文书档案归档文件收集整理说明(修改)
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文书档案管理归档整理操作方法与技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧文书档案归档整理操作方法--收集装订归档判断分类排列编目装盒档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理x 的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
文书档案归档及整理规范
四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报 道；月度、季度、半年度财务会计报告、 银行对账单、纳税申报表等。）
五、文件分件
• 以“件”为单位进行整理，一般每份文件为 一件。 • 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； • 文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页 码； • 转发文与被转发文为一件； • 原件与复印件为一件；
六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列 • 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列； • 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时 间（或形成时间）的先后顺序进行排列； • 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进 行排列。
七、拟写题名
• 三要素：责任者、文件内容、文种 • 责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名者 • （3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔； 3个以上，标出主要三个，后边加 [等] 字）
五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年 一本，一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、 函与复函等）独立成件，也可两者合为一 件；
六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
正文在前、附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复印件在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收 文在后； • 正文在前，发文稿纸、定稿在后。 • • • • • •
参照归档文件整理规则dat222015二归档文件的范围机构编制干部人事党团纪检工会工作文件材料行政财务基建住房工作文件材料三分类把文件材料先按年度分开每个年度的文件材料再按问题分类如
文书档案归档说明范文
文书档案归档说明范文一、归档单位基本情况。
咱这个单位呀，那可是相当有活力的一个地方。
单位名叫[单位全称]，主要是在[业务领域]里大展拳脚，像什么[简单列举几个主要业务或职能]都是我们的拿手好戏。
单位里人也不少，从经验丰富的老大哥老大姐，到充满干劲的小年轻，大家都为了单位的发展齐心协力。
二、归档年度内的主要工作及活动。
1. 工作成果。
在过去这一年，我们可干了不少大事呢。
就说那个[项目名称]项目吧，简直就是我们的“明星项目”。
这个项目刚开始的时候，就像摸着石头过河，困难重重。
但是咱团队里的小伙伴们都特别给力，经过[具体时长]的努力奋斗，终于成功完成了这个项目。
这个项目一完成，可给咱单位带来了不少好处。
比如说，我们的知名度一下子提高了不少，就像一个小明星突然被很多人知道了一样。
而且还带来了实际的经济效益，就像打开了一个装满财宝的宝箱，让单位的收入增加了[X]%呢。
还有就是我们在[业务方面]的改进。
以前我们在这个业务上总是有点小问题，就像鞋子里进了小石子，虽然不影响走路，但总归有点不舒服。
于是我们专门成立了一个改进小组，大家一起头脑风暴，想办法。
最后终于找到了一个特别好的解决办法，就像找到了一把神奇的钥匙，一下子把问题都解决了。
现在我们在这个业务上的效率提高了好多，就像给一辆老爷车换上了新发动机，跑得又快又稳。
2. 重大活动。
这一年我们还举办了一场超级盛大的[活动名称]活动。
这个活动可不得了，就像一场盛大的派对一样。
活动当天，现场人山人海，大家都特别兴奋。
我们邀请了好多业内的大咖来参加，就像把一群武林高手都聚集到了一起。
活动内容也特别丰富，有[列举一些活动内容]。
这个活动的成功举办，不仅让我们和同行们交流了很多经验，还让我们结交了很多新朋友，就像打开了一扇通往新世界的大门。
三、归档文件的来源、内容与范围。
1. 来源。
这些归档文件啊，那来源可广泛了。
首先就是各个部门自己产生的文件，就像每个家庭都会有自己的小账本一样。
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
文书类档案装订整理的步骤和方法
文书类档案装订整理的步骤和方法一、整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、整理的方法1、收集。
收集的对象：反映本单位主要职能活动的，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、，出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
