文件控制管理规范
文控管理试行规范
文控管理试行规范一、背景介绍文控管理是指对组织内各类文档、文件进行规范化管理的一种方法，旨在提高文档管理的效率和质量。
为了更好地实施文控管理，制定本试行规范，以确保文档的准确性、一致性和可追溯性。
二、适合范围本试行规范适合于组织内所有文档和文件的管理，包括但不限于公司内部文件、合同、报告、工作指引等。
三、文档命名规范1. 文件名应简明扼要，能够准确反映文档的内容；2. 文件名应使用英文或者数字，不得包含特殊字符或者空格；3. 文件名应以日期或者版本号作为后缀，以便追踪和管理不同版本的文档。
四、文档格式规范1. 文档应使用标准字体和字号，确保易读性；2. 文档应使用统一的页眉和页脚，包括文档标题、页码等信息；3. 文档应使用统一的标题层次结构，便于阅读和导航；4. 文档中的图表、表格应清晰可辨，编号规范，并在文中引用。
五、文档版本控制1. 每一个文档应有惟一的版本号，以确保文档的更新和追溯；2. 文档的版本号应使用标准格式，例如“V1.0”，其中“V”表示版本，后面的数字表示主版本号和次版本号；3. 每次对文档进行修改时，应更新版本号，并记录修改内容和日期；4. 旧版本的文档应妥善保存，以备查阅和比对。
六、文档审批流程1. 文档的编制人应将文档提交给相关部门或者人员进行审批；2. 审批人应按照规定的流程和时间要求审批文档；3. 审批人应对文档提出意见或者修改建议，并在规定时间内完成审批；4. 审批完成后，文档应及时归档并通知相关人员。
七、文档归档管理1. 完成审批的文档应按照规定的分类和编号进行归档；2. 归档的文档应保存在指定的存储介质中，确保安全可靠；3. 归档的文档应标注归档日期、归档人员和归档位置；4. 归档的文档应定期进行备份和检查，以确保数据的完整性和可用性。
八、文档查询和检索1. 组织内部应建立文档查询和检索系统，方便快速查找和获取文档；2. 查询和检索系统应具备关键词搜索、分类浏览等功能；3. 查询和检索系统应定期更新和维护，确保信息的准确性和及时性；4. 查询和检索系统的使用权限应进行合理分配，以保护文档的安全性。
文件控制管理规范
文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。
2.3各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。
它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。
内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。
此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。
（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。
）2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。
文件控制管理制度范文
文件控制管理制度范文文件控制管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件的产生、使用、保管和销毁，确保文件的合法性、真实性、完整性和保密性，提高办公效率，制定本制度。
第二条文件是信息载体，包括纸质文件和电子文件。
第三条本制度适用于本单位的所有文件管理活动。
第四条文件管理应遵循合法、实际、合理、经济的原则。
第五条文件管理应遵循统一规划、有序管理、增效利用、安全保管的原则。
第六条文件应当分类管理，并建立相应的档案目录。
第七条文件应当按照文件工作流程进行处理，确保及时、准确、规范。
第八条文件管理应当强化信息安全管理，保护文件的机密性和完整性。
第九条文件权限分级管理，明确各级权限的使用范围和操作权限。
第十条文件管理应当有权责清晰、责权结合的岗位职责。
第二章文件的产生和标识第十一条文件的产生应当符合国家法律法规、行政规章的要求。
第十二条文件产生前应当明确责任人员和审批程序。
第十三条对于需要编号的文件，应当按照一定规则进行编号，确保编号的唯一性和顺序性。
第三章文件的登记和流转第十四条文件应当在产生之日起进行登记，并按照一定的流转程序进行处理。
第十五条文件登记应当包括文件编号、文件名称、文种、文号、发文单位、发文日期、及时性要求等信息。
第十六条文件流转应当明确流转范围和流转顺序，确保流转畅通。
第四章文件的归档和保管第十七条文件应当按照一定的规则进行分类归档，便于查找和利用。
第十八条文件应当规范保存，使用档案袋或箱进行封存，并登记封存信息。
