公文写作和档案管理
公文归档管理制度
公文归档管理制度第一章总则第一条为规范公文管理工作，提高行政效率，保障信息安全，提高信息利用率，加强对公文管理的监督和管理，根据国家相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内各级领导机关、各部门、各单位及其工作人员在行使公文管理职责中的活动。
第二章公文的定义和分类第三条公文是国家机关、团体组织、企事业单位及其工作人员在工作中为了处理工作事务而起草、出具用以传达决策、监督、管理和协调意见的文件。
第四条公文分为文件、函件和电子文电。
第五条公文根据重要性和责任性分为重要文件、一般文件等。
第三章公文的起草、审核及签发第六条公文的起草应当按照规定格式和文体要求进行，确保文字通畅、条理清晰、表述规范，不得有歪曲事实、违背科学的内容。
第七条公文的审核应当按照规定程序进行，确保合法合规，内容真实可靠，不得有违法行为、违背规定、造成恶劣影响的情况。
第八条公文的签发应当由具有相应职权的人员进行，确保公文的法律效力和权威性，不得冒用他人名义、超越职权范围的情况发生。
第四章公文的分发、传阅和办理第九条公文的分发应当按照规定的渠道和程序进行，确保及时到达指定收件人，不得私自篡改、延误、遗漏。
第十条公文的传阅应当按照规定的权限和范围进行，确保传达信息的准确、权威和及时性，不得泄露机密、损害个人利益、扰乱工作秩序。
第十一条公文的办理应当按照规定流程和标准进行，确保任务的完成和问题的解决，不得违背规定、背离要求、造成不良后果。
第五章公文的归档管理第十二条归档管理是指对公文材料的分类整理、清点装订、数字化存储和保管管理工作。
第十三条归档管理应当按照规定的标准和要求进行，确保归档的实效性和便捷性，不得有错漏、混乱、灭失。
第十四条归档管理应当定期清点，确保存档材料的完整性和真实性，不得有删改、丢失、倒卖公文材料等违法行为。
第十五条归档管理应当对存档材料进行数字化处理，确保资料的安全和长期保存，不得有损毁、泄露、篡改的情况。
机关文书档案管理制度
机关文书档案管理制度
是指为了规范机关文书档案的管理，确保机关文书档案的有效保存、利用和保护，制定的一系列制度和规定。
机关文书档案管理制度包括以下几个方面：
1. 文书档案的分类与编号制度：根据机关工作的性质和内容，将文书档案进行分类，并为每个文书档案进行编号，以便于管理和检索。
2. 文书档案的登记与备案制度：对于机关产生的各类文书档案，要及时进行登记和备案，确保文书档案的来源和数量可控。
3. 文书档案的归档与整理制度：机关文书档案应按照一定的流程进行归档和整理，将归档的文书档案按照一定的顺序和标准放置在档案柜或档案室中，以方便管理和使用。
4. 文书档案的借阅和复制制度：机关内部工作人员有需要借阅或复制文书档案的，需要提出申请并经批准，同时要有相关的登记和记录，确保文书档案的安全和完整性。
5. 文书档案的保存与销毁制度：机关应根据法律法规和相关规定，对文书档案进行保存和销毁，确保文书档案的保存期限和销毁程序的合法合规。
6. 文书档案的电子化管理制度：随着信息技术的不断发展，机关可以将部分文书档案进行电子化管理，包括电子文件的创建、保存、查询和保护等，提高档案管理的效率和安全性。
以上是机关文书档案管理制度的一些基本内容，具体的制度和规定还需要根据机关的实际情况进行制定和完善。
公文写作中的公文登记和档案管理
公文写作中的公文登记和档案管理在公文写作中，公文登记和档案管理是非常重要的环节。
准确和规范地进行公文登记和档案管理，有助于提高公文的管理效率和工作效能。
本文将从公文登记和档案管理两个方面进行讨论。
一、公文登记公文登记是公文管理的第一步。
通过公文登记，可以追溯公文的流转和处理情况，确保公文能够按时到达指定的接收人，并能够准确记录公文的基本信息。
下面是公文登记的要点：1. 登记表格：使用统一的公文登记表格，表格中应包含公文的编号、标题、发文单位、收文单位、发文日期、收文日期等关键信息。
登记表格可以以纸质形式存档，也可以采用电子化管理。
2. 编号规则：为了方便管理和查询，公文编号应采用一定的规则和格式。
可以根据公文的性质、发文单位等因素制定编号规则，例如可以使用年份+部门编号+流水号的方式进行编号。
