船舶技术档案-16
渡运单位船舶技术档案的收集
据 实际运 营状 况适 时 建造 新 ： ， 路 渡 口运 营单 位 Ｉ 公 ３ 告 更是 如此 。随 着 国 民经 济 和 交 通 物 流 业 的 快 速 发
展， 以及 汽车保 有量 的不 断增加 ， 渡 口渡 运 的车流 经 量逐 年增 加 ， 渡运 车辆 的结构也 不 断发生 变化 ， 渡运
案， 关键 是要把 握好 以下 ２个重 点 。 ２ １ 完 整准确 地收 集新 船建 造档 案 ．
位新船 建造 立项 计划 书 、 计任 务书 、 设 图纸 审查 申请
书、 图纸 审核意 见 书 、 图联 系 通 知单 、 审 新船 建 造 前
审查结 果通 知单 、 标 文 件 、 标 文件 、 招 投 议标 会 议 纪 要、 中标通 知 函 、 造合 同等 ， 些 文 件 资料 必 须 在 建 这 开工前 将 原件 收集 到 档案 室 ， 立 专 门卷 宗 予 以保 设 存 。二是要 认真 做 好 建造 过 程 中文 件 资料 的收 集 。 新船 建造 过程 中 ， 按进 度适 时收集 相关 档案 资料 。 要
第２ ９卷 第 ３期 ２１ ０２年 ０ ６月
江苏船舶
ＪＡＮＧ Ｕ Ｓ Ｐ Ｉ Ｓ ＨＩ
Ｖ０ ． ９ Ｎｏ． １２ ３
Ｊｎ ．０２ ｕ ｅ ２ １
渡 运 单 位 船 舶 技 术 档 案 的 收 集
李 梅
（ 江苏省镇扬汽车轮渡管理处 ， 江苏 镇江 ２ ２０ ） １０４ 摘 要： 船舶技术档案对 船舶使用 、 维护 、 海损处理 、 航行安全 、 技术改造 等具有非 常重要 的作用 ， 必须要 做到完
程度相 当深入 ， 技术 档案 的 收集 工 作相对 规 范 ； 其 而
新 建船 舶档案 时有 条不 紊 ， 而不 乱 。 忙
船舶检验管理规定2016
2016年最新船舶检验管理规定第一章总则第一条为加强船舶检验管理，规范船舶检验服务，保障船舶检验质量，依据《中华人民共和国海上交通安全法》《中华人民共和国内河交通安全管理条例》《中华人民共和国船舶和海上设施检验条例》以及我国缔结或者加入的相关国际公约，制定本规定。
第二条船舶检验活动及从事船舶检验活动的机构和人员的管理适用于本规定。
本规定所称船舶检验是指对船舶、水上设施、船用产品和船运货物集装箱的检验。
军用船舶、体育运动船艇、渔业船舶以及从事石油天然气生产的设施的检验，不适用本规定。
第三条交通运输部主管全国船舶检验管理。
交通运输部海事局负责对船舶检验工作实施统一监督管理。
各级海事管理机构依据各自职责权限开展船舶检验监督工作。
第二章船舶检验机构和人员第四条船舶检验机构是指实施船舶检验的机构，包括交通运输部和省、自治区、直辖市人民政府设置的船舶检验机构(以下简称国内船舶检验机构)和外国船舶检验机构在中华人民共和国境内设立的验船公司(以下简称外国验船公司)。
交通运输部和省、自治区、直辖市人民政府依法审批国内船舶检验机构或者外国验船公司时，应当依据《中华人民共和国海事行政许可条件规定》规定的验船机构审批条件作出是否予以审批的决定。
予以审批的，同时应当明确国内船舶检验机构和外国验船公司的检验业务范围。
交通运输部海事局应当向社会公布船舶检验机构的检验业务范围。
第五条国内船舶检验机构按照A、B、C、D四类从事船舶法定检验：(一)A类船舶检验机构，可以从事包括国际航行船舶、国内航行船舶、水上设施、船运货物集装箱和相关船用产品的法定检验;(二)B类船舶检验机构，可以从事国内航行船舶的法定检验和相关船用产品的法定检验;(三)C类船舶检验机构，可以从事内河船舶的法定检验;(四)D类船舶检验机构，可以从事内河小型船舶，以及封闭水域内船长不超过30米、主机功率不超过50千瓦的货船和船长不超过30米、主机功率不超过50千瓦的客船的法定检验。
