国土资源数字档案管理规范电子文件归档与管理规范
浙江省国土资源厅办公室关于印发《浙江省国土资源文件材料归档范围和保管期限规定》的通知
浙江省国土资源厅办公室关于印发《浙江省国土资源文件材料归档范围和保管期限规定》的通知文章属性•【制定机关】浙江省国土资源厅•【公布日期】2007.09.26•【字号】浙土资办[2007]144号•【施行日期】2007.09.26•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文浙江省国土资源厅办公室关于印发《浙江省国土资源文件材料归档范围和保管期限规定》的通知（浙土资办〔2007〕144号）各市、县（市、区）国土资源局：《浙江省国土资源文件材料归档范围和保管期限规定》已经浙江省档案局审查通过，现印发给你们，自2008年1月1日起执行。
二○○七年九月二十六日浙江省国土资源文件材料归档范围和保管期限规定第一条为便于正确界定国土资源文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映各机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定本办法。
第二条本办法中的国土资源文件材料是指在国土资源工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条本省国土资源文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料；第四条本省国土资源各机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作查考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中。
天津市国土房管局市档案局关于印发天津市住房保障档案管理办法的通知-津国土房保办[2013]294号
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天津市国土房管局市档案局关于印发天津市住房保障档案管理办法的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 天津市国土房管局市档案局关于印发天津市住房保障档案管理办法的通知（津国土房保办〔2013〕294号）各区县房管局、档案局，各有关单位：为加强和规范住房保障档案管理工作，根据《天津市基本住房保障管理办法》（津政令第54号）、《住房保障档案管理办法》（建保〔2012〕158号）的有关规定，市国土资源和房屋管理局、市档案局联合制定了《天津市住房保障档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
市国土房管局市档案局2013年10月22日天津市住房保障档案管理办法第一章总则第一条为加强和规范本市住房保障档案的科学管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，根据《天津市基本住房保障管理办法》、住房和城乡建设部《住房保障档案管理办法》和《天津市档案管理条例》，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法适用于市、区县和街道办事处（乡镇人民政府）住房保障实施机构或部门的住房保障档案管理工作。
区县民政部门、保障性住房开发建设单位、公共租赁住房经营单位在住房保障工作中形成的档案管理，可参照本办法。
第三条住房保障档案应真实完整、全面客观，准确记录住房保障实施情况。
档案管理要做到科学整理、安全保管、有效利用。
住房保障档案管理工作应根据统一领导、分级管理、分类指导的原则，在市住房保障实施机构统一领导下，由市、区县和街道办事处（乡镇人民政府）住房保障实施机构实行分级管理，按照住房保障实施机构的职能范围实行分类指导。
第四条市住房保障实施机构对全市住房保障档案管理工作实施管理，对区县住房保障实施机构负有指导和监督职责。
电子档案出入库管理制度
电子档案出入库管理制度第一章总则第一条为规范电子档案出入库管理，确保电子档案的安全性和完整性，保护国家和人民的合法权益，制定本制度。
第二条本制度适用于全国各级各类单位组织的电子档案出入库管理工作。
第三条电子档案出入库管理应坚持便民利企、规范有序、安全高效、保密可控的原则，遵循依法管理、科学管理、合理管理和规范管理的要求。
第四条电子档案出入库管理应当尊重和保护电子档案的真实性、完整性和机密性，保障电子档案资料的正常流转和安全利用。
第五条电子档案出入库管理应遵循法律法规、国家标准和有关规定。
第六条各单位应当建立电子档案出入库管理制度，加强电子档案出入库管理工作，保障电子档案安全。
第七条电子档案出入库管理制度的具体细则由各单位根据本制度制定，并报主管部门备案。
第二章电子档案出库管理第八条电子档案出库应当由具有相应资质的工作人员进行操作，确保出库文件的完整性和安全性。
第九条电子档案出库应当按照相关手续和规定进行，经过申请、审批、备案等程序，并有相应的出库单据和记录。
第十条出库管理人员应当核对出库文件的完整性和准确性，确保出库文件的准确性和安全性。
第十一条出库文件应当严格按照出库管理制度进行包装和封装，确保文件的安全运输和安全保存。
第十二条出库文件的配送和交接应当严格按照出库管理制度的规定进行，确保文件的准确性和及时性。
第十三条出库管理人员应当在出库管理制度规定的期限内完成出库文件的配送和交接工作，确保文件的正常流转和使用。
第十四条出库管理人员应当做好出库文件的日常保管和管理工作，确保文件的安全和完整。
第三章电子档案入库管理第十五条电子档案入库应当由具有相应资质的工作人员进行操作，确保入库文件的完整性和安全性。
