文书档案归档目录 适用2000年至2016年
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文书档案归档范围及保管期限表
文书档案归档范围及保管期限表归档范围和文书档案保管期限表一、党务工作,党务、工会、共青团,1、党务1.1党员代表大会、党委,党支部,会议及其他有关会议 1.1.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久 1.1.2发言、简报、小组会议记录 10年 1.2党务综合性工作1.2.1工作计划、总结、重要专项活动工作报告～重要的调研材料、党务工作大事记永久 1.2.2情况反映、工作简报及一般材料 10年1.3上级机关关于党务工作的文件1.3.1针对本单位重大问题的指示、批示文件永久 1.3.2对本单位一般性、普发性的文件 10年 1.4对下属单位关于党务工作请示的批复 30年 1.5各项规章制度、管理办法与条例等 30年 1.6入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久 1.7党组织关系介绍信及存根、党费收支永久或30年 1.8党员学习教育等活动形成的文件— 1 —1.8.1重要的永久 1.8.2一般的 10年 1.9党员统计年报、计划总结、组织发展计划 30年 1.10党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久 1.11党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知永久或30年 2、组织工作2.1企业文化建设方面的文件,包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录,赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件,2.1.1重要的 30年 2.1.2一般的 10年 2.2组织工作年度计划、总结 30年2.3组织关系介绍信、介绍信存根永久 2.4评选表彰先进集体、劳动模范、先进工作者的材料 2.4.1受区级,含,以上表彰奖励的永久 2.4.2受区级以下表彰奖励的 30年 2.5领导干部出国,境,审批、考察报告等材料 30年 3、纪检与监察工作3.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久— 2 —3.2违纪案件调查处理材料3.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久 3.2.2一般案件的调查处理材料 30年 3.3纪检与监察工作统计报表 30年 4、工会工作4.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录30年 4.2职工代表大会及有关会议文件4.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久 4.2.2发言、简报、小组会议记录等 10年 4.3工会会员名册永久 4.4民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件重要的永久一般的 30年或10年 4.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育4.5.1重要的 30年 4.5.2一般的 10年 4.6工会会费与财务管理材料 30年4.7工作统计报表— 3 —4.7.1重要的 30年 4.7.2一般的 10年 4.8 评选表彰先进集体、先进工作者的材料,参照一、2、2.4, 4.9 职工纪律处分材料4.9.1受到警告,不含,以上处分的永久 4.9.2受到警告处分的 30年 5、共青团工作5.1共青团工作规划、总结 30年 5.2团代会、团委,常委、扩大,会会议文件5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久 5.2.2发言、简报、小组会议记录等 10年 5.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复 30年 5.4团费收据与团组织关系介绍信及存根 30年 5.5共青团工作统计报表5.5.1重要的 30年 5.5.2一般的 10年 5.6 评选表彰先进集体、先进工作者的材料,参照一、2、2.4, 5.7 团员纪律处分材料,参照一、4、4.9,6、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料 6.1重要的永久— 4 —6.2一般的 30年或10年二、办公室1、行政事务1.1上级机关颁发的本单位应执行的有关文件 30年 1.2上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料 1.2.1重要的永久 1.2.2一般的 10年 1.3行政工作计划总结等永久 1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久 1.5公司制发的行政决定、通报永久 1.6公司同外机关签订的行政协议、合同1.6.1有效期20,含,年以上的永久 1.6.2有效期10,含,年至20年的 30年1.6.3有效期10年以下的 10年 1.7公司的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久 1.8公司文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件 1.8.1重要的 ,有领导重要批示和处理结果的, 永久或30年 1.8.2一般的 10年 1.9单位编史修志方面的文件— 5 —1.9.1大事记、机构沿革等永久 1.9.2工作简报、情况反映、工作信息等 30年 1.10行政工作的请示及上级批复、公司拟文、发文等永久或30年 1.11内部机构设置、名称更改、组织简则、人员编制方面的有关文件永久 1.12行政干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久 1.13行政出访审批手续文件、日程安排、出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、考察报告等 30年1.14公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励,参照一、2、2.4,1.15档案工作计划、总结 