船舶技术档案管理
焊工考试的立卷内容：
1.焊工考试登记表； 2.焊工考试汇总表； 3.焊工考试现场记录表。
临时船舶吨位证书的立卷内容
（1）“临时船舶吨位证书”核发审批单； （2）船舶吨位复核发证提请表； （3）“临时船舶吨位证书”副本； （4）船舶吨位计算书； （5）复核提请的批准图纸及相应审图意见； （6）船舶吨位现场复核记录Ⅰ、船舶吨位现场复核记录Ⅱ、船
1. 案卷目录 2. 脊背（档案盒）
一个机构：
1. 全宗目录（案卷目录索引）
立卷的封面
档号：本次立卷的档案号。 档案馆号：档案馆给，不填 案卷题名：船名、检验时间、检验类型
(“XX船舶XX年XX检验”) 立卷单位：本单位名称 起止日期：档案内容涉及到的起止日期 保管期限：详见规定，船舶为长期 密级：没有，不填
船舶图纸档案分为审批图纸档案和船舶 检验使用图纸档案两种，审批图纸档案 须单独立卷存档。
船舶检验使用的图纸档案立卷方式为船 舶图纸和检验项目组合立卷，即一船为 一个项目保管单位，其中可按图纸、建 造检验、营运检验项目随时间顺序分别 组卷。
档案分类：工厂认可
工厂认可和型式认可可按工厂立卷，即 一个工厂为一个项目保管单位，单项产 品检验可按产品类别或时间特征立卷。
（四）船用产品图纸审批产生的技术文件材料以及批准的图纸等，保管 期限为长期（25年）。
（五）船舶检验机构对焊工考试机构认可和对各类检测、检修机构认可 检验所产生的技术文件材料，保管期限为短期（15年）。
（六）焊工考试产生的技术文件材料档案，保管期限为短期（15年）。 （七）船检档案交接凭证，保存期限为永久。
船舶技术档案存放排列方式：
a）船舶审批图纸和检验项目卷应分别 存放。
b）在本机构检验登记的船舶档案和非 本机构检验登记的分别存放。
交通部科学技术档案分类编号办法
五、公路工程类１．道路（按工程项目分）２．桥梁（按工程项目分）３．独立隧道（按工程项目分）４．交通工程（按工程项目分）５．铁路（按工程项目分）６．公路绿化７．公路养护８．机场（按工程项目分）注：隧道、涵洞属于道路、铁路工程的，则随道路、铁路工程项目归类。
交通部关于颁发《交通部科学技术档案分类编号办法》的通知各省、自治区、直辖市交通厅(局为了加强交通行业科学技术档案的科学管理，统一交通科学技术档案分类方案，逐步实现交通档案工作的标准化、规范化、系统化、现代化，促进档案信息资源的开发，更好地为交通运输现代化服务，现将部制定的《交通部科学技术档案分类编号办法》颁发给你们，望认真遵照执行名称附：交通部科学技术档案分类编号办法题注(一)分类编号的原则１．为了统一交通系统的科学技术档案分类方法，实现档案管理和检索分类体系的标准化、规范化、系统化、现代化，开发档案信息资源，建立档案目录和咨询中心，以充分发挥档案的作用，更好地为交通运输事业发展和社会主义两个文明建设服务，特制定本办法２．本分类法是以交通运输专业职能活动的分工为基础，结合科学技术档案内容记述和反映事物性质，设置了设计、公路、水运、港口、航道、航务、救助、船检、港监、工业、科研、文教、卫生等十三大类目。
本分类法基本容纳了各项实践活动所形成的各类档案，既着眼于现有科学技术档案的分类，又考虑到今后发展的需要，并保持基本大类的稳定性。
