外来文件管理制度
外来文件管理制度
外来文件管理制度External Document Management System编制Editor审核Review批准Approval外来文件管理制度1.总则1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
1.2 外来文件包括从外部获得的文件，各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同，客户提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等。
1.3 本制度适用于本公司对获取、识别、传递、发放、更新外来文件等过程进行控制。
2.管理职责2.1 技术中心标准情报室是外来文件的归口管理部门，负责对外来的技术标准进行识别，负责对本公司产品相关安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记、贮存和管理工作。
2.2 质检部负责对外来的法规规范进行识别；2.3 办公室负责对外来法律法规、政策文件进行识别。
3.外来文件的获取3.1 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。
3.2 公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。
4.外来文件的识别、评审4.1 技术标准4.1.1 凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术外来文件（电子版/书面版），收到后应提交到技术中心标准情报室，由标准情报室进行识别，并整理出《外来文件目录》，目录应列明文件编号、名称、发布日期；4.1.2 技术标准，图纸等需提交技术部门，评审文件有效性和适宜性，确认是否为最新版，是否可依照执行；4.1.3 标准情报室识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本，标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2 法规规范4.2.1 凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章及产品检验、接收标准，收到后应移交到质检部进行识别；4.2.2 质检部对收集到的法规规范、产品检验、接收标准进行识别，识别其应实施的部门、范围；4.3 政策文件4.3.1 凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；4.3.2 办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；4.3.3 办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
技术部外来文件管理制度
技术部外来文件管理制度一、总则为规范技术部外来文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保护公司信息安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于技术部门接收、传递、保存和利用的所有外来文件管理工作。
三、文件接收1. 技术部门接收外来文件，应当立即确认文件的真实性、完整性和及时性。
如有必要，应当与发件人核实并签收。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行处理，并及时报告保密管理部门。
3. 接收到的文件应当及时进行登记，并按照文件类型、来源、日期等信息进行分类和归档。
四、文件传递1. 技术部门在传递文件时，应当严格遵守公司文件传递流程，并确保传递的文件真实、完整和准确。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行传递，并确保传递的安全性和保密性。
3. 文件传递时应当确认收件人的身份和接收时间，并及时办理相关手续。
五、文件保存1. 技术部门接收的文件，应当及时进行整理、归档、备份和存档工作，确保文件保存的完整性和安全性。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行存储和管理，确保信息安全。
3. 文件保存期限按照公司规定执行，过期文件应当及时处理，可以进行归档、销毁或转交相关部门。
六、文件利用1. 技术部门在利用外来文件时，应当遵守相关规定和流程，确保文件的准确性和合法性。
2. 利用外来文件进行技术研究、项目开发等工作时，应当保护知识产权和商业机密，不得恶意抄袭和侵犯他人权益。
3. 对于外来文件中的机密信息，技术部门应当严格控制利用权限，避免信息泄露。
七、文件销毁1. 技术部门对于过期、无效和无需保存的文件，应当进行及时销毁，确保信息安全和空间利用效率。
