公司档案管理规定
档案管理规定
第一章管理部门
第一条人力资源部负责档案管理，下辖档案室，配档案管理员１人。
第二条各部门配兼职档案管理员１名，负责部门资料或档案的管理，各部门必须按时向公司档案室报送档案、资料。
第二章档案明细（见附件一）
第三条办公事务档案
１、政府发布的有关法规、指示、决定、决议、通知。
２、公司章程、公司规章制度。
３、董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定。
４、营业执照、税务登记证、资质证书。
５、固定资产帐簿，房屋产权证照。
６、公司印章。
７、物品管理台帐。
８、车辆证照。
９、公司（发、收）文件、信函、报告等。
10、会议纪要。
11、图书、杂志、报纸、资料等。
12、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料。
13、公司法律事务资料。
14、公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结。
15、反映工作流程的请示报告（表、单）。
16、荣誉证书、奖状、奖杯。
17、其他。
第四条人力资源档案
１、人力资源政策法规。
２、劳动合同、协议。
３、任、免职通知。
４、员工档案。
５、培训费用台帐。
６、员工工资表。
7、员工社会保险与公积金档案。
8、其人力资源档案。
9、离职员工存档。
第五条项目管理档案
1、资产收购。
2、营口通用航空产业园项目。
3、营口黄旗通用机场项目。
4、CC18-180项目。
5、CC18-180生产许可项目。
6、航空器评审（AEG）。
7、维修人员机型改装培训机构申请。
8、SH550和 SH650项目。
9、CH-10飞机项目资料
10、海王飞机项目资料
11、行业管理部门资料。
12、合同资料。
13、成本管理资料。
14、产品营销、销售资料。
15、项目荣誉。
16、项目其他档案、资料。
第六条财务管理档案
1、财务账簿。
2、财务报表。
3、验资报告、审计报告、评估报告。
4、融资、贷款资料。
5、其他财务管理资料。
第四章档案管理责任
第一条管理责任人界定
1、凡属部门经办、经手的档案，各部门负责人是档案管理的第一责任人。
2、当无法确定档案缺失的责任人时，以该档案缺失前经手部门负责人为责任人，由其承担相应的责任。
3、各部门必须建立档案、资料往来传递记录薄，每一项档案资料的传递都必须做好收、发记录。
第八条档案缺失处罚
每缺失一份档案，视档案的重要程度给予100—2000元经济处罚；对于丢失重要档案者，除进行经济处罚外，还给予其解除劳动合同处分；对于因丢失档案，给公司造成较大损失者，除进行经济处罚外，将追究相关责任。
第五章整理与分类
第九条规格标准：公司文件、报告、有关资料、图纸都以实际规格存档。
第十条文件结案移送归档时，依如下原则点收：
１、检查文档的文本及附件是否完整，如有缺少，应即追查归入。
２、文档如需抽存于相关使用部门，应由其主管部门负责人签认，并明确归还时间，档案员负责追查。
３、文档的处理手续是否完备，如有遗漏，档案员应即退回经办部门补办。
４、与本案无关的文档资料或不应随案归档的文件资料，档案员应即退回经办部门。
第九条文档整理，点收文档后应以下列方式整理：
１、中文横写或外文文档以左方装订为原则，中文竖写文档以右方装订为原则。
２、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第十条档案名称及编号
１、档案应视其案件内容进行分类，各级分类应赋予统一名称。
２、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”（见附件一），即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
３、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
４、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修
改，如确有修改必要，应拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
５、案件如系新案，应根据“档案分类编号表”（见附件一）查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
６、综合文件部分，按文件形成年编号。
７、项目类档案资料，按项目编号。
第六章归档与档案清理
第十一条归档档案资料一律为纸质原件和电子档，经办部门可留存复印件。
第十二条档案必须先办存档，后办借阅、领用、使用手续。
第十三条各部门凡属归档档案都必须及时办理档案归档手续，填写“档案资料归档两联单”（见附件二）。
第十四条档夹的脊背应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第十五条保存期限
档案保存期限除政府有关法令或财务特殊规定以外，依下列规定办理：
１、永久保存：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、税务登记、资质证书，固定资产帐簿，房屋产权证照，公司印章台帐，车辆证照，公司规章制度，技术文件、质检备案登记
资料、产权登记备案资料，公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料，其他核定需永久保存的文档。
２、20年保存：预算、决算书，合同，人力资源文档，招投标、评标记录，项目有关行业审批文件，销售台帐单等。
３、10年保存：除此之外的其它文档。
第十六条档卷清理
１、档案员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。
每年１２月２0日至１２月３０日期间，依本办法第十五条的规定清理一次，已到保存期限者，申报销毁，销毁前应造册呈报总经理核准，经批准后由专人监督，由档案员销毁，销毁名册永久保留。
２、保管期限届满的文档中，部门经核定仍有保存价值者，档案员应继续保管，直至核定无保存价值之日。
第七章调卷及其他
第十七条调阅档案
总经理有权调阅各类档案资料，其他人员有权调阅其职责范围内的档案资料，超范围调阅档案须经总经理签批。
第十八条调卷程序
１、查阅档案：各部门经办人员因业务需要需查阅档案时，应填写“档案查阅登记表”（见附件三），经其主管经理审批后查阅，超职责范围查阅档案，须经总经理审批。
２、借阅档案：各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填写“档案借阅登记表”（见附件四），经其主管经理、办公室主任审批后借阅，超职责范围借阅档案，须经总经理审批。
第十九条调卷管理
１、档案调卷申请以一单一案为原则，借阅时间以１０天为限。
２、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，经批准后拆阅。
