会议及接待管理制度

会议及接待管理（试行）

一总则

第一条 为使集团公司的会议和接待管理规范、有序，提高会议的行政决策效率，特制定本制度。

第二条 本制度适用于集团公司总部组织召开的各种会议及接待工作。

第三条 集团综合部负责集团公司各种会议和接待的承办，其它部门主办的会议和接待，综合部应给予协助。

二 会议管理

第四条 会议的分类

（一）集团董事会

集团董事会是集团决策重大事项的会议，由董事长召集和主持，或由副董事长召集和主持，全体董事参加，监事可列席参加，也可邀请集团主要管理人员列席。主要内容为：集团经营计划和投资方案的确定；公司合并、分立、变更、解散方案的制定；重要人事任免；增加或减少集团或二级公司注册资本；主要管理人员薪酬以及其它有必要提请董事会研究的事项。

（二）总经理办公会

总经理办公会是集团决策重要事项的会议，由集团总经理或分管副总经理提议召开，集团主要领导参加，综合部☎或与会议有关的部门✆负责人列席。主要内容为年度工作重点、人事任免、年度财务计划（预算）、年度经营（生产）计划、投资决策、薪酬奖励及其他有必要提请会议研究的事项。由总经理或分管副总经理主持。

（三）工作例会

工作例会是集团综合性的业务会议，一般于每月底召开，也可根据需要由集团总经理或分管副总经理提议召开，集团主要领导、集团各部门负责人、各公司主要负责人参加。主要内容为总结汇报各部门、各公司前阶段的工作，安排部署下一阶段的工作，集中讨论、研究、解决各单位经营（生产）管理中遇到的突出问题，协调各方面工作，由公司综合部主持。

（四）各公司专题会议

各公司专题会议包括：为协调或解决各公司经营管理中出现的突出问题召开的会议；对各公司进行阶段性工作检查时召开的会议；对

重要工作进行部署或听取汇报召开的会议；各公司年初工作计划会议、年终工作总结会议等。各公司专题会议不定期召开，集团相关领导、相关职能部门负责人、所属公司主要管理人员或全体员工参加，由该公司负责人主持。

（五）职能部门专题会议

职能部门专题会议分为两种形式：

、职能部门联合专题会议。由集团总经理或分管副总经理提议召开，主要是各职能部门的工作汇报、重要工作部署、重要问题的研讨会。职能部门联合专题会议不定期召开，集团主要领导、各职能部门负责人参加，由总经理或分管副总经理主持。

、职能部门单独召开的专题会议。由该职能部门负责人召集，主要是总结、分析、讨论、部署本部门的工作，一般每月召开一次，部门全体员工参加，由该部门负责人主持。

（六）工作专题会议

工作专题会议指针对某一专题事项进行讨论、研究、决策、部署的会议。由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参加，由总经理或分管副总经理主持。

（七）年终总结表彰大会

每年春节前召开，集团主要领导、在宜、回宜的集团正式员工参加，主要是总结上年度工作和部署当年工作，主要内容为：行政第一负责人作工作报告；各主管领导作专业报告或专题发言；讨论工作报告；对先进予以表彰等，由公司综合部主持。

（八）其它会议

其它会议包括：鉴定会、评审会、论证会、研讨会、新闻发布会、党、团会议、工会会议等，由发起部门组织召开并确定会议内容及参会人员。

第五条 会议的准备

（一） 一般会议提前一天以上、重要会议提前三天以上，由综合部或会议组织部门通知参会人员。通知内容包括：会议时间、地点、主要议题、需要准备的汇报（讨论）材料或资料等。

（二） 参会人员接到通知后，应按要求积极做好参会准备。

（三） 综合部或会议组织部门提前做好会场布置、会场设施☎投影、音响、摄像、录音等✆配备及会议资料的准备工作。

第六条 对重大会议，承办单位（人）应提出会议企划报告，经总经理批准后执行。会议企划报告包括以下内容：

（一）会议的名称、时间、地点；

（二）会议主旨和目标；

（三）会议议程；

（四）会议议项；

（五）会议主持人；

（六）出席人员名单；

（七）会议财务（支出）预算；

（八）接待工作说明；

（九）当前筹备情况及进展；

（十）（可能）存在的问题、解决方案及要求；

（十一）筹备时间进度表等。

第七条 会议的组织召开

（一）会议主持人应遵守以下规定：

、会前 分钟（重要会议应提前 分钟）到场，检查会务落实情况，做好会前准备。

、会议进行中，主持人应根据情况，对议程进行适时必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，确保会议效率。

、属讨论、决策性的会议，主持人应引导会议作出结论；对需要集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（二）与会人员须遵守以下规定：

、准时到会，一般应提前 分钟（重要会议应提前 分钟）到会。

、发言简洁清晰、紧扣议题。

、遵守会场纪律。

、对尚未公布的会议内容，不得对外泄露，否则按泄密论处。

第八条 会议纪律

（一）无特殊情况，不得请假，未经请假，不得缺席会议，否则以旷工论处。

（二）未经主持人或领导同意，不得提前退场，否则以早退论处。

（三）不得交头接耳或做与会议无关的事项。

（四）不得随意进出会场。

（五）召开大型会议，与会者应将手机调整至振动和关闭状态，并不得在会场内接听电话。

第九条 会议纪要的整理

（一） 各类会议应确定记录员做好会议记录，记录员由综合部或会议主持人确定。

（二） 会议记录员应不迟于会议结束后二日内将会议纪要整理后上报总经理、副总经理或会议主持人。

（三） 会议纪要经审核后发至集团领导及相关部门或人员。

（四）会议资料由集团综合部整理、立卷、存档；其它部门主办的会议，会议资料除各自存档外，并应报综合部备案。

第十条 会议室管理

（一）会议室由综合部负责管理。

（二）会议室只限本公司使用，外单位借用会议室须经综合部经理批准，各部门无权将会议室借给外单位使用。

（三）集团各部门（各公司）使用会议室需经综合部同意后，领取会议室钥匙。使用会议室的部门必须爱护会议室的公用设施，保持会议室清洁，用后应检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还综合部。

（四）任何单位和个人未经综合部同意，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做它用。

（五）会议室内的卫生每周至少清洁两次，遇有会议时要一次一清洁。

（六）会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门上锁。

第十一条 会议内容的督办、落实

会议形成的决定、决议、工作部署等由公司综合部负责检查、督办、落实。对于没有落实到位的单位要下发督办通知，对仍然没有落实到位的要在集团内通报批评，并限期完成。

三 接待管理

第十二条 接待工作是公司的窗口工作，对于塑造企业良好形象具有十分重要的意义 各相关部门及人员必须高度重视且规范有序。

第十三条 对外接待范围

本制度规定的接待范围主要是集团及所属各部门、各公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等。

第十四条 对外接待原则

对外接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而归。