秘书日常工作之邮件收发[内容充实]
五级秘书,收发文处理
（1）簿式登记：用预先装订成册的登记簿进行登记。容易保存，适合按时间顺序进行流水登记，应用比较广
（2）卡片式登记：用单张卡片进行登记，每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。便于多人同时登记，利于分类查找，但很容易散乱丢失，分类不当不变查找，主要为中型单位采用
（3）联单式登记：采用一次复写两联或两联以上的方式进行文书登记。联单式登记能够减少重复登记的手续，提高办文效率，但不便于保管和整理，个别单位采用这种形式
4、文书签收的要求
（1）按照投递单或送文簿对来文进行签收
（2）发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况，应拒收
1、清点：逐件清点，查看投递单登记的件数与实有件数是否相符
2、检查
（1）收件是否属于本单位
（2）书写的收、发件单位或个人是否明确
（3）封口是否破损
（4）信封号与递送人在签收登记簿上所登记的号码是否一致
收发文处理
（五级秘书）
（一）相关知识
（二）工作程序
（三）注意事项
1文书的签收
1、收文处理的程序：文书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办
2、发文处理的程序：草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发
3、文书签收的含义：收件人在收到来文后，经过清点，在送件人的投递单或送文簿上签字，履行交接手续
3、检查核对：逐件核对，有附件的按附件序号逐一清点，并用曲别针将正件与附件别在一起；遇有多张纸型不规则的附件一般应把较小的附件放在前面
1、拆封的文书应按重要或紧急程度自上而下叠放整齐
2、文书要分门别类
3、可用文件夹存放起来
4、可以通过文件夹的颜色、数字或顺序等识别标记来区分收件的类别
3文书登记
办公室文秘的邮件管理和回复技巧
办公室文秘的邮件管理和回复技巧办公室文秘在日常工作中经常涉及电子邮件的管理和回复，在高效处理邮件的同时，也需要注意礼貌、准确和专业性。
本文将介绍办公室文秘应该掌握的邮件管理和回复技巧，旨在提高工作效率和邮件沟通质量。
一、邮件管理技巧1. 邮件分类和标记：为了更好地管理邮件，文秘可以使用邮件软件提供的分类和标记功能。
可以根据邮件的紧急程度、重要性或所属项目进行分类，或者将一些邮件标记为待办事项，以方便后续的处理和跟进。
2. 清晰简洁的主题：在撰写邮件主题时，应力求简洁明了，并能准确概括邮件的内容。
这有助于收件人快速了解邮件的主题，同时也方便后续检索和归档。
3. 使用文件夹进行归档：及时清理邮箱，将已处理的邮件归档到相应的文件夹中，以避免邮箱杂乱无章。
合理的文件夹命名和分类有助于快速查找和整理邮件。
4. 设定邮件提醒：为了不错过重要的邮件，可以将邮件提醒功能开启。
在忙碌的工作中，及时响应邮件是提高工作效率的重要一环。
二、邮件回复技巧1. 迅速回复：办公室文秘应该尽量迅速回复邮件，不要拖延。
即使无法立即处理，也可以先回复一封简短的邮件，表示收到了对方的邮件并将尽快处理。
2. 一封邮件解决一个问题：每封邮件都应该解决一个具体的问题或传递一种具体的信息。
如果邮件中有多个问题，应该分开回复，并分段区分。
3. 简洁明了的回复内容：回复邮件时，应尽量简洁明了地表达自己的意思，避免冗长的文字。
可以使用简短的段落和项目符号来列举清晰的回复内容。
4. 确认理解：当接收到一封需要进一步澄清的邮件时，文秘应该仔细阅读邮件内容，并在回复中确认自己的理解是否正确。
这样可以避免后续的误解和沟通障碍。
5. 注意礼貌和专业性：回复邮件时，应注重礼貌和专业性。
使用恰当的称谓和感谢用语，并在邮件结尾处署名。
同时，回复的内容应该准确、清晰，并使用恰当的业务术语，以显示自己的专业素养。
三、邮件沟通技巧1. 避免错误信息传递：在回复邮件时，应仔细检查邮件内容，以确保所传递的信息准确无误。
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高等课讲
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邮件的接收
邮件拆封
拆封的步骤是： （1）仔细开拆 （2）误拆信件后 （3）核对日期和附件 （4）开拆后装订 （5）信封不可丢弃 （6）填写邮件登记单
高等课讲
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会说 会写 会做事 会做人
邮件的接收
邮件登记表
序号 收件时间 邮件名称 发件人及单位
名称
邮件种类或主 题
年月日
收件人 办理期限 备注
高等课讲
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会说 会写 会做事 会做人
五、如何封装包裹？ 用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻 重、寄递路程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为 包装。 ⑴ 脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空 间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分 别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流 质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内， 按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及 有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运 递。 ⑵ 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用 布、箱包装。 ⑶ 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝 等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空 隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包 装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄 前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。
办公室日常事务
第二节 邮件收发
高等课讲
1
办公室的邮件类型
邮政邮件 电子邮件 混合信函
高等课讲
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会说 会写 会做事 会做人
邮件的接收
邮件的分类
邮件的拆封
邮件的登记
邮件的分送
邮件的阅办
高等课讲
秘书基础 中文邮件的格式范文
中文邮件的格式范文电子邮件可以是文字、图像、声音等多种形式。
同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。
电子邮件的存在极大地方便了人与人之间的沟通与交流，促进了社会的发展。
下面是为你带来的中文邮件的格式范文，欢迎参阅。
中文邮件的格式范文1尊敬的领导:您好:我于xx年毕业于湖北XX学院中文系.在学校三年期间,系统学习了汉语言文学方面的知识,参加过省普通话考核,并获得了证书.还利用业余时间,三年时间,通过自学考试,英语达到了专业四级证书,可以进行日常的英语交流.到现在,我相信自己已经具备了做一个文员的基本知识技能要求.为了能更好的胜任文员岗位工作,最近我开始阅读大量关于企业管理、财务知识以及人际关系公文写作方面的书籍,以弥补课堂知识的不足.另外还经常参加很多社交活动,以增强自己的团队协作能力,相信这些对我以后的文员工作会有很大的帮助,通过不断的学习以及我对文员岗位的理解,我认为自己现在最缺乏的是实际文员岗位操作.如果您能给我一次机会,我会好好把握,我热爱工作,更钟爱文员工作,我的第一志愿便是中文系.因为我想做一名优秀的文员,而且我好象天生就具备文员的素质，从小学到中专一直都是班级的文职干部,负责宣传,文书,黑板报之类的文职事务!为了能成为贵公司的一员.我决定提交了这份自荐信,因为我有能力,也有信心成为优秀的文员! 机会永远留给有准备的人,我为了这份工作已经准备了很久,希望我的热情和执着能使您给我一次面试的机会.最后感谢您能看完这封信!让我看到了成为文员的希望!此致敬礼!求职人：xx20xx年7月16日中文邮件的格式范文2尊敬的领导：您好!我是北京XX大学法律专业的一名大三学生，我对法律行业有着浓厚兴趣，并且希望暑假期间可以在贵公司进行专业实习，相信以我的专业知识和踏实的工作态度会为公司带来一份微薄的收获。
以下是我的个人自我介绍：我的学校XX大学是国家重点建设学校，并实现教育部、XX省、XX市重点共建，昌平分校是XX大学的重要组成部分。
邮箱收发工作总结
邮箱收发工作总结
随着科技的发展，电子邮件已经成为我们日常工作中不可或缺的一部分。
作为
一种快捷、方便的沟通工具，邮箱收发工作对于企业和个人来说都非常重要。
在过去的一段时间里，我对邮箱收发工作进行了总结和分析，现在我将分享一些关于这方面的经验和心得。
首先，高效的邮箱收发工作需要良好的组织能力。
及时清理和整理收件箱中的
邮件，将重要的邮件进行标记和分类，可以帮助我们更快速地找到需要处理的邮件，提高工作效率。
另外，及时回复邮件也是非常重要的，这可以建立良好的沟通和合作关系，同时也可以避免因为拖延而导致的工作堆积。
其次，有效的沟通和表达能力是提高邮箱收发工作效率的关键。
在写邮件时，
要清晰明了地表达自己的意思，避免使用过于复杂的语言和词汇，以免造成误解。
同时，要注意邮件的格式和排版，使得邮件整洁美观，易于阅读。
另外，安全性也是邮箱收发工作中需要重视的一个方面。
要保护好自己的邮箱
账号和密码，避免泄露个人信息和重要文件。
同时，要警惕垃圾邮件和钓鱼邮件，不轻易点击陌生邮件中的链接和附件，以免造成安全风险。
最后，持续学习和提升自己的邮箱收发工作技能也是非常重要的。
随着科技的
不断发展，邮箱收发工作的方式和工具也在不断更新和改进，我们需要不断学习和适应新的技能和工具，以提高自己的工作效率和质量。
总的来说，邮箱收发工作对于我们的日常工作来说非常重要，良好的组织能力、沟通能力和安全意识是提高邮箱收发工作效率的关键。
希望通过不断的总结和学习，我们可以更好地应对工作中的各种挑战，提高自己的工作水平和能力。
文秘专业中邮件沟通的技巧与礼仪
文秘专业中邮件沟通的技巧与礼仪邮件沟通是文秘专业中必不可少的技能之一。
随着信息技术的发展，电子邮件已经成为了人们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，邮件沟通并非简单地敲下几个字就可以完成的，它需要一定的技巧和礼仪。
本文将从邮件撰写、格式、语言、回复速度等方面探讨文秘专业中邮件沟通的技巧与礼仪。
首先，邮件的撰写要简洁明了。
在写邮件时，要注意尽量用简洁的语言表达清楚自己的意思。
不要使用过于复杂的句子和词汇，以免让收件人产生困惑。
同时，要注意段落的划分，每段只表达一个主题，避免出现内容杂乱的情况。
其次，邮件的格式要规范。
在邮件的开头，要写上称呼，比如“尊敬的XXX”或“亲爱的XXX”，以示礼貌。
接下来，要在邮件正文中明确表达自己的目的，可以使用标题或者粗体字突出重点。
在邮件的结尾，要写上自己的署名，比如“祝好，XXX”，以示礼貌和亲切。
