2020年新版ISO45001职业健康安全管理体系全套程序文件
2020年新版ISO45001职业健康安全管理体系全套程序文件
2020年新版ISO45001职业健康安全管理体系全套程序文件程序文件目录文件控制程序ZH-CX-01-20201目的对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。
2 适用范围本程序适用于本公司所有与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3 职责3.1 综合管理部负责本程序的组织实施。
负责全公司范围内体系运行文件标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制。
3.2 工程管理部负责技术性文件和施工作业文件的编制、更改以及负责本部门范围内的文件编制和控制。
总工程师负责工程施工组织设计的审批。
3.3 其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。
4工作程序4.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件包括：a. QEO管理手册—一级文件；b. 程序文件—二级文件c. 作业文件—三级文件（如作业指导书、操作规程、验收规范、组织设计、施工方案、公司制度、办法、标准、计划书等）；d. 记录（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等）4.2 文件的编号4.2.1 文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索文件编号由综合管理部统一规定，具有统一性标识。
文件编号由企业名称代号、文件代号、顺序号几部分组成。
顺序号从01开始。
a. QEO 管理手册编号例：ZH-SC-2020表示禹城市**市政工程有限公司质量、环境和职业健康安全管理手册2020年发布版本。
b.例：ZH-CX-03-2020表示禹城市**市政工程有限公司程序文件2020年发布的第1个程序文件。
c. 作业文件编号年号手册代号企业名称代码顺序号 程序文件代号 企业名称代号顺序号 部门代号年号例：ZH-02表示综合管理部第2号作业文件4.2.2 文件的版本号和修改状态号版本号以A、B……数字表示。
2020新版ISO45001：2018职业健康安全管理程序文件
例：ZH-CX-03-2020表示禹城市**市政工程有限公司程序文件2020年发布的第1个程序文件。
c.作业文件编号
例：ZH-02表示综合管理部第2号作业文件
4.2.2文件的版本号和修改状态号
版本号以A、B……数字表示。
修改状态号以0、1、2、3、4……表示
当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，并确保在使用处可获得相应有效版本。
4.2文件的编号
4.2.1文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索
文件编号由综合管理部统一规定，具有统一性标识。文件编号由企业名称代号、文件代号、顺序号几部分组成。顺序号从01开始。
a.QEO管理手册编号
例：ZH-SC-2020表示禹城市**市政工程有限公司质量、环境和职业健康安全管理手册2020年发布版本。
4.3文件的批准、评审与更新
a.《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准；
b.程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准；
c.作业文件由各部门负责人审核，主管领导审批；
d.技术性文件由工程管理部负责人审核，总工程师批准；
e.外来文件由管理者代表审批其适用性；
f.必要时对文件评审与更新时，需再次批准。
综合管理部每年定期组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件的修改发布前应再次批准。
4.4.4文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。
4.4.5文件的更改分为换页、插页和章节更改。
4.4.6文件经多次更改，或文件需要大幅度更改时，做相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。
4.4.7文件更改应在“文件更改/修订审批表”上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修订状态标识。
2020版质量环境及职业健康安全管理体系程序文件
