文件控制管理办法
文件控制管理制度
文件控制管理制度一、引言文件管理是组织内各个部门进行信息协调和沟通的重要手段，对于保障信息传递的准确性、及时性和保密性具有重要作用。
文件控制管理制度的制定和执行，旨在规范各部门在处理文件时的操作流程，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率和协同能力。
二、文件分类管理为了便于文件的管理和检索，根据文件的性质和用途可将其分为以下几类：1. 管理文件管理文件主要包括组织内部的各项管理制度、规章制度、组织架构、工作流程等文件。
这些文件的修改和发行需要经过相关部门负责人的审批和授权。
2. 业务文件业务文件是指各个部门在日常工作中产生的文件，包括会议纪要、报告、计划、合同等。
这些文件需要按照统一的编号系统进行分类和归档，以便随时查阅和使用。
3. 项目文件项目文件是指各个部门在参与项目过程中产生的文件，包括项目计划、进度报告、会议记录等。
这些文件需要按照项目名称和阶段进行分类和存档，以便项目管理人员及时了解项目进展和问题。
4. 其他文件除了上述分类之外，还有一些特殊性质的文件，如培训文件、法律文件、财务文件等，需要根据具体情况进行分类和管理。
三、文件流转和授权管理为了保证文件的合法性和安全性，需要对文件的流转和授权进行严格管理。
具体措施如下：1. 文件流转文件的流转应按照统一的流程进行，包括起草、审批、归档等环节。
流转过程中应记录流转人和时间，确保流转路径可追溯。
重要文件的流转需要经过上级主管的批准，并有相关人员的签字确认。
2. 文件授权文件的查阅和使用需要经过文件负责人的授权。
授权可以设定为不同的权限级别，根据职务和工作需求赋予不同的查看和修改权限。
对于涉密文件和敏感信息，需要进行加密和双重授权，确保信息的安全性。
3. 文件归档和销毁文件的归档和销毁需要符合相关法律法规和组织规定。
归档时，需要按照统一的分类标准进行整理和编号，并将文件存放在指定的保管地点。
对于已经过期或无效的文件，应及时进行销毁，防止被滥用。
文件控制程序管理制度
1目的对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。
2范围本程序适用于“强制性认证产品工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。
3职责3.1厂长负责《质量手册》的批准。
3.2质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。
3.3办公室负责质量体系文件的控制。
3.4生产技术科负责技术文件的控制。
4程序4.1文件受控状态的分类4.1.1受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。
4.1.2非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件4.1.3受控文件应加盖“受控”字样章。
4.2文件的编写各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。
4.3文件的审批文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
与质量管理体系有关的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。
4.4文件的发放4.4.1由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。
4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续4.4.3对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。
4.4.4因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回（非受控状态的不予以追回）。
4.5文件的更改与换版文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。
4.6文件编号4.6.1A （或B、C、D）” 表示A、B、C、D 四层文件。