10年 1.16档案销毁清册永久 1.17档案管理升级工作材料1.17.1市级及以上永久 1.17.2区级 30年 2、法律事务2.1法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件永久 2.2一般法律事务工作文件 30年 2.3案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久— 6 —2.4案件、纠风及公证事务中调查过程形成的文件 30年 3、人事3.1关于各种人事工作年报表永久 3.2关于人事工作的规定、政策性文件3.2.1重要的 30年 3.2.2一般的 10年 3.3调整工资审批材料～干部工资定级材料永久 3.4职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久 3.5人事考核工作文件材料、职称评定材料永久 3.6行政奖励材料,参照一、2、2.4,3.7行政处分材料,参照一、4、4.9,3.8干部、职工退休及审批材料永久 3.9干部生活补助及其他福利材料 30年3.10职工名册、工资、奖金发放清单永久 4、劳动工资4.1劳动工资等各类年报永久 4.2劳动工资等各类月报 10年 4.3关于劳动工资等工作的规定、政策性文件4.3.1重要的永久 4.3.2一般的 10年— 7 —4.4职工职级、等级评定材料永久 4.5职工年度考核、评议材料 30年或10年 4.6劳动合同制职工情况统计年报表永久 4.7劳动服务工作计划、总结 30年4.8合同制职工招聘材料永久 4.9职工开除公职材料永久 4.10职工辞退、离职申请及审批材料永久 4.11职工养老保险材料永久 4.12劳动争议仲裁材料永久4.13劳动安全有关文件 30年 4.14安全工作会议记录、培训材料 10年 4.15重大伤亡事故调查材料处理结果永久 4.16一般事故调查材料处理结果 10年 4.17职工调动、劳动力调配招聘工人合同材料永久 5、其他材料5.1重要的永久 5.2一般的 30年或10年三、财务1、年度财务报告,决算, 永久2、会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久— 8 —3、财务各种季、月报表 10年4、预算 30年5、各种财务管理制度永久或30年6、上级关于财经工作的意见、通知、规定 30年或10年7、财政,银行,借还款合同～其它财务经济合同、协议,参照二、1、1.6,8、审计自查工作:审计意见、审计报告及批复等永久或30年 9、涉及领导干部的审计材料永久 10、对财务审计工作的意见、要求 30年或10年 11、公司对建设工程的审计材料 30年或10年 12、公司有关统计年度报表永久 13、公司有关统计季报、月报 10年 14、统计工作有关意见 30年或10年 15、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料 15.1重要的永久 15.2一般的 30年或10年— 9 —。
文书档案整理主要标准规范
档案见证历史。
近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。
这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。
1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。
它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。
新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。
它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。
它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。
新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》今年5月份，省档案局主办了一次培训班，主要是学习2006年12月国家档案局颁发的8号令《机关文件材料归档范围与保管期限规定》精神(以下简称《规定》)。
当前我们执行的还是1987年国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个文件。
随着改革开放的不断深入，档案工作理论与实践的发展，办公自动化的日益普及，20年前制定的文件难以完全适应新形势的需要，给档案的鉴定和移交进馆等工作带来了一系列影响。
因此省委、省档案局非常重视国家档案局8号令贯彻执行，做了一系列的工作布置。
还以省委、省档案局两个单位做了试点。
省委办公厅、省档案局成功的编制《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限》，并向我们做了经验推广介绍。
国家档案局第8号令的《规定》中出现了一个档案专业的新名词“机关文件材料”，其中“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检院等，都属于《规定》的执行范围，“文件材料”是指机关在其工作过程中形成的各门类和载体的历史记录。
军队系统、民主党派、企事业单位参照执行此《规定》。
所以，省里组织的这次培训班的培训对象，不仅有各县、区级机关档案业务主干，还有各大专院校、大型企业等参照执行的部门也来了人学习，学习人数达500-60xxxx左右。
可见省里对贯彻国家档案局8号令工作的重视。
省档案局胡振荣副局长，关于贯彻8号令施实的作用和意义作了重要的讲话，概括如下3点：1、贯彻实施新《规定》是加强国家档案资源建设的重要举措，有利于档案工作更好地为社会经济发展服务。
2、贯彻实施新《规定》是依法治档的重要依据，有利于档案工作的社会地位的提高。
3、贯彻实施新《规定》是推动机关档案基础业务建设的重要手段。
有利于档案科学流转；有利于国家综合档案馆档案结构优化；有利于提高档案人员的工作效率和档案工作的延续性。
这次我们档案局派代表从省里学习回来后，局长魏力辉同志立即组织全局人员学习。
文书档案永久全目录索引
案卷目录索引
案卷 号 049 050 051 归档 号
家长课程开课 实验教学 习惯养成
题
名
页 年度 数
2010 2010 2010
期 限
卷内 目录 备注 页号
53 54 55
66 10年 33 10年 107 10年
案卷目录索引
