公司文件管理办法
关于规范公司内部文件管理的办法
关于规范公司内部文件管理的办法公司内部文件管理是企业管理中至关重要的一环，良好的文件管理能够提高工作效率、减少错误和纠纷，并保障公司的合法权益。
为了规范公司内部文件管理，制定一套有效的办法是非常必要的。
本文将就规范公司内部文件管理的几个方面进行探讨。
一、文件命名规范在公司内部文件管理中，一个重要的环节是文件命名规范。
合理的文件命名能够方便文件的检索和归档，避免混乱和遗失。
以下是一些适用的文件命名规范的建议：1.使用简洁明了的名称：文件名应该以能够清晰表达文件内容的词语命名，尽量避免使用过于复杂和冗长的词汇。
2.采用标准化的格式：建议按照一定的格式规范来命名文件，如日期-文件名、文件类别-日期-文件名等。
3.避免使用特殊字符：文件名中不应包含特殊字符，如斜杠、问号、星号等，以免导致文件在不同操作系统下的不兼容问题。
二、文件分类与归档规范的文件分类与归档是有效管理文件的关键。
以下是一些建议：1.按照文件类型进行分类：可以将不同类型的文件分为合同文件、财务文件、人事文件等不同类别，便于查找和整理。
2.制定明确的归档流程：建立文件归档的操作流程，包括文件整理、分类、编号和存储位置等，确保文件的整齐有序。
3.设立文件保管责任人：指定专人负责文件的保管和管理，确保文件的安全性和完整性。
三、权限管理与访问控制为了保护公司的机密信息和文件安全，合理的权限管理和访问控制措施是必不可少的。
以下是几点建议：1.明确权限分级：对公司内部文件根据敏感程度和机密性进行分级，设定不同的访问权限，确保文件只能被授权人员获取。
2.建立访问记录制度：记录每个人对文件的访问情况，包括时间、文件名和目的等，便于追溯和管理。
3.定期权限审查：定期对员工的权限进行审查，确保权限的合理性和及时性。
四、电子化管理与备份随着信息技术的发展，电子化文件管理已经成为现代企业的主流趋势。
以下是几点建议：1.建立统一的电子档案库：建立一个集中管理公司内部电子文件的数据库，便于文件的共享和访问。
公司文件编号管理制度办法
公司文件编号管理制度办法一、背景介绍随着公司规模不断扩大和业务量的增加，各类文件不断增多，文件的管理变得越来越复杂，大量的文件可能会被重复保存或遗失，导致工作效率低下。
为了解决这一问题，公司制定了文件编号管理制度办法。
二、文件编号管理流程1. 文件的送审、签批、批准及颁发公司所有文件，在送审、签批、批准及颁发前，须按章序排列，每份文件设立一个邮电代码或编号。
用以标识每份文件，降低文件调阅难度。
在文件的送审、签批、批准及颁发环节中，必须严格按照文件的邮电代码或编号进行。
2. 文件的存档公司所有文件，均应按文件类型和重要性区分存放，依序编号，归档清楚。
在存储时，必须保存好各个条目的标识码，并按照标识码归档放置。
3. 文件的检索公司职工在使用文件时，应按照标识码和文件的特点，进行检索查询档案。
若文件遗失，请及时报告，上级生产主管部门应予查找。
4. 文件的销毁公司规定，所有文件存档的保管期限分为临时存档和永久存档两种，临时存档能够销毁的文件，必须距离保管期最后一天起，3个月后才能销毁；不能够销毁的文件，应该永久存档，落实好责任书。
三、文件编号管理的作用1. 提高工作效率文件编号制度能够帮助员工快速准确地找到所需文件，从而提高工作效率。
2. 预防文件遗失由于文件编号管理制度可以有效地管理文件流程，避免文件受到损失和遗失，极大减少工作中的意外因素。
3. 方便制定工作计划文件编号制度可以为管理者更好地统计过去的工作进展情况，同时也方便指导制定未来的工作计划，优化业务流程。
四、文件编号管理制度的实施1. 人员培训公司需要针对文件编号管理制度办法，进行员工的规范操作和标识码培训，使得员工对该办法可以深入理解并使用。
2. 监督制度执行公司应建立完善的监督制度，及时发现和处理执法中出现的问题，确保办法能够得到有效的执行。
3. 审查改进监督过程中对办法进行审查和改进，对出现的问题进行总结和汇报，并及时推出修订版文件号管理制度办法。
公司文件收发管理办法
公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。
第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。
一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。
二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。
子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。
第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。
第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。
文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。
对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。
1二、安全性原则。
办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。
重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。
文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。
三、时限性原则。
文件处理相关部门和人员应限时处理。
对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。
第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。
主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。
公司文件管理办法制度法规
公司文件管理办法制度法规公司文件管理是指组织内部对文件的收集、分类、存储、查询和管理的一系列流程和规定。
以下是一些常见的公司文件管理办法、制度和法规：1. 文件管理办法：文件管理办法是公司制定的具体文件管理操作规程。
它包括了文件的命名规则、存储位置、归档流程、借阅申请流程等细则，以确保员工对文件进行规范、高效的管理。
2. 文件管理制度：文件管理制度是指公司对文件管理方面的政策和规定。
它包括了文件管理的目标、职责、权限分配、保密措施以及违规处理等方面的规定，以确保文件管理符合法律法规和公司的要求。
3. 国家法律法规：公司的文件管理要遵守国家法律法规，如《企业档案管理条例》、《电子数据管理办法》等。