此分类法适用于交通行业科学技术档案的分类整理、分类排架和分类标引，为实现现代化管理打下基础３．为了适应交通行业专业多样性的特点，保持分类方案类别层次的一致性，并避免重复列类，在本分类法中将各大类中具有共性的类目，如综合类、基本建设类、设备类、科研类均放在各主体档案类之首。
将其基本职能活动的主体档案类放在各共性类目之后以使分类方案类目体系保持严整性和满足今后发展需要增加类目的要求４．为使交通科学技术档案分类条理系统、准确、科学，按其自然形成规律，保持成套性、完整性的原则，本分类方案基本实行大类、属类、小类三级，各类未包括的内容可以增设新类或下级类，但不设其它类。
船舶技术档案管理
机构认可类立卷内容：
1.认可申请书 2.机构工商登记许可证书复印件 3.机构管理制度和质量控制体系文件清单 4.机构管理人员和检测、检修人员资质证明的复印件 5.检测、检修相应的技术资料和国际、国家标准目录 6.人员保护设备、设施相关资料 7.维修、检测工具、设备、仪器清单 8.认可的其它文件资料、来往函电等 9.认可报告和认可证书副本及其底稿 10.检验委托书（如有时） 11.检验机构认为需要归档的其它资料
船舶检验类档案立卷内容：
（一）船舶图纸审查，包括： 1.审图申请书 2.审图意见书 3.图纸审查备忘录(含图纸审查备忘录的答复及 其底稿等相关文件) 4.送审图纸 5.吨位计算书
船舶检验类档案立卷内容：
（二）船舶建造检验资料，包括： 1.建造检验申请书 2.船检登记号申请及批复 3.建造厂的资质证书复印件(如有) 4.各项程序阶段检验项目单 5.各种质量反馈表 6.遗留项目备忘录 7.船舶建造检验报告、检验记录及其底稿 8.船舶检验证书副本及其底稿 9.吨位计算书 10.船舶出厂质量文件及有关技术问题函电文件 11.主要原材料、机电设备检验（认可）证书复印件 12.船厂、船东、船检机构有关船舶检验问题的来往文件资料 13.审图意见书 14.批准图纸 15.完工图纸
船舶检验技术档案管理
胡卓 广东海事局
定义
船舶检验技术档案（以下简称“船检档案”） 是指船舶检验机构及验船人员在船舶、海上设 施和船用产品（含船运货物集装箱，以下同） 法定检验活动及其相关活动中直接形成的应当 归档保存的技术文件材料。本条所指的相关活 动是指受中国海事局委托、由船舶检验机构实 施的对焊工考试机构认可和对各类检测、检修 机构的认可（以下简称“机构认可”）等活动。
关于印发《船舶检验技术档案管理暂行办法》的通知
关于印发《船舶检验技术档案管理暂行办法》的通知海船检[2003]234号2003年6月16日中国船级社，各省、自治区、直辖市船检局（处），各船检管理处：现将《船舶检验技术管理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
《船舶检验技术档案管理暂行办法》中所附的《船舶检验技术档案分类编号办法》（以下简称《办法》）对船检档案的分类编号作出了统一的要求，各单位应严格遵照执行。
考虑到一些单位已形成的船检档案案卷较多，如全部按照该《办法》进行重新编号，其工作量将会很大，因此对各船检机构已按原有分类编号办法进行整理的案卷，可不按该《办法》进行重新编号。
但为便于统一管理，各单位应根据实际情况，编写新旧档案号的对照表，以方便查找利用。
二○○三年六月十六日船舶检验技术档案管理暂行办法第一章总则第一条为了加强船舶检验技术档案的管理，发挥船舶检验技术档案的作用，提高船检工作质量和管理水平，更好地为航运事业服务，依据有关法律、法规和规章，制订本暂行办法。
第二条船舶检验技术档案（以下简称“船检档案”）是指船舶检验机构及验船人员在船舶、海上设施和船用产品（含船运货物集装箱，以下同）法定检验活动及其相关活动中直接形成的应当归档保存的技术文件材料。