4.6.2A层文件编号：A XX —XXI _ 同一文件发放册数按发放顺序排列_________ ^文件编号4.6.3B层次文件编号 B XX —XXI _____ ►同4.6.2-------- 相应手册条款号1.1.4C层次文件a）作业文件编号： C XX—X—XX____同4.6.2k同一条款多个文件按顺序排列___________ 相应条款号b）本公司其它文件编号： C.管XXX—XX_______同4.6.2k------------- 不同文件按顺序排列--------- 管理性文件（c）外来文件其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX）,按发放顺序排列。
【文件制度】营销部文件编号及文件控制存档工作管理办法(WORD4页)
关于营销部文件编号及文件控制、存档工作管理办法为使营销部的文件管理工作更加程序化、更加完善，并为建立市场信息数据库作制度准备，现拟订文件管理工作的管理办法及文件控制、存档工作的操作办法，各部门、各科室应严格按此规定执行。
一、文件范围1、此管理办法应用于营销部整个管理体系之文件编号及存放工作指引。
2、内容包括：（1）文件、表格的编号整理、编写（2）文件、表格的控制方法（3）文件、表格的存档与存放方法二、文件编号方法(一) 营销部各部门编号规则：1、高级管理层总公司—RZ营销部—RY2、营销部市场部—RYS销售部—RYX服务部—RYF人事类—RYR3、文件标注方法管理文件—（G）日常文件—（R）表格文件—（B）（二）文件编号顺序：文件编号按照“部门+文件颁布日期+序号+文件类型”的顺序进行，例RY04022501（G）为营销部2004年2月25日颁发的第1号管理文件。
三、文件控制方法进行文件控制是为了更好的对文件进行管理，主要指①文件及表格运作上控制；②文件及表格的分配及发放；③文件和表格运作上更新。
营销部所有文件必须由市场信息科统一编制、下发，营销部的文件管理归由市场信息科管理，其他部门自行下发文件视为无效文件。
文件应有控制文件和非控制文件之分，例如公司的销售手册，为受控文件，受控文件的分配、回收情况及版数更改应做详细记录。
文件区分方法如下：所有控制文件需盖上「受控」字样印章；机密文件则应在文件左上角“保密级别”后标明；所有被取代的文件应标明“取消”字样，可处理掉，不作保留。
新制定文件或对文件进行更新首先应填写《新出/更改文件通知书》（见此文件附属文件）。
四、文件存档方法所有文件应在规定时限内进行妥善保管。
归档应按部门进行分类，各部门文件按序号进行排列，更新、添加文件做到及时、准确。
五、文件字体、格式规范各部门文件的标准字体为：仿宋字体。
标准格式为：左上角为瑞时logo，右上角为文件编号。
右下角为“瑞时家具”字样，页下方中间为总页数和页码。
文件控制管理制度范文
文件控制管理制度范文文件控制管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件的产生、使用、保管和销毁，确保文件的合法性、真实性、完整性和保密性，提高办公效率，制定本制度。
第二条文件是信息载体，包括纸质文件和电子文件。
第三条本制度适用于本单位的所有文件管理活动。
第四条文件管理应遵循合法、实际、合理、经济的原则。
第五条文件管理应遵循统一规划、有序管理、增效利用、安全保管的原则。
第六条文件应当分类管理，并建立相应的档案目录。
第七条文件应当按照文件工作流程进行处理，确保及时、准确、规范。
第八条文件管理应当强化信息安全管理，保护文件的机密性和完整性。
第九条文件权限分级管理，明确各级权限的使用范围和操作权限。
第十条文件管理应当有权责清晰、责权结合的岗位职责。
第二章文件的产生和标识第十一条文件的产生应当符合国家法律法规、行政规章的要求。
第十二条文件产生前应当明确责任人员和审批程序。
第十三条对于需要编号的文件，应当按照一定规则进行编号，确保编号的唯一性和顺序性。
第三章文件的登记和流转第十四条文件应当在产生之日起进行登记，并按照一定的流转程序进行处理。
第十五条文件登记应当包括文件编号、文件名称、文种、文号、发文单位、发文日期、及时性要求等信息。
第十六条文件流转应当明确流转范围和流转顺序，确保流转畅通。
第四章文件的归档和保管第十七条文件应当按照一定的规则进行分类归档，便于查找和利用。
第十八条文件应当规范保存，使用档案袋或箱进行封存，并登记封存信息。
第十九条文件保管应当建立相应的档案库房，定期巡回检查并进行防火、防潮、防鼠等措施。
第二十条文件保管期满后，应当按照一定的程序进行销毁，销毁时应当做好记录。
第五章文件的安全保密第二十一条文件的机密性应当根据文件的内容和涉密程度进行分级，并限制在特定人员范围内传阅。
第二十二条文件的传输应当使用安全通道，并对传输过程进行记录。
第二十三条文件的抄录应当遵循原则，规定抄录的范围和目的，并进行相应的审核。
文件与资料控制管理制度
