发文代码类型
文件编码规则
文件编码规则1、范围本标准规定了公司文件编号的构成和编制规则，适用于公司文件编号的管理。
2 文件编号的构成2.1文件编码共十二位，由公司编码（2位）、部门/分厂编码（2位）、属性代码（1位）类别代码（2位），年份编码（2位）、月份编码（1位）、及顺序号（2位）组成。
XX □□□□□□□□□□顺序号月份编码年份编码类别代码属性代码部门/分厂编码公司编码2.1公司编码:公司编码用两位英文简称GL表示。
2.2部门/分厂编码用两位阿拉伯数字表示，编码如下表1所示。
表1 部门编码2.3属性代码用一位英文字母表示，如：流程类代码为L，文件类代码为W，表格类代码为B。
2.4类别编码类别分大类和小类，各用一位英文字母表示，见表3。
表2 类别编码大类说明：A行政管理类包括：行政规章制度、公告、机构设置、人员任免、信息系统、经营计划、考核、发展事务、内部控制、法律事务、接待、后勤等。
B生产管理类包括：生产报表、生产记录、生产指令等。
C销售管理类包括：营销类及服务类政策、策略、计划、方案等。
D质量管理类包括：质量检验、质量标准、质量监督、Audit评审、试验等。
E科技管理类包括：研发、技改、规划、专利、标准等。
F财务管理类包括：会计核算、财务预算、资金运作等。
G采购管理类包括：采购记录、供应商管理等。
H资源管理类包括：人员入职、离职、招聘、培训、工装、设备、夹具、辅具、检具、计量、房产、基建等。
I安全管理类包括：消防、保卫、纪检、交通、设备安全等。
2.5年份编码用两位阿拉伯数字表示，用年份的后两位数字表示该年的编码,例如2005年的编码为05。
2.6月份编码用一位阿拉伯数字或英文字母表示，一至九月的编码为1至9，十月的编码为0，十一月的编码为A，十二月的编码为B。
2.7 顺序号编码用二个阿拉伯数字表示，由各部门按文件发文顺序自行制定编码。
3 附加说明：3.1 本规定由公司办公室提出。
3.2 本规定由公司办公室负责起草。
公司文件号编制规定
WDL-ZH-2018-001
文件号编制规定
为规范公司文件管理，统一文件编制格式，现对公司内部文件编号方法作如下规定：
1、文件编号结构：公司名称代码+部门代码+年号+顺序号。
2、公司代码为公司名称拼音首字母（大写）组合而成，代码：WDL。
3、各部门代码由部门名称拼音首字母（大写）组合而成，如：
综合部代码：ZH；
财务部代码：CW；
工程部代码：GC；
成本合约部代码：CBHY；
营销部代码：YX；
拆迁部代码：CQ。
4、文件编号格式中的数字根据部门年份发文的数量（2018-001开始）每年依次排序。
5、具体编排方法依次按照上述要求完成，如公司“成本合约部”2018年发出第一份文件：WDL-CBHY-2018-001。
6、各部门须严格按照本规定进行文件编号的编制及管理，不得私自更改编制格式，如因工作需要，需要进行变更时，须提前告知综合部由其进行更改。
本规定由综合部负责解释
2018年8月11日。
公文写作中的文件编号
公文写作中的文件编号在公文写作中，文件编号是一项非常重要的内容要求。
文件编号是用来唯一标识文件，方便管理、查找和归档。
准确、规范的文件编号不仅有利于提高工作效率，还能体现组织的规范性和专业性。
下面，将从文件编号的定义、格式、规则以及注意事项等方面进行讨论。
一、文件编号的定义文件编号是对公文进行标识和分类的编码，通过唯一的编号标识来区分不同的文件。
它可以包含各种信息，如文件的发文机关、发文日期、文种类别等。
文件编号的设置直接影响着文件管理的科学性和高效性。
二、文件编号的格式文件编号的格式可以根据实际需要进行设计，但一般来说，它应该包括以下几个基本要素：1. 发文机关代字：代表发文机关的特定符号或字母组合，反映组织机构的层级和职能。
2. 发文机关代码：是一个代表发文机关的特定数字编码，用于唯一标识发文机关，便于归档和查询。
3. 年份：用来标识文件的发文年份，可采用四位数表示。
4. 文件流水号：表示同一机关在同一年度内发文的顺序号，可采用三位数表示。
5. 附加标识：可以根据需要添加其他特定信息，如文种类别、机关内部部门等。
三、文件编号的规则文件编号的设置需要符合一定的规则和原则，以确保其准确性和一致性。
1. 发文机关代字应根据国家有关规定或组织内部规章制度来确定，并在整个编号系统中保持一致。