收来文件（收文），本机关收到的从外机关发送来的。
对外文件（发文），本机关对外发出的文件。
内部文件，本机关拟制的，在本机关内部使用的文件。
“白头文件”：（1）、会议文件，本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件形成的年度归档，不同年度的文件不得放在一起归档，跨年度的请示与批复应放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
4、分类。
第一种方法：直接分保管期限。
这种方法适用范围广，多数单位按保管期限来分，每年编一个流水号。
第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度---组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用。
文件归档、归档文件整理
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号。
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、 案卷号。
封面项目包括：全宗名称、类目名 称、案卷题名、时间、保管期限、
件、页数、归档号、档号。
案卷封面——卷内文件目录— —文件——备考表——封底。
立卷，就是把零散的文件，组合成 若干个案卷的过程。
（2）立卷原则
▪遵循形成规律和特点——按其历 史原貌；
▪保持有机联系——同一问题，同 一案卷；
▪区分不同价值——价值相近可组 为一卷；
▪便于保管利用——立小卷。
（3）立卷的方法步骤
文件收集判断——文件分类（区分源自年度、机构、问题、保管期限）— —组卷——卷内文件排序——卷内 文件编页码——填“卷内文件目 录”——填“备考表”——拟案卷 标题——填写案卷封面——装订案 卷——案卷排列及上架——编制案 卷号——编制案卷目录——编制档 案目录——编制目录号——编制档 号。
文件移交清单
文号 文件名
日期 部门 出文人 接收人 备注
归档文件移交清单
序 号
文件资料名称
保
页 数
档案类别 （文书、 教学）
管 期
限
移交 部门
移交 人
交接时 间
二、归档文件的整理
归档文件的整理方法有两种：立 卷和单件归档。
1、立卷的整理方法 （1）案卷
由若干互有联系的文件构成的组合 体，是档案基本保管单位。
平时归类：文书人员在公文办理完 毕后，及时把文件归入有关类目。 及时检查。
注意“账外”文件的收集。（账外： 未经收发文登记的文件）
4、归档要求：
齐全完整、系统科学、优质精练、 及时迅速、手续完备
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收 集
二﹑收文
1、收文与收文本对照无误； 2、如收文已附在发文后或收文已下发等情况的要由经 手人注明收文去向并签字（标注在收文单中）； 3、交通运输厅与外单位联合发文（编外单位文号）的 文件也要归档； 4、收文齐全后按来文单位分类如：国务院、交通运输 部等上级单位、省直单位、下级单位等。
整 理
一、发文
1、批复、请示和附件中的公处理文单要附在文件后； 2、文件底稿要求完整不少页、不缺印章；
3、表格的表头朝左，表格不能空白无内容；
4、文件按批复在前请示在后下属单位来文在最后的顺 序排列；
6、三份正文分开，一份附在底稿前归档，两份各单独 排列打印文件目录。（整理后一份为副本，一份退处 室查阅）；
整 理
山东省交通运输厅
二、收文
1 2 、 收文齐全后，按来文单位分类如：国务院、交通 运输部等上级单位、省直单位、下级单位； 、然后在已分好的来文单位基础上按来文字号分类 如交通运输部的：交办发、交财发、交水发、交体 法发等； 、最后再按文件大小号排列如：交财发[2001]18号 放在交财发[2001]30号前； 、文件要求下齐和左齐； 、表格的表头朝左，传真件复印，纸条粘贴在空白 纸上之后才能归档 。
归档文件整理说明
一、收集 二、整理 三、编页 四﹑打印文件目录、备考表
五、装订
六、填写档案章
七﹑档案汇总
收 集
一、发文（正文三份，底稿一份）
1、发文按文号大小号排列整； 2、本处室的工作总结、工作计划以及合同协议要归档； 3、本处室编印的答题卷连同答案两份归档； 4、本处室编写的文件汇编和画册归档两份； 5、查看发文批复、请示、附件以及依据性文件是否齐； 6、如无批复，缺损的依据性文件和附件，要求处室负责领 导签字并注明时间（填写在文件右上角）； 7、批复在前，请示在后； 8、文件底稿要求完整、不少页、不缺印章；
3 4 5
编 页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角 （距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录 一式三份； 2、打印备考表，如盒中文件有特殊情况，例有空号、 重号、丢失、缺损、要在 备考表中说明情况，整理人 填写就是各处室文书人员，检查人就是处室分管负责
联合发文、文件汇编、各种报表、答卷室名
发文：鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文：共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
（整理人签字）
二O一O年 九月 九 日
人填写。
装 订
1、三孔一线；
2、去掉金属物；
3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 机构名称 年 度 保管期限 室编件号 馆编件号
档案汇总
发文、收文整理齐全后打印发文、收文汇总单送档案
室，注明处室名、时间、整理人和发文情况（发文共多少 件，便函共多少件，是否空号、重号，是否缺批复、缺附 件，是否归基建档案；收文情况（收文共多少件、转发附 发文几号文）。本处室工作总结，工作计划及合同协议书、