此外，还要注意使用正确的标点符号和段落缩进，使邮件看起来整洁美观。
第三，邮件的语言要得体。
在邮件中，要注意使用正式的语言，避免使用口语化的词汇和表达方式。
同时，要注意语气的把握，既要礼貌得体，又要表达明确的意思。
在邮件中，可以使用一些礼貌用语，比如“请”、“谢谢”等，以增加邮件的礼仪性。
第四，邮件的回复速度要及时。
在工作中，有时我们会收到一些重要的邮件，需要及时回复。
在回复邮件时，要尽量在24小时内回复，以示对对方的尊重和重视。
如果无法在短时间内回复，可以先发送一封简短的回复邮件，告知对方自己的情况，并表示将尽快回复。
最后，邮件沟通还需要注意一些细节。
比如，在发送邮件之前，要检查邮件的附件是否完整，并确认邮件的收件人是否正确。
同时，要注意邮件的主题要与邮件内容相符合，避免产生误解。
此外，还要注意保护个人隐私，在邮件中不要透露过多的个人信息。
综上所述，邮件沟通是文秘专业中必备的技能之一。
在邮件的撰写、格式、语言、回复速度等方面，都需要我们注意一些技巧和礼仪。
只有掌握了这些技巧和礼仪，我们才能更好地进行邮件沟通，提高工作效率，展现自己的专业素养。
秘书基础写电子邮件的格式范文_0205
2020秘书基础写电子邮件的格式范文_05EDUCATION WORD秘书基础写电子邮件的格式范文_05前言语料：温馨提醒，教育，就是实现上述社会功能的最重要的一个独立出来的过程。
其目的，就是把之前无数个人有价值的观察、体验、思考中的精华，以浓缩、系统化、易于理解记忆掌握的方式，传递给当下的无数个人，让个人从中获益，丰富自己的人生体验，也支撑整个社会的运作和发展。
本文内容如下：【下载该文档后使用Word打开】电子邮件是Internet上最大的应用。
个人利用电子邮件传输私人信件，公司利用它传送商业计划及数据，政府利用它发送公文。
下面是小编为你带来的写电子邮件的格式范文，欢迎参阅。
亲爱的赵老师：你好!这是我第一次给你写信，在第一次见你的时候，我对你的印象是，你一定是一个很幽默的人，可是在相处下来的日子里，我知道了你是一个在教学方面是一丝不苟的人，却在课堂外是一个非常孩子气的人，赵老师我对你的教学方法觉得很满意，可是如果你在上课能把题目讲得更让人理解一些，那上课一定会更有趣，更深动。
赵老师，我是一个对英语很感兴趣的人，我对英语的喜欢从一年级就开始了，老师也让我参加过许多活动，可是在这个暑假里，你让我知道了英语成绩好，也不一定什么都懂了，我还有很多要学。
你的教学态度从给我们讲试卷开始，我就知道了你是一个好老师，对同学负责。
赵老师，我相信如果你成为一名教师，一定是同学们的好老师，因为你的高度负责，因为你和其他的同学很处得来。
当我知道老师喜欢的和我喜欢的东西一样时，心里很激动，因为周围的同学很少会喜欢黑色和红色，因为他们觉得红色太艳，黑色太阴郁了，所以当我知道老师也喜欢时有点高兴。
希望以后如果有缘再能见面。
祝：身体健康，天天开心!亲爱的妈妈：您好!今天，我利用暑假中的空隙时间，专门给您写一封信，是为了感谢您。
感谢您这些年来对我无微不至地关怀和照顾。
妈妈，如果没有您，就没有今天的我!我有时还爱跟您吵架和拌嘴，在此利用写信的机会深深表达我对您的歉意。
第四章 邮件收发
5. 上司不在时邮件的处理
当上司不在时，文秘人员处理邮件 时要给予更多的重视，并承担更多的责 任。首先要弄清楚邮件的处理程度和方 式有什么变动，怎样变动？文秘人员获
办 公 室 实 务 概 述
得了上司哪些授权，具体如何处理？
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一般而言，有这样几种可能：
文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下
办 公 室 实 务 概 述
岁，从电视台体育播音员到好莱坞电影明星，整个青 年都在娱乐圈度过，对于政坛完全陌生，所以缺乏经 验是只拦路虎。但是，里根对从政充满必胜的信心， 所以当机会来临时，里根决心开辟人生的信领域，终 于在政坛上获得成功。
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当然，信心毕竟只是一种自我激励的精
神力量，若离开自己所具有的条件，信
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如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要
表。表上列出何时收到？怎样处理？做了哪些 事？采取了哪些措施等
如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人
员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记 录一下，这样方便想上司汇报。
如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘
办 公 室 实 务 概 述
人员在处理邮件时遇到棘手问题时，应及时想 上司请示。
来，并通知发信人信已经收到，告诉对方何时 能收到答复。
上司指明他不在时把收到的邮件转送到某个部
门或人员处理。文秘人员应制作签收单，请收 到人员签名。
办 公 室 实 务 概 述
上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。
应谨慎处理，在回信上签上自己的职称（某某 人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司 过目。
第四章 邮件收发
框架
1. 邮件的收取 2. 邮件的分类
3. 邮件的拆分
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高等课讲
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邮件的寄发