同时，应遵循编号的连续性原则，确保每份公文都有唯一的编号。
3. 登记流程：在公文发文或收文时进行登记，可以由专门的公文管理人员负责，也可以由相关责任人进行登记。
登记时应认真核对公文的相关信息，确保准确无误。
二、档案管理公文的档案管理是对公文进行永久性保存和管理的过程。
为了保证公文档案的安全性和可查阅性，需要制定一系列的档案管理措施。
下面是档案管理的要点：1. 归档原则：根据公文的属性和用途，制定不同的归档原则。
例如，可以按照公文的文件类型、主题内容或发文日期等进行分类归档。
同时，要注意规范档案的命名方式，确保档案的可识别性。
2. 档案分类：将公文按照一定的分类方式进行整理，可以采用文件夹、盒子等方式进行存储。
对于重要的公文，可以设置专门的保管柜或保险柜进行存放，以确保档案的安全性。
3. 档案检索：为了方便查找和利用档案，应建立档案检索系统，并制定相应的检索规则。
可以按照公文的文件号、标题、发文日期等信息进行检索，也可以建立索引表格或目录，以便快速定位需要的档案。
4. 档案审查：定期对档案进行审查，检查档案的完整性和准确性。
公司公文写作管理制度
公司公文写作管理制度一、目的为了规范公司内各类公文写作，确保文书的质量和效率，提高公司整体形象和工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内各类公文的写作，包括但不限于公告、通知、报告、会议纪要等。
三、写作规范1. 公文的格式必须符合国家相关规定，并按照公司的统一格式进行排版。
标题、正文、落款等内容必须清晰明了，便于阅读和理解。
2. 公文的语言必须简练明了、通俗易懂，不使用过于复杂或生僻的词汇和长句子。
避免使用口头化、粗糙的用语，尽量避免错别字和语病。
3. 公文的内容必须准确无误，不得包含错误的信息，不得有遗漏或误导性的陈述。
4. 公文的态度必须礼貌、客观，不得出现过于主观、情绪化或攻击性的言辞。
5. 公文的附件必须准确清晰，不得遗漏必备附件，同时注意标注附件的序号和名称。
四、写作流程1. 编制公文前，负责人员必须明确撰写目的、受文对象、主要内容等要点，并在公司规定的公文撰写模板上填写相关信息。
2. 公文的起草由主管或分管领导审阅，确认后由责任人完成撰写。
必须经过审核、审批程序后才能发出。
3. 公文的草稿必须经过严格审核和修改，确保内容准确无误，格式规范，语言通顺，态度得体。
4. 公文的核对和签署必须由相关负责人或领导人亲自进行，核对内容是否准确，并在正文结尾处签署姓名和日期。
5. 审批通过后，公文可以由秘书处加盖公章并发出，同时抄送相关部门和人员。
五、存档管理1. 公文一经发出，必须进行存档管理，建立完整的档案记录。
公文存档的时间和地点必须明确，不得遗漏或混乱。
2. 公文存档应按照公司规定的文件分类和存档要求进行整理和管理，确保公文档案的安全和便捷查阅。
3. 公文的保密性必须严格控制，不得随意泄露公文内容，特别是涉及公司机密或个人隐私的内容。
4. 公文归档后，必须设有专人进行档案管理，对公文进行查阅、借阅和归还等操作，确保档案的完整性和安全性。
六、监督检查1. 公司领导和相关管理人员应定期对公文写作进行监督检查，确保公文的质量和效率符合公司要求。
公文写作中的文件编号与归档管理
公文写作中的文件编号与归档管理文件编号与归档管理在公文写作中起到重要的作用。
它们不仅有助于文件的管理和查找，还确保了公文的准确性和可追溯性。
本文将探讨文件编号和归档管理在公文写作中的应用和重要性。
一、文件编号的作用与方法文件编号是对每个文件进行唯一标识的数字或字母组合。
它的主要作用是为了便于文件的识别、访问和管理。
文件编号一般包括年份、部门或机构代码、文件类型和序号等信息。
文件编号在公文写作中有以下几个方面的作用：1. 便于管理：通过文件编号，可以将文件进行分类和整理，方便日后的查找和归档。
同时，文件编号还可以与档案管理系统相结合，实现科学化的档案管理。
2. 确保准确性：文件编号可以避免文件重复或遗失的情况发生，确保公文的准确性。
在文件编号中可以包含机构和各个文件的具体信息，以确保文件的唯一性。
