文件控制管理制度
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
文件控制管理制度
文件控制管理制度一、引言文件管理是组织内各个部门进行信息协调和沟通的重要手段，对于保障信息传递的准确性、及时性和保密性具有重要作用。
文件控制管理制度的制定和执行，旨在规范各部门在处理文件时的操作流程，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率和协同能力。
二、文件分类管理为了便于文件的管理和检索，根据文件的性质和用途可将其分为以下几类：1. 管理文件管理文件主要包括组织内部的各项管理制度、规章制度、组织架构、工作流程等文件。
这些文件的修改和发行需要经过相关部门负责人的审批和授权。
2. 业务文件业务文件是指各个部门在日常工作中产生的文件，包括会议纪要、报告、计划、合同等。
这些文件需要按照统一的编号系统进行分类和归档，以便随时查阅和使用。
3. 项目文件项目文件是指各个部门在参与项目过程中产生的文件，包括项目计划、进度报告、会议记录等。
这些文件需要按照项目名称和阶段进行分类和存档，以便项目管理人员及时了解项目进展和问题。
4. 其他文件除了上述分类之外，还有一些特殊性质的文件，如培训文件、法律文件、财务文件等，需要根据具体情况进行分类和管理。
三、文件流转和授权管理为了保证文件的合法性和安全性，需要对文件的流转和授权进行严格管理。
具体措施如下：1. 文件流转文件的流转应按照统一的流程进行，包括起草、审批、归档等环节。
流转过程中应记录流转人和时间，确保流转路径可追溯。
重要文件的流转需要经过上级主管的批准，并有相关人员的签字确认。
2. 文件授权文件的查阅和使用需要经过文件负责人的授权。
授权可以设定为不同的权限级别，根据职务和工作需求赋予不同的查看和修改权限。
对于涉密文件和敏感信息，需要进行加密和双重授权，确保信息的安全性。
3. 文件归档和销毁文件的归档和销毁需要符合相关法律法规和组织规定。
归档时，需要按照统一的分类标准进行整理和编号，并将文件存放在指定的保管地点。
对于已经过期或无效的文件，应及时进行销毁，防止被滥用。
文件控制程序管理制度
1目的对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。
2范围本程序适用于“强制性认证产品工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。
3职责3.1厂长负责《质量手册》的批准。
3.2质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。
3.3办公室负责质量体系文件的控制。
3.4生产技术科负责技术文件的控制。
4程序4.1文件受控状态的分类4.1.1受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。
4.1.2非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件4.1.3受控文件应加盖“受控”字样章。
4.2文件的编写各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。
4.3文件的审批文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
与质量管理体系有关的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。
4.4文件的发放4.4.1由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。
4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续4.4.3对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。
4.4.4因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回（非受控状态的不予以追回）。
4.5文件的更改与换版文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。
4.6文件编号4.6.1A （或B、C、D）” 表示A、B、C、D 四层文件。
4.6.2A层文件编号：A XX —XXI _ 同一文件发放册数按发放顺序排列_________ ^文件编号4.6.3B层次文件编号 B XX —XXI _____ ►同4.6.2-------- 相应手册条款号1.1.4C层次文件a）作业文件编号： C XX—X—XX____同4.6.2k同一条款多个文件按顺序排列___________ 相应条款号b）本公司其它文件编号： C.管XXX—XX_______同4.6.2k------------- 不同文件按顺序排列--------- 管理性文件（c）外来文件其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX）,按发放顺序排列。
文件控制管理制度
文件控制管理制度一、总则1.文件控制管理制度的目的是为了规范文件的管理，保障文件的安全性、完整性和便捷性。