第十九条文件保管应当建立相应的档案库房，定期巡回检查并进行防火、防潮、防鼠等措施。
第二十条文件保管期满后，应当按照一定的程序进行销毁，销毁时应当做好记录。
第五章文件的安全保密第二十一条文件的机密性应当根据文件的内容和涉密程度进行分级，并限制在特定人员范围内传阅。
第二十二条文件的传输应当使用安全通道，并对传输过程进行记录。
第二十三条文件的抄录应当遵循原则，规定抄录的范围和目的，并进行相应的审核。
文件管理规范
文件管理规范一、文件管理的背景和意义随着信息技术的快速发展和信息化程度的提高，各类组织和企业的文件数量不断增加，文件管理变得越来越重要。
良好的文件管理规范能够提高工作效率，保证信息的准确性和完整性，提升组织的整体管理水平。
本文旨在介绍文件管理规范的制定和实施，以匡助组织和企业建立科学、规范的文件管理体系。
二、文件管理规范的制定和实施步骤1.明确文件管理的目标和原则文件管理的目标是确保文件的安全、准确、及时和完整，以支持组织的正常运作。
文件管理的原则包括合规性、保密性、可追溯性、便捷性和持续性等。
2.确定文件管理的组织架构和职责建立文件管理部门或者委员会，明确各级文件管理人员的职责和权限。
文件管理人员应具备专业的文件管理知识和技能，能够有效地管理和维护文件。
3.制定文件管理的流程和规范根据组织的实际情况，制定文件管理的流程和规范，包括文件的创建、归档、检索、借阅、销毁等各个环节的具体操作步骤和要求。
确保文件的生命周期得到有效管理。
4.建立文件管理的信息系统利用信息技术手段，建立文件管理的信息系统，实现文件的电子化管理。
包括文件的电子化存储、检索、传输和备份等功能，提高文件管理的效率和便捷性。
5.加强文件管理人员的培训和监督组织定期的文件管理培训，提高文件管理人员的专业素质和技能水平。
同时，建立文件管理的监督机制，对文件管理的执行情况进行检查和评估。
6.建立文件管理的安全措施制定文件管理的安全措施，包括物理安全和信息安全两个方面。
物理安全主要是保护文件的存储环境和设备安全；信息安全主要是保护文件的机密性、完整性和可用性。
三、文件管理规范的具体要求1.文件的创建和命名规范文件应按照一定的命名规范进行命名，包括文件名称、文件编号、文件类型、文件版本等信息。
文件的创建应注明文件的作者、创建时间和文件的目的和内容。
2.文件的归档和分类规范文件应按照一定的分类和归档规范进行管理，确保文件的有序存放和易于检索。
文件与资料控制管理制度范文
文件与资料控制管理制度范文第一章总则第一条为规范和加强文件和资料的管理工作，提高工作效率，保证文件资料的安全性和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件和资料的管理工作。
第三条文件和资料的管理应当遵循严谨、规范、高效、便捷的原则。
第二章文件管理第四条文件管理是指为了实现信息流转，把信息及时、准确地传递给有关方面，使其得到遵纪守法的使用和按期外送的管理活动。
第五条文件的管理应包括编制、审核、定稿、印制、发放、核销、存档等环节。
第六条文件的编制应符合实际需要，准确合理，语言简练，格式完整。
第七条文件的审核应根据文件的重要性和机密程度层层审核，确保文件的内容准确、合规。
第八条文件的定稿应由责任人负责，在审核完毕后进行仔细审查，确保内容无误。
第九条文件的印制应符合印刷文件管理的有关规定，印刷时应注意使用合格的印刷材料和设备，确保印刷品质量。
第十条文件的发放应按照规定程序进行，对于重要文件应采取签发方式，确保控制发放权限。
第十一条文件的核销应及时进行，核销后的文件应及时清理。
第十二条文件的存档应建立档案管理制度，确保文件的安全和易查。
第三章资料管理第十三条资料管理是指对单位内部或外部事务有关的信息和材料的收集、整理、维护、利用以及安全保密的一系列工作。
第十四条资料的收集应根据单位的工作需要进行，确保收集到的资料准确、全面。
第十五条资料的整理应进行分类归档，确保资料的秩序和易查。
第十六条资料的维护应定期检查、整理、修复，确保资料的完好性和持久性。
第十七条资料的利用应根据需要合理提取并加以利用，遵守文件和资料的使用规定。
第十八条资料的安全保密应建立相应的保密措施，明确保密级别和权限，遵守保密规定。
第四章文件与资料的流转第十九条文件与资料的流转应按照正常流程进行，确保流转的准确性和及时性。
第二十条文件与资料的传递应采取书面方式，确保内容的完整和准确。
第二十一条文件与资料的外送应按指定程序进行，确保外送的安全性和及时性。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文控文件管理制度范文
文控文件管理制度范文文控文件管理制度一、总则为规范公司文控文件的管理和使用，提高文件的传递效率和使用效益，特制定本文件管理制度。
