文件的5S管理
办公室5S管理执行标准
3.转角式屏风：
内外侧不允许有任何张贴；桌面除文件架(内侧)、文件盘(内侧)、显示器(中间)、电话(文件盘 与显示器中间)、鼠标、绿色盆栽(外侧)、台历外(外侧) ，不允许放其他物品；人离开半小时 以上应将桌面收拾成规定状态。
抽屉：放置屏风外侧角，办公用品 一般的常用品：笔、订书机、涂改 液、即时帖、便条纸、橡皮、计算 器，集中放置左侧第一抽屉内；书 本类可以放置左侧第二抽屉内；个 人的参考资料、文件卷宗、空白稿 纸、不常使用的文具及个人物品等， 可放置第三抽屉内；
UPS电源放在主机上靠 桌内侧；有主机台的可 放置台内 ;
垃圾篓：罩塑料袋，放 置桌洞下右前角；
2.横式屏风：
内外侧不允许有任何张贴；桌面除笔 筒、水杯、电话机、台历、绿色盆栽 （从外至内依次内推）、键盘（中 间）、显示器(内侧角)、鼠标外，无 其他物品；人离开半小时以上应将桌 面收拾成规定状态。
身携带
品
5、“不要”物品经各部门经理判定后，集中报行政 部
报废。
#2022
（二）整顿的含义：
1.普通办公桌
桌面除公司购置的文件架--盘（外 侧）、电话机（中间）、键盘（中）、 显示器(内侧角)、鼠标、水杯(靠文件 架)、台历、绿色盆栽除外无其他物品； 人离开半小时以上应将桌面收拾成规 定状态。
抽屉： 办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、 即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置右侧 第一抽屉内；书本类可以放置右侧第二抽屉内； 个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表 格及个人物品等，可放置第三抽屉；左侧有序的 放置文件资料。
域：桌面、桌下、电脑、传真机、复印机、打印机等等。 清扫基准---对象---清扫标准要求---周期---清扫时间 三．个人区域 桌面干净整洁、桌下面无垃圾、无杂物遗落、及时清理垃圾桶
办公室5s管理
办公室5s管理
办公室5S管理是一种用于改善办公环境和提高工作效率的管理方法。
5S是由日语单词整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）和素养（Shitsuke）的首字母组成。
下面是办公室5S管理的具体内容：
1. 整理（Seiri）：根据需要和价值对办公室内的物品和文
件进行分类和排序，保留必要的物品，清除不需要的物品。
只保留必要的文件和材料，并按照流程整理好。
2. 整顿（Seiton）：将办公物品和文件摆放在适当的位置，使用标签、容器和标识来标明位置和用途。
使工作区域清
晰可见，易于使用和归位。
3. 清扫（Seiso）：定期清洁办公室和工作区域，包括清理垃圾、保持通道畅通，清洁家具和设备。
保持办公室整洁
和卫生。
4. 清洁（Seiketsu）：建立规范和清晰的操作流程，遵守工作区域的规章制度。
培养员工的清洁习惯，保持工作环境的整洁和安全。
5. 素养（Shitsuke）：持续推动和维持5S管理，培养员工的责任心和自觉性。
通过培训和激励，使员工始终遵守5S 原则。
通过实施办公室5S管理，可以改善办公环境，提高工作效率和品质，减少浪费，降低事故风险，并增强员工幸福感和工作动力。
同时，办公室5S管理也能体现组织的形象和文化，提高客户满意度。
部门5S管理细则
部门5S管理细则整理扔掉废弃物是办公环境优化的第一步。
不再使用的文件、资料、破旧书籍、过期报纸等应按照公司规定的方式进行废弃处理。
不经常使用的文件资料需分类编号，存放于文件柜中，保持整齐。