2.文件控制管理制度适用于本单位的各级组织、部门和各类人员。
3.文件控制管理制度的依据是国家相关的法律法规和其他文件管理相关规定。
二、文件的创建1.文件应当按照规定的格式、内容和要求进行创建。
2.文件的创建应当注明文件的名称、编号、日期和页数等基本信息。
3.文件的创建必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得生效和传递。
4.文件的创建人应当保证文件的真实性和准确性，并签署文件的负责人。
5.文件的创建应当归档处理，原件交由文件管理员，并制作备份存档。
三、文件的保存1.文件的保存应当在设定的文件库房或档案室进行，保证文件的安全性和可查找性。
2.文件应当按照文件的类别、编号和日期等进行分类和归档，建立健全的档案目录和检索系统。
3.文件保存期限应当根据文件的性质和重要性进行规定，到期后应当及时处置处理。
4.文件保存期间应当做好防火、防潮、防鼠等工作，确保文件的完整性和可读性。
5.文件的保存必须经过文件管理员的管理和监督，未经授权和未经审批的文件不得随意移动和销毁。
四、文件的流转1.文件的流转应当严格按照规定的程序和路径进行，不得绕过程序和途径。
2.文件的流转必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得传递和接收。
3.文件流转时必须保障文件的安全性和机密性，避免文件的遗失、泄露和篡改。
4.文件流转时必须清晰注明文件的传递时间、人员和单位，并要求接收单位进行签收确认。
5.文件流转过程中如有问题和疑问，应当及时沟通和解决，确保文件流转的准确性和及时性。
五、文件的销毁1.文件的销毁必须经过合法授权和程序，未经授权和未经审批的文件不得随意销毁。
2.文件的销毁应当按照文件类别、文件保存期限和相关规定进行，未到期的文件不得销毁。
3.文件的销毁应当由文件管理员进行，销毁时必须明确记录销毁的文件名称、数量和日期，并进行签字确认。
文件控制制度
文件控制制度1. 引言文件控制是组织内部信息管理的重要环节，它确保了文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
本文件旨在规范我司的文件控制制度，以促进文件管理的规范化和高效化。
2. 目标本文件控制制度的目标如下:1. 确保文件的安全性：防止文件丢失、遭到损坏或被未经授权的人访问。
2. 提供文件的可追溯性：确保能够追踪每个文件的来源、修改历史以及相关人员的操作。
3. 保证文件的便捷访问：使文件能够以快速、准确的方式被授权人员访问。
3. 文件控制流程3.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类:- 重要文件：包括合同、协议、报告等需要长期保存的文件。
- 一般文件：包括日常工作中生成的文件，例如会议纪要、邮件等。
- 临时文件：包括临时工作产生的文件，如草稿、备忘录等。
3.2 文件命名规范为了方便文件的管理与检索，制定以下文件命名规范:- 文件名应简明扼要地反映文件内容，并尽量避免使用特殊字符。
- 文件名应具有一定的层级结构，使用连字符或下划线进行分隔。
- 文件名中应包含文件创建日期或最后修改日期，以便于追溯。
3.3 文件存储与归档为了确保文件的安全性和可追溯性，制定以下文件存储与归档规范:- 重要文件应进行加密存储，并设置访问权限，仅授权人员可访问。
- 文件存储的服务器应设有定期备份机制，以防止数据丢失。
- 根据文件分类，制定合适的存档期限，超过期限的文件应及时归档。
3.4 文件访问与权限管理为了保证文件的便捷访问和安全性，制定以下文件访问与权限管理规范:- 对重要文件的访问权限进行严格控制，仅限授权人员可访问。
- 文件访问权限的授权应由上级主管或相关部门负责人审核和批准。
- 定期检查和更新文件访问权限，确保权限与员工变动保持同步。
4. 总结文件控制制度对于信息管理的规范化和高效化至关重要。
通过遵守本文件制度的规范，能够确保文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
希望各部门和员工能够认真遵守和执行本制度，提升组织的信息管理水平，推动工作的高效开展。
文件受控管理制度范文
文件受控管理制度范文文件受控管理制度第一章总则第一条为规范和管理本组织的文件受控工作，保障文件的完整性、可用性和安全性，提高工作效率，制定本制度。
第二章文档管理的基本要求第二条本组织的文件受控管理工作应遵循以下基本要求：（一）健全的文件受控管理制度；（二）科学的文档管理流程；（三）完善的文件归档机制；（四）规范的信息安全控制措施；（五）能够满足应急需求；（六）持续改进文档管理水平。
第三章文档的定义和分类第三条为规范本组织的文件受控管理工作，对文件进行定义和分类。
（一）定义：指组织生成、接收、处理和保存的一切载体上的信息单元，包括纸质文档、电子文档、图纸、录音带、影像资料、光盘等。
（二）分类：按照组织的业务特点和工作需要，将文件分为机密文件、重要文件、一般文件和临时文件四个等级。
第四章文件的生命周期管理第四条为规范本组织的文件受控管理工作，明确文件的生命周期管理要求。
（一）文件的生成和接收：组织内的各个相关部门根据工作需要，生成或接收文件，并明确文件的责任人。
（二）文件的使用和调阅：文件责任人根据需要使用和调阅文件，并记录文件的使用情况。
