日常的工作中必须以国家的法律法规作为基本的依据。法律法规知识包括基本的法律法规知识和与秘书工作相关的法律法规知识等，这些知识能够规范秘书人员的工作，确保秘书在工作中不出现违规操作以及触犯法律的行为，同时可以提高秘书人员的法律意识，在自己的权益受到侵犯时，能够运用法律武器来维护自己的合法权益。

然后是专业知识。秘书的专业知识有秘书工作的专业知识和秘书所在行业的专业知识这两个方面。秘书的专业知识是，秘书知识结构体系的核心。作为一名合格的秘书，必须掌握秘书学、文书学、公文写作学、档案管理学信访学、会务学等秘书工作的专业知识以及秘书所在行业的的专业知识，比如商业秘书，必须要掌握市场营销、商品流通以及贸易合作等方面的知识。

秘书工作的涵盖范围非常得广，还包括与秘书这一职业有关的新闻学、传播学、文学、文化学知识等等，秘书人员在各个方面都要有所了解，扩大自己的知识面，扩充自己的知识储备，在激烈的竞争中能够脱颖而出。

二、高尚的道德修养和情操。

这是由于秘书职业的性质、特点和任务所决定的，秘书这一职业要求秘书人员必须拥有高尚的道德修养和情操。

（1）忠于职守，讲究诚信

作为秘书要忠于自己的本职工作，忠于自己的国家、人民和领导，对待自己的工作必须有高度的责任心，做事要坚持自己的原则，将自己力所能及的事情完成好。诚实守信是中华民族的传统美德，一个秘书若是不能在日常事务中诚实守信，那么就会给工作造成很严重的影响。秘书在平时的工作中必须信守诺言，不弄虚作假。

（2）谦虚恭敬，谨言慎行

秘书人员作为领导的代言人、机关组织的代表，是他们一言一行、一举一动都会给人留下深刻的印象。俗话说得好“满招损，谦受益”，虚心使人进步，骄傲使人落后秘书在工作中能够保持谦虚谨慎的态度，是非常有必要的。对待上级领导时要尊敬他们，对待同事、下级和群众时要谦虚，做到平易近人，待人接物上要做到公正客观。

（3）保密意识，严守机密

秘书处在一个企业的核心部分，和领导接触最多。秘书人员需要管理很多的机密文件，参加很多重要的会议。如果失密或者泄密，将带来的危害是非常大的。秘书人员在平时的工作中要有极强的保密观念和保密习惯，严守党和国家及其服务对象的机密。秘书人员的保密守则是：不该看不看，不该听不听，不该说不说，不该写不写。要时刻保持清醒的头脑和高度的警惕性，严格遵守一切保密纪律。

（4）埋头苦干，甘居幕后

秘书人员的日常工作比较繁琐，秘书虽然常常处在幕后，但是却是责任重大。所以秘书人员一定要有牺牲精神和奉献精神，对于工作要能够任劳任怨，不去计较名利。秘书职业是一种没有鲜花和掌声的职业，秘书工作是一项无名无利的辛苦差使。领导在台前，是主动的，秘书在幕后，是从属的。一个秘书如果不能做到任劳任怨，自我牺牲，就不能成为合格的秘书，就不能够胜任秘书的工作。

（5）自尊自重，立场坚定

秘书人员要正确处理好与领导的关系，坚持自己的原则，不能以权谋私。要摆正自己的位置，不能搞不正之风。在廉政建设中，秘书要发挥好自己的重要作用，要经常提醒领导，坚持原则，秉公办事。

三、保持一颗积极乐观、健康

向上的心。

秘书职业特殊性决定了秘书要保持一颗积极乐观、健康向上的心。要培养自己良好性情的重要途径就是学习和掌握有关心理学、人际关系学、美学等人文学科知识，积极参加体育锻炼和其他文娱活动，比如唱歌和跳舞，以此来创造较好的生活环境和工作环境，从而保证秘书人员在理性知识的陶冶和良好的环境的熏陶

下自觉地进行自我情感心态调节和自我完善，秘书工作复杂繁琐，秘书人员面对的压力越来越大，所以他们在工作中必须保持积极乐观的生活态度来面对社会上和工作上的压力，使自己能在工作中得心应手，有出色的表现。

四、具备多种基本能力和专业能力。

秘书也是一个普通人，所以秘书人员具备普通人的基本能力，这些能力包括观察能力、思维能力、想象能力、记忆能力和注意力等等。

同时对于秘书这一职业，要求秘书人员必须具备秘书专业的综合能力。秘书工性质要求秘书不但要能说会做，能得心应手处理本职工作中所遇到的各种问题，而且要能当好领导的参谋助手，为领导提供工作所需要的信息，协调处理好本单位内外事务。秘书人员多方面的综合能力主要有办事能力、管理能力、调研能力、表达能力、承受能力、社交能力、应变能力和操作能力等。表达能力是秘书的“看家本领”，包括书面表达能力和口头表达能力这两个方面。操作能力由多种能力综合而成，包括理解和领会能力、分析能力、应变能力等等。秘书的能力构成是一个多侧面、多因素的综合体，而要建立一个合理的能力结构并不是一蹴而就的事，要求秘书要热爱自己的本职工作，有强烈的事业心和责任感，能自觉地学习和运用各种知识，在工作实践中不断提高和完善自己的能力。同时，组织上也要给秘书创造条件，参加各种专业的培训，进行强化训练，以提高

秘书的基本能力，培养和造就一代复合型、智能型的秘书人才。

结语

在如今的形势下，秘书职业的重要性越来越突出，也越来越需要合格的秘书来辅助领导，管理好工作。但是秘书并不是一份轻松简单的工作，对于秘书人员的要求还是很高的。要想成为一名合格的秘书，并在激烈的竞争中立于不败之地，就要努力从内在和外在两方面来塑造自己的形象，展现出现代秘书所应该具有的职业风貌。

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