经常使用的文件资料则应分类整理，便于快速取用，放在办公桌抽屉或长柜里。
正在使用的文件资料应分为待处理、正处理、已处理三类，以便迅速找到所需。
工作服、洗澡用品等个人物品也应按类别整齐放置，若没有更衣柜，应选择不影响整体美观的位置存放。
柜顶、窗台和暖气上不宜摆放任何物品，以保持环境的整洁美观。
整顿摆放整齐是办公环境优化的第二步。
办公桌、椅、柜、衣架等物品的放置应有序且布局美观。
办公桌面上可放置办公设施、台历、文件夹等物品，要求整齐有序。
办公桌挡板和椅上不宜搭挂物品。
笔、墨、橡皮等办公用具应整齐放置于桌面一侧或抽屉中。
报纸、杂志等阅读资料使用后应及时收起，整齐存放。
暖壶、茶杯等可整齐放置于矮橱上或地面一侧，茶叶桶则应放于办公桌抽屉一侧。
办公室内电器线路应规范走向，避免电脑线等凌乱。
清扫打扫干净是保持办公环境整洁的关键。
办公室门、地面、窗玻璃、窗帘、暖气片等都应定期清洁，保持干净透明、无尘土。
灯具、电扇、空调等电器表面也应保持洁净，无灰尘。
文件柜内外、更衣柜内外都应保持洁净，物品分类存放，并标识清楚。
办公桌面、挡板内外、长柜内外同样应保持洁净。
清洁保持整洁，持之以恒。
每天上班前应对卫生区进行清扫，上班时间随时保持环境整洁，下班前整理好资料、文件、票据，分类归档。
下班后应整理办公桌上的物品，放置整齐，个人物品定置存放。
素养人员保持良好精神面貌同样重要。
上班时间应佩戴上岗证，穿戴整洁的工作服，保持仪容整齐大方。
言谈举止应文明有礼，对人热情大方，工作时精神饱满，乐于助人。
工作安排应科学有序，时间观念强，不串岗、不聚众聊天。
以上标准是部门自查的依据，也是管理部、5S小组对部室检查和先进部室评选的依据。
对于检查出的不合格项，将按规定对相关责任人或单位进行处罚。
5S管理,5S管理内容,电脑文件5S管理
电脑文件5S管理标准图解说明
一、目的
1、明确电脑内文件分类，一目了然区分，快速查找文件位置，提高工作效率；
二、对象
1、所有电脑文件夹；
三、标准
1、电脑盘分区，软件专区，工作专区，个人专区（盘多可自定义添加其他分区）；
2、专区内，对文件夹分类，在文件夹前面加01（编号）+空格+文件类别名；
3、查看方式：列表排列（树状显示，一目了然，方便查找）；
4、每周六整理整顿一周文件，把不要的删除，要的分区存放；
5、满江红企业管理咨询有限公司原创，欢迎加QQ群176884372，与CEO深度交流
四、图解
1、电脑分区
2、盘内分类，01（编号）+空格+文件类别名（文件
名前加01（编号）起到定位的作用，每次文件夹都
在一个位置，不会变动）
3、查看方式：列表排列（鼠标移
到空白处，点击右键）
案例图
1、软件专区盘展
2、工作专区盘展开开。
办公室5S管理规范
办公室5S管理规范引言概述：办公室5S管理规范是一种重要的管理方法，旨在提高办公室的效率和组织能力。
本文将从五个大点来阐述办公室5S管理规范的具体内容和重要性。
正文内容：1. 整理（Sort）1.1 清理工作区：清除无用的文件、文具和设备，保持工作区整洁。
1.2 优化文件管理：建立合理的文件分类和归档系统，便于查找和存储文件。
1.3 优化设备布局：合理安排办公设备的位置，提高工作效率。
2. 整顿（Set in Order）2.1 标识物品位置：使用标签、标志和颜色来标识物品的存放位置，方便查找。
2.2 制定存储规范：为不同类型的物品制定存储规范，确保物品有序摆放。
2.3 优化工作流程：通过调整设备和物品的位置，优化工作流程，提高工作效率。
3. 清扫（Shine）3.1 定期清洁工作区：定期清洁工作区，保持办公环境整洁。
3.2 维护设备：定期对办公设备进行维护和清洁，确保其正常运行。