这些法律法规规定了企业文件管理的基本要求，包括档案的保管期限、安全措施、隐私保护等。
4. 保密规定：文件管理中涉及到的涉密文件需要根据国家有关保密规定进行安全管理，如《保密法》、《保密管理办法》等。
公司应设立保密制度，明确员工对涉密文件的管理责任和义务。
5. 数据保护规定：公司应遵守适用的数据保护法律法规，如《个人信息保护法》等。
这些规定包括对个人信息及其他敏感信息的收集、存储、使用和共享的规定，以确保公司对这些信息的合法使用和保护。
6. 归档要求：公司应根据文件的价值和保管期限，对文件进行分类和归档。
不同类型的文件应根据规定的保管期限进行归档和销毁，以确保公司文件的有效管理。
7. 审计和监督：公司应定期进行文件管理的审计和监督，确保文件管理制度的执行情况和员工遵守文件管理规定的情况。
对违反规定的行为进行及时处理，以维护文件管理的规范性和合法性。
注意：以上提到的办法、制度和法规是一般性的建议，具体适用于公司的文件管理需要根据公司的具体情况和行业要求来制定。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。
所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。
文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。
2. 文件存储与保管。
重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。
对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。
3. 文件查阅与权限管理。
员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。
管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。
4. 文件销毁与归档。
对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。
5. 文件管理责任。
每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。
每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。
以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。
公司制度文件管理办法
公司制度文件管理办法一、总则1.为规范公司制度文件的管理，确保公司的正常运转和各项工作的顺利进行，特制订本办法。
2.公司制度文件是指公司制定的各类规章制度、管理办法、规范文件等。
3.本办法适用于公司内所有制度文件的管理。
二、制度文件的制定与修改1.制度文件的制定及修改应经过相关部门或人员的研究和审查，并征求各部门的意见。
2.制定或修改制度文件需明确目的、范围、程序、责任人、实施时间等要素，并由公司总经理办公室予以审批。
3.制定或修改的制度文件应当予以通知，并在公司内部网页、公告栏等途径公布。
三、制度文件的编号与格式1.制度文件的编号应包括制度名称、编号、版本号、生效日期等要素。
2.制度文件的格式应根据具体文件性质，采用不同的模板，以保证制度文件的一致性和可读性。
四、制度文件的存档与传阅1.公司的制度文件必须按照规定的程序和要求进行存档。
存档部门负责制度文件的收集、整理和管理。
2.制度文件的存档包括电子版和纸质版，电子版存放在公司内部网络服务器上，纸质版存放在存档室中。
3.存档室应具备良好的环境，采取适当的防火、防湿、防尘等措施，确保制度文件的安全和完整性。
4.制度文件的传阅应由存档部门负责，根据需要将制度文件传阅给相关部门和人员，同时记录传阅情况。
五、制度文件的更新与废止1.公司的制度文件应定期进行更新与废止，以保证其适应公司的管理需求和法律法规的变化。
2.制度文件的更新应按照一定的程序和流程进行，由制度文件的责任人提出更新建议，并经过相关部门的审核和公司总经理办公室的审批。
3.制度文件的废止应在制定废止决定后，由存档部门及时将其标注为“已废止”，并通知相关部门和人员停止执行。
六、违反制度文件的处理1.对于违反制度文件的行为，应按照公司规定的纪律处分条例进行处理。
2.违反制度文件的行为应及时报告公司总经理办公室，相关部门应配合对违纪人员进行调查和处理。
七、附则1.公司制定或修改制度文件时，应充分考虑与相关部门之间的协作和配合，确保制度文件的质量和实施效果。
(完整版)文件管理办法
(完整版)文件管理办法一、文件管理的目的和原则文件管理是指对办公室里的各种文件进行组织、归档和检索的一系列管理活动。
有效的文件管理可以提高工作效率，减少时间和资源的浪费，并确保文件的安全性和完整性。
文件管理应遵循以下原则：1. 一份文件只能有一个责任人和归属单位，责任人应负责文件的使用、保存和安全。
2. 文件应按照归档规则进行分类和编号，方便检索和整理。
3. 文件应定期进行归档、备份和销毁，确保文件信息的更新和安全。
4. 文件管理应遵循保密和安全规定，确保敏感信息不被泄露。
二、文件管理的步骤1. 文件创建：每个文件在创建时应填写文件名、责任人、归属单位、创建日期等内容，并将文件存储在适当的位置。
2. 文件分类：根据文件的内容和用途，将文件分为不同的分类，如项目文件、会议文件、行政文件等。
每个分类应有明确的标签和编号。
3. 文件归档：文件归档是指对已完成的文件进行整理、分类和编号，并存储在指定的位置。
归档时应记录归档时间和位置，并制定查找和借阅规程。
4. 文件备份：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份的文件应存储在不同的位置，以防止因灾害等原因导致的文件丢失。
5. 文件销毁：对于已过期或无用的文件，及时进行销毁。
销毁应按照相关规定进行，确保文件信息不被恶意利用。
三、文件管理的注意事项1. 文件管理应遵循保密规定，对于涉密文件应采取相应的安全措施，如密码保护、限制访问权限等。
2. 文件管理应定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可用性。
3. 文件管理应使用专业的文件管理软件或工具，提高管理效率和准确性。
4. 文件管理应施行文件借阅流程和授权管理，避免文件被滥用或泄露。
四、文件管理的责任分工1. 部门领导应负责制定文件管理制度和流程，并监督文件管理的执行情况。
2. 责任人应负责自己负责的文件的使用、保存和安全，并及时进行备份和归档。
3. 文件管理员应负责文件的整理、分类、归档和检索工作，并定期检查文件的完整性和可用性。