3. 提高效率：有了文件编号，工作人员在处理文件时可以迅速定位到特定文件，节省了查找时间，提高了工作效率。
文件编号可以根据实际情况采用不同的方法。
例如，可以使用纯数字编号、字母编号或者数字加字母的组合编号。
具体的编号方法可以根据机构或部门的要求来确定。
二、归档管理的重要性与方法归档管理是将已完成的文件按照一定规则进行整理、存储和保管的过程。
它不仅有助于文件的长期保存，还可以提高工作效率和信息安全性。
归档管理在公文写作中的重要性体现在以下几个方面：1. 保证信息安全：通过合理的归档管理，可以保护机要文件的安全性，防止泄漏或丢失。
归档管理还可以设置访问权限，控制文件的查看和复制。
2. 提高效率：归档管理可以帮助快速查找和访问文件，节省了大量的时间和人力资源。
同时，合理的归档规则可以使文件的组织更加紧凑和清晰，提高效率。
3. 保留历史记录：归档管理有助于保留历史记录，方便查阅和追溯。
在需要查询过去某个时间段的文件时，可以通过归档管理系统迅速找到相关信息，确保文件信息的完整性和准确性。
在归档管理中，可以采用纸质归档和电子归档相结合的方式。
公文写作中的文件命名与存档规定
公文写作中的文件命名与存档规定在日常的公文写作中，正确的文件命名与存档规定是十分重要的。
它不仅有助于文件的组织和审阅，还可以提高办公效率。
本文将介绍公文写作中文件命名与存档的规定，帮助大家更好地进行公文写作和文件管理。
一、文件命名规定在文件命名方面，需要注意以下几点：1. 文件名称的简洁性文件名称应尽量简洁明了，以便快速识别和查找。
可以使用简短的关键词或缩写，避免过长或冗杂的命名。
例如，以"会议纪要"为例，可以使用"MTG-YYYYMMDD"的格式表示，其中"MTG"代表会议，"YYYYMMDD"代表具体的日期，这样的命名方式既简单又清晰。
2. 文件名称的规范性文件名称应符合一定的规范，方便统一管理。
可以根据不同的文件类型或类别制定一套统一的命名规则。
例如，对于公文正文，可以采用"文件类型-起草日期-编号"的格式命名，其中"文件类型"为公文的具体类型，"起草日期"为文件起草的日期，"编号"为文件的流水编号，通过这样的命名规则，可以更好地识别和归档文件。
3. 文件名称的唯一性为了防止文件重名或混淆，文件名称应具有唯一性。
可以在文件命名中添加一些唯一标识符，如部门名称、作者姓名或其他相关信息。
例如，对于报告文件，可以使用"部门名称-报告名称-起草日期"的命名格式，通过添加部门名称和报告名称，可以保证文件名称的唯一性。
二、文件存档规定在文件存档方面，需要注意以下几点：1. 文件分类与整理根据文件的性质和用途，将文件进行分类和整理是非常必要的。
可以按照文件类型、日期或部门等进行分类，使文件更加有序。
例如，可以将公文分为行政公文、招标文件、会议纪要等不同的分类，然后在每个分类下按照日期进行整理。
2. 文件编号与归档为了方便文件的查找和管理，可以为每个文件编号，并建立相应的档案系统。
公文写作及档案管理培训
演讲人： 日期：
目录 CONTENTS
• 引言 • 公文写作基础知识 • 公文写作技巧与规范 • 档案管理基础知识 • 档案管理流程与方法 • 档案信息化建设与管理 • 培训总结与展望
01
引言
CHAPTER
培训目的和意义
01
02
03
提升公文写作能力
帮助参训人员熟练掌握公 文写作的基本技巧和规范 ，提高公文质量和效率。
加强档案管理能力
通过培训，使参训人员了 解档案管理的基本原则和 方法，提升档案管理水平 。
推动工作规范化
通过公文写作和档案管理 的规范化培训，推动单位 各项工作的规范化、标准 化。
培训内容和形式
公文写作基础
介绍公文种类、格式、行文规 则等基本知识，以及常用公文
的写作方法和技巧。
档案管理实务
讲解档案分类、整理、保管、 利用等实际操作流程和方法， 以及档案管理中的注意事项。
档案信息化建设内容和方法
01
建设内容
包括档案数字化加工、档案数据库建设、档案管理系统开发、档案网站
建设等。
02 03
建设方法
采用先进的扫描技术、OCR技术、数据库技术等，对纸质档案进行数字 化转换，建立档案数据库，开发适合本单位使用的档案管理系统，实现 档案信息的快速检索、查询、统计和分析。
推广与应用