二、文件的定义文控文件是指公司内部或外部产生的各类文件、资料和信息等。
包括但不限于合同、协议、报告、函件、会议纪要、通知、规章制度、标准化文件、技术资料等。
三、文控文件的分类文控文件根据用途和形式的不同，可分为以下几类：1. 内部文件：仅在公司内部使用的文件，包括公司内部规章制度、实施细则、工作流程、内部通知等。
2. 外部文件：向外部机构、合作伙伴、客户发送的文件，包括合同、协议、报告、函件等。
3. 档案文件：公司历史记录、经验总结、资料备份等文件，包括纸质档案和电子档案等。
四、文控文件的管理流程1. 文件编制：文件的编制由文件责任人负责，必须严格按照公司规定的格式和标准进行编制，确保文件的准确性和规范性。
2. 文件复核：对于重要文件，应设置复核环节，由专门的人员对文件内容进行复核，确保文件的准确性和合规性。
3. 文件审批：对于需要审批的文件，应按照公司规定的审批流程进行审批，确保文件的合法性和可行性。
4. 文件分发：完成文件编制、复核和审批后，应按照文件的用途和需要，通过公司内部的文控系统或其他方式进行分发。
5. 文件传阅：接收到传阅文件的人员应按要求及时阅读，如有需要，可对文件进行批注并反馈意见，确保文件的传递效率和信息的准确性。
6. 文件归档：对于执行完毕的文件，应及时归档，确保文件的安全性和可检索性。
五、文控文件的存储和保密1. 纸质文控文件的存储：应设立专门的文控文件库房，对文件进行分类、整理和存储，保证文件的安全性和完整性。
2. 电子文控文件的存储：应建立文控文件管理系统，将电子文件进行分类、整理和存储，确保文件的安全性和可检索性。
3. 文件的保密：对于涉密文件，应按照公司的保密规定进行保密管理，确保文件的机密性和安全性。
六、文件的使用和销毁1. 文件的使用：公司内部人员在使用文控文件时应遵循以下原则：- 准确性原则：使用文件时要准确理解文件内容并按要求执行。
文件控制管理制度
文件控制管理制度第一章总则第一条为了规范和统一公司的文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，加强文件的保密性和安全性，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及文件创建、存储、传递、利用和销毁的工作。
第三条公司文件包括纸质文件和电子文件两种形式。
纸质文件包括文件、档案、书籍、图表等纸质载体；电子文件包括电脑数据、电子邮件、短信、微信等电子载体。
第四条文件的管理要遵循便于查找、安全保密、合规合法和高效便捷的原则。
第五条公司文件管理由文件管理部门负责组织实施。
第六条公司所有岗位的员工都有义务遵守和执行本制度。
第二章文件的创建和归档第七条公司文件的创建应当符合规范化、标准化的要求。
第八条文件的创建应当注重规范操作、准确披露、客观真实的原则。
第九条文件创建应当按照程序进行，保留创建过程和结果的相关记录。
第十条纸质文件的归档应当按照一定的分类和编号系统进行。
第十一条电子文件的归档应当按照一定的目录和文件夹进行。
第十二条文件的分类和编号应当根据文件的性质、用途和重要程度进行。
第十三条文件的归档应当注意保密性和安全性，并严格控制查阅权限。
第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递应当采取安全可靠的方式进行，防止丢失和泄露。
第十五条文件的传递应当经过严格的审批程序，并留有传递记录。
第十六条文件的利用应当根据权限进行，不得私自使用或外传。
第十七条文件的利用应当注意遵守公司的规章制度和相关法律法规。
第四章文件的保存和销毁第十八条文件的保存期限应当按照规定进行，过期文件应当及时清理和彻底销毁。
第十九条文件的销毁应当经过严格的审批程序，并留有销毁记录。
第二十条文件的销毁应当采取安全可靠的方式进行，防止泄露和恶意利用。
第二十一条文件的保存应当注意防火、防潮、防虫和防盗等工作。
第五章文件的管理监督第二十二条公司文件管理部门应当建立文件管理制度和规章制度，并对全公司进行培训和指导。
第二十三条公司文件管理部门要定期对所有部门进行文件管理工作的检查和考核。
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文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。
2.3各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。
它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。