本条所指的相关活动是指受中国海事局委托、由船舶检验机构实施的对焊工考试机构认可和对各类检测、检修机构的认可（以下简称“机构认可”）等活动。
第三条本办法适用于船舶检验机构对船检档案的搜集、整理、登记、统计、保管、利用等工作。
第四条船检档案由船籍港船舶检验登记机构实行集中管理，统一保存。
第五条船检档案是船检工作的重要组成部分和信息资源，各级检验机构要对船检档案管理有必要的投入，加强对档案工作的领导，应有领导分管档案工作，有专人负责档案的具体管理。
第二章管理与职责第六条遵照统一管理、分级负责的原则，在国家档案行政管理部门的“统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导”下，中国海事局对中国船级社和各省级船舶检验机构的船检档案工作实行行业领导；中国船级社和各省级船舶检验机构对所属的分支机构的船检档案管理工作实行业务领导和管理；各级船舶检验机构按照中国海事局的规定管理本单位的船检档案并接受中国海事局的监督、检查或查询，同时接受所在地区档案行政管理部门的指导和监督。
船舶档案管理制度
船舶档案管理制度1. 简介本文档旨在制定一套规范化的船舶档案管理制度，以确保船舶档案的安全、可靠和高效管理。
该制度适用于所有航运公司或机构，旨在提供一套统一的管理准则。
2. 档案管理职责2.1 档案管理员- 档案管理员负责船舶档案的整理、归档和保管工作。
- 档案管理员应具备相关专业知识，并熟悉档案管理的法律法规和要求。
- 档案管理员应保证船舶档案的完整性、准确性和可靠性，定期进行档案检查和整理，并记录相关信息。
- 档案管理员应采取措施保护船舶档案的安全，确保档案不被丢失、损坏或泄露。
2.2 船舶所有者/经营者- 船舶所有者或经营者应提供必要的支持和资源，确保船舶档案管理制度的正确实施。
- 船舶所有者或经营者应定期评估档案管理制度的运行情况，并提供必要的改进和调整意见。
- 船舶所有者或经营者应确保雇佣持有相关资质和经验的档案管理员，并提供相关培训和指导。
3. 档案管理流程3.1 档案整理与归档- 新船舶入籍时，档案管理员应按照规定的标准进行船舶档案的整理与归档。
- 档案管理员应对各类船舶档案进行分类、编号和标注，确保档案易于查找和使用。
- 档案管理员应制定详细的归档流程，并记录每个档案的归档位置和状态。
3.2 档案保管与访问- 档案管理员应从未授权人员中限制对船舶档案的访问权限，并确保档案的机密性。
- 档案管理员应定期对档案进行检查和保管，确保档案的完整性和可靠性。
- 特定档案需要授权人员查阅时，应按照规定的流程和程序进行申请和审批。
3.3 档案备份与恢复- 档案管理员应定期对船舶档案进行备份，以防止档案遗失或损坏。
- 备份的档案应储存于安全可靠的位置，并设定相应的访问权限。
- 在档案丢失或损坏时，档案管理员应及时采取恢复措施，以尽快恢复档案的完整性和可访问性。
4. 附则本制度属于内部管理制度，所有相关人员都应遵守本制度的要求和规定。
对于违反制度规定的行为，将依法进行处理。
同时，本制度的具体实施细则由船舶公司或机构进行编制，并与相关人员进行沟通和培训。
船舶档案
《船舶技术档案》的内容
• • • • • • • • 航海和船舶操纵 货物装卸和运载 通信和导航 应急预案和演习 保安和防海盗 海损等经验教训 前述《轮机技术档案》的内容 认为有价值的东西，等等
《船舶技术档案》运作方式