３、调档人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人调阅同一档案时，不准调阅人之间转阅。
第八章附则
第二十条本办法自发布之日起实施。
附件一：档案分类编号表
附件二：档案资料归档两联单
附件三：档案查阅登记表
附件四：档案借阅申请单
附件一：
档案分类编号表
附件二：
档案资料归档两联单
编号：
附件三：
档案查阅登记表
编号：
附件四：
档案借阅申请单。
公司档案管理制度10篇
公司档案管理制度10篇公司档案管理制度10篇在当今社会生活中，制度对人们来说越来越重要，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。
想学习拟定制度却不知道该请教谁？下面是为大家整理的公司档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
公司档案管理制度1一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。
外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。
归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。
公司档案管理规定（四篇）
公司档案管理规定第一条总则为了规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的安全和完整性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本规定。
第二条档案管理的目标公司的档案管理目标是：做到内容科学、归档规范、案卷完整、查阅便捷、利用高效、安全可靠。
第三条档案管理的原则公司的档案管理遵循以下原则：1. 确保档案的真实性、准确性、完整性和及时性。
2. 保护档案的安全性和机密性。
3. 优化档案的利用效率和服务质量。
4. 创新档案管理模式和方法，提高管理效能。
第四条档案分类公司的档案按照不同的分类标准进行分类，主要包括以下几类：1. 行政档案：包括机构设置、人事档案、办公档案等。
2. 经营档案：包括财务档案、合同档案、购销档案等。
3. 项目档案：包括项目计划、实施过程、验收报告等。
4. 技术档案：包括研发成果、技术标准、专利证书等。
5. 其他档案：包括培训资料、会议纪要、宣传材料等。
第五条档案管理责任1. 董事会：负责档案管理的决策和监督。
2. 档案管理部门：负责公司档案的管理、整理、归档和档案利用等工作。
3. 各部门和岗位：负责本部门档案的管理、整理、移交和归档等工作。
第六条档案管理流程1. 档案的生成：公司各部门根据工作需要生成档案，并及时归档。
2. 档案的整理：档案管理部门负责对生成的档案进行分类和整理。
3. 档案的归档：档案管理部门负责对整理好的档案进行归档，并制作相应的档案目录。
4. 档案的借阅：公司员工需要借阅档案时，需填写借阅申请，经过审批后方可借阅。
5. 档案的归还：借阅结束后，应及时归还档案，并填写归还登记表。
6. 档案的销毁：档案管理部门根据规定的保管期限和销毁程序，对已过期的档案进行销毁处理。
第七条档案管理的安全措施为了保护档案的安全性和机密性，公司采取以下措施：1. 设立专门的档案保管室，并加强门禁管控。
2. 配置相应的防盗防火设施，定期进行安全检查和维护。
公司档案管理制度（精选8篇）
公司档案管理制度公司档案管理制度（精选8篇）在日新月异的现代社会中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。
那么相关的制度到底是怎么制定的呢？以下是小编精心整理的公司档案管理制度，希望对大家有所帮助！公司档案管理制度篇1第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。
以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。
单位档案管理制度(5篇)
档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。
第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负责档案提供利用服务；5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
5、声像、实物档案，在产生后及时归档。
6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。
2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
公司档案室管理制度及规定
第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案资料的管理，包括纸质档案、电子档案、录音录像档案等。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分级保管；（三）规范操作，确保安全；（四）高效利用，服务发展。
第二章组织机构与职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案室的主要职责：（一）贯彻执行国家档案管理的法律法规，制定公司档案管理制度；（二）负责公司档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁；（三）负责公司档案的检索、查询、借阅、复制、整理等工作；（四）负责档案信息化建设，推进档案资源的数字化、网络化；（五）负责档案安全工作，确保档案实体和信息安全；（六）负责档案统计、分析和报告工作；（七）负责档案宣传、培训和咨询工作。
第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第三章档案收集与整理第七条公司档案收集范围：（一）公司发展规划、年度计划、统计资料；（二）财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况；（三）人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同；（四）项目方案、通知、公告等具有查考价值的文件资料；（五）其他对公司发展具有参考价值的资料。
第八条档案收集要求：（一）档案资料必须齐全、完整，字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序；（二）对属永久、长期保存的档案，发现有破损，应立即进行修复；（三）档案资料应按照国家档案分类标准进行分类、整理、归档。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）档案室应保持清洁卫生，通风干燥，摆放整齐有序；（二）档案资料应按照保管期限、密级等进行分类存放；（三）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防尘、防虫蛀等设施；（四）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