2. 发文机关代码应参照国家规范或组织内部规定进行编制，避免重码和混淆。
3. 年份应准确反映文件的发文时间，一般而言，年份应为四位数，如2022年表示为“2022”。
4. 文件流水号应按照发文的先后顺序进行编制，并保持递增，避免重复或跳号现象的发生。
5. 附加标识可以根据具体需求添加，但应尽量简洁明了，避免过多的冗余信息。
四、文件编号的注意事项在设置文件编号时，还需注意以下几点：1. 文件编号应与文件正文放置在同一页面上，并居中或居右排列，以便于阅读和查找。
2. 文件编号应与正文之间用一条横线分隔开来，以避免混淆和歧义。
临时性文件发文编号规定
内部临时性文件发文编号规定1.目的：为便于文件的规范化管理，本程序对公司的日常发文编号作了统一规定。
2.适用范围：本规定适用于公司内部临时性文件或联络性文件3.定义临时性文件指：外界因素（如：相关法律法规或其他）发生变更而公司内部制定的管理性文件未更新前，对相关管理性文件中发生与事实不相符的更改或补充说明的文件，在管理性文件更改后此临时文件自动作废。
4.编号：4.1.临时性文件方法4.1.1.临时性文件发文编号以三层六位码数字，其代码结构如下：XX X X X X(1) (2) (3)其中 (1)为发文部门; (2)为发文流水号; (3)为发文版本号4.1.2.临时性文件附表编号以三层八位码数字，其代码结构如下：XX XXX XX X(1) (2) (3)其中 (1)为发文编号，同4.1.1; (2)为表格流水号; (3)为表格版本号4.1.3.发文部门用两位字母型代码表示，本公司现有组织结构部门代码约定如下：GM 总经理室QA 品质部MD 生产部SD 市场部MR 管理者代表PM PMC部SS 五金部FD 财务部RD 研发部PD 采购部IS 注塑部DC 文控中心TD 技术部WS 仓务部AS 装配部AD 行政人事部MS 工模部CI 品牌组4.1.4.流水号由001开始，依次递增;4.1.5.发文版号按第一版为A，文件修订后依次为B、C、D……。
4.2.联络性文件（各类报告、工作指令、内部联络书等）编号方法4.2.1.发文编号以三层十位代码数字，其代码结构如下：XX XX XX XX XX(1) (2) (3)其中 (1)为发文部门; (2)为发文日期(年.月.日); (3)为发文序号.4.2.2.发文部门用两位字母型代码表示，同4.1.24.2.3.发文日期用三层六位码表示，其代码结构细分如下：XX XX XX(1) (2) (3)其中：(1)代表发文年份最后两位数值，如2010年为10（注：2009年9月之前年份为一位数值，即年份的最后一位数值）(2)代表发文月份，如1月为01，…12月为12。
公文发行字号的格式
公文发行字号的格式一般为六角号，具体由大写数字“一、二、三……”组成，字号大小根据文件的重要程度和等级而定。
公文编号一般包括机关代字、年号、分类号、顺序号等部分。
在具体使用中，应按照发文机关的要求严格执行。
例如，“国发〔1997〕3号”是国务院的公文发行字号，其中“国发”是发文机关代字，“〔1997〕”是年度，即1997年，“3号”是文件顺序号。
而“政办发〔2007〕1号”则是政办发办公室给发的文件，年度、分类号与发文顺序号按规定格式排列。
其中发文机关代字有可以含有“直属、办、委、署、会、室、厅、局”等字样；年份用六角括号括起，准确到年；顺序号指文件在同一年度、同一分类号中的排列顺序号，用阿拉伯数字表示。
公文字号在公文处理中具有重要的作用。
它是公文的标识，有助于公文的登记、分类、归档和检索。
同时，公文字号也是公文传递、变更、废止等的依据，具有重要的凭证作用。
因此，在公文处理过程中，必须严格遵守公文字号的要求，确保其准确、规范和有效。
需要注意的是，公文字号并非固定不变的，而是会随着公文的发送单位、年份、重要性等因素的变化而变化。
因此，在实际操作中，应该根据具体情况灵活运用公文字号，确保其符合相关规定和实际需要。
总之，公文发行字号是公文处理中不可或缺的一部分，它不仅有助于公文的登记、分类和检索，还是公文的凭证之一。
在实际操作中，我们应该严格遵守公文字号的规定，根据具体情况灵活运用，以确保公文的准确、规范和有效。
同时，我们也应该加强对公文处理工作的认识和管理，提高公文处理的效率和水平，为推动工作的顺利开展和落实提供有力保障。
学院发文代码范例