公司文件管理方法5篇
公司文件管理方法5篇公司文件管理方法1一、自觉遵守校规校纪，要讲文明，讲礼貌，讲道德，讲纪律。
要积极进取，爱岗敬业，善于学习，掌握技能。
二、要着装上岗，挂牌服务，要仪表端妆，举止大方，规范用语，文明服务，礼貌待客，主动热情。
三、客房服务员，每天要按程序，按规定和要求清理房间卫生，要认真细致;要管理好房间的物品，发现问题及时报告。
四、安排住宿，必须有部门领导和服务中心主任签单;外来住宿人员，要有本人身份证或有效证件进行登记后，方可入住。
五、不得随意领外人到房间逗留或留宿，未经中心主任同意不准私开房间，为他人(含本校职工)提供住宿、休息及娱乐等。
六、检查清理客房时，不得乱动和私拿客人的东西，不准向学员和客人索要物品和接收礼品;拾到遗失的物品要交公。
七、不准他人随意进入前台;前台电脑要专人管理与操作，不准无关人员私自操作;打字、复印、收发传真，要按规定收费。
八、工作时间不准离岗，有事向领导请假，不准私自换班和替班，不准打扑克，织毛衣，看电视及做与工作无关的事情。
九、认真做好安全防范工作，特别是做好妨火防盗工作，要勤检查，发现问题要及时报告和处理。
公司文件管理方法2机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
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-------- ------- --------------- 曲為孑沪厂彳---------------- ---- -------------CAPP公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。
1管理原则1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。
1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2基本要求2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。
经相关领导签批同意发文.2.2送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。
办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。
3内部文件3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。
3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核，。
办公室负责审核，是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。
3.3文件签发文件形成后，主管领导签发。
光為办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。
4外来文件外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。
文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
5业务流程5.1文件管理业务流程分为收文和发文。
5.1.1收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。
5.2发文程序与要求拟稿f校对审核f主办部门负责人审核f相关部门会签f领导签发f打印公文f盖章f分发f立卷f归档。
5.2.1拟稿①各部门需要发文，应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③文稿拟就后，拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期和密级。
5.2.2 审核①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。
在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。
内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
③总经理审核总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。
由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。
523会签需经会签的文件，应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。
会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
524签发文稿经审核（须经会签）后，送总经理或董事长审定批准签发。
5.2.5复核公司级文件正式印刷（打印）前，办公室应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
部门内文件由各部门制定人员复核。
526印刷（打印）、用印、分发①签发后的文件由由办公室按照相关制度对文件正式编号、印刷（打印）印刷。
（打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。
②印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。
重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。
文件打印清样，应由拟稿人校对•校对人员应在发文稿上签名；③公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
④上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。
凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。
⑤以公司名义发出的文件，底稿与正本由办公室收存备查。
⑥文件打印后，由办公室负责分发并检查落实情况。
-------- ------- --------------- 曲為孑沪厂彳 ---------------- ---- -------------光為5.3收文程序与要求收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