2020版质量环境及职业健康安全管理体系程序文件目录1文件化信息管理程序2记录管制程序3管理评审控制程序4人力资源管理程序5基础设施管制程序6订单评审管制程序7沟通及环境信息交流管制程序8设计开发控制程序9采购控制程序10生产过程管制程序11产品标识与可追溯性管制程序12产品防护控制程序13监视和测量装置控制程序14顾客满意度调查管制程序15内部稽核控制程序16产品监视和测量控制程序17不合格品控制程序18纠正措施管理程序19环境方针管制程序20环境因素评估及管制程序21法律及其它要求管制程序22环境目标标的及管理方案管制程序23环境管理运行管制程序24水污染管理程序25废弃物管理程序26空气污染管理程序27噪音管理程序28危险物管理程序29应急准备与响应控制程序30环境监测与测量管理程序31合规性评价管理程序32组织环境与风险机遇应对控制程序33组织知识管理程序34危险因素识别评价控制程序35职业病预防控制程序36医疗卫生保健控制程序37事故事件报告调查和处理控制程序1.文件化信息管理程序1.目的确保需使用文件的部门或人员及时得到其有效文件;2.适用范围与质量/环境/职业健康安全体系有关的文件（企业内部编制的质量/环境/职业健康安全管理文件和外来的受控文件）。
3.职责3.1行政部负责编制本公司的文件化信息管理程序，负责培训并监督该程序的执行。
3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。
注：受控文件：指需保持有效版本的文件（当文件出现最新版本时，应及时发放新文件，回收旧文件的文件）。
如内部需执行的文件，外部需供方执行的文件。
对向顾客提供组织质量管理体系情况证据时的质量/环境/职业健康安全手册，常属非受控制文件。
4.措施和方法4.1文件分类4.1.1质量/环境/职业健康安全手册：用以说明本公司质量/环境/职业健康安全方针、目标及组织权责，描述体系运行原则的基本文件。
4.1.2程序文件：描述质量体系运行及要素所涉及到的各个职能部门活动范围的文件。
最新标准解读！GBT45001-2020《职业健康安全管理体系要求及使用指南》
最新标准解读！GBT45001-2020《职业健康安全管理体系要求及使用指南》展开全文GB/T 45001-2020GB/T 45001-2020《职业健康安全管理体系要求及使用指南》由国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会批准发布，于2020年3月6日起正式实施。
该标准等同采用同名国际标准ISO 45001:2018，由中国标准化研究院牵头、24家单位参与共同起草完成。
01GB/T 45001的由来及演化说起GB/T 45001，就必然要谈及ISO 45001和OHSAS 18001以及GB/T 28001。
ISO 45001的成功面世，其经历可谓既曲折又漫长。
受ISO 9001（质量管理体系标准）和ISO 14001（环境管理体系标准）实施并取得巨大成功的鼓舞，早在1994年，国际标准化组织（ISO）就收到了关于制定职业健康安全管理体系国际标准的提案。
但在经历特别工作组两年多的专题研究及随后1997年的ISO成员大会的表决之后，该提案未获得通过，最终胎死腹中。
尽管如此，但以英国标准化协会（BSI）为首的部分ISO成员国仍坚持继续推进职业健康安全管理体系标准化进程。
它们另开炉灶，成立了以BSI为秘书处、由13个组织组成的OHSAS（职业健康安全评价系列）技术联盟，于1999年和2000年先后制定完成并发布了OHSAS 18001:1999《职业健康安全管理体系规范》和OHSAS 18002:2000《职业健康安全管理体系指南》（即OHSAS 18000职业健康安全管理体系系列标准）。
2007年和2008年，OHSAS 18001和OHSAS 18002先后又进一步修订并再版。
OHSAS 18000系列标准的发布开启了职业健康安全管理体系标准化的先河，得到了世界各国的广泛采用。
我国也不例外，在OHSAS 18001和OHSAS 18002第1版发布之后，随即等同采用并制定和发布了GB/T 28001—2001《职业健康安全管理体系规范》和GB/T 28002—2002《职业健康安全管理体系指南》。
2020年GBT45001 职业健康安全管理体系全套程序文件(含表格)
X X X 股份有限公司2020年职业健康安全管理体系全套程序文件根据GB/T 45001：2020 职业健康安全管理体系要求及使用指南编制而成说明：内含20个程序文件，WORD版，可编辑目录文件管理程序 (4)记录管理程序 (15)风险和机遇识别及应对管理程序 (23)危险源辨识及风险评价管理程序 (28)相关方的需求和期望管理程序 (37)参与和协商管理程序 (46)承包商管理程序 (52)外包管理程序 (61)应急准备与响应管理程序 (67)变更管理程序 (83)法律法规要求及其他要求确定管理程序 (87)内部审核管理程序 (93)管理评审管理程序 (105)合规性评价管理程序 (115)运行管理程序 (1223)能力提升管理程序 (128)绩效管理程序 (1356)目标指标策划及其实现管理程序 (149)沟通管理程序 (1523)改进管理程序 (160)文件管理程序1 目的为使公司职业健康安全管理体系有效运行，确保各相关场所及人员得到并使用职业健康安全管理体系文件的现行有效版本，特制定本程序。