文件与资料控制管理制度1. 简介文件与资料控制管理制度是企业制定的一系列规定和措施，旨在保证企业内部文件和资料的安全性、真实性和完整性。
这些文件和资料包括企业的重要经营数据、合同、档案、技术资料、财务数据等资料。
正确使用文件与资料控制管理制度，有助于企业规范内部工作流程、提高工作效率和保障企业信息安全。
2. 文件的创建、分发和管理2.1 创建文件的创建应严格按照企业制定的文件格式和标准，保证文档的规范性、准确性和完整性。
同时，在创建文件时应该注重版本管理，尽量避免修改前版本的丢失或遗漏。
2.2 分发文件的分发应该按照企业内部制度和规定进行。
例如，涉及到合同和财务文件的分发，需要限制权限。
与此同时，更应该保证文件的保密性，不得将机密文件外泄。
2.3 管理文件的管理应该按照企业制定的管理程序进行，以保证文件的可追溯性。
而企业的管理流程应该遵循管理体系文件，确保对文件管理的全面性、实效性和唯一性。
3. 牵扯到电子档案的数据备份和保护随着信息技术的发展，越来越多的企业将档案和资料保存在电子化的方式。
电子档案的保护对于企业的运营起着至关重要的作用。
3.1 数据备份数据备份应该按照企业内部制度进行，以保证数据的完整性和保密性。
此外，应注意备份数据的存储介质，应选择标准化的存储设备，以保证数据的可恢复性。
3.2 数据保护数据保护应遵循数据管理规范，确保数据的安全性和保密性。
同时，企业应该建立数据权限管理制度，分层级管理。
不同职业的员工对数据的权限应该明确划分。
4. 严格遵守法律法规企业在文件和资料控制管理中应该严格遵守国家法律法规、政策和规章制度。
企业应该做好安全管理，定期进行内部安全审查和数据备份，减少外部突袭的风险。
5. 结论文件和资料控制管理制度是企业内部规范化管理的重要保障。
企业应该深入了解和实践文件和资料控制的管理制度，严格执行相关规定和流程，提升小的文件和资料管理水平，保证企业功能的全面性、效率性和安全性。
文件控制管理制度
文件控制管理制度第一章总则第一条为了规范和统一公司的文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，加强文件的保密性和安全性，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及文件创建、存储、传递、利用和销毁的工作。
第三条公司文件包括纸质文件和电子文件两种形式。
纸质文件包括文件、档案、书籍、图表等纸质载体；电子文件包括电脑数据、电子邮件、短信、微信等电子载体。
第四条文件的管理要遵循便于查找、安全保密、合规合法和高效便捷的原则。
第五条公司文件管理由文件管理部门负责组织实施。
第六条公司所有岗位的员工都有义务遵守和执行本制度。
第二章文件的创建和归档第七条公司文件的创建应当符合规范化、标准化的要求。
第八条文件的创建应当注重规范操作、准确披露、客观真实的原则。
第九条文件创建应当按照程序进行，保留创建过程和结果的相关记录。
第十条纸质文件的归档应当按照一定的分类和编号系统进行。
第十一条电子文件的归档应当按照一定的目录和文件夹进行。
第十二条文件的分类和编号应当根据文件的性质、用途和重要程度进行。
第十三条文件的归档应当注意保密性和安全性，并严格控制查阅权限。
第三章文件的传递和利用第十四条文件的传递应当采取安全可靠的方式进行，防止丢失和泄露。
第十五条文件的传递应当经过严格的审批程序，并留有传递记录。
第十六条文件的利用应当根据权限进行，不得私自使用或外传。
第十七条文件的利用应当注意遵守公司的规章制度和相关法律法规。
第四章文件的保存和销毁第十八条文件的保存期限应当按照规定进行，过期文件应当及时清理和彻底销毁。
第十九条文件的销毁应当经过严格的审批程序，并留有销毁记录。
第二十条文件的销毁应当采取安全可靠的方式进行，防止泄露和恶意利用。
第二十一条文件的保存应当注意防火、防潮、防虫和防盗等工作。
第五章文件的管理监督第二十二条公司文件管理部门应当建立文件管理制度和规章制度，并对全公司进行培训和指导。
第二十三条公司文件管理部门要定期对所有部门进行文件管理工作的检查和考核。
文件控制程序管理办法
文件控制程序管理1. 目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2. 适用范围本公司所有文件的控制。
3. 职责3.1. 综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件,以及其他公司级文件的编制、使用、更改;负责所有文件(包括外来文件)的标识、保管、发放、回收、作废等控制。
3.2. 各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。