第十六条电子档案入库应当按照相关手续和规定进行，经过申请、审批、备案等程序，并有相应的入库单据和记录。
第十七条入库管理人员应当对入库文件进行严格核对和检查，确保文件的准确性和安全性。
第十八条入库文件应当按照入库管理制度进行包装和封装，确保文件的安全入库和安全保存。
市人大电子文件归档和电子档案管理情况的调研报告
市人大关于电子文件归档和电子档案管理情况的调研报告伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，是重要的信息资源和宝贵财宝。
其不仅缩短了档案从接收到供应利用的流程，而且使档案流程管理扩展到电子文件生成、移交、储存及利用的各个阶段，从而实现资源共享，提高档案利用效率。
为此，市人大常委会将听取审议市政府关于电子文件归档和电子档案管理状况的专项报告列入2021年常委会的工作要点。
为提高会议审议质量，市人大常委会教科文卫工委特地组织部分市人大代表对我市电子文件归档和电子档案管理的状况进行了专题调研。
调研组听取了市政府关于电子文件归档和电子档案管理状况的汇报，开展了由市档案局、市电子政务办、市财政局、大数据讨论院等有关单位负责人参与的座谈会；调研组还赴上xx市政府办公厅、市中级人民法院、市发改委、市国土局和德兴市进行调研座谈和现场察看。
通过周密细致的调研，调研组对我市电子文件归档和电子档案管理工作有了基本了解。
现将有关调研状况报告如下：一、基本状况（一）组织领导不断加强。
近年来，市委常委会、市政府常务会议多次讨论档案工作，市委办公厅、市政府办公厅印发了《关于进一步加强和改进新形势下全市档案工作的实施看法》（xx办发〔2021〕19号），为我市档案事业科学进展打下坚实的基础。
市档案局增设信息技术科，负责全市档案信息化工作。
市中级人民法院把档案数字化工作列入了长远进展和年度工作方案之中，明确了主管部门和管理人员责任，形成了院长负总责、各部门齐抓共管的良好局面。
德兴市委、市政府将档案工作列入全市年度科学进展综合考评。
（二）硬件设施不断完善。
自2021年起，市财政连续二年共拨付200万元用于我市数字档案馆建设，重点是对馆藏纸质档案的数字化转换，以及对形成数据的存储、备份和利用。
现已完成馆藏110个全宗文件级名目近80万条，馆藏市委办公厅、市政府办公厅、市委组织部、市委宣扬部等24个全宗近20万件纸质档案的数字化转换工作，共形成档案图像数据279万画幅、9130GB，并实现名目挂接。
四川省国土资源厅印发四川省国土资源数据管理暂行办法的通知
四川省国土资源厅印发四川省国土资源数据管理暂行办法的通知文章属性•【制定机关】四川省国土资源厅•【公布日期】2013.12.20•【字号】川国土资发〔2013〕110号•【施行日期】2014.01.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】失效•【主题分类】土地资源正文四川省国土资源厅印发四川省国土资源数据管理暂行办法的通知川国土资发〔2013〕110号各市（州）国土资源局，厅机关各处（室、局）、各直属单位：《四川省国土资源数据管理暂行办法》已经2013年12月13日第16次厅务会审议通过，现印发你们，请认真遵照执行。
执行中的问题及时报厅信息化领导小组办公室（设在厅信息中心）。
附件：四川省国土资源数据管理暂行办法四川省国土资源厅2013年12月20日目录第一章总则第二章管理机构和职责第三章数据生产和汇交第四章数据保管和更新第五章数据利用第六章责任第七章附则附件四川省国土资源数据管理暂行办法第一章总则第一条为加强四川省国土资源数据管理，规范数据生产、汇交、保管和利用等工作，提高国土资源数据应用水平，为构建保障和促进科学发展的国土资源管理新机制提供数据支撑，满足国土资源管理和社会经济发展的需要，根据国家、省相关法律法规和《国土资源数据管理暂行办法》（国土资发[2010]142号），结合四川省国土资源管理工作实际情况，制定本办法。
第二条四川省国土资源数据的生产、汇交、保管和利用，适用本办法。
第三条本办法所称数据，是指四川省各级国土资源行政管理部门在履行国土资源调查、规划、管理、保护与合理利用职能过程中生产或使用的数字化成果，主要来源：（一）四川省各级国土资源行政管理部门组织实施的国土资源规划、调查、监测、评价等重大专项形成的各类国土资源基础和专题数字化成果数据，包含土地调查评价类，土地利用规划类，地质、矿产资源调查评价、规划类，地质环境类，国土资源执法监察类等数据；（二）四川省各级国土资源行政管理部门在土地、矿产资源、地质环境行政管理工作中形成的政务管理数字化成果数据，包括厅本级产生以及由基层国土资源行政管理部门逐级上报汇总的数据；（三）四川省各级国土资源行政管理部门在履行管理职责中依照法律法规的相关规定和有关合同约定产生的其他数字化成果数据。
实现档案电子化、规范化管理的好处
实现档案电子化、规范化管理的好处1．可以轻松的实现对档案目录信息的管理。
与文件处理系统连接后，档案目录信息可由计算自动生成，只需要管理人员进行少量的调整工作，最大化的降低了档案管理人员的工作量。
2．可以实现档案全文存储与检索。
在档案管理系统中存有文件的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就为档案的利用提供了强而有力的基础。
另外在档案全文存储的基础上，还可以实现档案的网上远距离传递。
3．可以实现多媒体档案信息的集中统一管理。
多样化的档案信息，需要集中统一的管理。
使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。
4．可以实现档案业务的计算机辅助管理。
档案业务工作，是指档案管理的各个环节工作内容。
可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。
