文件管理规定

1 目的

为使公司各项管理文件编写规范化、标准化，同时使文件在发行、修订、废弃等方面都能得到有效的控制，特制定本规定。

2 适用范围

适用于集团范围内各项活动的内外部文件与资料，各事业部可结合事业部实际情况，参照本规定执行。

3术语和定义

3.1 内部文件

根据公司内部经营活动或外来文件需要产生的文件。

3.2 外来文件

凡来自国际或国家标准机构、国家法律、行政机关、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将规范、指导或影响公司的经营活动。

3.3 作废文件

文件版本已更新，或者结合实际业务开展原文件废弃，不再继续使用。

3.4 表单

记录工作内容、状况或结果的文件。

4 过程指标

无

5 工作标准及规范

5.1 职责

5.1.1 总裁

负责审核、批准管理手册等涉及公司重大经营管理活动的文件。

5.1.2 人资中心

5.1.2.1 负责拟定并执行人力资源、企业管理等职能范围内的各种相关文件及表单。

5.1.2.2 负责集团公司文件规范化管理工作的统筹、组织与监督实施。

5.1.2.3 对集团文件类材料进行全过程管理，包括但不限于发行、存档、回收、作废等。

5.1.2.4 参与其他体系内部文件评审，提出修改建议。

5.1.2.5 组织实施公司各类文件有效性审核工作。

5.1.3 其他各中心

5.1.3.1 负责拟定并执行本中心职能范围内的各种相关文件及表单。

5.1.3.2 负责对应职能外来文件的使用、内部转化等。

5.1.3.3 参与其他中心内部文件评审，提出修改建议。

5.2 文件编写通则

5.2.1 文件版面设置

a)纸型： A4纸、纵向（特殊情况下可采用横向）；

b)边距：上（2.3cm）、下（2cm）、左（2.3cm）、右（2cm）；

c)边界：页眉（2.0cm）、页脚（1.5cm）；

d)正文：字体采用“宋体”、字号采用“小四”、1.5倍行间距；

e)页眉表格尺寸：长（页宽）、宽（小四字体、单倍行距下自动设置，其中公司名称为三号加粗字体）。

注：记录表单不规定具体版面设置。

5.2.2 文件的结构

a)《发文签批单》作为文件封面，格式参见附录A；

b)＂非流程性文件＂正文格式参见附录B，其中工作流程图及工作流程描述条款写＂无＂；

c)＂流程性文件＂，正文格式参见B。

注：本文可作为非流程性文件格式的模板。

5.2.3 文件页码

以文件的正文（含工作流程图）页码数为文件总页数；发文签批单以及文件附表、附录都不计入文件页码总页数中。

5.2.4 部门代码

5.2.4.1 集团公司各中心文件统一按照集团层面文件进行控制，部门内部使用文件由各中心自行编码，集团不再进行统一要求。

5.2.4.2 各事业部文件体系可参考本文件执行，所执行代码可参见下表：

5.3 文件的编号规则

5.3.1 编号说明

文件编号采取以过程编号为主的原则，并设定文件驱动部门，负责文件修订以及执行落地。过程分为管理过程（MP）、核心过程（KP）、支持过程（SP），主要对应关系如下：5.3.2 文件编号规则

编号原则为HY/××××.××组成。

5.3.3 事业部级文件编号规则

事业部内部执行文件其编号原则为HY××/××××.××组成。

5.3.4 文件版本版次

5.3.4.1 文件初始版本为A/0，A代表版本，0代表版次。

5.3.4.2 局部修订时只需更新版次，如由A/0变更为A/1，并在修订记录中对修订内容进行简单描述。

5.3.4.3 涉及文件重大调整时，需变更版本号，如由A/0变更为B/0。

5.4 文件的编写

5.4.1 文件名称

文件名称应明确地表示出文件的主题，要使该文件与其它文件的主题相区分，并不涉及不必要的细节。

5.4.2 文件正文的编写要求

5.4.2.1 目的

该要素应说明为什么开展该项活动。

5.4.2.2 适用范围

该要素应明确规定文件的对象和所涉及的各个方面，由此指明文件或其特定部分的使用界限。

5.4.2.3 术语和定义

这是一个供选择的要素，它给出为理解文件中某些术语所需要的定义。

5.4.2.4 过程指标

对于一般文件这是一个供选择的要素，它给出为评价文件的执行情况所设定的计算公式或说明。

5.4.2.5 工作规范要求

适用于非流程性文件描述，用于描述文件具体要求等内容，如工作规范、要求、考核等。流程性文件需要特殊说明的相关内容。

5.4.2.6 工作流程图

适用于流程性文件，它给出与该文件所规定活动的流程图。该要素是文件的主体部分，要求必须按照“附件E”格式绘制出“完整的流程图”；按流程的逻辑顺序描述活动细节，明确“流程块名称、节点、流程描述、时限、相关文件／记录”，明确每个环节中“做什么、谁来做、何时、何地、如何做，做到什么程度”，应参考哪些相关文件，需要形成哪些记录、报告等。

5.4.2.7 相关文件／记录

这是一个供选择的要素，它给出完成某项工作所需要的支撑性文件或记录的编号、名称。

5.4.2.8 记录清单

对于一般文件这是一个供选择的要素，它给出与该文件所规定活动时应使用到或产生的记录。此要素在记录时要以表格形式规定出记录的编号、名称、保存期限、保存方式及归档地点。

5.4.3 文件编写注意事项

──措词准确，不使用可能引起误解的语言，尽可能用定量描述方法；

──能被未参加文件编制的人员理解，并注意文件的可操作性；

──对已有文件中实用的办法，可直接引用，必须写明引用文件的编号、名称或引用其中条款；

──文件用阿拉伯数字为章的编号，用阿拉伯数字加下脚点的形式为条的编号，并以第四层次为限，如×.×.×.×；若还有更具体的内容需要区分时，则以冒号“：”引出字母a）、b）、c）、……或用“──”破折号区别；层次不满四层时，也可以用a）、b）、c）、……或“──”破折号区别（如本文中的5.2.1 a）、b）、c）、……和5.4.3所示）。

5.5 文件评审及审批

5.5.1 文件的评审由文件拟定部门负责发起，文件所涉及部门要积极参与，严谨对待。

5.5.2 文件审批程序：a) 文件拟定部门提供终稿；b) 人资中心审核文件规范性，并按文件对应编码分类，更新文件汇总清单；c) 文件拟定部门发起文件审批会签，并办理领导签批手续。

5.6 文件颁布与归档

5.6.1 文件签批后，由人资中心负责对文件原文件进行分类归档。

5.6.2 所有集团级文件（涉及保密信息的除外）必须要在转换PDF版本后上传至OA系统。

5.7 文件实施与修订

5.7.1 文件颁布后，拟定部门要对各文件相关部门及人员进行培训，并形成培训记录。

5.7.2 文件颁布后，文件中所涉及业务都需按文件要求开展实施，由人资中心负责监控文件的实施状态。

5.7.4 结合文件实际实施情况，需要修订时要及时修订，并按本规定进行签批与发放。

5.7.5 为保证文件的有效性，新版文件出台后旧版文件自动作废，业务开展要求以OA系统内最新版本文件为准。