3.3. 总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。
4. 管理程序4.1. 文件编制:4.1.1. 根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要,相关责任部门(见附表1)负责组织职责范围内文件的编写工作。
4.1.2. 各部门根据实际工作的需要增编新文件,须填写《文件编制/更改审批表》,经总经理或管理者代表或主管副总批准,方可以组织文件的编写工作。
4.2. 文件审核、批准:4.2.1. 文件(含附件)审核,包括文件格式审核和文件内容审核两部分。
文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。
4.2.2. 文件编写完成后,由编写人将文件交综合部,首先进行文件格式审核;待格式审核通过后,由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签(会签部门不少于三个)。
4.2.3. 文件审核通过后,报相应的批准人批准。
4.3. 文件发放:4.3.1. 本公司所有文件均通过综合部发放。
4.3.2. 文件发放前,首先由文件批准人确定文件发放范围,综合部负责登记《文件发放、回收记录》。
4.3.3. 文件发放时,须由领取人签字。
4.4. 文件保管:4.4.1. 综合部保存并填写《受控文件清单》。
4.4.2. 各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》,包括管理范围内所有正在使用的有效文件。
4.4.3. 借阅与质量环境管理体系有关的文件,应填写《文件/记录借阅、复制清单》,由综合部批准;综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。
文件管理控制办法
更改记录为使本公司质量/环境体系能有效运作，有关部门人员均能持最新发行的文件作业，无效或过期作废的文件均能及时处理。
2.范围2.1 凡与质量/环境体系运行有关的所有文件与资料，包含外来文件与资料的管理均适用。
2.2 一阶文件和二阶文件发放所有部门,三阶文件由制定部门在《文件制.修.废申请单》上注明分发给相关部门，四阶文件的分发按相关文件执行。
3.定义无4.职责文控室：负责所有受控文件的编号、发行与回收，并妥善保管好所有内部受控文件和外部受控文件。
各部门：各部门要做到对受控文件的接收、回放与管理。
6.1质量/环境体系文件的分类:6.1.1内部文件:由公司自行规划或参考外部资料制定发行的书面文件及记录等。
6.1.2外部文件:非本公司内部所编制的文件,包括:外部标准、法规、图纸、测试报告等。
6.1.3电子文件:以电子媒体形式存在的文件(包括内/外部文件),如:软硬拷贝、录像带、光盘等.6.2文件和数据从内容上分为五类:6.2.1手册、方针和目标; （一阶文件） 6.2.2程序文件;（二阶文件）6.2.3支持整个系统及对程序详细说明的作业指导书或技术资料及由此产生的各类窗体;（三阶文件）6.2.4保证体系运作过程中产生的相关记录.（四阶文件） 6.2.5外来文件。
6.3文件与数据的编码方法如下: 6.3.1质量/环境手册顺序号（01、02、…………依次类推）EM ，QM 为质量手册代号、EM 为环境手册代号）6.3.2质量管理体系/环境管理体系程序文件 X –COP- XX顺序号（01、02、…………依次类推） 程序文件代号6.3.3质量管理体系/环境管理体系作业指导书 WI - XXX顺序号（001、002、…………依次类推） 作业指导书代号6.3.4技术资料的编号.此产品的型号即为编号.（如一个产品的型号有多种，即为某一客户专用的技术资料，需特别注明）。
6.3.5质量管理体系/环境管理体系表单 XX –FORM -XXX XXQ 或E ，Q 代表质量管理体系、E 代表环境管理体系,Q/E 代表共享三阶文件里出现的表单其编号必须在其流水号前用括号说明是什么类别的文件， XX-XXXXXX-XX-(XX)6.3.5本体系文件的版本流水号为A0，A1，A2，……A9，B0，B1……（依此类推）手册、方针、目标、程序和工作文件（一、二、三阶文件）的版本号在文件页面注明，表单的编号及版次注明在每页的右下角。
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1 目的
1.1 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效
性，防止过期文件的非预期性使用。