• 由船长、轮机长、大副、客运主任（客船） 根据自己的职责分别记录保存，由船长 （或指定人员）定期汇总。如果条件成熟， 最好让操作级以上的人都建立自己的技术 档案，大家可以经常在一起交流学习，业 务能力都能有所提高。这样保证了船舶管 理的连续性，并为公司机务管理工作的连 续性提供依据。编入公司的SMS体系，让 它具有一定的强制性。
保存方式
《船舶技术档案》记录并保存在船上的电脑 里，可以定期或不定期通过电子邮件或U盘 发给机务主管，机务部门根据该档案定期 总结整理存档，这样船舶和机务互相备份， 以防丢失 档案可以以电子版的船舶技术资料保存， 它的形式不限于文字，也可以是图片、录 音、视频，或以其他形式保存
运作方式
• 船上的记录，船岸联网或定期上报公司主 管部门。 • 海务部经理和机务部经理分别审核、督促 船上海务部分和机务部分的记录，留有备 份，妥善保存。 • 指定一名公司副总经理负责全公司的《船 舶技术档案》。
船舶检验技术档案分类编号办法
船舶检验技术档案分类编号办法船舶检验技术档案分类编号办法《船舶检验技术档案分类编号办法》（以下简称《分类编号办法》），是根据《交通部科学技术档案分类编号方法》的规定，结合当前船舶检验机构档案管理的实际情况而编制的。
《分类编号办法》适用于各级船舶检验机构按照《船舶检验技术档案管理办法》对船舶检验技术档案的分类编号管理，作为船舶检验技术档案分类整理、分类标引和排列的依据。
《交通部科学技术档案分类编号办法》规定了大类、属类、小类三级分类编号方法，将船检作为大类用汉语拼音字母CJ表示，将检验类作为属类用阿拉伯数字5表示。
在此基础上，本《分类编号办法》将船舶检验技术档案分为船舶检验、海上设施检验、船用产品类检验和机构认可检验等4个小类，每个小类又按检验性质设法定检验、入级检验、公证检验等3个四级类目，每个四级类目又根据检验活动的分工或特征分若干个五级类目。
中国船级社和各省级船舶检验机构可根据本单位的船检技术档案管理情况和检验业务发展情况增设新的小类或下级类；如果本单位船检技术档案不完全具备本《分类编号办法》中所设类目，则所缺之类可空缺，但不准占用。
一、基本类目CJ 船检1、综合类注：内容仿《交通部科学技术档案分类编号办法》设计综合类SJ.1—9。
2、基本建设类注：内容仿《交通部科学技术档案分类编号方法》设计基本建设类SJ.1—4分。
3、设备类注：内容仿《交通部科学技术档案分类编号方法》设计设备类SJ.1—4分。
4、科学研究类注：内容仿《交通部科学技术档案分类编号办法》设计科学研究类SJ.1—3分。
5、检验类5.1.1 法定检验5.1.1.1 船舶建造和营运检验5.1.1.2 审批船舶图纸5.1.2 入级检验5.1.2.1 船舶建造和营运检验5.1.2.2 审批船舶图纸5.1.3 公证检验5.2 海上设施检验5.2.1 法定检验5.2.1.1 海上设施建造和营运检验5.2.1.2 审批海上设施图纸5.2.2 入级检验5.2.2.1 海上设施建造和营运检验5.2.2.2 审批海上设施图纸5.2 .3 公证检验5.3 船用产品类检查5.3.1.1 船用产品工厂认可5.3.1.2 船用产品型式认可5.3.1.3 单项产品检验5.3.1.4 审批船用产品图纸5.3.2 入级检验5.3.2.1 船用产品工厂认可5.3.2.2 船用产品型式认可5.3.2.3 单项产品检验5.3.2.4 审批船用产品图纸5.3.3 公证检验5.4 机构认可类检验5.4.1 法定检验5.5.0 验船机构认可5.6 验船人员考试5.4.1.1 焊工考试机构认可5.4 .1.2 检测机构认可5.4.2.1 焊工考试机构认可5.4.2.2 检测机构认可二、《分类编号办法》是为每一卷档案标引档案号的依据。