写作规范和注意事项
01
遵循格式要求
不同类型、不同级别的公文有各自 的格式要求，应严格遵循。
保持客观公正
公文内容应客观公正，避免主观臆 断和偏见。
03
02
注意文风严谨
公文文风应严谨、庄重，避免夸张 、渲染等手法。
严格保密要求
公文写作中的公文整理和档案编排
公文写作中的公文整理和档案编排在公文写作中，公文整理和档案编排是非常重要的环节。
它们不仅关乎公文的规范性和专业性，也与办公效率和信息管理密切相关。
因此，掌握公文整理和档案编排的基本要求和技巧对于提升公文写作水平和工作效能具有重要意义。
一、公文整理要求公文整理是指对于已经完成的公文进行排版、整齐、准确和规范的调整，以使其呈现出良好的视觉效果和阅读体验。
具体要求如下：1.字体和字号统一：在整理公文时，应统一使用规定的字体和字号。
通常情况下，宋体是较为常用的字体，而小四号字是较为普遍的字号。
2.标题和正文分明：在公文中，标题应该明确表达出所要阐述的主题，字体一般要稍大一号，并居中显示。
而正文则应在标题下方开始，字体和字号要比标题小，并居左对齐。
3.段落分隔清晰：为了方便阅读和理解，公文中的不同段落之间应该用空行进行分隔，以便于区分各个部分的内容。
4.行距和字间距合适：行距和字间距对于公文整理也是有一定要求的。
行距过大或过小都会给读者带来阅读的困扰，因此应根据实际情况选择合适的行距和字间距。
5.标点符号规范：在整理公文时，标点符号的使用也需要规范。
标点符号的使用应符合规定的标点符号使用规则，并保持一致性。
二、档案编排要求档案编排是指对于办公室已经完成的公文进行分类、整理和归档，以便于查阅、管理和保管。
具体要求如下：1.分类明确：在进行档案编排时，应根据公文的内容和性质进行分类，将相同类别的公文放置在同一文件夹或文件柜中，以方便查找和整理。
2.编号规范：每份公文应具有唯一的编号，并记录在相应的档案袋或存储介质上。
编号应遵循一定的规则和标准，以保证编号的唯一性和可追溯性。
3.文件标签齐全：在每个文件夹或文件柜上应贴上相应的文件标签，标明文件的名称、编号和存放位置等信息，以便于快速查找和辨识。
4.保密措施到位：对于涉密的公文，要采取相应的保密措施，如加盖密件封条、密级标识等，以确保文件的安全和保密性。
5.定期整理和清理：档案编排过程中，还需要做好定期的整理和清理工作，将已经过期或无效的公文及时归档或销毁，以保持档案的完整性和可用性。
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办理分为收文和发文. 收文:传递⇒签收⇒登记⇒分发⇒拟办
⇒批办等程序 发文:拟稿⇒审核⇒签发⇒缮印等程序
公文的作用
1.法规和准绳作用 2.领导与指导作用 3.宣传教育作用 4.公务联系作用 5.凭证和依据作用
公文写作要求:
1.符合党和政府的方针、政策及有 关规定
2.紧密结合实际 3.选择恰当文体种 4.遵守公文格式 5.注意行文关系
行文即公文的运转.从行文关系分,公文
分上行文、平行文、下行文.行文关系
是机构之间文件的接受关系,它是根据 机关各自的隶属关系和职权范围来确 定的.
上行文指下级被领导机关向上级机关 的发文;平行文指平级机关或不相隶属 机关之间的发文;下行文指上级机关向 所属下级机关的发文.
不同的行文关系要用相应的行文语气
议、商务机构的会议、学术团体的会议、国
际会议等,都要有会议记录.
会议记录的特点
1.迅速.
迅速是指记录人的书写速度要快. 这是写好会议记录的前提.若速度跟不上,会 使记录的内容残缺不全,甚至违反发言者的 意愿.记录人员必须具备一定的政治水平和 业务水平,还要注意训练听写能力,掌握一套 速记方法,如缩写、略写等.
12类13种公文的写作
7.通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神 或者情况.
8.报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提 出意见或者建议,答复上级机关的询问.
9.请示
适用于向上级机关请求指示、批准.
请示的公文,应当一文一事.
12类13种公文的写作
10.批复 适用于答复下级机关请示事项.