选择寄发方式 平信： 明信片： 印刷品： 挂号信： 包裹： 特快专递：定时服务，特需服务 电子邮件、传真、电传、电报： 注意：根据信件内容的重要性及时效性选 择妥当的传递方式。
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处理邮件的注意事项
1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收 发制度； 2、要了解各种邮政业务 3、领导外出不在公司
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实践训练
（一）课堂讨论
1、除了邮件封皮上注明的“机要”、“急件”外，
还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或 紧急的？ 2、拆封邮件要注意什么？ 3、向领导呈送邮件时要注意什么？ 4、邮件的寄发方式有哪些？ 5、领导不在公司，秘书如何处理邮件？
高等课讲
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相关链接
四、什么是特快专递？
特快专递是一项快速的邮件投递业务， 它以高速度、高质量为用户传递国际、国 内的紧急信函、文件资料、金融票据、商 品货样等各类文件资料和物品。按服务方 式区分，可将特快专递分为定时服务和特 需服务两种，按邮件内件性质可将特快专 递区分为信函类、文件资料类和物品类等 三种。
件除外）
• 4、授权邮件的处理 • 5、邮件积压要分类
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• 邮件摘要表
序号
收发时间 邮件类别 来件 邮件内容 办理结果 办理时间 分
人及
类
单位
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如果某封邮件是以不同于普通邮件的方法邮 寄的，应该在这封邮件的信封上予以注明， 有两种类型：
一是邮件性质标记：如“私人(PERSONAL)”、 “保密(CONFIDENTIAL)”，全用大写字母构成 的特别邮件号。
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三、什么是保价信函？
保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价 证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮 局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价 费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁 和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。
保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为 重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮 品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准 寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额， 每件最高以人民币50，000元为限，国际保价函 件的保价金额最高不得超过人民币10000元。
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会说 会写 会做事 会做人
二、如何交寄印刷品？
印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金 及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内 件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信 箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮 寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号 费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。
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会说 会写 会做事 会做人
五、如何封装包裹？ 用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻 重、寄递路程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为 包装。 ⑴ 脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空 间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分 别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流 质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内， 按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及 有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运 递。 ⑵ 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用 布、箱包装。 ⑶ 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝 等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空 隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包 装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄 前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。