3.3 培养良好的卫生习惯：提倡员工保持个人卫生，保持办公室的整洁。
4. 清洁（Standardize）4.1 建立标准化工作程序：制定标准化的工作程序，确保每一个员工都按照同一标准工作。
4.2 建立绩效评估机制：建立绩效评估机制，对员工的工作效率和整洁度进行评估。
4.3 培训员工：通过培训，提高员工对5S管理规范的理解和执行能力。
5. 养成（Sustain）5.1 持续改进：定期评估和改进5S管理规范，确保其持续有效。
5.2 培养良好的工作习惯：通过长期的培训和引导，匡助员工养成良好的工作习惯。
5.3 建立管理机制：建立管理机制，对5S管理规范进行监督和指导。
总结：办公室5S管理规范是提高办公室效率和组织能力的重要方法。
通过整理、整顿、清扫、清洁和养成这五个方面的规范，可以使办公室保持整洁、高效的工作环境。
同时，建立标准化的工作程序和持续改进的机制，可以匡助办公室保持长期的管理效果。
通过培训和引导，员工可以更好地理解和执行5S管理规范，养成良好的工作习惯。
5S管理文件
清扫的目的： ☞ 减少工伤 ☞ 保证品质 ☞ 维护机器设备 ☞ 制造高效率的工作场所
清洁（SEIKETSU）
维持工作场所整洁美观，使员工觉得干净、卫 生而产生无比干劲。
☞ 现场时刻保持美观状态
☞ 维持前面3S之效果
清洁的目的： ☞ 提高产品品质 ☞ 塑造洁净的工作场所 ☞ 提升公司形象
什么是红牌 作战呢？
虽然觉得可惜 该丢的还是要丢
红牌作战
●红牌作战的对象 ①机器设备 ②库存物品、材料 ③作业工具、用品 ●红牌张贴基准 ①物品不明者 ②物品变质者 ③物品过期者 ●不要物的集中及清除
4、调查需要物品的使用频度
●制定整理基准应针对全公司，分析《基准 表》调整基准表，得到批准。
使用次数 一年没用过一次的物品
★ 经由5S活动，员工的意识慢慢改变，有助于 工作的推展。
★ 员工归属感增强，人与人之间、主管和部属 之间均有良好的互动关系。
★ 全员参与的5S活动，能塑造出良性的企业文 化。
三、 5S推行要领
☞ 整理的推行要领 1、所在的工作场所（范围）全部检查，包括看 得到和看不到的。 2、制定“需要”和“不需要”的判别基准。 3、清除不需要物品。 4、调查需要物品的使用频度。 5、制定废弃物处理办法。 6、每日自我检查。
●内训教材●
5S管理实务
课程目标：
1、掌握5S的含义； 2、了解5S的作用与好处 ； 3、掌握5S推行要领； 4、了解5S推行步骤。
一、 5S的含义
☞ 整理（SEIRI） ☞ 整顿（SEITON） ☞ 清扫（SEITO） ☞ 清洁（SEIKETSU） ☞ 素养（SHITSUKE）
整理（SEIRI）
2、制定需要和不需要的标准
办公室5S管理规定
办公室5S管理规定一、背景介绍办公室5S管理是一种提高工作效率和工作环境的管理方法，通过整理、整顿、清扫、清洁和素质的五个步骤，使办公室环境整洁有序，提高工作效率和员工的工作积极性。
本文将详细介绍办公室5S管理规定，包括各个步骤的具体要求和操作流程。
二、整理（Sort）1. 办公室工作区域整理- 根据工作需要，对办公桌、文件柜、书架等进行整理。
- 将不常用或者无用的文件、用品等分类整理并妥善处理。
- 保持工作区域整洁，不堆放杂物。
2. 共享办公区域整理- 对会议室、歇息室等共享区域进行整理，确保物品摆放有序。
- 清理过期的文件、报纸、杂志等，保持共享区域的整洁。
三、整顿（Set in Order）1. 设定工作区域标识- 为每一个工作区域设定明确的标识，如标签、颜色等，方便员工找到所需物品。
- 标识文件柜、书架等存放位置，确保员工能够快速找到需要的文件和资料。
2. 制定物品放置规范- 制定办公用品、文件等物品的放置规范，确保每一个物品有固定的存放位置。
