报销制度和流程

财务报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出、营销费用及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条本制度适用集团公司及下属房地产开发项目的全体员工。

第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定1、出差借款：出差人员凭审批后的《借款单》按批准额度办理借款，借款单上应注明借款事由，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。

2、其他临时借款，如业务费、备用金等，借款人员应及时报帐，超过一个月不报账的从工资额据实扣除。

特殊原因未能取得报销凭证的，必须重新办理借款手续。

3、试用人员借支旅差费或临时借款，须由正式员工签认担保书，方能办理，若借款人未能及时偿还借款，担保人应负有连带责任。

4、各业务部门可以借支留存5000元以下的备用金，由部门总监或分管副总裁直接负责。

5、各项现金借款金额超过10000 元的应提前一天通知财务部备款；超过100000 元的应提前两天通知财务部备款。

6、需借用外币的应提前一天通知财务部备款。

第五条借款销账规定1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经分管副总裁批准，否则财务人员有权拒绝销帐；2、借领支票者原则上应在 5 个工作日内办理销帐手续，特殊情况需经部门经理审核，财务总监批准。

3、借支员工应及时销账，每月五号前对上月前借支的款项销账，逾期借款未还者不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

特殊情况不按规定再次借支者，需列明未销账金额及原因报董事副总裁批准后办理。

第六条借款流程（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

（二）审批流程：1、各项借款金额一万元以内按下述程序办理：借款人申请一部门经理/部门总监审核一分管副总裁审批一财务经理复核一借款人凭审批后的借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收；2、各项借款金额一万元以上，三万元以下按下述程序办理：借款人申请一部门经理审核一分管副总裁审批-财务经理复核一财务总监审批一董事副总裁审批 -借款人凭审批后的借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收；3、各项借款金额超过三万元及以上的按下述程序办理：借款人申请一部门经理审核-分管副总裁审批-财务经理复核-财务总监审批-董事副总裁审批-董事长或副董事长审批-借款人凭审批后的借款单到财务部由出纳办理领款手续，借款人签收。

第七条特殊借支的审批流程及销账规定1 、特殊借支：为董事长、副董事长因业务需要指示员工临时借支款。

特殊借支无金额限制。

2、特殊借支的审批流程：员工为董事长、副董事长代领或被委派随同保管其借支用款，视同代领人或保管人借支，由借款经手人填写借款申请单，董事长、副董事长签字批准。

如董事长、副董事长未能在借款单上签字批准，则由财务总监签字审批，经办财务人员电话征询董事长、副董事长证实后办理。

3、特殊借支的销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，报销单据粘贴整齐（如涉及香港费用，应单独粘贴，并据实折算人民币金额），费用报销单的填写内容包括费用发生的日期、商品名称/费用明细、单价、数量、金额，并盖有开具票据单位的印章。

所有费用单据必须有经手用款人签字确认（如为董事长、副董事长经手用现金支出，则由董事长、副董事长在报销单上签字确认），报销资料不符合规定的，财务人员有权拒绝销帐。

4、涉及特殊借支的员工应及时销账，每月五号前对前期借支款项销账，原则上未核销借款余额不得超过五千元（香港司机可保留一万元以内），特殊情况有超额未核销的，应于每月五号前填写《员工未核销借款情况表》，如实填写未核销借款情况后交付财务经理，由财务经理依次提交用款经手人（董事长或副董事长）、财务总监签字确认，财务经理核对并备存。

凡不及时销账又不按规定提交《员工未核销借款情况表》的，财务有权扣发借支员工当月工资。

第三部分日常费用报销制度及流程日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出不得超出预算。

为控制好预算支出，财务会计每月十号前应汇总上月的费用报销情况，财务经理负责安排制定月度预算和实际列支的对比分析表。

第八条费用报销的一般规定（一）报销人必须取得税务局监制的增值税发票或普通发票。

特殊情况使用白条（含非行政事业专用收据），单笔金额1000元以上必须经董事副总裁以上批准。

费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。

发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。

对于购买办公用品等实物的发票，需另有验证质量及数量的验收人”签字；对于购买材料发票，需另有验证质量及数量的验收人”和仓管人”人员签字，并附有仓管人员开具的入库凭证（收料单或入库单），会计人员才能受理核报。

已报销结算过的发票收据等，出纳人员必须即时加盖现金付讫” 银行付讫”章。

（二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按报销单据格式要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。

（三）按规定的审批程序报批：报销申请单交付财务部后，由财务部依集团公司审批权限规定报送领导审批，三个工作日内可取得报销款项，由出纳通知领款。

特殊情况如需即时领取报销款，可先与财务中心沟通，原则上报销10000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单—须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单/申购单或出入库单一部门经理审核签字f财务部门复核f分管副总裁审批f出纳报销。

第九条差旅费报销制度及流程费用标准：费用标准的补充说明：住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返莞时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上依公司总裁办相关规定（差旅费管理规定）采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

报销流程：出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由分管副总裁批准。

借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，分管副总裁审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。

第十条电话费报销制度及流程（一）费用标准1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见总裁办相关管理制度规定。

2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，包括营销部门工作手机, 由公司统一支付话费。

（二）报销流程1、公司人力资源部将员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部，如有变更应当月提交变更标准。

2、员工于每月中旬（20日前）按话费标准分部门将发票交总裁办集中办理报销手续，审批流程按日常费用报批。

3、固定电话费由总裁办指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报董事副总裁批示处理办法。

第^一条交通费报销制度及流程（一）费用标准：（1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经部门经理同意后可以乘坐出租车；（2）市内因公公交车费应保存相应车票报销；（3）依公司总裁办相关规定（交通费用管理规定）采用额度内据实报销形式，特殊情况超额报销的必须经分管副总裁批准。

（二）报销流程员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由部门经理签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

审批：按日常费用审批程序审批。

员工持审批后的报销单到财务办理报销手续。

第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司总裁办统一管理，集中购置，并指定专人负责。

（二）报销流程1 •购置申请：公司总裁办每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按审批权限规定报批。

2•报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

3．费用归集：财务部按月根据总裁办提供的各部门领用的数量、金额统计表，归集核算各部门相关费用。

库存低值易耗品等作为公共费用，总裁办无法进行领用登记的，财务依总裁办按月提交的耗用数量、金额统计表按各部门人数比例进行分摊入账。

总裁办于每月五日前提交以上统计表配合财务月报工作。

第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1.招待费：①为了规范招待费的支出，大额招待费（原则上单笔超过1000元为大额）应事前征得分管副总裁同意。

特殊情况未经以上等程序的，事后在报销前知会分管副总裁签字确认后报销。

②业务招待费报销单据应按单笔分开粘贴，在报销单封面简要注明每笔内容。

③单笔消费超过1000元，有酒店签单权的，原则上应在签约酒店就餐签单消费。

2.培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。

人力资源根据实际需要编制培训计划报分管副总裁审批。

3.书籍等资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。

各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到总裁办资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。

4.其他费用：根据实际需要按程序审批后据实支付。

（二）报销流程：1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。