中国海事局关于印发《船舶建造重要日期记录管理规定》的通知
中国海事局关于印发《船舶建造重要日期记录管理规定》的通知文章属性•【制定机关】中华人民共和国海事局•【公布日期】2010.09.21•【文号】海船检[2010]475号•【施行日期】2011.01.01•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】水运正文中国海事局关于印发《船舶建造重要日期记录管理规定》的通知（海船检〔2010〕475号）各直属海事局，中国船级社，相关省、自治区、直辖市船舶检验机构：现将《船舶建造重要日期记录管理规定》印发你们，请遵照执行。
二○一○年九月二十一日船舶建造重要日期记录管理规定第一条为进一步加强船舶安全监督管理，规范船舶建造和重大改建行为，根据《中华人民共和国海上交通安全法》、《中华人民共和国船舶和海上设施检验条例》、《中华人民共和国船舶登记条例》、《中华人民共和国船舶识别号管理规定》和《船舶检验工作管理暂行办法》，制定本规定。
第二条本规定适用于500总吨及以上在中国登记和拟在中国登记的海船。
第三条中华人民共和国海事局是组织实施本规定的主管机关。
各直属海事管理机构、各船舶检验机构负责本规定的具体实施工作。
第四条新建船舶或实施重大改建的船舶应在下述日期3个工作日前向建造（改建）地直属海事管理机构（位于直属海事管理机构管辖区域以外的，按就近原则由主管机关指定管辖，下同）申请对相应重要日期的确认：（一）建造第I阶段日期：新建船舶安放龙骨或处于相似建造阶段的日期；实施重大改建船舶的开工日期。
（二）建造第II阶段日期：船舶建造或重大改建的完工日期。
上述两个阶段的日期统称为船舶建造重要日期。
第五条船舶建造重要日期确认的申请应由船舶所有人或定造人会同船厂提交。
未确定船舶定造人的新建船舶，由实际建造船厂提交。
第六条船舶建造重要日期的确认，由建造（改建）地直属海事管理机构的执法人员会同执行船舶检验任务的验船师与船舶所有人或定造人、船厂法定代表授权人在船舶实际建造（改建）地于相应日期四方共同现场实施，并实名签署相应阶段格式的《船舶建造重要日期确认书》。
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船舶技术档案立卷工作规定
1业务描述
船舶技术档案是指将船舶机务、备件、物料、电器、通导等技术资料、
来往函电，按统一方式、统一编号、统一存放，提高管理效率和便于工
作替代。
2相关岗位
海监经理、机务经理、物料部经理、海监主管、机务主管
3工作规定
3.1机务业务，以船舶为单位，保存船舶技术档案。
3.2船舶证书卷
3.2.1机务主管负责整理证书（包括设备证书等）卷。
3.2.2证书卷第一页，存放《证书存档目录》。
船舶证书严格按目录顺序依次存
放，并按目录的编号，将船舶证书编制号码。
3.2.3每项证书存放在一个透明包装袋内，并按证书目录编制统一大小的号码。
3.2.4每个透明包装袋内的证书，首页为当期有效证书，其它过期证书，附在
后面。
3.3船舶检验报告卷
3.3.1机务主管负责整理检验报告卷
3.3.2检验报告卷包括年度检验、中间检验、特别检验、临时检验、循环检验
等船级社发放的报告，其它的检验报告，如救生设备、灭火装置等检验
报告，存放在船舶证书卷。
3.3.3检验报告卷分成三个挂夹分类保存，即年检报告、中检/特检、循检/临
时检验。
3.3.4循检/临时检验卷的挂夹，首页是《循检/临时检验登记表》，年检报告卷