- 在工作区域内设置储物柜、文件架等存放设施，方便员工存放和取用物品。
四、清扫（Shine）1. 日常清洁- 每天清扫办公桌、电脑键盘、鼠标等工作设备。
- 定期清洁地板、窗户、墙壁等办公室内的物体和设施。
2. 定期保养- 对办公设备进行定期保养和维修，确保设备的正常运行。
- 清洁空调、灯具等设施，保持室内环境的舒适和璀璨。
五、清洁（Standardize）1. 制定清洁工作标准- 制定清洁工作的具体要求和标准，明确每一个员工的责任和任务。
- 建立清洁工作的检查制度，确保清洁工作的质量和效果。
2. 提供清洁工具和用品- 提供清洁工具和用品，如扫把、拖把、清洁剂等，供员工使用。
- 定期检查清洁工具和用品的使用情况，及时补充和更换。
六、素质（Sustain）1. 培养良好的工作习惯- 培养员工保持工作区域整洁有序的良好习惯，如及时整理文件、保持桌面整洁等。
办公室5S管理规定
办公室5S管理规定1. 介绍办公室5S管理是一种有效的组织和管理办公室环境的方法，通过整理、整顿、清扫、清洁和纪律维护来提高办公室的效率和工作环境。
本规定旨在推行和实施5S管理，以促进工作效率和员工的工作满意度。
2. 5S管理原则2.1 整理（Seiri）- 员工应每天检查并清理各自工作区域，将不需要的文件、文具和设备分类整理，并清除不必要的物品。
清理完毕后，将有用的物品妥善归位。
- 每季度进行一次全面整理，彻底检查并清除不必要的物品，确保办公区域的整洁和有序。
2.2 整顿（Seiton）- 确保每个物品都有固定的存放位置，并标记明确。
员工应按照规定的存放位置摆放物品，并保持整齐有序。
- 员工应确保工作区域没有过多的物品堆积，保持工作区域的宽敞和整齐。
2.3 清扫（Seiso）- 员工应每天清理自己的工作区域，包括桌面、地板、家具等，并确保清洁卫生。
- 定期进行大面积清洁，包括窗户、墙壁、地毯等。
2.4 清洁（Seiketsu）- 员工应保持个人卫生，包括整洁和干净的着装，勤洗手等。
禁止在办公区域吃零食和吸烟，保持空气清新。
- 确保办公区域的设施和设备保持干净整洁，及时维修损坏的设备。
2.5 纪律维护（Shitsuke）- 所有员工必须遵守5S管理规定，积极参与5S活动，并定期开展相关培训和宣传。
- 员工应相互监督，及时纠正违反5S规定的行为，并提出改进措施。
3. 评估和改进管理层应定期评估和改善5S管理的效果，以确保规定的执行和可持续的改进。
管理层应设定相关指标，并定期收集和分析数据，对5S管理进行有效的跟踪和监控。
4. 处罚与奖励对于违反5S管理规定的员工，将根据违规程度和情节给予相应的处理，包括口头警告、书面警告和纪律处分。
同时，对于积极表现和遵守规定的员工，应给予相应的奖励和表彰。
5. 执行日期本规定将于___年___月___日起执行。
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文件的5S管理
（一）、文件5S的目的
办公室5S包括多方面内容，文件管理是主要项目之一，文件5S活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。
衡量文件5S活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。
文件的5S活动是从废弃开始的。
1、文件5S的目的
对文件资料进行整理整顿的目的如下：
文件、信息的共享和有效利用；
减少寻找文件的时间，提高工作效率；
办公室空间的有效利用；
办公环境的改善；
提高办公事务效率；
2、文件5S的基本原则