公司档案管理规定范文(4篇)
公司档案管理规定范文第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。
第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。
所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。
第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。
各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。
第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。
同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。
第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。
档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。
第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。
同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。
第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。
档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。
第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。
保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。
第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。
档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。
第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。
第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。
保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。
第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。
借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。
第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。
第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。
公司档案管理制度规定内容(10篇)
公司档案管理制度规定内容（10篇）公司档案管理制度规定内容篇1一、文书档案归档制度1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制1、认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作，均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。
三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。
五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。
七、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。
国土资源专业档案立卷归档制度为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。
1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。
公司档案保存管理制度规定
公司档案保存管理制度规定一、目的与范围制定本制度的目的，在于规范本公司的档案管理工作，确保档案资料的完整性、安全性、可用性和保密性。
本制度适用于公司所有部门及员工的档案保存和管理行为。
二、档案分类与归档要求1. 按照档案的性质和用途，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别，并明确各类档案的归档时间、保存期限和责任人。
2. 每份档案应包含完整的内容，如相关文件、附件、审批记录等，并确保信息的真实性和准确性。
3. 归档的档案应清晰标注档案编号、名称、日期等信息，便于检索和使用。
三、档案保存与保密1. 根据档案的重要性和保密等级，采取相应的物理和技术措施保护档案安全，防止档案遗失、损坏或泄露。
2. 对于涉密档案，实行严格的访问控制和权限管理，仅限授权人员查阅和使用。
3. 定期对档案进行维护和检查，确保存储环境的适宜性，防止因环境因素导致的档案损害。
四、电子档案管理1. 电子档案应备份至少两份，一份用于日常使用，另一份作为备用存档，存放在不同的存储介质或地点。
2. 建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、信息化管理，提高档案检索效率和利用率。
3. 定期更新防病毒软件，确保电子档案不受病毒侵害，同时对重要数据进行加密处理，增强数据安全性。
五、档案借阅与归还1. 制定档案借阅流程，任何借阅行为都需经过审批，并由专人负责登记备案。
2. 借阅者应当爱护档案资料，不得随意涂改、折叠或损坏，使用完毕后应及时归还。
3. 归还的档案需由管理员检查确认无损后，方可完成归还手续。
六、档案销毁与转移1. 对于已经过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家相关法律法规和企业规定进行销毁。
2. 销毁档案前需进行登记备案，并有相关负责人审批。
3. 对于需要移交外部机构或长期存储的档案，应按照相关规定办理转移手续，并确保档案在转移过程中的安全。
七、监督与责任1. 公司设立专门的档案管理部门或指定专责人员，负责监督和检查档案保存管理制度的执行情况。
公司档案管理制度（六篇）
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。