2 适用范围本程序适用于公司职业健康安全管理体系文件的控制。
3 定义3.1文件：要求组织维持和控制的信息及其载体；3.2文件化信息：组织需要控制并保持的信息及其载体；3.3 受控文件：指受文件控制中心控制发行的内部和外来重要质量文件、管理文件、基础文件、项目文件和技术文件；3.3 非受控文件：除受控文件外之文件，如非工作类信件、传真、参考资料等。
4 职责和权限4.1 最高管理者4.1.1负责批准颁布职业健康安全管理体系手册。
4.2 总经理4.2.1负责批准颁布管理体系程序文件；4.2.2负责组织职业健康安全管理体系手册的审核。
4.3 文控中心4.3.1负责公司所有文件的收发、归档和文件格式的审批。
4.4 品管部4.4.1负责组织体系文件的编写，审核管理体系程序文件及支持性文件。
4.5 各相关部门4.5.1负责工作范围内有关程序文件及支持性文件的编写和所持文件的管理。
运行管理程序 2020年45001 职业健康安全管理体系文件
X X X 股份有限公司2020年职业健康安全管理体系程序文件本文档根据GB/T 45001：2020 职业健康安全管理体系要求及使用指南编制而成运行管理程序1 目的为确保相关过程的运行满足职业健康安全管理体系要求以及在确保职业健康安全管理体系符合预期目标过程中制定的相关措施能得到有效实施，特制定本程序。
2 范围本程序适用于职业健康安全管理体系运行过程的管理。
3 职责3.1品管部3.1.1负责编制与职业健康安全管理体系运行相关的文件；3.1.2负责根据职业健康安全管理体系要求及相关的法律法规要求和其他要求建立过程控制准则；3.1.3负责运行控制过程中向承包方和供方通报有关程序和要求的信息。
3.1.4负责对运行控制过程中发生的事件及不符合，及时制定纠正措施并组织验证措施的有效性。
3.1.5负责对职业健康安全管理体系的运行进行监测，确保其有效运行。
3.1.6负责对监测检查中发现的不符合，限期采取纠正措施，并跟踪验证措施的有效性。
3.1.7负责提供运行控制的记录、表单。
3.1.8负责本部门运行控制程序执行情况的检查。
3.2行政部3.2.1负责对与职业健康安全管理体系运行相关的文件的管理，控制其分发并确保其有效实施；3.2.2 负责定期组织相关部门对危险源进行识别及评价；3.2.3 负责定期组织相关部门对与职业健康安全管理体系运行相关的风险和机遇进行识别、评价及应对措施的制定并对措施的有效性进行跟踪验证；3.2.4负责对监测检查中发生的事件及不符合，限期采取纠正措施，并跟踪验证措施的有效性。
3.3其他部门3.3.1负责按照职业健康安全管理体系责任范围的划分，监视和测量相应要素的运行。
3.3.2负责不断评审和更新其控制范围内新的风险和机遇以及危险源，制定相应控制措施。
3.3.3负责对监测检查中发生的事件及不符合，限期采取纠正措施，并跟踪验证措施的有效性。
4 作业流程4.1通过实施运行策划和控制，实现公司制定的职业健康安全方针和目标，提高职业健康安全管理体系绩效，保证工作人员及其他相关方的职业健康安全。
45001-2020标准
45001-2020标准是指《Occupational Health and Safety Management Systems - Requirements and Use of Illustration 》（职业健康安全管理体系- 要求及使用指南），该标准是我国制定的职业健康安全管理体系国家标准。
该标准于2020年4月1日实施，替代了原先的GB/T 28001-2011标准。
GB/T 45001-2020标准主要包含以下内容：1. 范围：本标准规定了职业健康安全管理体系的要求，适用于任何组织，无论其规模、类型和活动领域。
2. 规范性引用文件：本标准引用了一系列相关文件，如ISO 45001：2018《Occupational health and safety management systems - Requirements》等。
3. 术语和定义：本标准包含了一些与职业健康安全管理体系相关的术语和定义，如职业健康安全、管理体系、风险评估等。
4. 职业健康安全管理体系要求：本标准规定了职业健康安全管理体系的要求，包括以下几个方面：- 领导与承诺：组织应建立明确的职业健康安全方针和目标，并得到最高管理层的承诺。
- 策划：组织应进行风险评估，制定相应的风险控制措施，确保员工的安全与健康。
- 支持：组织应提供必要的资源，如人员、设备、培训和信息，以保障职业健康安全。
- 运行控制：组织应制定并实施相应的程序和措施，确保职业健康安全目标的实现。
