Word2013解决方案等长篇文档排版教程

Word长篇文档排版

1引言1 引言

在写作长篇文档的时候，经常需要根据特定的格式要求对文档进行排版，使文章更加的规范、整洁、美观。Word是广为使用的文档排版软件，使用Word 能够对文章进行专业排版，并且操作简单，易于使用。在实际排版使用中，有一套较为实用的排版流程，现总结成文，同时以Word2013为基础，对Word长篇文档排版中经常遇到的问题加以说明。

Word长篇文档排版的一般步骤为：

1、设置页面布局；

2、设置文档中将要使用的样式；

3、制作各章标题；

4、设置页眉页脚；

5、正文中图片、表格和公式的自动编号及正文引用；

6、参考文献的标注及引用。

2 设置页面布局

2.1 基本设置

文档的页面页面布局是排版的第一步，利用它可以规范文档在使用哪种幅面的纸张，文档的书写范围，装订线等信息，设置文档的页面布局在Word2013的【页面布局】选项卡，如图2-1。在图中1区可以分别设置页边距等信息，需要更详细的设置单击2区的右下箭头，打开【页面设置】详细对话框，如图2-2。

图2-1 设置文档的页面布局

图2-2 页面设置常用选项

【页边距】选项卡中，可以根据需要设置上下左右边距及装订线位置，页边距各参数的含义如图2-3，【纸张】选项卡中可以设置页面纸张类型，一般选“A4”即可，【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息及页眉页脚的布局。

图2-3 页边距各参数含义

2.2 让文字更清晰

长篇文档一般很多文字，年纪大的人阅读起来比较吃力，为使用文字更清晰，一般采用增大字号的方法，但效果并不理想，其实在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰，具体步骤如图图2-4。

图2-4 设置文档网络让文字更清晰

3 定义文档中将要使用的样式

样式是文档中文字的呈现风格，通过定义常用样式，可以使相同类型的文字呈现风格高度统一，同时可以对文字快速套用样式，简化排版工作，而且，Word 中许多自动化功能（如目录）都需要使用样式功能。对于常用的样式，还可以先定义到一个模板文件中，创建属于自己的风格，以后只需基于该模板新建文档，就不需要重新定义样式，让写作者更关注文档内容本身。

3.1 样式的设置

Word2013中已经定义了大量样式，一般在使用中只需要对预定义样式进行适当修改即可满足需求。样式的设置方法为，【开始】选项卡中，在需要修改的样式名上【右键】|【修改】，即可进入修改样式对话框，如图3-1。在修改样式对话框中，可以修改样式名称，样式基准等，单击左下角的格式，可以定义该样式的字体段落等格式，常用的设置如图中序号所标，可以根据具体要求进行适当修改，其中，可以为某样式设置快捷键，以后只需要选中文字并按快捷键即可快速套用样式。需要指出的是，“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。另外，尽量利用Word内置样式，尤其是标题样式，可使相关功能（如目录）更简单。

图3-1修改样式

3.2 样式的保存与载入

所有常用的样式定义好以后，为避免以重复工作，可以将样式保存起来，一般的方法是保存到模板，方法为【文件】|【另存为】|文件类型选择“Word模板(*.dotx)”，重命名为一个自己熟悉的名字保存到适当位置。以后要使用这个模板，只需要双击该模板文件，即可基于该模板快速建立一个新文档，并且可以使用之前定义的相关样式。

4 制作各章标题及页眉页脚

4.1 带编号的多级标题

一般论文等长篇文档需要在各章节前加上编号，形如本文档标题结构，定义章节编号的功能可通过【开始】|【段落】面板中的按钮|【定义新的多级列表】打开定义新的多级列表对话框，如图4-1。

1、在1处单击“更多”按钮，展开右侧面板；

2、在2处选中级别1；

3、在3处设置级别的编号样式；

4、在4处设置编号的对齐方式；

5、在5处设置级别1链接的样式为标题1；

6、类似设置好级别2，级别3等，一般到级别3即可，这样就能在开始面板上看到如图4-2中定义好的带编号的多级标题，以后，只需要对标题文字应用相应的标题样式，即可自动编号。

图4-1定义新多级列表

图4-2 带编号的多级标题样式

小技巧：有的论文要求一级标题为“第一章……”，二级标题为“1.1……”，这个可以在定义多级编号的时候，选择编号样式为“一，二，……”即可，但会出现图片题注中出现“一.1”这样的别扭显示，一般的作法是在定义多级编号的时候仍然选择“1，2……”样式，并在标题1样式中将前面的编号设置为隐藏文字，然后手动敲上去第一章等字样，可解决此问题。

4.2 利用定义好的多级标题生成目录

很简单，【引用】|【目录】|【自定义目录】，打开目录对话框，如图4-3。

图4-3目录

在1处可以设置目录中显示的级别，一般选择3，另外，如果要自定义目录中文字的格式，可在2处单击【修改】，即可进行相应的修改。标题有变化时，只需要在生成的目录上【右键】|【更新目录】即可。

5定义页眉和页脚

5 定义页眉和页脚

5.1 为各章分节

分节为页眉页脚的基础，有关页眉页脚的要求一般都要先通过分节才能实现，如奇偶页不同等，同时，分节也是很多其它操作的基础，如纵向版面与横向版面混排。

分节符的插入在【页面布局】|【分隔符】|点击相应的分节符即可。

此处顺便说一下纵向版面与横向版面混排的问题，有的图片或表格可能太大，无法在纵向版面中放下，需要临时切换成横向版面，操作过程如下：1）在该片面前后各插入一个分节符，2）在页面设置中设置该页版面为横向即可。

5.2 插入页眉和页脚

然后回到文档开始（快捷键Ctrl+Home）【插入】|【页眉】，出现【设计】选项卡，第一页一般不需要页眉，直接点击【下一节】，先点击【链接到上一条页眉】，取消选中，避免修改后第一节页眉跟着修改。下面以页眉中插入章标题为例进行说明。

在页眉中，点击【引用】|【交叉引用】，出现交叉引用对话框，如图5-1。1处引用类型中选标题，2处引用内容中选标题文字，3处选中页眉所在章节，4处点击插入即可，然后跟正文一样设置页眉的格式，对齐方式等。如果要在页眉中加入其它内容，如页码或其它文字等，方法与上述一致，善用交叉引用即可。