内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。
此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。
（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。
）2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。
它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。
2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作要求&规范等）。
作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。
作业文件为质量管理体系的第三阶文件。
2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。
2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。
记录为质量管理体系的第四阶文件。
3. 职责3.1 文件主要使用/涉及人员或文件主要业务归口人员负责文件的编制及维护，保证文件与现场运作、管理的一致性。
3.2 文件编制区域主管/经理负责文件的审核/批准，文件使用/涉及区域相关负责人或业务归口人进行文件的评审及会签。
同时负责本区域相关文件的定期评审及协调、改善推动工作。
3.3 各区域质量体系文件协调人（后文简称区域协调人）负责定期或必要时本区域/职能块内文件编制、评审的组织及协调工作和一般性的跨区域/职能块文件的编制、评审的组织、协调工作；负责本区域受控文件原件的保管和区域内发放工作，并负责保证本区域内受控文件培训、目视及操作管理的规范性督导和推进。
3.4 体系工程师负责特别的（比较复杂的）跨区域/职能块文件的编制、评审的组织和协调；负责对公司文件原件的存档及对受控文件的发放回收。
同时，定期评审各区域受控文件的存档、培训及操作管理是否符合文件规范，并出具相关报告。
3.5 班组长组织班组内文件的编制、更改及班组人员的培训工作，接受培训人员填写培训记录。
各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。
3.6 记录文件格式由各相关区域业务归口负责人自行编制、区域主管及经理评审批准，管理并由上一级领导监督实施。
4. 规定4.1 文件分类本文件所涉及质量管理体系文件主要包括:1）程序支持规范性文件；2）管理文件；3）作业文件（如：流程、STS/TIS、技术/操作要求&规范等）；4）外来文件；5）质量管理体系文件所要求的记录。
4.2 文件编写、更改及废止4.2.1 程序支持规范性文件、管理文件、作业文件由主要业务归口人员或文件使用/涉及人员负责编制文件草稿，格式、内容等按照《受控文件格式标准》规定执行。
4.2.2质量体系文件修改规范作业文件：STS/TIS有轻微更改的在原文件上用签字笔进行划改即可，并在更改记录中将填写更改原因，并签字培训。
但需在两周内完善成电子版，其他文件除外。
4.2. 3 文件使用/涉及区域相关负责人评审后，由编制人员将更改（如需）完毕文件的电子版交与体系工程师对文件统一编号。
4.2.4 文件编制人员在已编号书面文件及《发文审批单》“编制”栏签字，并呈交区域主管在“审核”栏签字、区域经理在“批准”栏签字。
若文件内容涉及其他区域，还需由相关区域经理、主管、工程师“会签”。
注：只程序支持规范性文件、管理文件、文件发放时需签署《发文审批单》。
4.2.5 区域/职能块内文件由文件编制/维护归口人或区域协调人、区域负责人经评估确认需新增、更改、作废文件，由区域协调人提报书面更改或废止申请至体系工程师后进行后续操作；一般性跨区域/职能块文件的编制、更改需由文件编制/维护归口人所在区域的区域协调人提报体系工程师，或提议区域的区域协调人联系文件编制/维护归口区域的协调人并提报体系工程师后进行操作管理（注：此类文件评审中发现涉及其他区域的操作内容不符合规范和标准，追究文件编制/维护区域责任）。
特别的跨区域/职能块文件由体系工程师协调文件主要归口区域协调人，由归口区域协调人组织、协调文件业务归口人员进行操作。
文件更改、换版按照编写、评审、修改、编号、审批、发布流程进行。
作废/销毁文件不得再行使用（但可供参考）。
4.3文件保存、分发：4.3.1体系工程师对签字完毕的《发文审批单》及书面签字版文件原件统一存档，并及时更新《受控文件清单》。