学院公文发文字号暂行规定为了正确使用和处理各类公文，加强公文的规范管理，现对院各单位公文发文字号作如下规定：一、发文字号应当包括机关代字、年份和序号。
年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用方括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。
联合行文，使用主办机关发文字号。
发文字号位置，上行文的发字文号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，其它公文的发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列，信函式公文的发文字号位于横线下右侧排列。
二、学院发文机关代字规定如下：（一）、学院党政公文：党委公文用“九院党字”；行政公文用“九院×字”；纪检委公文用“九院纪检字”。
（二）党群机关对内发文：党委办公室………………………………九院党办字浔东校区党工委…………………………九院党浔字组织部……………………………………九院党组字宣传部……………………………………九院党宣字统战部……………………………………九院党统字党校………………………………………九院党校字学工部……………………………………九院党学字武装部……………………………………九院党武字保卫部……………………………………九院党保字工会……………………………………九院工字团委……………………………………九院团字各二级学院党委、总支………………九院×党字（×为学院、部、系简代字）（三）行政部门对内发文：院长办公室………………………………九院办便字人事处……………………………………九院人便字财务处……………………………………九院财便字监察审计室………………………………九院监便字保卫处……………………………………九院保便字国际合作交流处…………………………九院外事便字学工处……………………………………九院学便字教务处……………………………………九院教便字招生办……………………………………九院招便字就业指导办公室…………………………九院就便字科研处……………………………………九院科便字图书馆……………………………………九院图便字基建处……………………………………九院基便字高等教育研究室…………………………九院高教便字国有资产管理处…………………………九院国资便字学报编辑部………………………………九院学编便字学位办、学科建设办……………………九院学建便字信息技术中心……………………………九院信便字实验中心…………………………………九院实便字后勤集团…………………………………九院后勤便字（四）二级学院（系、部）对内发文：重要公文用“九院×字”，一般公文用“九院×便字”。
关于规范使用公文发文字号及格式的通知
粤物办［2022）57号
关于规范使用
公文发文字号及格式的通知
各部门、事业部、区域：
为进一步规范发文管理，提高办文质量，现将公司发文有关要求通知如下：
一、规范使用公司及下属公司、部门、区域公文发文字号
公文发文字号简称文号，包括发文机构代字、年份代码、发文顺序号，示例：粤海物业（2022）1号。
根据公文种类可在机构代字后增加公文类别简称以作区分，示例：粤海物业函（2022）1号、粤海物业纪（2022）1号。
公司及下属公司、部门、区域（项目文号由区域自定）机构代字具体如下：
二、规范使用公文种类及格式
公文按照行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文及下行文，
具体如下：
上行文：下级向所属上级领导或机构的发文，如请示、报告。
重点强调，请示适用于向上级单位请求批示、批准，各单位报送请示需将请示事项（请示点）写清楚，分析透彻需要上级决策的具体问题，并且注意请示应当一文一事。
平行文：平行机构或不相隶属的机构之间的发文，主要是函,也包括纪要、通报、通知。
下行文：上级对所属下级机构的发文，如通知、通报、批复、决定、决议；
不同行文须使用对应公文格式，公司公文格式规范及注意事项详见附件。
请各部门、事业部、区域规范使用公文发文字号，严格按照公司公文管理规定拟文、办文，减少公文格式错误，确保公司公文运转质效。
特此通知。
附件：公文格式模板
