卷内目录(以件为单位)—式样
档案的整理与编目方法
档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法（供参考）⼀、档案整理概述（⼀）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件材料之间的有机联系；区分⽂件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利⽤。
档案整理的基本⽅法有两种：1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是⽴卷，即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷，就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。
⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。
分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案，对⽂件材料进⾏实体分类；组合即将经过分类的⽂件材料，按⼀定形式组合起来；编⽬即将经过组合以后的⽂件材料，进⾏系统排列和编⽬。
以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。
⼀般来讲，⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。
⽂书材料的正本与定稿作为⼀件，转发件与被转发件为⼀件，正件与附件作为⼀件，原件与复制件作为⼀件，来⽂与复⽂可为⼀件。
以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。
（⼀）以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案，在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上，将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表，将⽂书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。
五、会计档案整理
五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj,分四个属类:kj1：会计报表(永久或长期）;kj2:会计帐簿(２5年);kj３:会计凭证(15年);ｋj4：其他(永久或长期）。
2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。
3、排列按时间顺序排列。
４、编页号凭证类不需编页码;报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时,可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：单位名称＋时间+会计材料名称类别号=大类代字＋属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。
7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。
“标题”应按照“单位+时间＋会计材料名称”的模式著录。
８、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》,会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列:一般先分属类,再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：附表２：会计档案目录六、科技(基建)档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。
成套性和阶段性是基建档案的基本特点。
一、归档范围基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计(初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。
施工阶段:在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等;在工程施工中,主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。
档案管理常用目录表格式样
档案管理常用目录表格式样（2013年12月修订）一、档案收集、验收、归档方面档案移交清册（封面） (2)档案移交清册（内页） (3)基建技改项目文件交付验收审核单 (4)基建技改项目文件交接目录 (5)基建技改工程档案验收表 (6)二、档案整理著录方面文书档案归档文件目录 (7)（文书档案档案盒内）备考表 (8)（科技档案）卷内目录 (9)（科技档案）卷内备考表 (10)科技档案案卷封面 (11)科技档案目录 (12)会计档案目录 (12)企业职工档案目录（卷内目录） (12)职工档案目录（案卷级） (13)合同档案目录 (13)书刊档案目录 (13)底图目录 (14)底图袋标签 (14)照片档案目录 (14)音像档案目录 (15)荣誉档案目录 (15)印章档案目录 (15)电子档案目录（总目录） (15)归档电子文件登记表（首页） (16)归档电子文件登记表（续页） (17)三、档案鉴定销毁、修改补充方面档案销毁清册（封面） (18)档案销毁清册（内页） (19)科技档案图纸变更（补充、作废）通知单 (20)四、档案利用方面档案利用登记表 (21)档案利用效果登记表 (22)五、档案库房管理、统计方面档案库房温湿度登记表 (23)文书档案分布表（台帐） (24)会计档案分布表（台帐） (24)职工档案分布表（台帐） (25)科技档案分布表（台帐） (25)本钢档案室基本情况年报表 (26)档案移交清册（封面）档案移交清册（内页）基建技改项目文件交付验收审核单双方各存一份。
基建技改项目文件交接目录方各存一份。
基建技改工程档案验收表文书档案归档文件目录备考表卷内目录卷内备考表科技档案案卷封面科技档案目录会计档案目录企业职工档案目录（卷内目录）职工档案目录合同档案目录书刊档案目录底图目录底图袋标签照片档案目录音像档案目录荣誉档案目录印章档案目录电子档案目录（总目录）归档电子文件登记表（首页）归档电子文件登记表（续页）档案销毁清册（封面）档案销毁清册（内页）科技档案图纸变更（补充、作废）通知单编号：年月日注：此通知单变更补充时需归档入卷一份。
科技档案案卷构成的一般要求(2008年修订)
科技档案模卷构成的一般要求(2008 年订正 )科学技术档案模卷构成的一般要求1范围本标准规定了科学技术档案模卷的组卷原则和方法，模卷和模卷内文件资料的摆列、模卷的编目、模卷的装订、卷盒、表格规格及其制成资料的质量要求。
本标准合用于一般科学技术档案的模卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2规范性引用文件以下文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的改正单（不包含勘误的内容）或订正版均不合用于本标准，但是，鼓舞依据本标准达成协议的各方研究能否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
GB/T 10609.3技术制图复制图的折叠方法3术语和定义以下术语和定义合用于本标准。
3.1 科学技术文件资料scientific and technological records记录和反应科学研究、生产营运、项目建设活动和设施仪器运转、保护及其管理工作的文字、图表、声像等不一样形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3.2 科学技术档案scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人拥有保留价值的，应该归档保留的科技文件，以下简称科技档案。
3.3 模卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保留单位。