（三）文件的归档和保存：文件责任人根据规定的归档机制，将文件进行归档和保存，确保文件的完整和可用性。
（四）文件的销毁和废弃：根据文件的保管期限和废弃期限，及时销毁和废弃文件，防止文件过期和泄密。
第五章文件的编制与修改第五条为规范本组织的文件编制与修改工作，确保文件的准确性和及时性。
（一）文件的编制：文件责任人根据工作需要和文件模板，编制符合规定要求的文件，明确文件的标题、摘要、正文、签署、编号、承办部门等内容。
（二）文件的修改：文件责任人在文件的有效期内，根据工作需要和情况变化，对文件进行修改，确保文件的信息准确和时效性。
（三）文件的审批和发布：文件责任人将修改后的文件提交给相关部门进行审批，并按照规定的流程将文件发布给相关人员。
第六章文件的归档和保存第六条为规范本组织的文件归档和保存工作，保障文件的完整性和可用性。
生产控制文件管理制度范文
生产控制文件管理制度范文生产控制文件管理制度一、总则生产控制文件管理制度是为规范企业生产过程中的文件管理工作，确保生产控制文件的有效性和准确性，提高生产管理的科学性和规范性而制定的。
二、文件的定义文件是以书面、电子或其他形式记录、保存和传达信息的载体，包括各类生产控制文件、技术规范、工艺文件等。
三、文件的管理原则（一）统一管理原则：统一对各类文件进行管理，确保文件管理的一致性和规范性。
（二）全面管理原则：对所有生产控制文件进行全面管理，包括编制、审批、发布、变更等各个环节。
（三）合理管理原则：根据实际需要，合理设置文件的编号、分类、归档等管理方式。
（四）定期管理原则：定期进行文件的评审、更新和修订，确保文件的及时性和有效性。
（五）追溯管理原则：对所有文件进行追溯管理，确保生产控制文件的可追溯性和可审计性。
四、文件管理的职责和权限（一）高级管理人员负责文件管理制度的制定、审批和监督。
（二）各部门负责文件的编制、审批、发布和变更。
（三）文件管理人员负责文件的存储、索引、备份和管理。
五、文件的编制（一）文件编制应该以具体科学的生产要求为基础，明确文件的目的、内容和范围。
（二）文件应该包含必要的技术、质量和安全要求，确保生产控制文件的科学性和可操作性。
（三）文件编制应遵循文件的层级结构，确保文件之间的联系和衔接。
（四）文件编制应分工负责，由专业人员进行编写，并经过审核、审批和批准。
六、文件的审批和发布（一）文件的审批应进行严格的审核，包括对文件的内容、格式、编号、页数等进行审核。
（二）文件的审批应涉及到的部门和责任人应进行记录和归档。
（三）审批通过后，文件应按照规定的程序进行发布，确保文件的及时性。
（四）文件的发布方式包括在企业内部通知、印制文件、电子文件等形式。
七、文件的变更和修订（一）文件应定期进行评审，对需要变更和修订的文件进行及时处理。
（二）文件的变更和修订应由专业人员进行，经过审核、审批和批准。
文件控制管理制度
文件控制管理制度第一章总则第一条为了规范和统一公司的文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，加强文件的保密性和安全性，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及文件创建、存储、传递、利用和销毁的工作。
第三条公司文件包括纸质文件和电子文件两种形式。
纸质文件包括文件、档案、书籍、图表等纸质载体；电子文件包括电脑数据、电子邮件、短信、微信等电子载体。
第四条文件的管理要遵循便于查找、安全保密、合规合法和高效便捷的原则。
第五条公司文件管理由文件管理部门负责组织实施。
第六条公司所有岗位的员工都有义务遵守和执行本制度。
第二章文件的创建和归档第七条公司文件的创建应当符合规范化、标准化的要求。
第八条文件的创建应当注重规范操作、准确披露、客观真实的原则。
第九条文件创建应当按照程序进行，保留创建过程和结果的相关记录。
第十条纸质文件的归档应当按照一定的分类和编号系统进行。
第十一条电子文件的归档应当按照一定的目录和文件夹进行。
第十二条文件的分类和编号应当根据文件的性质、用途和重要程度进行。
第十三条文件的归档应当注意保密性和安全性，并严格控制查阅权限。
第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递应当采取安全可靠的方式进行，防止丢失和泄露。
第十五条文件的传递应当经过严格的审批程序，并留有传递记录。
第十六条文件的利用应当根据权限进行，不得私自使用或外传。
第十七条文件的利用应当注意遵守公司的规章制度和相关法律法规。
第四章文件的保存和销毁第十八条文件的保存期限应当按照规定进行，过期文件应当及时清理和彻底销毁。
第十九条文件的销毁应当经过严格的审批程序，并留有销毁记录。
第二十条文件的销毁应当采取安全可靠的方式进行，防止泄露和恶意利用。
第二十一条文件的保存应当注意防火、防潮、防虫和防盗等工作。
第五章文件的管理监督第二十二条公司文件管理部门应当建立文件管理制度和规章制度，并对全公司进行培训和指导。
第二十三条公司文件管理部门要定期对所有部门进行文件管理工作的检查和考核。
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文件控制管理办法
1、目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信