- 监测与改进：组织应定期进行监测和审查，识别不足之处，并采取措施进行改进。
5. 使用指南：本标准附录提供了关于如何使用GB/T 45001-2020标准的指南，包括体系建立、实施、维护和改进等方面的建议。
GBT45001-2020职业健康安全管理体系全套内审文件资料
GBT45001-2020职业健康安全管理体系全套内审文件资料目录1.内部质量和环境管理体系审核方案2.内部质量审核计划3.首末次会议记录4.内部审核检查表5.内部审核记录表（现场）6.内部审核不符合项报告7.内部审核报告2020年度内部职业健康安全管理体系审核方案1、审核目的：审核公司职业健康安全管理体系是否符合规定的要求，评价职业健康安全管理体系运行效果是否符合GBT45001:2020标准要求，通过审核借以完善和改进职业健康安全管理体系。
2、审核范围：GBT45001:2020标准所要求的相关活动及有关职能部门3、审核准则：GBT45001:2020标准、法律法规要求及客户要求、管理手册、程序文件及其他有关文件、记录表格。
4、审核计划：部门/月份 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 管理层（含管代）业务部采购部技术部生产部品管部行政部图例说明：计划审核已进行纠正措施已制定纠正措施已验证编制：审核：批准：日期：日期：日期：表格编号：Q3-HR-005 B/0内部职业健康安全审核计划审核目的审核本公司的职业健康安全管理体系是否符合规定的要求，评价职业健康安全管理体系运行效果是否符合GBT45001:2020标准要求，通过审核借以完善和改进职业健康安全管理体系。
审核性质内部审核审核范围GBT45001:2020所要求的相关活动及有关职能部门.包括：管理者代表，生产部及各车间，技术部，行政部，采购部，业务部，仓库，品管部，模具车间等审核依据GBT45001:2020标准、法律法规要求及客户要求、管理手册、程序文件及其他有关文件、记录表格。
审核组组长：AA 组员：BB审核日期2020年 3月 26 日内部审核日程安排日期时间第一组文件审核(AA) 第二组现场审核（CC11月11日8:30-9:00首次会议9:00-9:30 业务部生产部各车间现场（五金，注塑）9:30-11:00 生产部生产部各车间现场（装配包装生产线）11:00-11:30 采购部模具车间及工厂周边11:30-12:00 行政部三个仓库（包含3个库存出入仓抽样）12:00-14:00 中午休息14:00-15:00 技术部质量：技术部及样板房环境：饭堂宿舍化学品仓危废仓15:00-17:00 品管部品管部17:00-17:20 审核组内部沟通17:20-17:50 末次会议计划编制人：（审核组长）批准人：（管理者代表）日期：年月日日期：年月日表格编号：Q3-HR-006 B/0内审首次/末次会议签到表首次会议末次会议序号参加人员签名部门职位日期序号参加人员签名部门职位日期GBT45001:2020职业健康安全管理体系标准条款内部审核检查表GBT45001:2020条款要求检查内容检查记录审核结果4.1 理解组织及其所处的环境企业有无对这些内外部因素的相关信息进行监视和评审？有无理解组织的相关文件？行业地方的新的法规要求？组织的内部外部环境状况？有哪些需要应对和管理的风险和机遇？相关的会议纪要？4.2 理解员工及相关方的需求和期望有关的相关方是谁？这些相关方的有关需求和期望有哪些？这些需求和期望中哪些是合规义务？是否具备相关的知识严格执行？有无对这些相关方及其要求的相关信息进行监视和评审？4.3职业健康安全管理体系的范围组织有无界定管理体系的范围的文件？确定的地理边界和管理边界有哪些，表述是否准确？有无满足标准要求建立、实施、保持和持续改进职业健康安全管理系统的文件？4.4职业健康安全管理体系的总要求企业如何保证职业健康安全管理体系体系有效运行？是否考虑了4.1和4.2的内容？是否包括了变更的策划？5.1领导作用和承诺最高管理者对管理体系的领导作用和承诺提供哪些证据？内审的有效性、目标的实现程度、方针、目标与战略的一致、文件适合于业务过程、提供的资源、合规性评价结果、最高管理者参与或指导哪些培训、如何支持中层领导或管理人员工作？5.2职业健康安全方针查看管理方针的内容是否规定保护环境、履行合规义务、持续改进？管理方针的内容是否与组织的宗旨和环境相适应，并支持战略方向？是否满足要求和持续改进职业健康安全体系有效性承诺？是否提供制定和评审目标的框架？是否履行职业健康安全及其合规义务的承诺？是否传达给员工并可为相关方获取？是否定期评审？5.3组织的岗位、责任、职责与权限查看部门职责与权限，各部门职责是否有重叠或真空？权限是否明确？理解是否清晰？是否分派职责和权限，以包括确保体系符合标准要求？确保各过程获得预期效果？向最高管理者报告职业健康安全管理体系的绩效和改进机会？在策划和实施管理体系变更时保持完整性？