3.4 卷内文件目录inner-file item list登录模卷内文件题名及其余特色并固定文件摆列序次的表格，摆列在卷内文件以前，以下简称卷内目录。
3.5 卷内备考表file note卷内文件状况的记录单。
3.6 档号 archival code以字符形式给予档案实体的用以固定和反应档案摆列次序的一组代码。
3.7 模卷目录file list登录模卷题名、档号、保留限期及其余特色，并按模卷号序次摆列的档案目录。
4模卷组织4.1 组卷原则按照科技文件的形成规律，保持模卷内科技文件的有机联系和模卷的成套、系统，便于档案的保留和利用。
《科学技术档案案卷构成的一般要求》
科学技术档案案卷构成的一般要求（发稿时间：2011-5-25 18:08:28 信息来源：本站原创查看次数：( 9268 )1 范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的案卷整理可参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然页，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3·1科学技术文件材料scientific and technical records记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3·2科学技术档案（以下简称科技档案）scientific and technical archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。
3·3案卷file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3·4卷内目录（以下简称卷内目录）inner-file item list登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。
3·5卷内备考表file note卷内文件状况的记录单。
3·6档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
竣工档案案卷构成及质量要求
竣工档案案卷构成及质量要求一、术语（一）案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。
（二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
（三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。
（四）档号：由分类号和案卷号组成。
二、案卷组卷要求（一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技材料的系统联系，并便于档案利用和保管。
（二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。
（三）案卷内文件材料制作和书写材料，必须利于长期保存。
书写材料必须用碳素墨水，禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。
凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。
（四）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。
三、卷内文件的排列（一）管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列，分别放在本办法有关章节中。
（二）设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。
（三）竣工图按里程、图号排列。
（四）卷内文件一般文字材料在前，图样在后。
四、案卷的编目（一）编写案卷页号1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2、页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号.3、卷内目录、备考表不编页号。
4、案郑的页号，要求以件为单位编写小流水号。
5、页号暂用铅笔编写。
（二）案卷封面的编写1、案卷封面：采用案卷外封面形式，外封面印制在卷盒的正表面，式样见附件一。
2、案卷题名：案卷题名应简明、准确，提示卷内科技文件材料的内容。
每一案卷题名都要写：“佳抚公路二龙山至寒葱沟段工程项目”字样。
（1）项目技术文件案卷题名的表示形式佳抚公路二龙山至寒葱沟段工程项目第××合同段××桩号××工程××结构××名称。
2008科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求1 范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修改版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准3.1 科学技术文件材料scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。
3.2 科学技术档案scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件,以下简称科技档案。
3.3 案卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3.4 卷内文件目录 inner-file item list登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前,以下简称卷内目录。
3.5 卷内备考表 file note卷内文件状况的记录单3.6 档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码3.7 案卷目录 file list登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
02 上市公司两会(国内公司三会)档案整理操作指南
上市公司两会（国内公司三会）档案整理操作指南1范围本指南规范了上市公司两会（国内公司三会）档案的整理操作要求。
本指南适用于XX中国总部、各子公司本部及其下属所有由XX管控的公司；非XX管控的参股公司，可参照执行。
2定义2.1上市公司两会档案指XX中国上市公司在两会（股东会、董事会）的构成、变更、履行职责和维护权益活动中直接形成的有保存价值的各种形式的文件材料。
2.2国内公司三会档案指XX中国下属国内公司在三会（股东会、董事会、监事会）的构成、变更、履行职责和维护权益活动中直接形成的有保存价值的各种形式的文件材料。
3职责XX中国董事会办公室负责上市公司两会（国内公司三会）档案的收集、整理、归档。
XX中国下属各公司根据组织架构，由相应的职能部门负责上市公司两会（国内公司三会）档案的收集、整理、归档。
4档案分类按表1、2执行。
表1 上市公司两会档案分类及代号设置表2 国内公司三会档案分类及代号设置5归档范围5.1上市公司两会档案5.1.1股东会档案按表3归档范围执行。
表3 股东会档案整理表5.1.2董事会档案按表4归档范围执行。
表4 董事会档案整理表5.2国内公司三会档案5.2.1股东会档案按表5归档范围执行。
表5 股东会档案整理表5.2.2董事会档案按表6归档范围执行。
表6 董事会档案整理表5.2.3监事会档案按表7归档范围执行。
表7 监事会档案整理表6归档时间上市公司两会（国内公司三会）文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
7移交时间项目公司的三会档案实行整体移交，须在项目整体交付后4个月内移交至子公司档案室。
8上市公司两会（国内公司三会）档案整理8.1组卷股东会/董事会/监事会一年形成的文件材料组一卷。
8.2拟写案卷题名XXX公司XXX年股东会/董事会/监事会文件。
8.3划分保管期限按表3至表7的第3列确定保管期限。
8.4组卷内件按表3至表7的第4列组卷内件、拟写件题名。
8.5件内文件编页以件为单位逐页编写页号。