2 范围
2.1 适用于公司内部文件的控制与管理；
2.2 记录的控制参见《质量记录控制》。
3 定义
3.1 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。
4 涉及部门
4.1 所有部门
5 一般原则
5.1 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。
顾客的工程规范与工
程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。
顾客工程规范与工程更改在生产中实
施日期的记录应保持；
5.2 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确
保各有关场所使用文件的有效性；
5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0，修订一次后版次号变为A1。
依次类推，当文件修改
次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。
外来文件、工程图纸等原
则上以批准日期作为版次状态的标识；
5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被
视为无效文件退还文件送交人员或部门；
5.5 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。
6 程序
6.1 文件的编号
6.1.1 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性，文件编号的具体规定参照《文
件编号规则》；
6.1.2 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件
号并在《文件取号登记表》中予以登记。
6.2 文件的编写与审批
6.2.1 质量手册由质量管理者代表组织编写并审核，由总经理批准；
6.2.2 工程规范、技术标准、图纸、工艺文件、作业指导书等由研发部与生产保证部编写，研
发部经理或生产保证部经理批准；
6.2.3 其他管理性文件、指导书等由受影响最大的部门指定人员编写，也可以在其他部门或总
经理的要求下编写；
6.2.4 部门内部的管理性文件、指导书等由相关部门主管负责批准，对涉及到两个以上部门的
管理性文件由管理者代表批准；
6.2.5 同一类文件在编写时页眉、页脚、封面的格式原则上要保持一致。
6.3 文件的发放与管理
6.3.1 所有文件在送交文管中心时，如需要分发给相关部门与人员，由送交人提供文件的分发
范围与份数（分发范围与份数需要得到文件审核部门主管的批准）。
文管中心负责文件
原稿的保存，并在《受控文件清单》上予以登记；
6.3.2 文管中心需要根据文件的分发份数控制文件的复印量，文管中心发放的文件需要在文件
上加盖受控章。
对于没有加盖原始受控章的文件一律被视为无效文件；
6.3.3 文管中心文件管理员把受控文件分发到各文件使用部门，接收人在《受控文件收发记录
表》上签收。
如受控文件需换发，各部门文件管理员负责旧版文件的回收并上交文管中
心，文管中心负责将最新版次的文件下发到相关部门。
采购部分发给供应商的文件由采
购部统一管理；
6.3.4 对于文件分发范围外或文件丢失的部门与人员需要使用文件时，必须填写《文件领用申
请表》由该文件批准人员（或其代理人）批准后方可到文管中心领取。
禁止任何部门人
员私自复印外借受控文件；
6.3.5 对电子媒体的文件（如公司内部局域网共享的文件）需要做好使用与修改的权限，必需
做好必要的备份等保护措施；
6.3.6 文管中心须将所有文件的发放、更改状态等信息记录在《受控文件清单》中，并根据文
件状态的更改及时的更新《受控文件清单》；
6.3.7 各部门需对部门内部的文件进行管理，确保所有的工作人员易于获得相关的文件并确保
文件的有效性；
6.3.8 文件使用人应妥善保管相应文件，调离工作岗位或离职时，其使用的文件必须移交给接
替其岗位的人员或部门负责人；
6.3.9 文管中心负责每周一次检查各部门使用文件的有效性及保管状况，确保各有关场所使用
文件为最新版次的文件，发现问题及时处理；
6.3.10 每年的内部质量管理体系审核的同时对文件进行评审，对评审不符合或认为有必要进行
修改的文件在得到适当的批准后进行相应的更改，以确保文件的有效性和符合性。
6.4 文件的以旧换新
6.4.1 对于使用过程中损坏的文件，文件使用人员可用损坏的旧文件在得到部门主管的批准后
到文管中心换取新文件；