是否任命最高管理者中的成员承担特定的职业健康安全职责，按标准建立、实施和保持职业健康安全管理体系，向最高管理者报告职业健康安全管理体系业绩和任何改进的需求？被任命者是否被公开？所有管理人员是否承诺对体系持续改进，并能在控制的领域内承担责任？6.1应对风险和机遇的措施策划职业健康安全管理体系时，是否考虑到4.1和4.2中所提及的问题？有无指出管理体系的范6.1.1总则围？是否确定需要应对的风险和机遇？以及潜在的紧急情况？有无相应的需要应对风险和机遇的文件化信息？6.1.2危险源辨识与职业健康安全风险评价有哪些职业健康安全因素及重要因素？如何进行职业健康安全因素的影响评价？职业健康安全因素信息是否及时更新？是否存在能够施加影响的职业健康安全因素因素？职业健康安全因素因素的确定过程如何控制？第一阶段审核：关注主管部门，查相关记录，验证辨识与评价过程是否符合程序？抽一部分危险源，评定其辨识的合理性、科学性；现场巡视各处，简单验证危险源是否有遗漏，风险评价是否合理？第二阶段审核：风险评价方法是否及时主动？现场核实针对识别出的不允许、重大、中度风险制定目标，管理方案及采取控制措施是否落实？风险评价是否与运行经验和采取的风险控制措施的能力相适应？为确定提供资源，保证风险运行控制提供了信息吗？提供必要的检测活动是否已落实？重点查看企业各过程需要争取控制措施的风险是否有遗漏？评价是否合理？是否批准、传达？6.1.3适用法律法规与其他要求评定与组织职业健康安全因素有关的合规义务有哪些？有无形成文件的信息？其他要求的适用性如何？版本是否及时更新？判断是否准确？现场验证其适用性。
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2020年新版ISO45001职业健康安全管理体系全套程序文件程序文件目录文件控制程序ZH-CX-01-20201目的对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。
2 适用范围本程序适用于本公司所有与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3 职责3.1 综合管理部负责本程序的组织实施。
负责全公司范围内体系运行文件标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制。
3.2 工程管理部负责技术性文件和施工作业文件的编制、更改以及负责本部门范围内的文件编制和控制。
总工程师负责工程施工组织设计的审批。
3.3 其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。
4工作程序4.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件包括：a. QEO管理手册—一级文件；b. 程序文件—二级文件c. 作业文件—三级文件（如作业指导书、操作规程、验收规范、组织设计、施工方案、公司制度、办法、标准、计划书等）；d. 记录（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等）4.2 文件的编号4.2.1 文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索文件编号由综合管理部统一规定，具有统一性标识。
文件编号由企业名称代号、文件代号、顺序号几部分组成。
顺序号从01开始。
a.QEO管理手册编号例：ZH-SC-2020表示禹城市**市政工程有限公司质量、环境和职业健康安全管理手册2020年发布版本。
b.例：ZH-CX-03-2020表示禹城市**市政工程有限公司程序文件2020年发布的第1个程序文件。
c. 作业文件编号例：ZH-02表示综合管理部第2号作业文件 4.2.2 文件的版本号和修改状态号版本号以A 、B ……数字表示。
修改状态号以0、1、2、3、4……表示年号手册代号企业名称代码顺序号 程序文件代号 企业名称代号顺序号 部门代号年号当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，并确保在使用处可获得相应有效版本。
4.3 文件的批准、评审与更新a.《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准；b. 程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准；c. 作业文件由各部门负责人审核，主管领导审批；d. 技术性文件由工程管理部负责人审核，总工程师批准；e. 外来文件由管理者代表审批其适用性；f. 必要时对文件评审与更新时，需再次批准。
综合管理部每年定期组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件的修改发布前应再次批准。