11.函 适用于不相隶属机关之间相互商洽
工作、询问和答复问题;向有关主管部 门请求批准. 12.会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定 事项.
定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上 报和下达贯彻执行。
写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。
2、突出会议中心，内容概括，有取有舍,有 主有次，言语精练。
3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼 凑，必要时加理论说明。
适用于对下级机关布置工作,阐明 工作活动的指导原则.
12类13种公文的写作
5.公告、通告
“公告”适用于向国外宣布重要事项或 者 定事项.
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵 守或者周知的事项.
6.通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机 关和不相隶属机关的公文;发布规章;转达下 级机关办理和有关单位需要周知或者共同执 行的事项;任免和聘用干部.
质朴
质朴无华,少用描写和抒情的手法,提倡直话 直说,不能用含蓄的笔法委婉的表达意思.
简明
高速传递信息的需要.须开门见山,尽快道出
主旨,摒弃“橡皮图章语言”.活用常用事务词 汇.
公文分两种,通用公文和专用公文. 通用公文通用于各类机关、团体和企
事业单位,使用范围比较广;
专用公文在外交、军事、司法、财经等
专门领域中使用,只在一定范围类起作用.
我们通常说的公文,主要指通用公 文.
通用公文又叫行政公文.
公文种类(12类,13种)
行政机关公文
命令(令) 议案 决定 指示
公告.通告 通知 通报 报告 请示 批复 函
会议纪要
党政机关公文
决议 决定 指示 意见 通知 报 请示 批复 条例 规定 函 公报 会议纪要
顺序号 密级 急度
公文格式简表..\..\My Documents\文件样例.doc
12类13种公文的写作
1.命令(令)
适用于依照有关法律规定发布行政 法规和规章;宣布实施重大强制性行政 措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不 适当的决定. 如:中华人民共和国
主席令
12类13种公文的写作
2.议案
议案是各级国家行政机关按法律程 序向同级国家权利机关提请审议事项, 故其行文方向十分明确,而且发布单位 和收文单位受严格限制
结尾用“现提请审议”或“请审议 决定” 如:国务院关于提请审议<<中华人民共
和国劳动法（草案）>>的案..\..\My Documents\公文.doc
12类13种公文的写作
3பைடு நூலகம்决定
适用于对重要事项或者重大行动做 出安排.
如:全国人民代表大会关于设立中华 人民共和国澳门特别 行政区的决定.
4.指示
4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、 协调、约束作用。
格式---列为法定公文，版面编排由版头、本体、
版尾三部分，可不盖公章。
本体：标题---
1、会议名称+纪要 2、单位名+会议名+纪要 3、正题（主题）+副题（会议名称+纪要）
时间---标题下写纪要印发时间，
署名下写成文时间
正文---概况：会期、会址、主持、参会、
议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内容
与成果（方法见后） 结尾：可用简短、明确、有力的语句
提出要求、希 望、 号召
签署---正文右下方署明主办单位或会议名称
其他公文的写作
一.会议记录
会议记录是当场把会议情况,包括发 言、讨论的问题、决议和事项等记录下来的
一种公文.只在本单位保存,不在社会上流传. 一般开比较重要的会议,如党政机关的会
上行文体现本机关请示和接受上级的 领导⇒ ⇒要用请示的语气;
平行文体现平行机关之间的互相协商 与工作联系⇒ ⇒要用谦虚的语气;
下行文体现本机关对下属机关的领导, ⇒ ⇒可用比较严肃、庄重的语气,但 不能盛气凌人.
准确
公文只有语言准确,才能如实表达客观事物, 如实传达发文机关的意图,使之顺利地贯彻执行 或及时批复.
有的会议记录不用手 写,要用打字机打出来 这就需要同时训练快 速打字能力. 你一分钟可以打多少字呢?
会议记录的特点
2.准确
准确是指记录原话、原意原来语气,不能 使用记录语言去加工概括,不能加入记录人 的意见.会议的插话一般不记,但重要插话如 主持人作的提示、对被插话人的发言所持的 态度、总结性的语句等,要加括号记明.
公文写作与档案管理篇
一.公文写作
公文是国家机关、社会团体、企事 业单位在公务活动中使用的文体.
公文的特点
1.鲜明的政治性
公文是在阶级、国家出现后产生 的,它作为管理国家、组织和发展 社会生产的重要手段,体现统治阶 级的意志和愿望,为他们的政治服 务.
2.严肃性
A.公文具有特定的格式.公文一般由 发文机关、秘密等级、紧急程度、发 文字号、签发文人等部分组成.