案卷 号 归档 号 题 名 页 年度 数 期 限 卷内 目录 备注 页号
60
永久
72 永久 89 永久 91 永久 51 永久 56 永久 91 永久 91 永久 66 永久 111 永久 51 永久 77 永久 84 永久 103 永久 82 永久 85 永久
92
永久
案卷目录索引
案卷 号 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 归档 号 题 名 年度
安全宣传月、六一、规范办学行为等通知、表彰优秀少年决 定、工作要点 表彰优秀教师、教师考核细则、常规、小发明评选细则 教职工聘用合同书、学校、校舍基本情况、学生生各类获奖 教师八要八禁管理措施、职业道德方案、措施、演讲稿 十佳青年、六一汇演通报、各种通知 表彰优秀辅导员、优秀少先队员、预防传染病、重大教育问 题申报 庆六一、招生通知、写字、数学比赛成绩表 六一、升旗、班主任、教师评价标准 教师宣传、优秀教师、课堂大比武通报、任职决定 教研工作要点、期末期终考试安排、陈明智讲话 优秀教师、规范办学行为通知、教研工作要点 考勤公示、工作要点、教学质量及教科研成果奖励办法表彰 百优少年、上口好少年、好孩子决定、督查反馈卡 六一节目、教师双向选聘意向书、警校联动共建协议书 教职工聘用合同书、优秀学生名单、师德建设 学期工作计划、特色学校建设、法制教育、艺术节 职业道德、艺术节、运动会、书法展 优秀教师、绩效工资、规划计划、德育、艺术特色 德育工作、名师讲座、师德心得体会 校史、特色学校、德育、小学校长聘任决定、优秀教师
文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范文书档案卷内目录著录规范（培训材料）一、正确理解“件”的含义。
通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。
主要有以下几种：1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。
但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。
对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
美国国家档案馆外景
老布什小学一年级的成绩单 (07年5月30_6月1日展出)
2005年4月29日，北京大学 向连战主席赠送纪念品 连战母亲 在北大学习时的照片
2006年12月18日，国家档 案局局长杨冬权签署第8号令， 正式发布施行《机关文件材 料归档范围和文书档案保管 期限规定》，这是我国档案 工作的又一项重大改革，对 各级机关正确界定文件材料 的归档范围和保管期限，具 有重要意义，标志着我国档 案工作法制化、规范化工作 又有了新的进展，是各级机 关档案基础业务建设的法规 依据和执行标准。
5
4
要注意的两点:
机关形成的人事、基建、会计及其他专门 文材料的归档范围和档案保管期限，按国家 有关规定执行。
机关对应归档电子文件的元数据、背景信 息等要进行相应归档。
第三讲
机关文件材料归档范围 及保管期限的拟订
一、文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期 准备工作：
建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是一 个机关科学合理、系统完整甄别文件价值、划分保管期限 的标准性文件，是每个单位档案工作中必不可少的档案业 务文件，也是各单位必须要建立的一项重要制度。 １、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档 范围和文书档案保管期限的规定》，吃透《规定》的要求， 把握《规定》的实质精神。在总原则下，以部门的主要职 能，文件材料的情况作为划分保管期限的依据。 ２、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工 作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等； ３、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点， 围绕与主要职能相关的内容制定条款。
二、拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要 遵循的原则： １ 、坚持“以我为主，突出重点”的原则，始终以自 己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。
《归档文件 规则》
xx单位文书档案分类图
年度
永久
定期30年
定期10年
• 年度——保管期限分类：
• 2016年：永久、定期30年、定期10 年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······
• 2、 件内文件排序
• 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文 在后；原件在前，复制件在后；不同文字的 文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数 民族文字文本在后；中文本在前，外文本在 后；来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件 处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿 纸和定稿在后。
• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
编页、装盒和排架 五、归档电子文件的整理要求 六、附录：归档章、档案盒、目录、
备考表的式样
• 一、基本概念 • 归档文件：立档单位在其职能活动中
形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 • 整理 ：将归档文件以件为单位进行组 件、分类、排列、编号、编目等（纸 质归档文件还包括修整、装订、编页 、装盒、排架；电子文件还包括格式 转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等），使之有序化的过程。 • 件：归档文件的整理单位。 • 档号：在归档文件整理过程中赋予其 的一组字符代码，以体现归档文件的 类别和排列顺序。