文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管；
对原件实施管理：不随意复印或使用复印件；
分类归档管理：不要使文件私有化；
简化报告文件：原则上报告限定在1-2张A4纸；
文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。
3、文件5S的顺序
（二）、文件的废弃（整理）
文件的整理工作是办公室5S活动的关键内容，一般可以按照以下几个步骤进行：
1、设定废弃文件的对象和废弃基准
文件是有生命周期的。
长期不用的文件、无效或旧板文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。
财务文件——永久保存；
品质文件——为了进行品质追溯，保存一定时间。
没有废弃基准，就会将一些没有价值的文件保存下来，充斥空间。
所以，整理文件之际，明确废弃基准是必要的。
文档生命周期示意
废弃基准代表性文件
一类文件① 使用后即刻废弃会议资料、通知、参考资料
二类文件② 保管后废弃技术资料、计划、指示书等
三类文件③ 保管、保存后废弃特定的财务资料、要追溯的品质记录等
③
②
①
2、文件整理前的准备
文件整理前的准备包括现有文件量的测定、整理日程的安排以及整理基准的教育。
其中整理基准的教育是关键，要让员工都能了解分类的办法。
（三）、文件的分类归档管理（整顿）
目的：建立一个简洁的文件体系，以便达到对文件进行高效管理。
分类方法：
1、根据业务内容进行分类
文件是工作或业务的结果，因此我们并不能以文件本身的特点决定它的分类，而应该根据业务类别不同来进行文件的分类。
在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理担当、保管期限等；
在首页建立目录表，必要时每一类设一张拉页，便于迅速寻找。
2、设定文件分类管理基准
如：哪类文件用文件盒的样式，哪类文件保管的期限为1年、2年，
3、归档前准备和归档实施
准备道具：胶水、文件袋、文件夹、文件柜；
标识：对书架文件盒进行标识，使之达到目视管理的水平。
（四）、文档的维护（清扫、清洁和素养）
定出各种管理基准，并实施了整理、整顿活动，如果不进行有效的保持，随着时间的推移，文件的管理就会恢复到改善前的状态，抽屉里、文件柜里又会出现文件的堆积等问题。
为了避免问题的发生，我们需要从以下几个方面持续进行清扫、清洁和素养活动。
1、清扫：维护
对归档的文件特别是中、长期保存的文件和文件柜要定期进行清扫维护。
对经常性使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行即使的修补，发行新版本时，要及时回收销毁旧版本。
这也符合ISO9000的要求。
2、清洁：明确责任人
决定文件管理责任人，并将责任人名字明确地标识在文件柜或文件夹上。
一般地，安排经常使用此文档的员工承担清洁和维护的责任较好。
3、素养：养成好的习惯
时时要求员工能很好地维护文件的5S状态，做到爱护地使用文件，使用完后及时归位，按规定要求复印和发放文件，培养工良好的习惯。
同时定期的检查评比也是必要的。
四、办公用品的5S
（一）办公桌内文具的整理、整顿
1、制定部门员工个人持有的对象和数量；
2、能集体持有的不个人持有，减少重复持有量；
3、清点多余的办公用品，将不用或不常用的回收到管理员处或仓库；
4、定位摆放，每个人的用品尽量统一；
（二）、办公区域的整理、整顿
1、将所有线路归整后进行标识，使每根连线的两头标识统一，为以后再安装节约时间；
2、所有办公用品定位管理，每个部门统一标准，使每个区域整齐、美观
3、明确责任人
每台办公设备都明确责任人，。