总裁秘书岗位说明书(试行版)
总裁秘书岗位说明书
岗位
标识
岗位名称
定员
上级主管
岗位编号
总裁秘书
1人
部门经理
任职
条件
学历
专业
工作年限
年龄
技术职称
本科以上
管理
5年以上
45岁以下
中级职称
பைடு நூலகம்工作
职责
协助总裁对公司运作及各职能部门进行管理和协调，制定公司战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解。
工作内容（管理流程）
职责1：制度建设
·建立、完善公司规章，并组织监督、实施。
·品行端正，工作严谨，责任心强，工作态度积极乐观，具有较强的团队管理和合作精神。
职责2：文化建设
·及时收集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记。
·适时组织各项文化活动，丰富员工生活。
·全面负责公司信息化建设，对网站维护予以监督指导。
·负责对企业杂志全面指导工作。
·负责企业的品牌建设和发展战略纲要。
职责3：日常事务管理
·负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时撰写总裁发言稿和其他以公司名义发言文稿的审核工作。
·安排总裁的日程及来客来访的接待工作。
·协助月例会的组织及临时召开的办公会议的组织。
·负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，撰写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施。
·负责文件档案管理工作。
·负责各类报表及信息收集，整理上报总裁。
职责4：对外公关
·负责公司对外联系工作、公司有关法律咨询和联系工作。
·负责监督、协调、检查公司事务性工作管理，对所分管的工作全面负责。
·检查、监督、协调总裁办公会议及总裁的工作指定的落实。
总裁办公定秘书岗位说明书
办公场所
工作时间特征
正常办公时间，经常需要加班、出差
所需记录文档
通知、简报、汇报文件、总结、公司文件、公司大事记
备注：
频次：
职责
四
职责表述:完成总裁办主任交付的其他工作
工作时间百分比：10％
权力：
会议安排的组织协调权
公司重大政策的建议权
公司重要文件的修改建议权和起草权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各职能部门、下属分公司、子公司
外部协调关系
政府部门、媒体
任职资格：
教育水平
专科及以上
专业
文秘专业、中文专业或者经济类专业
培训经历
Байду номын сангаас经过文秘及相关专业的培训
经验
2年以上工作经验
知识
具备相应的市场营销知识、行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识
技能技巧
具有较强的写作能力和表达能力；能够熟练使用办公室软件，并具备基本的网络知识；有较强的英语应用能力，具有一定的人际能力、沟通能力、计划与执行能力
其它：
使用工具设备
计算机、打印机、一般办公设备
总裁办公定
岗位名称
秘书
岗位编号
所在部门
总裁办公室
岗位定员
直接上级
总裁办公室主任
职系
直接下级
无
工作等级
所辖人员
无
岗位分析日期
本职：负责总裁的各种会议、重要活动的具体安排和会务工作;负责集团公司综合性政策的研究、集团公司综合性文件和重要报告的起草
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述:负责总裁的各种会议、重要活动的组织安排和会务工作
总裁办公室秘书岗位职责说明书
岗位职责说明书范例岗位名称秘书岗位编号所在部门总裁办公室岗位定员直接上级总裁办公室主任职系直接下级无工作等级所辖人员无岗位分析日期本职：负责总裁的各种会议、重要活动的具体安排和会务工作；负责集团公司综合性政策的研究、集团公司综合性文件和重要报告的起草职责与工作任务：职责一职责表述：负责总裁的各种会议、重要活动的组织安排和会务工作工作时间百分比：30 %工作任务负责总裁的日常工作时间安排频次：负责总裁相关会议的讲话起草和会议安排，并负责记录和整理频次：负责总裁重要活动的组织安排频次：职责二职责表述：负责集团公司综合性政策的研究、集团公司综合性文件和重要报告的起草工作时间百分比：35 % 