4.4 文件的更改和作废必要时对文件进行更改。
要填写“文件更改/修订审批表”，并保留更改内容的记录。
4.4.1 管理手册和程序文件由综合管理部负责实施更改，管理者代表审核，总经理批准。
4.4.2作业文件的更改由各相应部门负责人批准后，再由各部门指定人员进行更改。
4.4.3 所有被更改的原文件必须由相应部门收回，进行统一管理，以确保有效文件的唯一性。
4.4.4 文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。
4.4.5 文件的更改分为换页、插页和章节更改。
4.4.6文件经多次更改，或文件需要大幅度更改时，做相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。
4.4.7文件更改应在“文件更改/修订审批表”上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修订状态标识。
4.4.8 作废文件由综合管理部按“文件发放/回收登记表”中原登记发放范围收回原版并记录，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写“文件销毁/留用登记表”，经主管领导批准后，统一销毁。
需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可保存。
4.4.9 作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件现行有效。
4.5 文件的发放和领用4.5.1 受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，综合管理部按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。
4.5.2 文件领用者在“文件发放/回收登记表”签字后，领取标有分发号的受控文件，并填写“文件收发登记表”。
分发号由年代号和顺序号组成。
4.5.3 文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向综合管理部申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，综合管理部将破损文件收回时，必须填写“文件销毁/留用登记表”。
4.5.4 当文件持有者的文件丢失后，应向综合管理部办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，综合管理部在补发文件时，应编排新的分发号，将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。
4.6 外来文件的控制a. 对外来文件由综合管理部、综合管理部填写“外来文件适用性审批表”；b. 经审批适用的外来文件，由综合管理部确定分发数量，综合管理部负责分发并填写“文件发放/回收登记表”；c. 对失效、过期的外来文件，综合管理部要及时收回，按作废文件处理。
4. 7 文件的管理4.7.1 综合管理部是公司体系文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的编制、更改控制，综合管理部负责建立健全公司“受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。
定期将公司“受控文件清单”发放至各部门。
对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。
凡属受控文件均由综合管理部统一备案存档（包括软盘、光盘、录像带、录音带等）。
4.7.2 文件的借阅和复制特殊情况需要查阅文件时，到综合管理部查阅，不得带走，不得擅自复印。
需要增发时，由文件发放部门按本程序4.5文件的发放和领用执行。
5 相关文件5.1《记录控制程序》6 记录6.1 文件发放/回收登记表6.2 文件收发登记表6.3 文件更改/修订审批表6.4 文件销毁登记表6.5 文件借阅登记表6.6 受控文件清单6.7 外来文件适用性审批表记录控制程序ZH-CX-02-20201 目的对质量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管理和控制，用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系有效进行的证据，并为公司的产品实现、环境控制和职业健康安全管理的可追溯性，改进、纠正和预防措施提供依据，为文件修改提供依据。
2 适用范围本程序适用于公司内质量、环境和职业健康安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。