例如，利用计算机对档案基本情况的统计和档案借阅归还的管理，可以随时掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备、经费等基本情况及变化情况。
综上所述，实现档案管理电子化规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。
实现档案管理的电子化，通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。
实现电子借阅不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。
二目的和意义l 建立起一套从档案的收集、整理、管理到利用的档案信息化管理系统，实现国土资源局单位内文件归档处理过程的电子化、自动化；l 与现有办公自动化系统无缝接口，实现文件归档自动化；l 实现档案业务工作的自动化：包括档案的收集、整理、借阅、统计、销毁、移交；l 建立并完善网上查、借阅审批流程，确保网上查、借阅安全性；l 逐步将现存重要档案信息进行扫描数字化，使档案管理部门逐步从：纸介质→双轨制→电子档案过渡，提高管理水平，减少库存；l 为今后与下级单位进行数据交换汇总，形成电子档案管理网络创造条件和打下基础。
国土资源档案电子化管理的制约因素及其对策
机实现档案资料的 电子化管理 ，开发 档案信息资源 ，提供档案信息查询与
作必须要应用多种软件 ，形成了诸多
不同文件格式的电子资料成果。档案 室只要在接收到电子文件后对归档文 件以通用、统一的格 式进行转换 、存
储 ，就可以保证 日后仍能读取以前存 储的各类文件格式的档案资料 ，保证
国土资源档案 电子化管理 的转 变。笔
（ ）标 准 统 一 ，要 求 规范 。将 ２
档案的范围 、分类 、收集 、立 卷、归 档、使用等要求以软件的形式编制在 档案电子管理系统中，档案管理标准
统一 ，要 求规 范 。
归档 电子文件的原始性 、真实性和准
确性。
（ ）管理规范 ，调阅方便 。电子 ３
档案是 以电子数据 的形式存储纸质档
土资 源档案 类别较多 ，共 ３ 大
炎 （ 地 管 理 档 案 、矿 产管 理 档 案 和 ｔ 测 绘 管 理 档 案 类 ）计 １ 个 小 类 ：土 ３ 地 箭 综 合 类 、计划 财 务 类 、地 籍 管 理 类 、 建 设 用 地 类 、士 地 利 用 规 划 炎 、 地 监 察 类 、上地 科技 类 、土 地
性事务 办理流程中随时归档 ，或在某
一
时间周期定时统一归档 。另一部分
公文处理资料文件可由形成科室部门
通过 网络传送至档案管理室 ，实现快
速便捷 的实时归档。保证 了档案的归 档率和完整率。
（ ）即时收集 ，随时归档。实行 １ 电子档案管理解决 了不注意资料 的收
资源管理部 门的工作方式发生了极大 地变化。诸 如宗地办证 、建设 用地报
约 管理 和 合 理 开 发 。 因此 ，利 用 计算
全方位 的检索工 具，方 便 日后检 索、
国土资源档案规章制度
国土资源档案规章制度第一章总则第一条为了保护和管理国土资源，促进国土资源合理利用，加强国土资源档案管理，根据《国土资源管理法》等法律法规，制定本规章。
第二条国土资源档案是对国土资源相关工作的登记、整理、保存和利用情况进行记录和归档的原始资料和相关文件。
第三条国土资源档案管理工作应当遵循依法管理、分类存储、完整保存、定期整理、便于利用的原则。
第四条国土资源档案管理应当建立健全档案管理制度，完善档案管理工作流程，明确责任分工，加强档案信息化建设。
第五条国土资源档案管理应当按照保密制度，保护国家秘密和个人隐私，确保档案的安全性。
第六条各级国土资源部门应当加强对国土资源档案管理的监督和检查，提高档案管理的规范化和科学化水平。
第七条国土资源档案管理工作应当依托现代信息技术，推动档案数字化建设，提高档案管理效率和服务水平。
第八条国土资源档案管理机构应当不断加强档案管理人员的培训和进修，提高专业素质和业务水平。
第九条地方各级政府应当加大对国土资源档案管理的支持力度，保障国土资源档案管理工作顺利开展。
第十条国土资源档案管理机构应当依法合规，加强国土资源档案的利用和服务功能，支持国土资源管理决策和科学研究工作。
第二章档案的组成和分类第十一条国土资源档案主要包括以下内容：（一）国土资源调查和评价资料；（二）国土资源规划和管理文件；（三）国土资源利用和开发记录；（四）国土资源保护和修复资料；（五）其他与国土资源相关的文件和资料。
第十二条国土资源档案应当按照立项、编制、审批、实施、评估等工作阶段分类存储，建立起完整的档案资料系统。
第十三条各级国土资源档案管理机构应当依据档案文件属性和内容特点进行详细归档，建立档案库房，并按照规定定期进行整理和清点。
第十四条国土资源档案应当进行编号管理，并建立档案检索和借阅系统，便于使用者查询和借阅相关资料。
第十五条国土资源档案应当按照密级制度进行分类存储，对于涉密档案要严格执行保密规定，确保信息安全。
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国土资源数字档案管理省级规范(Digital Archives of Land and Resources Management at the Provincial LevelSpecification)国土资源部信息中心前言为规范国土资源数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。
本标准由国土资源部提出并归口。
本标准起草单位：略。
本标准主要起草人：略。
本标准由国土资源部负责解释。
1范围本规范规定了国土资源数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。