工作任务负责集团公司综合性政策的研究和文件起草频次：负责集团公司综合性文件和重要报告的起草频次：负责计算机内文件的安全和保密工作频次：职责三职责表述：负责总裁日常文件、资料的整理、分类、归档；对相关事项与各部门沟通，向总裁提出初步处理意见工作时间百分比：25 % 工作任务负责总裁日常文件、资料的整理、分类、归档频次：对相关事项与各部门沟通，向总裁提出初步处理意见频次：职责四职责表述：完成总裁办主任交付的其他工作工作时间百分比：10% 权力：会议安排的组织协调权公司重大政策的建议权公司重要文件的修改建议权和起草权工作协作关系：内部协调关系公司各职能部门、下属分公司、子公司外部协调关系政府部门、媒体任职资格：教育水平专科及以上专业文秘专业、中文专业或者经济类专业培训经历经过文秘及相关专业的培训经验2年以上工作经验知识具备相应的市场营销知识、行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识技能技巧具有较强的写作能力和表达能力；能够熟练使用办公室软件，并具备基本的网络知识；有较强的英语应用能力，具有一定的人际能力、沟通能力、计划与执行能力其它：使用工具设备计算机、打印机、一般办公设备工作环境办公场所工作时间特征正常办公时间，经常需要加班、出差所需记录文档通知、简报、汇报文件、总结、公司文件、公司大事记备注：。
总裁秘书职位说明书
4）对相关和同的审核权。
2、责任：
1）对工作质量负责；
2）如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任；
3）对总裁日常行程等总裁办信息资料保密。
工作关系
1、汇报对象：向总裁汇报工作。
2、晋升方向：总裁办办公室主任。
3、轮换岗位：部门内部同等岗位。
4、监督指导：无。
5、合作者：与各职能部门相关的各级职员。
1）具有秘书从业资格证书；
2）熟悉商务礼仪，能灵活处理各种接待工作；
3）具有较强的文字功底，能起草各类文书，具有文档处理能力；
4）具有良好的沟通协调能力；
5）具有一定的速记能力，熟练使用相关办公软件。
2、素质要求：
1）形象礼仪较佳，个性温和；
2）具有良好的人际关系，善于沟通和协调各种关系；
3）主动积极、工作严谨、认真负责；
6、外部联系：与总裁秘书工作内容相关的社会公共关系。
工作环境
1、工作场所：以有空调的办公室为主，有时需要外出办事。
2、危险性：无职业病危险。
工作绩效标准
1、完成工作的有效性和及时性；
2、提供各项资料的准确性，及时性；
3、日常接待工作的完整性，有效性。
岗位工作时间
在公司制度规定的正常班时间内工作，有时需要加班加点。
5、公司各职能部门日常报销单据进行初步审查，并及时呈交总裁审批；
6、公司大事记和重要会议（活动）的原始资料收集和编撰工作，负责收集、筛选各类信息，并进行汇总、整理和保管；
7、负责起草总裁交办的公司级别的各类文稿；
8、负责收集公司各高层管理人员的《工作日志》及《工作计划》；
9、执行总裁授权的工作，对总裁布置的各项工作计划进行督办；
总裁办总裁秘书职务说明书
平均占工作时间百分比: 30%
序号
工作内容
工作标准
1 撰写相关文字材料
符合领导意图, 文笔流畅
工 2 处理、 传输总裁相关文件、 信函, 接收处理相关来电 立刻、 正确
作 任 序号 工作权限 工作责任 工作频次
工作关系
务
内部关系
外部关系
续 1 实施权
关键责任 日常
总裁、 相关部门
续 2 实施权
关键责任 日常
其它: 所需工具/设备 计算机、 通讯设备
工作环境 办公室临近总பைடு நூலகம் 工作时间特征 常常加班
备注:
总裁办总裁秘书职务说明书
岗位编号:
编写日期:
职位名称: 总裁秘书
直接上级: 办公室主任
工资等级:
所辖人员:
工资水平:
编写人:
定员人数: 1
审定人:
所在部门: 总裁办公室
本职概述: 为总裁日常工作生活提供服务, 撰写相关文字材料, 处理传输相关相关文件、 信函, 办理总裁 交办具体事务
职责一: 为总裁日常工作生活提供服务
平均占工作时间百分比: 60%
工 序号
工作内容
作 1 安排总裁日常工作, 办理总裁日常生活工作相关事宜
工作标准 确保总裁工作进展顺利
任 务 序号 工作权限 工作责任 工作频次
内部关系
工作关系
外部关系
续 1 实施权
关键责任 日常
总裁、 各部门
职责二: 撰写相关文字材料, 处理与传输总裁相关文件、 信函
教育水平、 称
职
国民教育系列大专以文化程度,
中级秘书以上资格
参考专业 汉字、 经济、 管理等专业