息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2、适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。
3、一级文件：M—质量手册
二级文件：P—程序文件，H—Haccp规范文件
三级文件：W—部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等
四级文件：R—记录单、表单
其他文件：通知、公告、合同
4、管理职责：
1）一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。
2）三级文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。
3）通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。
4）合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。
5、文件编码：
1）新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。
2）一级和二级文件的文件编码:
RT/**—**—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）
年份如2018
流水号（填写01/02/03）
M/P/H
瑞腾公司简称
3）三级文件的文件编码：
RT/W—****—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）
年份如2018
部门缩写代号+流水号
举例：公司行政人事部2018年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/W—XZ01—2018
部门缩写，填写如下：
4）四级文件的文件编码：
RT/R—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）
部门缩写代号+流水号
举例：公司行政人事部的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/R—XZ01
部门缩写，填写如下：
5）文件的版本号：文件的版本号无需在问题中体现，版本变更以数字0、1、2顺序排列，版本A/0表示第一版，当版本变更3次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。
6）页数：以数字1、2、3顺序排列，统一放在页面的右下角。
7）文件格式：文件每一页必须包括文件名称、文件编号、生效日期、版本号、页数，文件首页还必须包括编制、审核、核准及公司统一标识。
6、文件编写、修订、废止
1）文件编写：视实际需要由公司指定人员或部门负责人，以各类文件的标准格式依要求编写，经部门负责人核准后，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控制（三级文件中部门管
理制度交由行政部发行及控制）。
2）文件修订：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议部门填写《文件修订、废止申请表》经部门经理核准后进行修改，修改后的文件，依职责规定上交总经办核准后，由总经办发行及控
制（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）。
3）文件废止：由提议部门填写《文件修订、废止申请表》依职责规定上报总经办核准后，回收各相关文件交由总经办废止（三级文件中部门管理制度交由行政部发行及控制）；需做保留的，
经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。
7、文件的发放回收和标识：
1）文件的发放要求：由相应文件管控部门人员依需要填写《文件发放记录表》，经总经办批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，《文件发放记录表》标明文件名称、编号、
版本、发放日期、对象、数量。
发放修订版本文件时应将作废版本回收并记录在《文件发放记
录表》上。
2）文件的标识：发放文件前必须对文件状态进行标识，标识包括：文件发放正版、副本、文件保留、外来文件发行。
以蓝色标识控制章为有效。
8、文件的存档管理
1）现场使用的文件必须置于作业现场，非现场使用的文件及资料由各文件管控部指定专人集中保管，不得放入私人的文件柜内。
2）文件的使用部门当使用的文件破损、缺页、字迹模糊严重影响使用时，应填写《文件补发申请单》，依职责规定核准到管控部门办理更换手续，交回破损文件，重新领发新文件，保管员将
破损文件销毁。
9、与质量有关的文件
1）凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法规，收到后统一移交到总经办。
2）总经办对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。
3）总经办对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，并分发各部门。
10、其他文件
除以上外来文件收到后应交由总经办进行识别，转交相应部门处理。