本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地、地质矿产资源调查、评价、管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T3792.1-1983 文献著录总则DA/T 18 档案著录规则DA/T15—95 磁性档案管理与保护规范DZ/T 0431—2005 矿业权档案立卷归档规范GB/T 11822-89 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T20988-2007 信息系统灾难恢复规范3术语和定义3.1国土资源数字档案 figure file of land and resources本规范所指的国土资源数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。
以下简称数字档案。
3.2归档电子文件 Archival electronic records指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3.3元数据Archival electronic records Metadata指描述组成数字档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。
3.4归档 filing指把数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.5迁移 Migration指将源系统中的数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4总则4.1各级行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保数字档案的真实性、完整性和有效性。
4.2国土资源行政主管部门应当加强对所属单位数字档案管理工作的监督与指导。
5元数据5.1元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名；5.2元数据内容5.2.1背景、结构信息归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。
5.2.2 管理过程信息5.2.2.1 归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、签发者等)以及办理结果。
5.2.2.2 归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
5.2.2.3 归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.3元数据结构5.3.1 背景、结构信息表（BJJGB）5.3.2 管理过程信息表（GLGCB）6归档6.1 归档范围6.1.1 反映土地、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。
6.1.2 土地管理、矿产资源管理工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的归档电子文件及元数据。
6.1.3 其他对土地、地质矿产资源调查、评价与管理工作具有查考价值的归档电子文件及元数据。
6.2 归档要求6.2.1归档电子文件应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写《国土资源数字档案管理登记表》（附录A中的表1、表2、表3），由负责人签署审核意见后，移交给相应档案部门实行集中统一管理。
6.2.2按GB／T 18894—2002的7.5.2.2的规定，把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。
6.2.3 按GB／T 18894—2002的7.5.2.3的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。
5.2.5 按GB／T 18894—2002的7.5.2.4的规定，存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案载体应设置成禁止写操作的状态。
6.3 保管期限5.3.1国土资源数字档案中的元数据保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。
6.3.2数字档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。
6.4 归档格式6.4.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。
收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。
文字型电子文件以pdf、wps、doc为通用格式。
6.4.2 对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，除了pdf、tif、jpg为通用格式以外图形与扫描电子文件应同时将相关软件一并收集。
6.4.3 矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。
以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系统的数据文件格式为通用格式。