工作经验 两年以上秘书工作经验
11-总裁助理岗位说明书
外部沟通关系
政府机构、行业协会、法律顾问、公司客户、合作伙伴、金融机构、媒体等。
工作特征
使用工具/
设备
☑电脑☑打印设备☑办公电话 □勘测设备 □其他
工作环境
☑室内80%(占比)☑室外20%（占比）
工作时间
□标准工时制☑不定时工作制 □其他
任职者签名确认
编制
审核
批准
人力资源中心
√
√
2
协助总裁开展各项工作，为总裁决策提供参考依据或建议。
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√
3
协助总裁拟定公司年度经营目标、激励方案并监督执行。
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4
协助总裁对接高端客户及客户关系维护工作。
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√
5
协助拟定资金计划及融资工作。
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6
协助处理财务部日常工作。
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7
协助总裁处理公司重大突发事件和危机公关工作。
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8
总裁授权与交办的其他事项。
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任职资格
学历及职称
学历要求
本科及以上学历。
专业要求
金融、财务、市场营销或其它管理专业。
职称/证书
不限
知识
专业知识
具备管理、文秘、企划、营销、法律、金融、财务等方面专业知识。
技能要求
熟练操作WORD、EXCEL、PPT等软件及其它财务管理专用软件。
经验
工作经验
10年以上工作经验，2年以上企业管理工作经历。
总裁助理岗位说明书
基本信息
岗位名称
总裁助理
直接上级
总裁
所属部门
总裁办
总裁秘书职务说明书
总裁秘书职务说明书
职务名称：总裁秘书
所属部门：办公室
直接上级：办公室主任
直接下级：
工作责任：
1、起草总裁讲话、工作计划、工作总结及重要行政文书；
2、准确做好会议记录，撰写会议纪要，编写会议简报；
3、负责总裁行政公文的处理工作；
4、协助总裁作好公文把关工作，实现公文的规范化、标准化；
5、负责总裁的公文、资料的分类、整理工作，重要文件经总裁
批准后定期归档；
6、负责为总裁收集、整理重要文件，及法律、法规和各种资料、
信息，并定期送总裁参阅；
7、负责总裁办公室的整理、接待、电话记录等工作；
8、负责总公司文件格式的审查、打印工作；
9、负责总裁的工作日程安排；
10、完成公司领导及办公室主任交办的其它事宜。
工作衡量标准：
1.处理总裁室事务处理的条理性、准确性；
2.总裁的反馈意见
3.行政主管及办公室主任的考核
4.公司其它部门员工的评价
5.来访人员的反馈；
职业发展方向：行政主管办公室主任
任职条件：
1.女性，国家重点院校经济、管理、中文等相关专业统招本科学历；
2.熟悉接待流程，熟悉行政管理及其相关专业知识，有较大发展潜力；
3.形象气质俱佳；
4.细心、认真，悟性好
5.具有较好的口头表达能力，较强的文字功底，具备良好的协调、沟通能力，有较强的应变能力
6.良好的职业道德；
7.熟练使用办公自动化，有一定的英语读写能力，英语四级以上水平；
8.身体健康，有吃苦耐劳的精神；
9．优先录用条件： 30周岁以下/本市户口/相关工作经验/英语六级，听说读写流利。
总裁秘书岗位职责说明
总裁秘书岗位职责说明在快速变化和不断变革的今天，很多情况下我们都会接触到岗位职责，岗位职责是指工作者具体工作的内容、所负的责任，及达到上级要求的标准，完成上级交付的任务。
下面小编给大家带来关于总裁秘书岗位职责，希望会对大家的工作与学习有所帮助。