和中检/特检报告卷的挂夹，没有此登记表。
3.3.5存放五年内(一个特检周期)的检验报告。
3.4船舶检验安排卷
3.4.1机务主管负责整理检验安排卷。
3.4.2检验安排卷首页，是《检验安排登记表》，每次检验卷顺序编号，并简要
写明检验摘要。
3.4.3每安排一次检验建一个卷。
3.4.4卷内要附有：检验申请单、与检验相关的函电和审帐、付款记录。
3.4.5检验安排卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。
3.4.6检验卷要保存最近一年的记录。
3.5船舶航修安排卷
3.5.1机务主管负责整理航修卷。
3.5.2航修卷首页，是《航修登记表》，每个航修卷顺序编号，并简要写明航修
摘要。
3.5.3每安排一次航修建一个卷。
3.5.4卷内要附有：船舶航修申请单、机务主管审核后确认的航修单、询价单、
厂家报价单、修理确认单、修理工程完工签收单、厂家结算单、谈帐审
核记录、付款发票复本等。
3.5.5航修安排卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。
3.5.6航修卷要保存最近一年的记录。
3.6船舶厂修安排卷
3.6.1厂修安排卷首页，是《厂修/外协登记表》，每个厂修/外协卷顺序编号，
并简要写明修理摘要。
3.6.2以每次厂修为单元存放在一个挂夹内，包括：船舶原始修理单、船管公
司审核后的修理单、修理厂家报价单、修船合同、防火协议、修理厂家
结算工程单、修理工程单审核后谈帐记录、油漆资料、修船质量评估反
馈表、船舶修理总结等。
3.6.3保存最近一次的厂修记录。
3.7往来函电卷
3.7.1机务主管及各业务主管负责整理往来函电卷。
3.7.2往来函电分普通函电和具体事宜函电，普通函电是指日常与船舶或有关
单位的一般函电；具体事宜函电是指与船舶或有关单位的重要事宜函电，这种重要事宜，需要多次往来函电，并产生多个附加资料，如主机故障
分析、设备厂家咨询等，这种重要事宜，需要单独建立具体事宜函电卷。
3.7.3普通函电，首页是《普通函电登记表》，按每月立卷，依次存放，同月份
的资料放在一个卷内。
每卷有一个页面，标明月份，按时间顺序，在页
面上简要记录事件摘要，后附函电。
3.7.4具体事宜函电，首页是《具体函电登记表》每一事件建立一卷，每卷要
有页面，按时间或日期依次存放，在页面要简要记录事情的整个处理过
程，后附往来函电。
3.7.5普通函电和具体事宜卷要保存一年的记录。
3.8机务检查卷
3.8.1机务主管负责整理机务检查卷。
3.8.2机务检查卷首页，是《机务检查登记表》，每次机务检查卷顺序编号，并
简要写明检查摘要。
3.8.3每次机务检查建一个卷。
3.8.4每卷要有页面，页面要简要记录机务检查的整个过程。
3.8.5机务检查立卷，按照《机务检查工作规定》执行。
3.8.6机务检查卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。
3.8.7机务检查卷要保存最近一年的记录。
3.9港口国检查卷
3.9.1海监主管负责整理港口国检查卷。
3.9.2港口国检查卷首页，是《港口国检查登记表》，每次港口国检查卷顺序编
号，并简要写明检查摘要。
3.9.3每次港口国检查建一个卷。
3.9.4每卷要有页面，页面要简要记录整个过程
3.9.5卷内要附有：检查官的检查报告（复印件）、抵港前船舶主管指导函电（若
有）、港口国检查汇报、《不符合规定的情况报告表》（有缺陷船舶）等。