党群人事综合部
2022年11月11日。
1-4级文件编码规则
前言本编码规则是根据浙江万豪模塑股份有限公司目前现有的1-4级体系文件表单的基础上制订而成的。
在格式上遵循GB/T 1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编号规则》的要求进行了规范。
本标准由浙江万豪模塑股份有限公司提出。
本标准由浙江万豪模塑股份有限公司企管部归口。
本标准起草单位：浙江万豪模塑股份有限公司企管部。
本标准因公司内部文件规划编码要求而制定，涉及范围为浙江万豪模塑股份有限公司内部。
本标准起草人：潘勇校对：符兴达审核：何新民批准：陈星亮浙江万豪模塑股份有限公司1-4级文件表单编码规则1 范围本标准规定了浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码规则(包括IATF16949、3C 认证、Emark认证体系文件)。
本标准适用于浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码。
2 规范性引用文件下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其后所有修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
3 定义本标准采用下列定义3.1 每张文件表单均应有独立的代码，且应是唯一的。
3.2 采用表格图时, 表中每张表单文件均应标出独立的代码。
4 编码规则4.1 浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码规则如下：4.1.1浙江万豪模塑股份有限公司1级体系文件表单（质量手册）编码如下：ZJWH / QM – A - ****年号文件类型代码（代表1级文件）质量手册代号公司简称4.1.2浙江万豪模塑股份有限公司2级体系文件表单（程序文件）编码如下：ZJWH / QP –B - **-****发文流水号+年号文件类型代码（代表2级文件）程序手册代号公司简称4.1.3浙江万豪模塑股份有限公司3级体系文件表单（管理指导作业文件）编码如下：ZHWH/ ** - C - ** **| | | | | 发文流水号| | | | 对应程序文件号| | | 文件类型代码（代表3级文件）| | 部门代号| 公司简称部门编码号：二级程序文件号：4.1.4浙江万豪模塑股份有限公司4级体系文件表单（管理指导作业文件）编码如下：WH/QR - D - **** - ****| | | | | 记录序号| | | | 对应程序文件号或管理指导作业文件号| | | 文件类型代码（代表4级文件）| | 质量记录代号| 公司（厂）名简称三级管理指导作业记录序号：4.1.5外来文件沿用原来编号进行登记，每年收集归档。
公文的文头部分的主要构成
公文的文头部分的主要构成公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
（1）公文格式代码。
公文格式代码又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号，由九位阿拉伯数字组成，标示于文件首页发文机关版头左上角。
按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码。
使每一份文件都有的标识，以便计算机识别和处理。
（2）印制顺序号。
印刷序号。
又称公文份号，是指依据同一文稿印刷若干份时每份的序号编号。
它的作用主要是针对秘密文件。
有了印刷顺序号，在登记、分送和清退秘密文件时均对号核点，以便查明责任，加强公文管理。
印刷顺序号一般有六位位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角，文件检索下方位置，前面冠以“NO”符号。
数字不足规定数时，前面用“0”补充。
（3）秘密等级。
秘密等级简称密级，是指公文秘密程度的等级，分、机密、秘密三级。
公文的秘密由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。
标注密级的同时应当标注保密时限。
