1、文件控制管理程序

1 目的 为加强对公司内所有与质量管理体系有关的文件的控制，确保质量管理体系有效运行所需要的各种文件能及时有效地得到应用，防止各种文件的误用，特制定本程序。

2 适用范围

适用于本公司内所有与质量管理体系有关的文件（包括外来文件及电子档文件）。

3 职责

3.1总经理负责批准发布相应文件。

3.2分管领导负责审核相应文件。

3.3 各职能部门主管负责相应的支持性文件的批准和发布；

3.4文件档案管理人员负责上述文件的综合管理；

3.5各部门对相应的内部文件期限有效性负责。

4 作业流程：

4.1文件分类

4.2 内部文件管理

4.2.1受控标识

内部使用的受控文件需在每页加盖“受控”红色印章；技术文件必须在每一页加盖“受控”红色印章。 内部文件 1、体系文件: 质量方针\质量目标\质量手册\程序文件\作业指导书（如设计图纸\采购标准\验收标准\检验标准\技术规范\样品\工艺要求等）\质量记录表格 2、各职能部门形成的管理规范性文件； 外部文件 1、国际\国家\地方\行业标准、法律、法规等

2、顾客提供的各种图样、产品技术要求等 文件

注1：为其它目的而分发的质量手册属非受控文件，应在其封面上加盖“非受控”印章；

注2：技术文件、体系文件及其所附表格的原件不用加盖印章，用来复印。

4.2.2文件编号形式

a.质量手册的编号形式

HZ-QM-2016 X/X 表示发布年份及版次

表示文件类型

公司

b.程序文件编号形式

HZ-Z×××-2016 表示发布年份

表示文件类型和流水号

XX公司

c.作业指导书或管理规范性文件编号形式

HZ-××-Z×××-2016 表示发布年份

表示文件类型和流水号

d.记录表格编号形式

HZ-QR×××-2016 表示制定年份

表示质量记录和流水号

表示XX公司

e.技术文件的编号形式

技术文件的编号形式由技术研发部统一确定。

注：总经理、总经理办公室、技术研发部、销售部、工程部、采购部、行政人力资源部、财务审计部分别用01、02、03、04、05、06、07、08来表示。

4.2.3文件编制

a.公司质量方针和质量目标由总经理负责制定；

b.质量手册、程序文件、各种表格由管理者代表负责组织编制；

c.技术类文件、检验标准类文件由技术研发部负责组织编制；

d.施工安装、质量检验等用各类作业指导书由工程部负责编制；

e. 各职能部门所需的管理规范性文件由其部门根据需要负责编制；

4.2.4文件审批

a.质量手册总经理负责批准；

b.程序文件、各种表格由管理者代表负责批准；

c.技术类文件、检验标准类文件技术研发部主管负责批准；

d.施工安装、质量检验等用各类作业指导书由工程部经理负责审核批准；

e.各职能部门内部使用的管理规范性文件，由其部门主管负责批准；涉及到两个或两个以上部门的管理规范性文件，由责权职能部门副总经理负责审核，总经理负责批准；各部门内部使用的管理规范性文件由各部门主管负责批准；

f. 文件发放前，按上述审批权限进行审批，确保文件的充分性和适宜性。

4.2.5 发放、发放范围及发放数量

文件发放时发文部门填写《文件发放/回收记录表》，要求收文部门签收；

a.质量手册、程序文件由总经理办公室负责发放，总经理、管理者代表、副总经理、及各部门经理各1套；

b.技术类文件、检验标准类文件由技术部发出给各相关职能部门；

c.施工安装、质量检验等用各类作业指导书由工程部发出给各相关职能部门；；

d.原始表格类由各使用部门根据需要申领或自行打印复印；

e.管理规范性文件由权责部门负责发放，发放给总经理/副总经理/各相关部门经理各1份。

注1：除质量手册、程序文件外，其它类型文件可以根据实际情况扩大发行范围和数量；

注2：质量方针和质量目标可以在全公司各级员工范围内发行；

注3：文件的发放数量和发放范围要经审批人确认批准。

4.2.6 使用

各文件使用部门必须按文件的内容要求全面、正确、系统地使用各种文件，对文件有关内容不理解、不认同，可依照相关程序提出评审、变更等需求，在文件没有更新之前，无条件服从各文件的有关要求，不得拒绝执行文件或拒绝执行文件的一部分。

4.2.7评审时机及评审参加人员

a.质量手册、质量方针和质量目标的评审由管理者代表提出或在管理评审会

议上由相关部门提出，由经理级以上职位的人员和总经理、管理者代表共同进行评审；

b.程序文件的评审可由管理者代表和各使用部门提出，由相关部门经理/副总经理、管理者代表共同进行评审；评审时机可在文件发布前进行，也可在文件使用过程中适时进行；

c.作业指导书、表格的评审可由管理者代表、使用部门、各制定部门提出，由职能部门负责人组织相关人员进行评审。评审时机可在文件发布前进行，也可在文件使用过程中适时进行；

d.技术性、质量标准类文件由技术中心组织本部门相关人员在适当时机进行评审，必要时可邀请其他相关人员参加。

e.管理规范性文件由权责部门根据实际情况适时组织相关部门进行评审；

4.2.8 变更

a.变更申请/批准

当文件不适用时或经过评审需要对文件进行变更或在授权范围内未经评审直接需要变更时，相应人员要填写《文件变更申请表》，经原批准权限人员批准后方可进行变更，变更后的文件需经再次批准；

b.变更标识

变更后的各种文件要更改版次，各种文件的版次用A、B、C……/0、1、2、3…9表示， 26个英文字母表示版本号，0至9表示修订号，各文件制定发行时为A/0，即表示制定未经修订，第一次修订即表示为A/1，依次类推；当各文件每经过九次修订后，版本号即依次变为B、C……。文件版本更新后修订号按上述规则重复，即B/0、B/1……；质量管理体系标准修订后，体系文件可从A版重新改版。

c.变更记录

文件变更应做好相应的变更“内容”记录。

4.2.9 保护、保存

a. 质量管理体系相关的各种文件的原件（包括电子文档）、相关部门编制审批后的文件原稿（包括电子文档）交财务审计部文档中心存档。

b.各文件持有部门负责各部门内所有文件的保护工作，注意防火、防潮、防蚁、防鼠等，以确保各文件在保存期间内完好无损、清晰明了。

C.各文件使用部门在保管期间做好文件的保护工作，借阅、归还、补领、转