4.3.2 受控文件以区域（运作部）或部门（其它部门）为单位进行下发：体系工程师按照《发文审批单》发放范围及数量影印适当份数，加盖红色受控章后发放至文件涉及/使用区域，即会签区域。
文件收文单位需在《文件发放回收记录》上签收。
“受控”、“作废”等印章由体系工程师专门保管。
4.3.3各区域应建立文件签收记录，凡接收/分发的文件及各质量记录均需存档、记录（文件属会签、传阅者不在此限）。
记录文件由各相关区域自行编号、保管。
4.3.4 各类质量文件的保存期限，如无特殊情况一般记录报表至少保存二年，有特殊情况者可根据实际情况具体确认。
4.4文件的废止、收回、销毁：4.4.1文件修订及废止时，应由体系工程师按照《文件发放回收记录》回收旧版文件并予以统一销毁。
各区域不得保有旧版及作废文件，在接收最新版文件的同时将旧版本文件退还给体系工程师并签字确认，双方均需做好相关回收记录。
更改及废止文件时，旧版失效文件原则上应于颁布后五天内回收完毕。
4.4.2体系工程师需将存档的原件加盖作废章、注明作废日期，与有效受控文件隔离后长期存放。
4.4.3 逾保存期限的记录文件，可由各类文件保管单位自行销毁。
4.5文件的档案管理4.5.1 各区域盖受控章的文件原件须由各区域协调人现场管理。
4.5.2 现场作业场所贴置、目视的受控文件为盖红色受控章文件，禁止使用复印件。
4.5.3 各区域须于每一受控文件档案册内建立目录（含文件名称、编号及入档日期等）以利迅速寻找及便于与体系工程师每月发出的文件最新版次一览表核对，以确保所使用为最新资料。
4.5.4 体系工程师每月1次《受控文件最新版次一览表》，供各使用单位核对其使用是否为最新资料。
4.5.5 各区域受控文件原件如发现有缺页、破损，字迹模糊，不得以影印方式自行处理，应到体系工程师处填写《文件发放回收记录》，重新领取一份新文件，破损的文件同时回收作废，新文件仍沿用原文件分发号。
4.5.6 任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。
4.5.7 文件查/借阅规定：所有受控文件原件一律不外借，因工作需要需查阅，需经标准化推进办公室经理批准，在体系工程师处查阅；如需长期借阅，由借阅者先填写《文件借阅记录表》由持续改善部经理审核签字后，体系工程师提供复印件。
4.5.8 文件持有者应妥善保管文件，保持其清晰、完整，调离岗位时必须将所持有的文件交回所在区域，否则不予办理调动手续。
4.6文件的培训及实施 4.6.1 培训文件发放当日由班组长组织班组内人员进行培训学习，接受培训人员填写培训记录。
与受控文件有关的岗位在收到文件当日必须培训完毕，其它岗位在不影响使用的前提下两天内培训结束。
班组长要对培训效果进行评估以保证员工掌握文件内容。
各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。
4.6.2实施4.6.2.1从接收到受控文件的当日起，相关岗位要按照新流程内容操作。
4.6.2.2发放到工段的有效受控文件应以工段为单位负责管理，工段长对文件有效性负责。
4.7文件的评审4.7.1 班组长每周回顾评审一份文件，工段长、工程师、主管每半月回顾评审一份文件，区域（副）经理每月回顾评审一份文件；4.7.2 各区域协调人、各文件编制/维护归口负责人对文件进行定期或不定期（必要时）评审，确保文件与实际操作、管理的一致性；4.7.3标准化推进办公室每年组织对文件评审一次，评审要填写“文件评审报告”并存档管理。
4.7.4文件评审后如需要修改，按文件编制、更改、作废流程操作。
4.8 文件的编号4.8.1 所有受控文件都应有标准且唯一的编号，并标示在文件的指定位置。
4.8.2 三阶文件的编号规则如下：部门代码：⑤年号④文件顺序号③文件类别代码 ②区域/职能块① 编制/发文部门代码⑥版本号②区域/职能块代码：用2位阿拉伯数字表示，如下：③文件类别代码：④文件顺序号：用3位阿拉伯数字表示,如001、002，文件顺序号以部门、区域/职能块及年份为分类标准进行排列，不考虑文件类别，即同年份编制的同一区域/职能块内的文件即使类别不同，编码时也依数字顺序堆加号码。
如同一文件不同年份的更改，则对文件进行重新编码，原版本和编码的文件作废存档。
⑤年号：编制年份，4位长度，如:2012。
⑥版本号：“26个英文字母/一位数字”。
以年度为单位划分，新编制文件统一为A 版，年度内换版只需更换数字；如2012年度发布的第一版文件为A/0版，第二版为A/1版，如不同年份的更改则以B 、C 、D ……顺序类推，如2013年度此文件有新版本，文件前边的编码变更的同时，版本分别更改为B/0、B/1版，原版本和编码的文件作废存档。