3.9.6港口国检查卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。
3.9.7港口国检查卷要保存最近一年的记录。
3.10船舶自查/委托检查报告卷
3.10.1机务主管负责整理船舶自查卷。
3.10.2 自查/委托检查卷首页，是《船舶自查/委托检查登记表》，每次自查/委
托检查卷顺序编号，并简要写明内容摘要。
3.10.3 卷内要附有：船舶《委托检查报告》、《不符合规定情况报告》等。
3.10.4 船舶自查/委托检查报告卷以自然年度为时间期间存放在一个挂夹内。
3.10.5 船舶自查/委托检查报告卷要保存最近一年的记录。
3.10.6 机务主管负责整理该卷。
3.11船舶事故报告卷
3.11.1机务主管负责整理船舶事故报告卷。
3.11.2卷首页，是《船舶事故报告登记表》，每次报告卷顺序编号，并简要写明
事故摘要。
3.11.3以年度为单位存放在一个挂夹内，包括船舶填写的事故报告、当事人对
事故经过的描述、公司的调查报告、事故处理结果等。
3.11.4保存一年内的记录。
3.12资料传递记录卷
3.12.1机务主管及各业务主管负责整理资料传递记录卷。
3.12.2资料传递记录卷首页，是《资料传递登记表》，每次资料传递卷顺序编号，
并简要写明资料摘要。
3.12.3以年度为单位存放在一个挂夹内，包括：公约修正案、技术通函、发船
的文件和资料、销毁记录表。
3.12.4对于送船的资料、信息，需要注明传达、学习、落实、反馈等，或仅仅
证明资料已经送达，不需要传达、落实等，如船舶证书等。
3.12.5要保存一年内的记录。
3.13船舶评估报告卷
3.13.1机务主管负责整理所有船舶评估报告卷。
3.13.2船舶评估报告卷首页，是《船舶评估登记表》，每次和每类评估按时间顺
序编号，并简要写明评估摘要
3.13.3以年度为单位，所有评估报告存放在一个挂夹内。
主要包括：船舶状况
评估报告、修船后评估报告（如果有）、新船评估报告（保修船结束时）、其它评估报告等。
3.13.4保存一年内的记录。
3.14保险理赔卷
3.1
4.1机务主管负责整理保险理赔卷。
3.1
4.2保险理赔卷首页，是《保险理赔登记表》，每次和每类保险理赔卷宗按时
间顺序编号，并简要写明评估摘要
3.1
4.3以年度为单位，所有保险理赔报告存放在一个挂夹内。
3.1
4.4保存一年内的记录。
3.15备件、化学品业务
3.15.1以船舶为单位，一个订单为一个卷。
包括：船舶备件、化学品订购情况
一览表，摘要记录询价、订购、送船运输、结帐等情况；经机务主管或
电器主管审核签字的船舶备件申请单；询价单、订购单、船舶签收单、
发票.
3.15.2将上述情况摘要记入船舶备件订购卷管理目录
3.16供应业务
3.16.1物料采购卷，一次采购，立一个卷。
首页是面页，简单写明物料采购的
过程。
每卷资料包括：面页、申请单、询价单、报价单、确认单、帐单
和来往电函、质量反馈处理。
3.16.2报表卷，以船舶为单位,按时间顺序，依次存放<船舶主要物料检查表>.
3.16.3证书卷,以船舶为单位,存放各类物品证书
3.16.4油漆业务卷, 一次采购，立一个卷。
首页是面页，简单写明油漆采购的
过程。
每卷资料包括:面页、申请单、询价单、确认单、送船时间、帐单
和来往函电、质量反馈处理。
4相关记录
《证书存档目录》
《循检/临时检验登记表》
《检验安排登记表》
《航修登记表》
《普通函电登记表》
《登轮检查表》
《港口国检查登记表》
《船舶自查/委托检查登记表》
《船舶事故报告登记表》
《资料传递登记表》
《船舶评估登记表》。