总裁秘书岗位职责11、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录;2、起草、存档整理总经理签发文件;3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合;4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录;5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行;6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作;7、根据公司发展的要求制定人力资源战略;8、设计并完善公司人力资源结构;9、完成公司人力资源的日常招聘工作;10、完善公司绩效考核制度。
总裁秘书岗位职责21、合理安排、提醒董事长的日常工作时间和程序。
2、负责对外联络，媒体接待，做好公司会议纪要，备忘录及其它文件的整理。
3、协助董事长对重要业务资料进行档案管理。
4、负责及时传达董事长的各项指示安排，起草董事长交办的信函、演讲稿、报告、文件等各类文件。
5、接待访问董事长的重要来宾。
6、根据董事长要求，跟踪决议事项的推进。
7、完成董事长交办的其他工作的督办、协调及落实任务。
总裁秘书岗位职责31、负责董事长的办公服务工作。
2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草董事长会议材料。
3、负责公司文秘业务指导。
4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。
5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。
6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的.办复。
7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。
8、负责纪录、整理董事长办公会会议纪要。
记好大事记。
9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理。
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协作部门和岗位 总裁、公司各部门 总裁 公司各部门 协作部门和岗位
工作 任务 协助前台进行公司机密文件的管理、保密工作
负责拟定、修改和调整公司发文管理规范，与集团发文和部门发 集团总裁办、 公司各部门 文等有效衔接 前台 公司各部门 协作部门和岗位
负责公司级发文文件的规范审核和操作，并登记备案管理 职 职责表述：负责公司的印章管理
工作时间特征 正常工作时间，偶尔加班 备注
责 六
工作 任务
负责公司印总裁
职责 职责表述：完成上级交办的其它任务 七 任职资格 教育水平 专业 培训经历 经验 大学本科及以上学历 经济管理、文秘等相关专业 公司内部规章制度培训、岗位知识培训、公文写作培训等 3 年以上同类企业文秘工作经验
知识和技巧 掌握文秘知识，熟悉公文写作知识，熟练使用办公软件 能力 其它 工作环境 办公室 具有一定的组织能力、协调能力、沟通能力、分析能力、语言表达能力和公文写作能力
总裁秘书岗位说明书
岗位名称 所在部门 直接上级 直接下级 总裁秘书 人力资源部 总裁/人力资源部总监 无 岗位编号 岗位定员 所辖人员 岗位分析日期 1人
关键职责概述： 协助总裁与内外部进行沟通，负责总裁的文秘工作、文书工作、会议组织和决策落实工作，同时负责 收发文管理和公司的印章管理 职责与工作任务 职 责 一 职责表述：负责协助总裁与公司内外部的沟通 工作 传达贯彻总裁对公司内外部工作的管理思想和领导意图 任务 协助各部门将相关汇报、意见、建议反馈给总裁 职责表述：负责总裁的文秘工作 职 责 二 负责起草总裁交办的工作总结、工作报告等综合性文件 工作 负责起草总裁交办的通知、请示、汇报等公文材料 任务 负责总裁所参加会议的文字记录及纪要整理工作 职责表述：负责总裁的文书工作 职 责 三 负责总裁所需公文的登记编号、录入、整理、复印 工作 负责总裁所需公文的传递、流转工作 任务 负责总裁的传真、特快专递、信件、包裹件等的内外收发工作 负责接听总裁的来电并记录传达 职责表述： 负责协助总裁组织会议，督促会议决策落实 职 责 四 协助总裁组织各种会议，及时发出会议通知并协调准时到会 工作 起草会议纪要，经总裁审阅后下发 任务 协调、督办和落实议定的各种事项 职责表述：负责公司发文管理规范和公司级发文规范审核和操作 职 责 五 协作部门和岗位 总裁、公司各部门 总裁、公司各部门 协作部门和岗位 总裁 总裁 总裁 协作部门和岗位 总裁 总裁 总裁