5.3.1文件签收凡公司外来公启文件(除公司领导亲启的外)均由办公室登记签收，后分别交行政主管或经理拆圭寸。
在签收和拆圭寸时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。
5.3.2文件登记编号(1)收到上级或平级文件后应及时附上“外来文件签批单”，并分类登记编号送部门或公司领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。
(2)本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
(3)收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。
5.3.3审核(1)各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。
审核重点是：是否应由本部门办理；是否符合相应公司规定。
(2)涉及上报董事长、总经理事项，办公室部应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；不符合规定的公文，可退回呈报部门并说明理由。
5.3.4拟办(1)凡正式文件，收文部门根据文件内容和性质审核阅签后，提出拟办意见，送批转部门办理，重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
(2)一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。
紧急公文，应当明确办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。
（3）为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
5.3.5批办（1）为加速文件运转，各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
（2）审批文件时，对有具体处理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。
5.3.6承办（1）承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。
（2）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，并说明理由，不得横向传递。
（3）文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
5.3.7催办（1）经过办公室送公司总经理、董事长批示或者交有关部门办理的文件，办公室负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
（2）由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。
6文件归档6.1文件办完后，承办部门及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的文件。
6.2归档的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映该项工作的主要情况，便于保管和利用。
6.3工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退--------- ------ --------------- 曲為孑沪厂彳---------------- ----- -------------光為6.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
6.5文件的归档范围6.5.1凡下列文件统一由行政办公室负责归档：①公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的报告、计划统计、季度、年度报表等；②中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录；③公司一级部门组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；④参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；⑤反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品；⑥公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
6.5.2业务部门日常工作中形成的项目活动资料，日常由各业务部门负责立卷归档，每年定期移交办公室归档。
6.5.3联合办理的文件，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的文件副本，每年移交办公室归档。
7文件传递规定7.1阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件呈送部门。
阅批文件一般不得超过2天，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。
如有领导“批示”、“拟办意见”，呈送部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
7.2由董事长或总经理批阅的文件，一般应在1个工作日内批阅；因特殊情况需高层会议讨论的，应先告之行政人事部传达，待议后再予以回复。
7.3由各部门办理的文件，最迟不超过2天办理，紧急文件应于当日办理。
7.4对重要文件，主办部门应当随时跟进了解和及时反馈执行情况。
7.5跨部门公司级文件传递必须填写文件接收.7.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
7.7阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
8附则8.1文件处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行有关保密规定，确保公司机密安全。
接触公司机密公文的员工，必须严格执行公司保密制度，确保机密不被泄露或利用。
8.2秘密文件不得翻印、转发，传递秘密文件时，必须采取保密措施，确保安全, 利用计算机、传真机等传转秘密文件，必须采用加密装置。
8.3本管理办法自公司领导签批公布之日起执行。
8.4本办法适用于公司对内及对外的各种正式文件，公司及部门间上报下发的各种文件、资料、协议合同等。