6.4.2 以旧换新的文件，文管中心文件管理员要在《受控文件收发记录表》上做好登记，并注
明原因，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。
6.5 文件的更改控制
6.5.1 文件需更改时，须填写《文件更改通知单》（技术工艺类文件的更改另参照《工程更改
控制》）说明更改原因在得到适当的批准后对文件进行更改；
6.5.2 文件更改原则上由该文件的原编写人或部门实施更改，更改后文件的审查和批准同样由
原审批部门或人员进行；
6.5.3 更改后的文件在得到适当的审批后由文件的更改人员连同《文件更改通知单》一起提交
文管中心。
文管中心管理员按原文件《受控文件收发记录表》发放修改后的文件及《文
件更改通知单》，同时回收相应的旧文件（设计、工艺类文件可采用划改方式，划改由
研发部实施）。
6.6 外来文件的控制
6.6.1 外来文件由该文件的接收使用部门主管进行审核，原则上外来文件由该文件的使用部门
进行控制。
但顾客的工程规范与工程更改的原稿需在文管中心保存。
当顾客的工程规范
与工程更改的文件需要发放给相关部门与人员时，由文管中心进行登记、编号，并在发
放时在文件上加盖“外来文件”印章以与内部文件区分，并参见《工程更改控制》。
6.6.2 对于国家、行业标准以及法律法规、环境等方面的外来文件文管中心应留存一份备案，
此类文件延用文件原有的编号；
6.6.3 为保持外来文件的有效性，各部门经理应保持与外部各方的联系，并在每年的管理评审
前，由管理者代表组织各部门经理对外部文件的有效性进行审查。
6.7 发外文件的控制
6.7.1 提供给认证机构或顾客的质量手册需得到管理者代表的批准，由文管中心作好发放记录,
但文件不作受控与更改控制；
6.7.2 提供给供应商或顾客的图纸、技术规范，提供部门应做好发放登记（填写《文件外发记
录表》）及更改、作废的控制。
6.8 文件的贮存防护
6.8.1 文管中心需对文件进行分类、定置存放并定期检查文件资料的状态。
对电子版本的文件
需定期进行杀毒处理，必要时由网络管理员协助文管中心维护电子媒体的文件；
6.8.2 对电子媒体的文件文管中心需设置文件使用与修改的权限（如设置使用或修改的权限密
码），并注意电子媒体文件的贮存环境；
6.8.3 保存的文件需保持清晰、整洁、完整，贮存的文件应做好防火、防潮、防蛀等防护措施
并定期保好文件的可识别性检查；
6.8.4 当文件因某种原因已无法识别时，由文管中心提出申请，请文件的原编写或提供部门人
员对文件进行识别修复或提供新的文件。
在文件修复或得到新的文件后，文管中心需将
文件交该文件的原审批人员或单位进行审核，以确认新文件与原有文件的符合性。
6.9 文件的作废
6.9.1 对过期或已无利用价值需要作废的文件由文管中心填写《文件销毁清单》。
交管理者代
表批准后实施销毁。
过期文件如需作为参考资料保留的，由文管中心在文件上加盖“作废保留”印章后予以保留。
7 职责与权限
7.1 文件编写人员
7.1.1 负责文件的编写与修改的具体工作。
7.1.2 在文件得到适当的审查批准后交文管中心保存和发放。
7.2 文管中心
7.2.1 只接收按照统一格式要求编写的文件；
7.2.2 对文件进行格式上的确认，需要的情况下进行细微的修改；
7.2.3 负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作；
7.2.4 负责受控文件原稿的保存。
7.3 部门经理
7.3.1 审阅新的或修改过的文件；
7.3.2 定期审阅本部门文件的有效性，检查文件的实施情况。
7.4 管理者代表
7.4.1 组织编写质量手册；
7.4.2 确保ISO/TS16949质量体系的有关文件体系的建立和运行。
8 流程图
见附件
9 表格和附件
9.1 XX-PCD-AD-004.F1E：文件取号登记表
9.2 XX-PCD-AD-004.F2E：受控文件收发记录表9.3 XX-PCD-AD-004.F3E：文件领用申请表
9.4 XX-PCD-AD-004.F1W：文件更改通知单9.5 XX-PCD-AD-004.F4E：文件销毁清单
9.6 XX-PCD-AD-004.F5E：文件借阅登记表
9.7 XX-PCD-AD-004.F6E：文件外发记录表
9.8 XX-PCD-AD-004.F2W：文件评审记录
9.9 XX-PCD-AD-004.F7E：外来文件登记表
9.10 XX-PCD-AD-004-F8E：主控文件清单
10 参考文件
10.1 《程序文件编写》
10.2 《质量记录控制》
10.3 《工程更改控制》
10.4 《文件编号规则》
11 修改说明
第1次修改。