6.4.4 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
5.4.5 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.5 归档登记6.5.1纸介《国土资源数字档案登记表》应与数字档案同时保存，保管期限一致。
6.5.2《国土资源数字档案登记表》应制成电子表格，与电子文件一同保存，保管期限一致。
6.6 归档检测6.6.1 归档时，档案部门应组织对归档电子文件的技术检测工作。
档案机构不应接收含有问题或隐患的电子文件。
6.6.2 归档技术检测工作内容包括：5.6.2.1 检查电子文件在软硬件环境下的可读性；5.6.2.2 检查电子文件内容与元数据是否完整；5.6.2.3 检查电子文件归档保存格式是否规范；5.6.2.4 检查电子文件及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。
6.6.3 归档电子文件形成部门和档案部门均应认真、如实填写《国土资源数字档案登记表》（附录A中表2），一并归档保存。
5.6.4归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段固化保存。
7 整理7.1 分类编号7.1.1数字档案分类应遵循国土资源业务管理文件的形成规律，结合数字档案管理的特点和要求，制定数字档案分类编号办法。
7.1.2 数字档案按照年度-问题-保管期限的分类方法进行分类。
问题分类按业务分为三大类、十一亚类、26个小类（详见附录B）。
数字档案分类字符代码编码原则：7.1.2.1 大类编码采用一个字符，亚类编码采用三个字符，小类编码采用五个字符。
7.1.2.2 大类分类主要词中的关键字的拼音首位为本大类编码，同时作为本大类的特征符号。
7.1.2.3 亚类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本亚类特征字符代码。
即本亚类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码。
7.1.2.4 小类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本小类特征字符代码。
即本小类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码+本小类特征字符代码。
6.1.2.5 若再分细类编码可按照以上原则范围类推。
7.1.3数字档案应当按照分类、编号规范要求，逐件建立相应档号。
7.2 整理编目7.2.1数字档案的整理、编目、排列应当反映国土资源管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于数字档案的保管和利用。
7.2.2数字档案应按照《档案著录规则》（DA/T 18）规范要求的项目进行著录，建立规范的档案目录数据。
所形成的档案目录数据应当组织建立与数字档案相链接。
7.2.3 数字档案卷内文件材料按分类要求归类排列组织，按问题、时间或重要程度顺序排列。
除DZ/T 0431—2005、GB/T 11822-89已经规范规定矿业权、科技档案顺序排列外，一般遵循以下排列原则：7.2.3.1 结论性文件在前，其它材料在后；7.2.3.2 上级文件在前，下级文件在后；7.2.3.3 案卷内文件材料排列应文字在前,图形在后。
8 保管8.1 库房防护8.1.1应按照国家档案局《磁性档案管理与保护规范》要求（DA/T15—95），采用必要的保护设备和保护技术措施，确保库房达到防护要求。
8.1.2库房环境温度控制在17—20摄氏度，相对湿度控制在35％—40％。
8.1.3 库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离。
8.1.4 库房应采取防火、防潮、防震、防盗、防光、防尘、防磁、防有害气体等防护措施。
8.2载体管理8.2.1存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。
8.2.2存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
8.2.3重要的档案应根据国务院信息化工作办公室颁发的《信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988-2007）要求进行备份。
8.2.4档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应处理设备的更新情况进行一次检查登记，填写《国土资源数字档案库存情况检查登记表》（附录A中表4），如发现问题应及时迁移。
8.3 迁移8.3.1 档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有效的管理措施和技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。
8.3.2数字档案迁移操作必须在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计划，填写《国土资源数字档案迁移登记表》（附录A中表5）。
8.3.3由于技术与设备原因，必须更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。
更新复制时，所有系统、载体介质上的相对应数据必须同步更新，并做好更新记录。
8.4 鉴定销毁8.4.1按GB／T 18894—2002的9.8.1的规定，数字档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。