文书档案归档文件目录示例
文件、档案的分类整理及归档流程
-(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
〞(二)归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位发展装订、分类、罗列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
〞(三) “事由〞“一件具体的事、一个具体问题，或者一段较严密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次会议。
〞(四) “件〞“件〞是指归档文件的整理单位，普通以每份文件为一“件〞。
普通来说，文件正本与定稿为一件。
正文与为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹含糊或者易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。
普通来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序挨次在后。
(二) 文件、档案的分类、罗列归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为 30 年、 10 年。
在分类方案的最低一级类目保管期限，根据机关文件材料归档围，按文件性质、事由、办结时间先后顺序罗列。
【精编范文】档案互见号范例-推荐word版 (13页)
7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。
8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。
三.归档时间：
1.照片资料每年三月——六月归档。
1） 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，组合成一组照片，拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。
期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第
五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。
例：201X —— Y —— 1 —— 1 —— ⑥
期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。
3. 照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便
于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。
4. 照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管
全引目录
年度
全引目录
年度
文书档案
文书档案
全1册
说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；
2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每
册注明“第M/N册”。
第 1/3 册
文书档案归档及整理规范
四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报 道；月度、季度、半年度财务会计报告、 银行对账单、纳税申报表等。）
五、文件分件
• 以“件”为单位进行整理，一般每份文件为 一件。 • 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； • 文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页 码； • 转发文与被转发文为一件； • 原件与复印件为一件；
六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列 • 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列； • 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时 间（或形成时间）的先后顺序进行排列； • 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进 行排列。
七、拟写题名
• 三要素：责任者、文件内容、文种 • 责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名者 • （3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔； 3个以上，标出主要三个，后边加 [等] 字）
五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年 一本，一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、 函与复函等）独立成件，也可两者合为一 件；
六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
正文在前、附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复印件在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收 文在后； • 正文在前，发文稿纸、定稿在后。 • • • • • •
参照归档文件整理规则dat222015二归档文件的范围机构编制干部人事党团纪检工会工作文件材料行政财务基建住房工作文件材料三分类把文件材料先按年度分开每个年度的文件材料再按问题分类如
文书档案目录
文书档案目录一、行政文件类1.1 公司章程及修正案1.2 董事会决议1.3 股东大会会议记录1.4 管理层会议纪要二、人力资源类2.1 员工手册2.2 招聘简章2.3 员工劳动合同2.4 员工培训资料2.5 员工考核评价表三、财务报表类3.1 资产负债表3.2 利润表3.3 现金流量表3.4 费用报销单3.5 银行对账单四、市场营销类4.1 市场调研报告4.2 市场营销策略4.3 广告宣传方案4.4 客户名单及跟进记录4.5 销售合同及订单五、项目申报类5.1 项目建议书5.2 项目可行性研究报告5.3 项目立项报告5.4 项目中期检查报告5.5 项目验收报告六、法律法规类6.1 国家法律法规汇编6.2 行业法规汇编6.3 公司规章制度6.4 合同范本6.5 法律纠纷案件资料七、知识产权类7.1 专利申请文件7.2 专利证书7.3 商标注册文件7.4 著作权登记证书7.5 知识产权纠纷案件资料八、企业文化类8.1 企业文化手册8.2 企业内刊8.3 企业活动策划方案8.4 员工风采展示8.5 企业荣誉证书九、客户服务类9.1 客户服务手册9.2 客户投诉处理记录9.3 客户满意度调查报告9.4 客户回访记录9.5 售后服务政策及实施记录十、供应链管理类10.1 供应商名录及评价10.2 采购合同及订单10.3 物流配送记录10.4 库存管理报告10.5 质量控制及检验报告十一、信息技术类11.1 信息系统操作手册11.2 网络安全维护记录11.3 软件版权登记证书11.4 硬件设备维护日志11.5 数据备份与恢复计划十二、教育培训类12.1 培训课程大纲12.2 培训讲师资料12.3 培训签到表12.4 培训效果评估报告十三、安全生产类13.1 安全生产规章制度13.2 安全生产责任书13.3 安全生产培训资料13.4 安全生产检查记录13.5 事故应急预案及演练记录十四、环境保护类14.1 环境保护政策及措施14.2 环境影响评价报告14.3 环保设施运行记录14.4 废弃物处理记录14.5 环保自查报告十五、国际合作与交流类15.1 国际合作协议15.2 国际项目合作资料15.3 出入境签证资料15.4 国际会议纪要15.5 外宾接待记录本目录旨在为文书档案的管理提供清晰的结构，确保各类文件资料得到有效归档和利用。
文书档案归档说明范文
文书档案归档说明范文一、归档单位基本情况。
咱这个单位呀，那可是相当有活力的一个地方。
单位名叫[单位全称]，主要是在[业务领域]里大展拳脚，像什么[简单列举几个主要业务或职能]都是我们的拿手好戏。
单位里人也不少，从经验丰富的老大哥老大姐，到充满干劲的小年轻，大家都为了单位的发展齐心协力。
二、归档年度内的主要工作及活动。
1. 工作成果。
在过去这一年，我们可干了不少大事呢。
就说那个[项目名称]项目吧，简直就是我们的“明星项目”。
这个项目刚开始的时候，就像摸着石头过河，困难重重。
但是咱团队里的小伙伴们都特别给力，经过[具体时长]的努力奋斗，终于成功完成了这个项目。
这个项目一完成，可给咱单位带来了不少好处。
比如说，我们的知名度一下子提高了不少，就像一个小明星突然被很多人知道了一样。
而且还带来了实际的经济效益，就像打开了一个装满财宝的宝箱，让单位的收入增加了[X]%呢。
还有就是我们在[业务方面]的改进。
以前我们在这个业务上总是有点小问题，就像鞋子里进了小石子，虽然不影响走路，但总归有点不舒服。
于是我们专门成立了一个改进小组，大家一起头脑风暴，想办法。
最后终于找到了一个特别好的解决办法，就像找到了一把神奇的钥匙，一下子把问题都解决了。
现在我们在这个业务上的效率提高了好多，就像给一辆老爷车换上了新发动机，跑得又快又稳。
2. 重大活动。
这一年我们还举办了一场超级盛大的[活动名称]活动。
这个活动可不得了，就像一场盛大的派对一样。
活动当天，现场人山人海，大家都特别兴奋。
我们邀请了好多业内的大咖来参加，就像把一群武林高手都聚集到了一起。
活动内容也特别丰富，有[列举一些活动内容]。
这个活动的成功举办，不仅让我们和同行们交流了很多经验，还让我们结交了很多新朋友，就像打开了一扇通往新世界的大门。
三、归档文件的来源、内容与范围。
1. 来源。
这些归档文件啊，那来源可广泛了。
首先就是各个部门自己产生的文件，就像每个家庭都会有自己的小账本一样。
档案归档目录著录细则
档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
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档案互见号范例
篇一：档案目录格式规范
新文书档案目录格式
（一）归档文件目录
归 档 文 件 目 录
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、
无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。
5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。
1） 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，组合成一组照片，拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。
期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第
五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。
例：201X —— Y —— 1 —— 1 —— ⑥
2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。
四.整理规则
1 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提
供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。