2. 文件销毁应当严格按照公司规定执行，采取安全、环保的方式进行处理，并保留相关销毁记录。
3. 对于涉密文件的销毁工作，技术部门应当严格按照公司保密制度进行操作，并确保销毁工作的隐秘性和安全性。
八、责任和监督1. 技术部门负责人应当加强对外来文件管理工作的组织和领导，确保本部门的文件管理工作顺利进行。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、引言随着信息化时代的进展，外来文件在组织的日常工作中起侧紧要的作用。
外来文件管理制度在企业中的实施对于保障信息安全、提高工作效率具有紧要意义。
本文档将介绍外来文件管理制度的背景和目的，并认真阐述其中的实在内容和管理流程。
二、背景外来文件是指由外部机构或个人向组织供给的文件，包括但不限于合同、报告、建议书、调研报告等。
外来文件的管理对于组织的日常运作至关紧要，合理、规范的管理能够削减信息流失风险，提高工作效率。
三、目的外来文件管理制度的目的是规范和管理组织接收、使用和保管外来文件的过程，确保文件的安全性、完整性和牢靠性，提高外来文件管理的效率和精准性。
四、实在内容1.文件接收–组织内设专门接收外来文件的接收部门，接收部门负责接收、记录和签收外来文件。
–外来文件必需通过正式渠道（如邮件、特快专递等）发送给接收部门，未经许可，不得私自将外来文件发送至其他部门。
–接收部门应适时记录外来文件的相关信息，包括文件名称、发送方、接收日期等，并将文件存档。
2.文件审核–接收部门应对接收到的外来文件进行审核，确保文件的真实性和完整性。
如发觉问题，应适时沟通并解决。
–审核通过的外来文件应进行盖章，标示审核通过的日期，并依照文件分类进行归档。
3.文件分发–外来文件经过审核后，依据其内容和涉及部门的需要进行适当的分发。
–分发时应注意文件的保密性，确保文件只被有权限的人员所访问。
4.文件使用–外来文件的使用必需符合组织规定的范围和目的，严禁超范围使用或私自修改文件内容。
–外来文件仅供组织内部使用，不得外泄或传递给未经授权的外部人员或机构。
5.文件保管–组织应对外来文件进行规范的保管，确保文件的安全性和可用性。
–外来文件应依照文件的保密性和紧要性进行分类存档，并设立相应的访问权限。
6.文件销毁–对于已经过期或不再需要的外来文件，应依照组织的相关规定进行销毁。
–销毁操作需由经过授权的人员进行，并进行相应的记录和备份。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、总则为规范外来文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位的外来文件管理工作。
三、文件管理的基本原则1、合法合规原则：外来文件管理必须遵循国家法律法规、规章制度的要求，保证文件处理的合法合规。
2、保密原则：外来文件应严格保密，妥善保管，加强文件安全管理，确保外来文件不外泄。
3、便捷高效原则：外来文件的收发和管理应当方便、快捷，提高管理效率。
4、信息共享原则：外来文件的信息应当合理共享，保证信息流通畅通。
5、科学管理原则：外来文件的管理要求科学、规范，避免文件混乱、丢失问题。
四、文件管理的主要内容1、文件收发1.1 外来文件的收取：接待处、办公室等单位的职责人员负责接收外来文件，并及时登记备案。
1.2 外来文件的发放：根据需求，及时发放已归档的外来文件，查无异议后方可发出。
1.3 文件的签收：收到外来文件后，负责人员应当及时签收，并按照规定存储。
2、文件登记2.1 外来文件登记：在接收外来文件后，负责人员应当按照规定进行文件登记，明确文件的来源、去向、保密级别等重要信息。
2.2 文件存档：已登记的外来文件应当按照规定进行存档，分类归档，方便检索。
3、文件保密3.1 严格保密要求：对于涉密的外来文件，必须符合保密要求，设置专门的临时密室，定期对其进行安全检查，保障文件的安全。
3.2 文件传递安全：对于涉密文件的传递，应当采取加密传输、隔离传输等措施，确保文件不外泄。
4、文件管理的安全保障4.1 档案柜保护：外来文件存档的档案柜需符合防火、防盗等要求，保障文件安全。
4.2 网络安全保障：对于电子文件，需要加强网络安全，防止黑客攻击、病毒侵入等危害。
4.3 物理保护：对于特别重要的外来文件，需要进行物理保护，如加密、封装等措施。
五、外来文件管理的责任1、接收单位负责人员：负责外来文件的接收、签收、登记工作，保障文件管理的顺利进行。
2、保密管理人员：负责涉密文件的保密管理工作，定期检查、审核文件安全情况。
iso外来文件管理制度
iso外来文件管理制度1 .目的与范围目的：本制度的目的是确保对所有外来文件的有效管理，以维护组织的质量、环境或其他管理体系的要求。
1.2范围：适用于所有在组织内部使用的外来文件，包括但不限于合同、法规、规范、标准和客户要求。
2 .文档控制2.1文档标识：所有外来文件应进行明确的标识，包括文档类型、版本号和生效日期。