保密时限根据实际情况确定，一般分一年以内，一年及一年以上，长期的期限不作标注，凡期限不作标注的可按二十年认定。
（4）紧急程度。
紧急程度是对公文送达和办理的时间限度。
又称缓急或处理时限。
紧急公文应根据紧急和程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标明紧急程度的位置在文件首页文关左上角。
需要与密级同时使用的，紧急程度置于密级之下，上下对齐。
紧急程度应在信封或封筒上加盖戳记注明。
（5）收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。
收文处理标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖章标识。
（6）发文机关版头。
发文机关版关简称“文头”。
文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。
发文机关版头一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”三字组成。
（7）发文字号。
程序文件编号编码原则
一、目的：为有效管理公司内部文件，及文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转，特制定本编号、编码原则。
二、 适用范围：适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。
三、 文件用语定义：1、一阶文件：管理手册类，如公司制度类。
2、二阶文件：程序文件，如工作流程等。
3、三阶文件：作业标准书，如岗位说明书等。
4、四阶文件：表单、通知类，如中个制度的附属表单。
四、 文件编码原则：1、文件编码、编号要求：一般文件编码由企业统一代号G 、公司名称（即公司拼音最前1至2个字母大写）、文件阶别类型（即Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ表示）、部门代码（即部门英文字母最前1-2个字母大写）、文件日期（2至4位数字）、文件流水号（三到四个数字或字母）组成及文件版本号（A0~Z0表示）组成。
2、文件编码、编号格式举例： (1)以一级文件编号为例（2）文件版本号说明◇文件的首版，其起始版本号应为A0。
◇对文件进行非实质性更改，每更改一次，该文件版本号应顺次提升数字位，如由AO改为A1,、由A1改为A2等。
◇对文件进行重大更改，整份重发，应顺次提升版本号整数位，数字位归零，如A1改为B0等。
（3）部门代码如下：GD——总经办HR——行政部GAD——财务部CD——渠道部DC——开发中心IC——形象中心CC ——商品中心RC——零售中心FC——特许中心（4）以《员工手册》举例文件版本号：A1文件阶别：Ⅰ文件编号：G-AQ--IMD-1016-001二、执行日期本编号编码原则从2016年10月1日起正式执行。
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专利xx 类
型
序号名称
1 中止程序请求审批xx
2 中止程序结束xx
3 收到人民法院判决书的xx
4 保全程序开始xx
5 轮候保全xx
6 不予执行财产保全xx
7 视为放弃取得专利申请权或专利权的权利通知书
8 审查业务专用函
9 费用减缓审批xx 10 视为撤回xx 11 视为未提出xx 12 延长期限审批xx 13 修改更正xx 14 恢复权利请求审批xx 15 退款审批xx 16 手续合格xx 17 办理手续补正xx 18 补缴费用xx 19 办理恢复权利手续补正xx
20 专利申请受理xx 21 文件不受理xx 22 缴纳申请费xx 23 电子申请回执
24 窗口递交文件回执
25 电子申请注册请求审批xx
26 电子申请注册事务专用函
27 复审、无效宣告程序中电子文件提交回执
28 向外国申请专利保密审查请求文件接收回执
29 重新确定申请日xx 30 视为未要求优先权xx 31 视为未委托专利代理机构xx 32 视为未要求不丧失新颖性宽限期xx 33 驳回决定
34 分案申请视为未提出xx 35 视为放弃取得专利权xx 36 办理登记手续xx 37 缴费通知书旧代码新代码200701 38 专利权终止xx 39 专利权评价报告复核意见xx 40 复审请求视为未提出xx