3 职责3.1 综合管理部为本程序的主管部门，负责本公司质量、环境和职业健康安全管理体系记录的管理。
监督检查各部门对本程序的执行情况，并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。
3.2 各职能部门和项目部负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集，做好本部门记录的管理和保存，并定期归档上交综合管理部。
3.3 记录填写人应严格按本程序要求填写记录，保证记录的真实性、准确性和及时性。
4 工作程序4.1 记录的种类记录的种类主要包括：培训记录、检验报告、试验报告、内审报告、评审报告、审核报告、事件事故报告、不合格报告、有关法律、法规信息、质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录等。
4.2 记录的形式电子版填写（电子邮件、软盘、光盘等形式）。
纸张填写（卡片、表格、图表、报告等形式）。
4.3 记录填写要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填报及时。
当需要修改或发生错误时，在被修改的内容上划一道横线，并在上方填写新的内容，必要时相关人员签字或盖章。
4.4 记录的标识4.4.1一般以记录、表格名称、编号或代码来表示。
对外来的与体系有关的记录可直接引用“原有标识”。
4.4.2 记录的编号方法如下图所示，由记录代号、程序文件代号、章节号、顺序号组成。
顺序号从01开始。
综合管理部负责记录的统一编号。
如：JL-7.5-02表示本公司文件管理第2号记录。
4.5 记录的检索 4.5.1记录的编目综合管理部为记录的主管部门，负责编制本公司的《记录清单》各部门负责编制本部门的《记录清单》。
各职能部门定期将有关记录整理交综合管理部归档，并办理QEO 记录交接手续。
记录交接的内容包括：记录编号、记录名称、数量、填写部门、保存期限、交接人等。
4.5.2记录的归档记录的保存部门半年进行一次整理，并归档交综合管理部。
4.5.3按照记录的编号、编目、部门或记录名称到综合管理部进行检索。
4.6 记录的贮存和保护各相关部门定期收集，专人负责保管。
纸张书写的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛀、防鼠害、防火及防丢失，并便于查阅，录像带、光盘和软盘存放的记录应专人控标准条款 记录代号顺序号制，注意防磁、防潮、防尘、防压，并有备份。
记录的借阅要填写借阅登记表，必要时经部门负责人或主管领导批准。
4.7 记录的处置4.7.1记录的销毁按《文件控制程序》中4.4条款有关规定执行。
4.7.2 质量、环境和职业健康安全管理体系记录的保存期限一般为3年。
专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行。
5 相关文件5.1《文件控制程序》6 记录6.1 记录清单6.2签到表6.3会议记录6.4文件销毁登记表管理评审程序ZH-CX-03-20201 目的公司应按策划的时间间隔评审质量、环境和职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2 范围适用于对公司QEO管理体系的管理评审。
3 职责3.1总经理主持管理评审活动，审批评审报告。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况，提出改进建议，编写相应的管理评审报告。
3.3综合管理部负责编制管理评审计划，报管理者代表审核，总经理批准执行。
3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关评审所需的资料，负责对评审后的改进、纠正和预防措施进行跟踪和验证。
综合管理部保存改进、纠正和预防措施跟踪验证记录。
4 工作程序4.1 管理评审计划4.1.1管理评审以会议形式进行,每年至少进行一次管理评审,时间不超出12个月,可结合内审后的结果进行,也可根据需要安排。
4.1.2综合管理部于每次管理评审前半个月编制管理评审计划，报管理者代表审核、总经理批准，管理评审计划主要内容包括：a. 评审时间；b. 评审目的；c. 评审范围及评审重点；d. 参加评审部门（人员）；e. 评审准则/依据；f. 评审内容。
4.1.3当出现下列情况之一时可增加管理评审频次：a. 公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；b. 发生重大质量、环境、安全事故或用户有严重投诉或投诉连续发生时；c. 当法律、法规、标准及其他要求有变化时；d. 当重要环境因素、危险因素及重大危险源变化时；e. 市场需求发生重大变化时；f. 即将进行第二、第三方审核或法律、法规规定的审核时；g. 审核中发现严重不符合时。