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会说 会写 会做事 会做人
邮件分送
1、上司亲收件 2、归部门办理的文件信函 3、传阅或分送复印件。 4、私人信件可放入指定信袋或顺便送
交
5、报刊杂志则分别上夹或上架。 6、平整装订以便办毕保管备查。
•
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会说 会写 会做事 会做人
邮件的接收
传阅顺序单
顺序 传阅人
签名
简单意见
日期
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邮件的接收
邮件拆封
拆封的步骤是： （1）仔细开拆 （2）误拆信件后 （3）核对日期和附件 （4）开拆后装订 （5）信封不可丢弃 （6）填写邮件登记单
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会说 会写 会做事 会做人
邮件的接收
邮件登记表
序号 收件时间 邮件名称 发件人及单位
名称
邮件种类或主 题
年月日
收件人 办理期限 备注
呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标 出重要的词句，但最好使用黄色的笔。
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邮件的接收
邮件的阅办
向领导呈交邮件时应注意：
1、主上次下
2、辅助阅信
（1）辅助“阅” “办”
（2）辅助
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• 领导外出时邮件的处理办法
• 1、主动请示 • 2、收好邮件，去电告知 • 3、转寄邮件复印件 （保密、私人邮
二是邮寄方式标记：如“特快专递(SPECIAL DELIVERY)”、“挂号信”等。
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会说 会写 会做事 会做人
邮件的寄发
邮件的签发
邮件的查核
邮件的封装、登记
选择寄发方式
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会说 会写 会做事 会做人
邮件的寄发
邮件签发 查核邮件
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邮件的寄发
邮件的封装和登记
1、折叠信纸 2、放好附件 3、胶水 4、登记重要邮件
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邮件的接收
邮件分类的原则
⑴ 私人邮件与公务邮件分开； ⑵ 重要邮件和普通邮件分开；
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相关链接
邮政业务知识
一、信函交寄的范围有哪些？
信函适用于交寄书面通信、各种公文、 印有“内部”字样的书籍、报纸、期刊、 教材和各种资料；各种业务性书面材料， 如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、 票据、入场券、邮票、照片、报表；各种 证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。高等课讲 Nhomakorabea14
会说 会写 会做事 会做人
• 邮件转送单
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分
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小技法
可用不同颜色的文件夹放置不同处理要 求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑 的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录， 用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹 放置私人事务信函。
办公室日常事务
第二节 邮件收发
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办公室的邮件类型
邮政邮件 电子邮件 混合信函
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会说 会写 会做事 会做人
邮件的接收
邮件的分类
邮件的拆封
邮件的登记
邮件的分送
邮件的阅办
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会说 会写 会做事 会做人
• 邮件的收取
• 一、定时，专用包 • 二、核对清楚 • 三、主动问询
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