41 复审请求不予受理xx
42 恢复权利请求补正xx
43 恢复权利请求审批xx
44 复审请求受理xx 45 委托专利代理机构审批xx 46 复审请求补正xx 47 复审xx 48 复审请求口头审理xx 49 专利复审委员会复审请求口头审理公告50 复审请求审查决定
51 复审决定书
52 复审案件结案xx 53 关于样品、实物、证据原件处理的通知
54 更正xx 55 延长期限审批xx 56 复审请求审查决定
57 合议组成员变更xx 58 复审案件审查状态xx 59 关于回避请求的处理决定
60 无效宣告请求视为未提出xx 61 无效宣告请求不予受理xx
62 无效宣告受理xx 63 无效宣告受理xx 64 无效宣告请求补正xx
65 无效宣告请求补正xx
66 无效宣告案件审查状态xx
67 委托专利代理机构审批xx
68 委托专利代理机构审批xx
69 关于样品、实物、证据原件处理的通知
70 关于样品、实物、证据原件处理的通知
71 转送文件xx 72 转送文件xx 73 无效宣告请求口
头审理xx 74 专利复审委员会无效宣告请求口头审理公告
75 无效宣告请求审查xx 76 无效宣告请求审查决定77 无效宣告请求审查决定242018 78 无效宣告请求
审查决定书20625 79 无效宣告案件结案xx20626 80 更正xx20628 81 合议组成员告知xx20631 82 关于回避请求的处理决定20632
83 外文证据委托翻译xx 84 外文证据翻译委托书
85 复议申请受理xx20901 86 复议申请不予受理xx20902 87 行政复议决定书20904 88 复议决定延期xx20905 89 复议案件终止xx20906 90 复议案件停止执行xx20907 91 复议案件恢复程序xx20908 92 复议申请视为未提出xx209 93 复议申请补正xx20910 94 赔偿案件决定书
95 赔偿请求不予受理xx 96 赔偿请求受理xx 97 审查意见
xx21207 98 补正xx21208 99 生物材料样品视为未保藏通知书21222 100 发明专利申请初步审查合格通知书21223 101 发明专利申请公布xx21227 102 发明专利申请实质审查请求期限届满前通知书21228 103 发明专利申请进入实质审查阶段通知书21231
104发明专利申请公布及进入实质审查阶段通知书21229 105不予保密XX （保密）21233
106 专利申请保密审查报批书（保密）21235 107专利申请移交国防专利局通知书（保密）21236 108保密审批XX （保密）21237
109XX 审批XX （保密）21240
110受理专利申请移交国防专利局审查转接书（保密）21241 111 向外国申请专利保密审查意见通知书（保密）112向外国申请专利保密审查决定（保密） 1 1 3第一次审
查意见XX21301 1 1 4第一次审查意见XX21302 115第N次审查意见XX21303 116提交资料XX21304 117分案XX会晤XX 1 1 9驳回决定120 驳回决定
121 改正译文错误XX 122 专利代理机构失误补救XX 123 缴纳单一性恢复费XX 1 24授予发明专利权XX 1 25授予发明专利权XX
126 避免重复授予专利权的 XX
129 第 N 次审查意见 XX 130 第 N 次补正 XX 131 授予实用新型专利权 XX
132 实用新型专利权评价报告
134 实用新型专利检索报告
135 授予实用新型专利权通知书更正通知书
136
实用新型专利检索报告复核意见通知书 137 补正 XX 138 审查意见 XX 139 授予外观设计专利权 XX
140 外观设计专利权评价报告
141 授予外观设计专利权通知书更正通知书
142
国际申请不能进入中国国家阶段通知书 143 国际申请进入 XX 国家阶段 XX 144 修改文件缺陷 XX 145 国际申请进入中国国家阶段初步审查合格通知书 146 未收到专利性国际初步报告 XX
147 修改不予考虑 xx 148 递交邮寄文件回执 07A3 311
127授予发明专利权XX 更正
xx 128授予发明专利权XX 更正
XX
133 实用新型专利权评价报告 更正）。