2.2文档批准与发布：2.2.1所有外来文件必须经过适当的批准程序，并确保只有授权人员可以发布。
2.2.2批准后，文档应按照指定的分发程序发布。
2.3文档修订：2.3.1确立文档修订程序，以确保对文档的任何修订都经过适当的评审、批准和记录。
2.3.2记录文档的修订历史，包括修改的内容、日期和负责人。
3.文件访问权限3.1确保只有授权的人员可以访问、查看和使用外来文件。
3 .2定期审查和更新文件的访问权限。
4 .文件保管4.1指定安全、适宜的存储位置，以确保文件的完整性和可用性。
4.2制定文件保管程序，包括防火、防水和防盗等安全措施。
5 .文件修订5.1提供文档修订的标准程序，包括修改的流程和责任人。
5 .2确保修订后的文档及时得到替代，并废弃旧版本。
6 .培训与意识6.培训：7. 1.1提供员工关于文档管理制度的培训，包括使用文档的正确方式。
7.1.2在员工培训中强调对文档的保密性和安全性的认识。
6.1意识提升：通过内部沟通、培训和宣传提高员工对文档重要性的认识。
7 .文档审查7.1制定定期审查文档的程序，确保文档的适用性和有效性。
7 .2根据审查结果，及时更新和改进文档。
8 .文件相关记录8.1建立文档管理记录,包括文档的使用记录、审查记录和修订记录。
8.2确保记录的准确性、完整性和保密性。
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1、目的
对外来文件进行识别、明确外来文件流转程序，规范外来文件管理。
2、适用范围
适用于本厂对所有的外来文件进行控制和管理
3、外来文件分类
3.1从企业外部任何部门、单位获得的各种公文。
3.2企业以公款购买的各种资料（含书籍、下同）。
3.3企业从外部任何渠道获得的产品标准或与产品质量有关的各种技术文件资料或者图样等。
4、相关职责
4.1工程部负责对外来文件的产品标准进行识别。
4.2品质部负责对外来文件与质量相关的标准进行识别。
4.3企管办负责外来文件归口管理工作。
5、相关规定
5.1外来文件的识别
5.1.1凡是与产品标准有关的外来文件，收到后移交工程部进行识别。
识别内容主要包括：标准的有效性、发布实施年份、是否为最新标准；标准中的条款是否都是适宜的等5.1.2凡是与产品质量有关的外来文件，收到后移交品质部进行识别。
5.2外来文件的管理
5.2.1公文的管理
5.2.1.1资料员收到公文后，应立即进行登记。
并在半个工作日内按公文的内容送分管领导传阅，传阅过程必须履行签字手续。
521.2相关领导阅读公文后必须签署意见交办公室资料员。
521.3资料员按相关领导签署的意见处理公文并作好登记、存档工作。
5.2.2购买的资料管理
5.2.2.1任何部门购买的资料必须先送办公室资料员处进行登记，办公室主任审核发票并签字。
5.2.2.2资料采用借阅方式，任何人借阅资料必须履行签字手续。
属长期借阅的资料
必须在每半年归还一次后再借。
其他资料必须在一周内归还。
5.2.3技术文件管理
5.2.3.1不论任何人从任何渠道获得的技术资料文件（图纸，下同），必须交工程部资料员。
由工程部对文件资料进行识别登记后，按规定程序进行传递。
5.2.3.2工程部资料员和文控员对已登记的文件资料进行分类保管。
5.2.3.3新产品资料或新产品图先送常务副总进行审阅，常务副总审阅后应指示资料员如何处理，资料员按指示进入下一程序。
5.2.3.4新产品或新图纸的传递程序：资料员 '原件文控中心存档复印件传常务副总（研究决定后）*资料员按指示传工程部经理—工程部进行试制
形成正式文件资料后------ 料员—存档。
5.2.3.5老产品资料或图纸更改的传递程序：资料员一原件文控中心存档—复印件传工程部（更改后或处理后）—> 资料员。
5.3外来文件的分发
5.3.1凡属于技术类的外来文件，由工程部按文件管理相关规定进行分发和控制。
5.3.2凡属于管理类及其他的外来文件，由企管办按文件管理相关规定进行分发和控制。
5.4外来文件的控制
541外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报企管办，经生产总监审批后，重新发放，并对原文进行作废。
542当外来文件由于修改等原因作废，文控中心应及时将作废文件收回，发放新的文件。
543对有保留价值的外来文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。
544企管办对外来文件每年至少作一次清理，以便及时发现文件适用性。
6、考核：
6.1未按以上程序处理文件资料的，视为未履行岗位职责，按相关规定处罚。
6.2遗失文件资料除按未履行岗位职责处罚外还按原价3倍进行赔偿。
6.3因此影响生产工作，后果特别严重的，由厂部研究决定处罚。
7、本规定由企管办负责解释。
&相关文件
1）公文接受登记表
2）技术资料接受登记表
3）图纸资料借阅登记表
公文接受登记表
技术资料接受登记表
图纸资料借阅登记表。